Agile 企業は、可能な限り効率的に製品を開発するために、常にさまざまなプロジェクト管理方法を試している。それにもかかわらず、いまだに生産性の低い会議を開いている企業が多いことに驚かされる。その結果、会議が長引いたり、社員が退屈したり、製品開発に必要な時間が失われたりするのだ。
そのため、タイムボックスイベントは、スクラムにおけるソリューションとして確立してきた。特に、多くの意見、データ、フィードバックを明らかにすることが多いレトロスペクティブは、より速く、より良い結果で実施することができる。タイムボックススプリントのレトロスペクティブがどのように機能し、日常業務でどのように利益を得ることができるかを紹介する。
つまり、レトロスペクティブをより効率的にし、チームがより多くの時間と重要な洞察を得て製品開発に戻れるようにする方法を説明する。
タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブとは何か？
タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブがどのように機能するかを説明するために、まず個々の表現用語を定義しておきたい：
スプリントとは何か？
プロジェクトマネジメントにおいて、スプリントとは数日から数週間の短い期間を指す。各スプリントは、チームメンバーに割り当てられた一連のタスクによって定義され、一定期間内に完了させる。スプリントは、より大きな作業ステップを、より小さく、より追跡可能なフェーズに分割する。スプリントがどのように機能するのか詳しく知りたい場合は、以下を参照のこと。 アトラシアンのスプリント定義.
レトロスペクティブとは何か？
振り返りでは、チームはこれまでの仕事を正直に振り返る。何がうまくいき、何がうまくいかなかったか、そして今後より良くできることは何かを検討する。したがって、レトロスペクティブはおそらくアジャイル作業手法の最も重要なイベントであり、継続的改善の目的を果たすものである。これは、全体的な目標を達成するために、潜在的な障害を取り除くことを目的としている。この記事では、レトロスペクティブが最大の成功をもたらすように、どのようにアプローチすべきかを紹介する。 「スクラムにおけるレトロスペクティブとその先」である。.
タイムボクシングとは何か？
タイムボックスとは、特定のタスクに一定の制限時間を割り当てることである。これにより、タスクが遅延なく定義された時間枠–内に完了することが保証される。タイムボックスは、主にプロジェクトマネージャーやスクラムマスターのためのツールである。それは、彼らがプロジェクトの厳しいタイムラインを守ることができる唯一の方法である。このタイムボクシングの詳細では、タイムボクシングにはどのような種類があり、どのようにタイムボクシングを使うことができるかを紹介する。 時間管理戦略としてのタイムボクシング.
タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブとは何か？
タイムボックススプリントレトロスペクティブとは、実行が明確に定義され、時間が制限されたスプリントのレトロスペクティブである。こうすることで、チームは自分たちの仕事を延々と評価することに没頭することはない。その代わり、決定的な学びを得ることに集中し、そこから次のスプリントへの具体的な対策を導き出す。
スプリント・レトロスペクティブ・タイムボックス：典型的なレトロはどれくらいの期間続くべきか？
ここまでは、非常に理論的な話だった。それでは実践に入ろう。典型的なスプリントのレトロスペクティブは、どのくらいの期間続ければいいのだろうか？基本的には、どれくらいの期間レトロスペクティブを実施しなかったかによる。また、スプリントの長さにもよる。経験則から言うと
チーム内の「スプリント」の各週に30分の振り返りを計画する。
つまり、練習のためということだ：
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- 毎週のスプリント：30分のレトロスペクティブ
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- 隔週のスプリント：60分間のレトロスペクティブ
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- 毎月のスプリント120分のレトロスペクティブ
ということは、四半期ごとのスプリントの後に6時間のレトロスペクティブが必要だということだろうか？私ははっきりと「ノー」と答えられる。なぜなら、タイムボックスのレトロスペクティブは、可能性のある小さな改善の仮説を立てることに焦点を当てるからだ。多くの大きな施策を伴う長期的な変革プランを設定するものではない。では、6時間が多すぎるのであれば、タイムボックス回顧にかけるべき時間はせいぜいどれくらいだろうか？
