Può già essere una sfida facilitare le retrospettive in un piccolo team o gruppo. O con poco tempo a disposizione. Ma che dire delle retrospettive nei team di grandi dimensioni? Di solito sono molto più impegnative.
Prima di sviluppare il nostro strumento per le retrospettive, abbiamo fatto diverse esperienze con gruppi più numerosi – spesso avevamo richieste da parte dei clienti che un'intera area (non di rado oltre 15 persone) partecipasse a una retro.
Vorrei quindi condividere in una prima fase quali sfide sono emerse nella nostra esperienza in questi team o gruppi più grandi.
Le sfide delle retrospettive in team o gruppi di grandi dimensioni
1. atmosfera di discussione
Con un numero elevato di partecipanti, spesso i partecipanti si conoscono poco nella vita di tutti i giorni. Mentre i team di piccole dimensioni possono solitamente contare su un'atmosfera di fiducia e di discussione aperta, questo è spesso più difficile con i team di grandi dimensioni. Tuttavia, è proprio questa atmosfera di fiducia che è così importante per uno dei fattori più importanti per il successo dei team: La sicurezza psicologica del team.
2. coinvolgimento e distribuzione delle conversazioni
Allo stesso tempo, è più facile che ogni individuo di questa costellazione si ritiri dalle discussioni. Quindi, in qualità di moderatore, devi fare molta più attenzione che tutti i partecipanti si impegnino a partecipare, che possano contribuire e che la distribuzione della discussione sia ragionevolmente equilibrata.
3. gestione del tempo
Più sono i membri del team, più argomenti possono essere portati sul tavolo. Il timeboxing è quindi essenziale per poter accogliere tutti gli argomenti in modo adeguato.
Occasioni per le retrospettive in team o gruppi di grandi dimensioni
A volte, però, non hai scelta e devi affrontare queste sfide. In pratica, nei team di grandi dimensioni si verificano le seguenti occasioni di retrospettiva:
- Un team di grandi dimensioni non è semplicemente diviso in altri gruppi suddivisi a lungo termine. Secondo la Guida Scrum, un team con 9 o più membri è considerato "troppo grande".
- Un'area composta da diversi piccoli team che vogliono realizzare una retro congiunta. Questa viene chiamata "Retrospettiva complessiva" o "Retro delle Retro".
I seguenti consigli sono utili per entrambi gli scenari.
Suggerimenti per le retrospettive in team o gruppi numerosi
Ecco i nostri consigli per le retrospettive in team numerosi!
Suggerimento 1: Interroga il gruppo di partecipanti alla retrospettiva
Una retrospettiva in un grande circolo dovrebbe sicuramente essere messa in discussione. Le condizioni quadro sono davvero immutabili? Non c'è un'alternativa sensata?
In caso di team o gruppi di grandi dimensioni, la prima domanda da porsi è se il team può essere suddiviso tematicamente. Non siamo dei fan dell'organizzazione rigorosa secondo il manuale (o in questo caso la Guida Scrum), ma il limite di 9 membri del team non è casuale – fino a questa dimensione, una retrospettiva produttiva può svolgersi senza restrizioni. Quindi, soprattutto se superi di molto questo numero, dovresti mettere in discussione la costellazione del team.
Nei "Retro complessivi" con più squadre, un "trucco" spesso utilizzato è che ogni squadra invia solo i suoi rappresentanti al girone grande. In questo modo, il girone grande può essere mantenuto gestibile, almeno in termini di numero di partecipanti. La designazione dei rappresentanti dei team per i "Retro complessivi" è chiamata anche "Scrum of Scrums" in un'altra struttura, ovvero qui: Quadro LeSS.
Suggerimento 2: Osservare un rapporto di fiducia
- Anche se il team è molto numeroso, i contenuti (ad eccezione delle misure) rimangono riservati. → Questo dovrebbe essere sottolineato nella moderazione.
- Usa un check-in breve per creare un'atmosfera informale – anche con poco tempo a disposizione.
Suggerimento 3: Considera le dimensioni del team nel programma
Più grande è il team, più numerosi sono gli argomenti e più lunghe sono le discussioni.
Quindi, mentre un piccolo team può essere abituato a completare una retrospettiva in un'ora, questo non sarà possibile con gruppi di partecipanti più numerosi.
