Jour Fixe: レトロアジェンダでより効果的なチームミーティングを

ほとんどの企業では、週1回または月1回の定期的なチーム・ミーティングが長い間、標準となっている。このような定例ミーティングは、お互いの最新情報を共有し、困難について話し合うためのものである。問題に対する解決策が練られ、各ミーティングの終わりには、全員が会社や各部門の最新動向について理想的な情報を得ることができる。

私のスタートアップでは、定期的にチーム・ミーティングも行っている。しかし、これらのミーティングを効果的に開催し、構成するための具体的な枠組み（アジェンダやテンプレート）が長い間なかった。その結果、直感的なアプローチになってしまい、いくつかのトピックに多くのスペースを割く一方で、他の重要なポイントにはほとんど注意が払われなかった。

しかし、スポティファイやその他の大手ハイテク企業など、一流の組織で成功裏に使われているアプローチであるレトロメソッド–に出会ってから、こうした課題が根本的に変わった。この方法は、多くの一流企業で標準となって久しく、会議プロセス全体をサポートするオンライン・ツールと組み合わせることで、私は毎週のチーム会議の時間を大幅に短縮しながら、これまで以上の成果を上げることができた。

この記事では、このメソッドを紹介し、ミーティングのプロセスを通して、このコンセプトをあなたのチームに直接適用できるようにしたい。

最初のチームミーティングにおける主な問題のひとつは、準備不足だった。しかし、効果的な準備とは、必ずしもアジェンダを何時間もかけて計画したり、パワーポイントのプレゼンテーションを準備したりすることではない。レトロ方式では、参加者は会議の前に5～10分ほど時間をとり、基本的な質問に答えるだけで十分だ。具体的な質問内容はさまざまだが、さまざまなトピックについて試行錯誤された質問カタログがある。レトロシーンでは、これらをレトロテンプレートと呼ぶ：

これらの質問に答えられたら、チームミーティングの確かな基礎ができたことになる。Echometerのようなツールを使えば、50以上の質問テンプレートから1つを選び、ミーティングの前日にチームメンバー全員にメールで送るだけでいい。こうすることで、全員が自分の都合の良い時間に質問に答えることができる。

チームメンバー全員が準備の質問に答え次第、実際のチームミーティングを始めることができる。参加者全員を参加させ、会議への参加を促すために、最初の5分間を導入の質問に使うことが望ましい。この質問は、必ずしも内容に関連したものである必要はない。むしろ、参加者一人ひとりが積極的に発言し、何か貢献することが目的である。これにより、最初からオープンで参加しやすい雰囲気が促進される。

以下はそのようなエントリーの例である：

スタートが成功したら、用意された質問に対する答えに目を向ける。ここで2つの選択肢がある：各チームメンバーが自分の答えを発表し、簡単なコメントを加えるか、匿名を希望する場合は司会者がすべての答えを発表する。この方法は、チームメンバーがオープンに話したがらないようなデリケートなテーマを扱う場合に、特に役立つ。

そして、前週のいわゆる “アクション・アイテム “について話し合われる。“アクション・アイテム “とは、チーム・メンバーが前のミーティングでコミットした具体的なタスクのことである。例えば、“ホームページを改訂する “というようなことである。これは、アクションアイテムが正常に完了したかどうかをチェックすることを含む。タスクが完了していない場合は、その理由を分析し、タスクを継続するか破棄するかを決定する。たとえば、ホームページへのアクセス権限を持つ人が休みのため、ホームページの修正ができなかった場合、このタスクは継続される。しかし、ホームページの修正が必要ないと判断された場合、そのアクションアイテムは破棄される。

重要なのは、タスクが多すぎて負担になるのではなく、中心的で実現可能なアクション・アイテムを明確にすることである。これらの項目を見直すことは、設定された目標が達成できるかどうか、どのように達成できるか、また将来的に何を改善できるかを学ぶ絶好の機会となる。

私の考えでは、このステップはチームミーティングの中心である。ここでは、各メンバーに投票の機会が与えられ、どの回答やトピックをチーム全体でより集中的に議論すべきかを決める。全員が一定数の票を獲得し、さまざまな答えに割り振ることができる。
この方法は、無秩序な議論が展開されるのを防ぐ。その代わり、チーム全体が特に関連性が高いと考えるトピックに集中する。

以前は、私たちのチームはさまざまなテーマについて、どちらかというとランダムに話す傾向があり、その結果、会議があまり有益ではありませんでした。レトロ法を導入して以来、それは根本的に変わりました。私たちの議論はより構造化され、焦点が絞られるようになりました。まさにゲームチェンジャーです！会議の時間は半分になりましたが、少なくとも2倍は効果的です。

最も重要なポイントの優先順位が決まったら、チーム内での共同討議と分析が始まる。特定された問題に対する解決策をブレインストーミングし、効果的なアプローチを開発する。

これらの解決策から、具体的な行動ステップ、いわゆる「アクションアイテム」を導き出します。

このシンプルだが効果的なプロセスにより、会議で最も重要な問題に取り組み、将来に向けて実行可能な解決策を練ることができる。

ミーティングが終わると、私たちは簡単なアンケートを実施し、各チームメンバーがミーティングに費やした時間がいかに効果的で有意義であったか、10段階で評価する。

この段階では、出された評価について簡単に話し合い、今後のミーティングのための貴重な洞察を得る機会を提供する。その目的は、チームミーティングを継続的に改善し、より効果的なものにすることである。

この方式に従えば、プロセスがいかにスムーズで有益なものであるかがわかる。レトロ方式は、単に効果的なチーム・ミーティングのための道具というだけでなく、継続的に学び、チームとして常に成長し、共に成長するための手段なのだ。

私たちのスタートアップにレトロ方式を導入したことで、チーム・ミーティングは根本的な革命を遂げた。体系的に構成し、本当に重要なトピックに集中することで、会議の生産性と効果が劇的に向上した。

チームミーティングを最大限に活用したいなら、この方法を試してみることをお勧めする。最も効率的な方法は、Echometerのような専用ツールを使うことだ。このツールを使えば、会議の完璧な流れを簡単に把握でき、準備に1～2分費やすだけで済む。このツールはプロセス全体を通してあなたをガイドし、あなたは内容やチームの積極的な参加に完全に集中することができる。

 

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