タイムボックス・レトロスペクティブの最長期間は？
我々の経験では、次のようなタイムボックスがある。 スプリントの振り返りは3時間以内とする.また、途中15分の休憩も含まれている。これは、スタッフの注意力と生産性を維持する唯一の方法である。
もし3時間では足りないと感じるなら、もっと頻繁にレトロスペクティブを実施すればいい。なぜなら、レトロスペクティブの基本ルールはこうだからだ：
長くて回数が少ないより、短くて回数が多い方がいい。
短い頻度には、迅速な学習ループを生み出すという利点がある。つまり、チームは、過去のレトロスペクティブで定義された対策がどの程度効果的で、どのように適応する必要があるかを、早い段階で評価することができる。また、チームはタイムボックス・スプリント・レトロスペクティブのプロセスと機能に慣れている。そのため、毎回より効果的に参加できる。
Timeboxを使ったスプリント・レトロスペクティブはどのように機能するのか？
スプリント・レトロに使うべき時間枠はお分かりいただけただろう。レトロは実際にどのように機能するのか？また、各フェーズにどれくらいの時間をかけるべきか？
1. チェックイン
タイムボックスを使ったスプリント振り返りミーティングのフェーズ1では、ミーティングの目的、議論したいこと、持ち時間をチームメンバーに説明する。スピーチの順序を決めている場合は、それを事前に伝える。スプリントレトロTimeboxの参加者全員がお互いを知らない場合は、自己紹介ラウンドから始め、全員が自分の名前とプロジェクトでの役割を簡単に自己紹介する。
もしスプリント・レトロのタイムボックスが45分など短い時間しか計画されていない場合でも、チェックインを欠かすことはできない。チェックインは、レトロスペクティブの「舞台設定」として不可欠な部分である。それは、残りのプロセスのための道を準備する。チェックインがなければ、チームはレトロスペクティブに積極的に参加することが難しくなる。
チェックインを短時間に済ませるには、たとえば、よく調整されたチームに対して、このようなシンプルでオープンな質問をするのがいい：
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- 先週のハイライトは？
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- 悪い」を0点から「素晴らしい」を10点まで–今の気分は？
時間計画の目安として、45分のレトロではチェックインに5分以上かけてはならない。
2. データとフィードバックを収集する
Timeboxを使ったスプリント振り返りミーティングの第2段階では、チームとの最後のスプリントに関するすべての重要なデータと包括的なフィードバックを収集する。ここではいかなる施策も議論しないように注意すること。最初は、多くの異なる視点を持ち、フィードバックを記録することだけが目的だ。フェーズ2でチームと一緒にアクションを導き始めると、ダイナミズムが乱れてしまう。新しい視点を取り入れることが難しくなる。
3. 洞察力を生み出す
チームの規模やスプリントの期間によっては、フィードバックが圧倒的に膨大になることもある。そのため、Timeboxを使ったスプリント・レトロのフェーズ3で、どのトピックが特に関連性があるかを決定し、そこから対策を導き出すことが重要である。
タイミングとしては、レトロの約半分からフィードバックの優先順位をつけ始めるとよい。そうすれば、問題点を分析し、アクションを生み出すのに十分な時間がある。例えば、45分のレトロでは、20分から30分のフィードバックを集め、最も重要な問題を洗い出すのが適切である。
4. 尺度を導き出す
タイムボックスの回顧から10個の行動を導き出すことに芸術はない。真の課題は、本当に重要な行動を1～3つ特定することである。なぜ10個の対策ではないのか？これだけ多くのアクションがあれば、チームがすべてを実施することは不可能だ。彼らには時間もやる気もない。
その代わりに、プロセスを本当に改善する少数の尺度に焦点を当てる。実際には、これらの尺度だけを直接定義できることを意味する。これが、タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブのフェーズ4におけるあなたのタスクである。
また重要なのは、最初に思いついた解決策をすぐにチームと約束しないことである。各重点トピックについて、1～2個の代替案について話し合う時間を取ること。私たちの経験では、チームは最初に思いつかなかった解決策を選んでしまうことが多い。45分のスプリント・レトロでは、10～15分で適切なアクションアイテムを見つけるべきである。