Il periodo di tempo necessario dipende fortemente dal formato e dal metodo scelto per la retrospettiva. Secondo la nostra esperienza, i tempi sono i seguenti:
I periodi di tempo usuali per le retrospettive dipendono dalle dimensioni del team
- 5 o meno partecipanti → 45 – 90 minuti
- Da 6 a 10 partecipanti → 60 – 120 minuti
- Da 10 a 20 o più partecipanti → 90 – 180 minuti
Sentiti libero di sperimentare il timeboxing per farti un'idea. In ogni caso, è meglio impiegare più tempo che troppo poco, soprattutto all'inizio, per poi vedere quali fasi possono essere ottimizzate – i prossimi consigli possono essere utili!
Suggerimento 4: Parallelizzazione nella raccolta di argomenti e idee
Per mettere in parallelo il processo di ricerca di argomenti e idee si possono utilizzare formati o metodi come "1-2-4-All". Come funziona?
Ogni persona pensa prima individualmente a un argomento o a una domanda –, ad esempio per 2 minuti (1). Poi ogni partecipante cerca un compagno per condividere i pensieri raccolti (2) prima di riunirsi in gruppi di quattro (4) e infine presentare al gruppo le idee raccolte in una forma prioritaria (Tutti).
Puoi trovare istruzioni più dettagliate per 1-2-4-All in questa pagina: Strutture liberatorie.
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.
Suggerimento 5: Esegui delle retrospettive sullo stato di salute
- Vengono presentate dichiarazioni concrete.
- Ogni membro del team valuta le affermazioni in modo breve e chiaro e anonimo su una scala di sondaggio – quanto sei d'accordo da 1 a 7?
- Opzionale: i risultati vengono discussi. Vengono raccolti esempi positivi e negativi che potrebbero spiegare i risultati. Questa parte potrebbe richiedere un tempo relativamente lungo.
- A questo punto si procede alla definizione diretta delle priorità: ogni membro del team vota in modo anonimo su quali affermazioni hanno maggiore necessità di intervento (leggi di più): Il miglior strumento gratuito per le retrospettive anonime).
- Solo la dichiarazione con il maggior numero di voti sarà registrata come azione.
Per prima cosa, dai un'occhiata al nostro kit di costruzione gratuito, che ti fornirà l'ispirazione necessaria: Kit per il controllo dello stato di salute del team.
Nota: questo formato chiede di concordare con le voci della Valutazione dello Stato di Salute su una scala.
- Apprezzamento: apprezziamo i risultati e i contributi dei nostri colleghi.
- Spirito di squadra: Nel nostro team si respira un'atmosfera di fiducia.
- Trasparenza: nel mio team, tutti sanno chi sta lavorando su cosa.
- Relax e pause: ho abbastanza spazio per le pause in cui posso attingere nuove energie.
- Cultura delle riunioni: le nostre riunioni sono ben strutturate e lasciano spazio alla creatività e alle nuove idee.
- Supporto: nel mio team, ogni membro condivide le proprie conoscenze ed esperienze.
Vuoi che il tuo capo ti ami? Allora porta la tua squadra a nuovi livelli di performance. Portala da una macchina media – a un razzo esplosivo!
Come? Scarica il mio eBook gratuito e psicologicamente valido sull'argomento "In 12 semplici passi verso il flusso di squadra"e leggilo fino in fondo". Con tanto di anticipo – ma ora passiamo all'argomento vero e proprio di questo testo.
Suggerimento 6: Prova Echometer
Un ottimo supporto per eseguire le retros in gruppi numerosi sono i buoni strumenti di retros (vedi la nostra lista): 14 Strumenti retrò a confronto). Possono toglierti un sacco di lavoro – tra cui la raccolta di feedback prima del retro e la definizione delle priorità delle azioni.
In particolare, vorrei citare uno strumento che io stesso ho contribuito a sviluppare: Echometer. Combina le intuizioni della psicologia con le migliori pratiche Agile per ottenere il meglio dal Team Health Checks & Retros per lo sviluppo del team.
Lo strumento ti dà consigli concreti su come ricavare buone azioni – e può essere utilizzato sia online in remoto che offline.
Inoltre, con il nostro strumento puoi fare un retro in un grande team senza dover effettuare il login da parte tua o del tuo team.
Con questo pulsante puoi aprire direttamente lo strumento, scegliere il metodo retro e invitare un team tramite link (Sono possibili più di 30 metodi retrospettivi):
Al termine del retro, puoi creare un account gratuito per salvare i tuoi risultati.
Se vuoi saperne di più o iniziare una prova reale direttamente – Scopri di più qui / inizia qui gratuitamente.
