1対1のミーティングに最適なテンプレート（Word & Doc）

今日の社会では、マネジャーと直属の部下との効果的なコミュニケーションが重要である。このコミュニケーションを促進し、従業員のエンゲージメントを高めるために、One on Oneミーティングは欠かせないツールとなっている。この記事では、1on1ミーティングを成功させるための基本を包括的に解説する。トピックの理解から、WordやDocでカスタマイズされたミーティングテンプレートを使った効果的な戦略の実施まで、すべてを手に入れることができる。

直属の部下との1対1ミーティングの具体的なテンプレートを見る前に、1対1ミーティングの目的を理解することが重要である。
なぜなら、正しい意図があってこそ、こうした会話はその効果を最大限に発揮できるからだ。

1対1とは何か？

1対1のミーティングは通常、マネージャーやチームリーダーと従業員との間で行われる定期的な会話である。

ミーティングでは、従業員の課題、目標、専門的な能力開発について話し合う時間を設けるべきである。多くの企業は、このようなミーティングの一貫性と有効性を確保するために、標準化された1対1のテンプレート（WordやDoc形式で入手可能）を使用している。

マンツーマンの意味と目的

1対1のミーティングにはいくつかの目的がある。それらは以下の通りである：

• 管理職と従業員の信頼関係を築き、育成する
• 定期的なフィードバック
• 心配事や懸念を表明する
• 個人の目標と会社の目標を一致させる
• 従業員の成長と能力開発の促進
• 効果的な従業員維持

従業員評価のための本当によく構成されたテンプレートは、1つのテンプレートにこれらすべてのポイントが含まれている。

マネージャーと従業員の関係

最初のポイントで述べたように、1対1のミーティングは、マネジャーと従業員の関係を強化する上で重要な役割を果たす。オープンな対話のための安全な空間を作り出し、上下関係の壁を取り払い、透明性のある企業文化を促進するのに役立つ。

マネジャーと従業員の関係が、1対1のミーティングを成功させる土台となるからだ。もし従業員と上司の関係が不安定であれば、1対1のミーティングはその影響力を失いかねない。

Echometerが多くのマネジャーやチームリーダーと話し、従業員との関係に関して繰り返し起こる問題があることに気づいたのは、まさにこのためだ。

これらの問題のひとつは、社員がライン・マネジャーとの1対1のミーティングで心を開かないことである。私たちはこれらの問題のうち、合計6つを結晶化させた。1対1のミーティングがその効果を十分に発揮できるよう、この記事の後半で取り上げることにしよう。

このビデオでは、従業員との面談用アンケートのシンプルで効果的なテンプレートをご紹介します。

Play

効果的な1対1のミーティングは、通常この構成に従う。どんな質問テンプレートも、この構成に簡単に組み込むことができる：

1. 会話の流れを作るためのチェックイン（アイスブレイク）（5分）
2. 社員が持ち寄った話題（10～20分）
3. 監督からのフィードバックと話題提供（10～15分）
4. 目標を明確にし、具体的な行動を導き出す（5～10分）
5. 会議のまとめ（5分）

多くのリーダーは、効果的な1対1のミーティングに必要なすべてのポイントを確実にカバーするために、WordやDoc形式の無料の1対1のミーティングテンプレートを使うことが役に立つと考える。

その前に、Echometerツールにある無料の評価面接テンプレートに注目していただきたい。これらは、チームワークを成功させるための心理的前提条件に焦点を当て、開発プロセスにおいてより高い測定可能性を達成するのに役立ち、インタラクティブに完了することができる。お気軽にご覧いただきたい：

従業員との最初の個別面談

初対面には必ず初回があり、それは1対1のミーティングでも同様である。最初の1対1は、その後の定期的なミーティングとは少し違った構成になっていることに注意する必要がある。

正しい期待値を設定する

従業員との最初の1対1の面談を活用しよう：

• 役割と責任を明確にする
• コミュニケーションの好みについて話し合う
• 今後の1対1ミーティングの方向性を決める
• 目標と主要業績評価指標を設定する

最初の1対1のミーティングに最適な質問

• 短期的、長期的なキャリア目標は？
• あなたはどのようにフィードバックを受け取ることを好むか？(性格テストが役に立つ：その従業員は抽象的か具体的か、戦略的か戦術的か)
• 仕事におけるモチベーションは何だろうか？
• 現在、どのような課題に直面しているか？
• どのようにサポートすればよいか？