効果的な行動項目を定義するために、我々の貢献を見てほしい。 "レトロスペクティブから良い行動を起こすための8つのヒント"。.そこには実践的なヒントや例がたくさんある。
5. チェックアウト
フェーズ5では短いチェックアウトがある。ここではさまざまな哲学がある。例えば、全員がやるべきことを理解しているかどうかをチェックすることができる。時間が足りなかったためにまだ未解決のトピックは、チェックアウトで次のレトロまで延期することができる。そして：レトロに関する基本的なフィードバックを求めることができる。これは、スプリント・レトロの適切な形式と時間を見つけるのに役立つ。
タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブ：適切なツールが役立つ
Timeboxを使ってスプリントレトロスペクティブを成功させるには、ツールを使う価値がある。私たちのツールは、時間制限のあるスプリントレトロスペクティブを効率的に実施するために必要な重要なツールをすべて提供してくれる。
私たちのツールEchometerは、レトロにおけるチームと組織の全体的な発展に焦点を当てている。したがって、レトロは協力の生産性とチーム内のムードの両方に対処する。Echometerが具体的にどのように機能するのか、以下に説明する。 この鮮明なビデオで –お気軽にご覧いただきたい。
タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブ：明確なタイミングの利点
スプリントレトロスペクティブのタイミングが良ければ、このような利点がある：
集中力を高める
スプリント回顧をタイムボックス化することで、チームは最後のスプリントの評価に完全に集中することができる。つまり、生産性が高まるのだ。
タスクの優先順位付けを教える
具体的な時間枠は、チームにタスクの優先順位を教える。プロジェクトを進める上で、どの課題が本当に重要かを判断することを学ぶのだ。これにより、効率的に仕事を進めることができる。
チームのコミュニケーションを向上させる
タイムボックス化されたスプリント・レトロは、最後のスプリントを期限内にチームと評価することを保証するだけではない。また、チームにより良く、より効率的にコミュニケーションをとる方法を教えることにもなる。なぜなら：レトロでは、与えられた時間内に結果を出すために、どのようにコミュニケーションを確立し、利用しなければならないかを学ぶ。これは、チームやプロジェクトにおける彼らの仕事に根本的に役立つ。
製品立ち上げに集中する
タイムボックススプリントレトロスペクティブは、スクラムチームの多忙な日常業務の中で、わずかな時間しか使わない。これは、全体像に焦点を合わせ、全体的な目標を見失わないようにするのに役立つ。
ソースはこちらだ： タイムボックスとは何か？| スクラムでタイムボクシングはどのように使われるのか？| タイムボックスとは何か？
他にどのようなスクラムイベントがタイムボックス化できるか？
スプリントレトロスペクティブに加えて、他の4つのスクラムイベントを制限時間内に効率的に実施することもできる：
タイムボックススプリント
スプリントのタイムボックスは、スプリントの長さを事前に決定する。そして、チームは与えられた制限時間内にスプリントの目標を達成しなければならない。通常、期限は1ヶ月以内である。
タイムボックス・スプリント・プランニング
スプリントプランニングのタイムボックスは、スプリントのプランニングにかかる期間を指定する。基本的に、この時間は計画されているスプリントの期間に依存する。例えば、1週間という短いスプリントが計画されている場合、計画に2時間以上を費やすべきではない。長いスプリントでは、それに応じてより多くの計画時間を必要とする。しかし、タイムボックススプリントのプランニングに8時間以上を使うべきではない。
毎日のスクラムタイムボックス
デイリー・スクラム・タイムボックスは、あなたとあなたのチームに1日15分程度を与え、重要な目標を思い起こさせ、プロジェクトの進捗に集中させる。
スプリント・レビューのタイムボックス
スプリントレビューのタイムボックスでは、納品されたバックログ要素をチェックする。それについて議論し、これまでに与えられたフィードバックを取り入れる。1ヶ月のスプリントの後では、これに4時間以上を費やすべきではない。2週間のスプリントの後では、2時間以内であるべきだ。
結論
サーバント・リーダーにとって、タイムボックス・スプリント・レトロスペクティブは欠かせない。そうすることで初めて、これまでの作業を評価し、次のスプリントへの対策を導き出すことができる。制限時間を設けることで、プロジェクト開発からあまり多くの時間を割くことなく、必要な結果を効率的に導き出すことができる。
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