Suggerimento 7: Utilizza le sessioni di breakout
Ora i problemi sono stati raccolti e classificati in modo approssimativo, nonostante il grande team o gruppo. Successivamente, i problemi devono essere analizzati in dettaglio per poter dedurre quali piccoli elementi d'azione possono essere utilizzati per ottenere un miglioramento.
Questo è il punto in cui diventa particolarmente complicato. Più grande è il gruppo di partecipanti, più è probabile che gli argomenti discussi non siano rilevanti per tutti. Di conseguenza, solo una parte dei membri del team può contribuire a un argomento.
La discussione di alcuni argomenti che non interessano tutti i membri del team dovrebbe quindi essere esternalizzata o parallelizzata.
Abbiamo avuto ottime esperienze con l'utilizzo delle sessioni di breakout per questo scopo: Si stabiliscono gli argomenti e si lascia che piccoli gruppi auto-organizzati lavorino su di essi. Ogni partecipante è libero di entrare e uscire da un gruppo, proprio come in questo caso: Formato dello spazio aperto.
In questo modo, tutti hanno l'opportunità di partecipare alle discussioni in cui possono contribuire attivamente. Quando vengono presentati i risultati delle sessioni di breakout, lo scenario migliore è che emerga una misura tangibile che possa essere implementata direttamente nello sprint successivo. Se le misure proposte sembrano plausibili e degne di essere perseguite dall'intero gruppo di partecipanti, le misure sono considerate decise.
Tuttavia, può anche accadere che il piccolo gruppo non sia ancora riuscito a formulare una proposta finale di azione. In questi casi, si può decidere di continuare la sessione di breakout al di fuori della retrospettiva, se i partecipanti lo ritengono utile.
Attenzione alle "mezze" misure
Non c'è niente di più fastidioso di una misura pensata a metà, creata sotto pressione e di cui poi nessuno vuole occuparsi. Secondo la nostra esperienza, è molto importante sottolineare nella moderazione del team o del gruppo di grandi dimensioni che la decisione di tenere un'altra sessione di breakout al di fuori della retrospettiva può essere una misura legittima per fare ulteriore luce sull'argomento se non è stato ancora possibile analizzarlo in modo definitivo nel tempo a disposizione.
Suggerimento 8: Raccogli il feedback in anticipo
La raccolta dei feedback, cioè la fase di "raccolta dei dati", può far perdere tempo prezioso alla retrospettiva, che in realtà potrebbe essere esternalizzata in anticipo chiedendo i feedback nel periodo precedente alla retrospettiva.
Per strutturare in anticipo questa richiesta di feedback, spesso è una buona idea combinare domande chiuse con domande aperte. In questo modo, ricevi un feedback quantitativo su aspetti specifici e, come membro del team, hai la possibilità di contribuire apertamente con i tuoi argomenti attraverso le domande aperte. Spotify, in qualità di pioniere, utilizza anche domande chiuse mirate, i cui risultati hanno dato il seguente nome: Controllo della salute della squadra.
A proposito, abbiamo sviluppato uno strumento che può supportarti nella retrospettiva in team di grandi dimensioni. Puoi trovare maggiori informazioni al riguardo direttamente qui sotto.
I retro in piccoli gruppi sono la soluzione migliore
Conclusione
Probabilmente avrai capito che non consigliamo retrospettive con un numero troppo elevato di partecipanti per i motivi spiegati all'inizio. La sfida: Per ospitare il Retro.
Allo stesso tempo, ci auguriamo che tu possa ottenere il meglio dalle retrospettive di grandi dimensioni grazie ai suggerimenti su parallelizzazione & co. Perché, soprattutto quando ti abitui alla costellazione della retrospettiva come team di grandi dimensioni, può diventare sempre più facile nel tempo e rendere il formato – un successo nonostante gli ostacoli –.
A proposito: se sei ancora alla ricerca di varietà nella tua retros in generale, puoi dare un'occhiata a questo articolo: 3 Metodi retro con effetto sorpresa.
Se vuoi avere delle domande più varie per le tue retrospettive, dai un'occhiata al nostro post: 54 metodi retrospettivi freschi per principianti e professionisti (con, tra gli altri, Mario Kart Retro, Marathon Retro e Elon Musk Retro).
Se sei ancora alla ricerca di una lavagna retrò adatta a te (con oltre 60 metodi retrò), il nostro articolo può aiutarti a risolvere l'argomento: Le migliori tavole retrò a confronto.