簡単に参照できるように、これらの質問をWord / Docの評価面接テンプレートに含める。あるいは、この記事の後半でテンプレートを無料でダウンロードすることもできる。

直属の社員と最初の1対1の面談を行い、枠組みを確立したら、今度は定期的な1対1の面談を計画しよう。 

1対1のミーティングはどのくらいの頻度で行うべきか？

1対1の頻度は様々である。重要なのは、定期的に行われることである。管理職を対象とした調査によると、全管理職の94%が1対1を実施しており、そのうち約49%が毎週実施している。隔週の1対1も典型的なリズムである。週1回と隔週1回のどちらが自分のケースに適しているかを知るには、以下の質問を自分に投げかけてみるとよい：

• チームの規模は？
• 現在のプロジェクトはどの程度複雑なのか？
• 従業員の個人的なニーズに合ったものは何か？

原則として以下の通りである： 

週1回のマンツーマン： ペースの速い環境や集中的なプロジェクトに最適だ。

隔週でマンツーマンを行う： より確立されたチームや、より深い議論が必要な場合に適している。

マンツーマンでカバーすべきトピックは何か（例）。

目標とプロジェクトの進捗状況

• 「XY顧客プロジェクトの進捗はいかがですか？現在の進捗状況は、スケジュールと比較してどうですか？」
• 「前回の面談から、どのようなマイルストーンを達成しましたか？」

課題と障害

• 「新しいソフトウェアの実装を妨げている技術的な問題はありますか？」
• 「今後のプレゼンテーションを最適に準備するために、どのようなリソースやサポートが必要ですか？」

フィードバック（双方向）

• 「前回のプロジェクト報告書に対するフィードバックをどう思いましたか？それは役立ち、建設的でしたか？」
• 「私があなたをより良くサポートするために、私のリーダーシップスタイルで改善できる点はありますか？」

キャリア開発

• 「あなたのキャリア目標を達成するために、今後6ヶ月でどのようなスキルを開発したいですか？」
• 「今後の研修プログラムに興味がありますか？それはあなたの専門能力開発をどのように促進できますか？」

ワーク・ライフ・バランス

• 「現在のワークライフバランスにどの程度満足していますか？改善できる点はありますか？」
• 「柔軟な勤務時間はサポートになっていると感じますか？それはあなたの私生活にどのような影響を与えていますか？」

チーム・ダイナミクス

• 「再編以降、チーム内の協力関係をどのように感じていますか？肯定的な変化または否定的な変化はありますか？」
• 「部門間のコミュニケーションを改善するために、どのようなアイデアがありますか？」

WordとDocs用の無料マンツーマン・テンプレート

そんなあなたのために、私たちはWordやDocsに対応した無料の1対1ミーティングのテンプレートを作成した。 

注意：DocsとWord用のテンプレートは英語なので、目的に応じて翻訳する必要があるかもしれない。例えば DeepLを使用する.

以下のテンプレートの下に、ワード、グーグル・シート、PDF、エクセルなど様々なフォーマットでダウンロードできるリンクがある。WordとDocのテンプレートは以下のように使用できる：

1. Googleドキュメントでドキュメントを開くには、以下の各トグルにアクセスし、画像をクリックする（以下の記号を参照：é）。
2. フォーマットに応じて、左上の「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Word（.docx）」をクリックします。
3. これで、ダウンロードした文書をWordにインポートし、好きなように編集することができる。

また、ここにあるように、1対1ミーティング・ツールEchometerで直接フォーマットを開いて、さらに双方向性を高めることもできる：

私たちのツールが提供する1対1ミーティング用の他のテンプレートがどのようなものかを感じていただくために、次のHealth Checkアンケートをご覧になることをお勧めする。

1対1ミーティングのクリエイティブなフォーマット：Health Checkテンプレート

基本的な考え方は、アンケート（私たちのツールでは1から7まで回答）を使って現在の仕事と成長を振り返るというものだ。もちろん、この1対1を当社のソフトウェアで定期的に繰り返し、成長を可視化する。私たちのツールを見てみるか、ワードでダウンロードすることもできる：

すでに述べたように、ピープルマネジメントには6つの共通した問題があり、特に1対1のミーティングで観察することができる。どの従業員がどのような問題で悩んでいるかを見極めるには、通常数回のミーティングが必要だ。

これら6つの問題は以下の通りである：

1. 顧客の共感を得た： “従業員は顧客と会社の視点を理解するのが難しい”
2. 人間関係の構築： 「従業員は1対1のミーティングでは心を開いてくれない。
3. 個人的な成長だ： “従業員には内発的な成長目標がない”
4. 個人のパフォーマンスだ： 「従業員がフィードバックのループや仕事のプロセスを最適化していない。
5. ソフトスキルだ： “従業員は、自分の疑問を敬意を持って生産的に表現することが難しい”、“批判されると簡単に攻撃されたと感じる”。
6. 責任感とチームへの参加： “従業員がチームの目標に責任を取らない”

課題を克服するための戦略

このような問題に対処することは、チームリーダーにとって難しいことである。例えば、従業員が過去に（おそらく私生活や幼少期にも）開放性について否定的な経験をしている場合など、原因は複雑である可能性がある。

このような問題に効果的に対処するためには、当該従業員との1対1のミーティングのやり方を変える必要があるかもしれない。これは大きな課題であり、このような1対1のミーティングのための通常のテンプレートでは十分ではないかもしれないため、Echometerでは心理学者やアジャイルミーティングの専門家と共に特別なテンプレートを開発した。

Echometerテンプレートとその他のリソース

私たちはすでに、上記の問題に対処する25以上のテンプレートを作成しているので、ここでは2つの例を紹介したい：

問題例 #1: 開発目標の欠如

私の従業員には、本質的な開発目標がありません。

人は具体的な能力開発目標を持っていなくても、仕事の中で他の人より興味のある側面があるのは確かだ。このように問題をとらえれば、従業員の動機付けにもなる興味から開発目標を導き出すことができる。これは「ジョブ・クラフティング」とも呼ばれる。

マンツーマン・ミーティング・テンプレート：ジョブ・クラフティング

私たちは皆、仕事の中で他の仕事よりも好きな部分がある。通常、自分の好みに応じて役割を形成する余裕がある。仕事づくりの機会が訪れたときに備えて、こうした好みを意識し、伝えておくとよいだろう。仕事づくり」1:1テンプレートのための質問：

問題例 #2: イエスマンの従業員

私の従業員は、自分の疑問を表明するのが苦手です。

または

私の従業員は、批判されるとすぐに攻撃されていると感じます。

この根本的な問題から、他の多くの問題がしばしば生じる。その一例として、このような人たちは、明確な境界線を設定することが難しくなることが多く、その結果、従業員に悪い印象を与えることになる。

この具体例では、従業員と1対1で会話する際に使える「『ノー』と言う」というテンプレートを作成した：

一対一の会議テンプレート：「ノー」と言う

ノー」と言うのが難しい人は、燃え尽きる危険があるまで、どんどん仕事を任されるかもしれない。このフォーマットは、適切な期待値を設定し、必要なときに「ノー」と言う方法について考えるのに役立つ。

1対1の会議は、コミュニケーションを改善し、従業員のエンゲージメントを高め、パフォーマンスを向上させる強力なツールである。このガイドに記載されている戦略を実行し、うまく設計された1対1ミーティングのテンプレートを使用することで、このような会話をダイナミックで生産的なミーティングに変え、従業員と組織の両方に利益をもたらすことができる。

成功の鍵は、一貫性、準備、そして従業員育成への真摯な取り組みであることを忘れてはならない。無料の従業員1対1ミーティングのテンプレートを使って、今日からこれらの実践を始め、チームの生産性と満足度が急上昇するのを見届けよう。

また、1対1ミーティング用のツールをログインなしで無料で試すこともできる：

この動画では、典型的な隔週の従業員との会話のための、おそらく最もシンプルで効果的なテンプレートをご紹介します。

Play