10 consigli per le retrospettive in team o gruppi numerosi

Può già essere una sfida facilitare le retrospettive in un piccolo team o gruppo. O con poco tempo a disposizione . Ma che dire delle retrospettive nei team di grandi dimensioni? Di solito sono molto più impegnative. 

Prima di sviluppare il nostro strumento per le retrospettive, abbiamo maturato diverse esperienze con gruppi più grandi; spesso avevamo la necessità da parte del cliente che un’intera area (non di rado più di 15 persone) partecipasse a una retrospettiva.

Vorrei quindi condividere in una prima fase quali sfide sono emerse nella nostra esperienza in questi team o gruppi più grandi.

Le sfide delle retrospettive in team o gruppi di grandi dimensioni

1. atmosfera di discussione

Con un numero elevato di partecipanti, spesso i partecipanti si conoscono poco nella vita di tutti i giorni. Mentre i team di piccole dimensioni possono solitamente contare su un’atmosfera di fiducia e di discussione aperta, questo è spesso più difficile con i team di grandi dimensioni. Tuttavia, è proprio questa atmosfera di fiducia che è così importante per uno dei fattori più importanti per il successo dei team: La sicurezza psicologica del team .

2. coinvolgimento e distribuzione delle conversazioni

Allo stesso tempo, è più facile che ogni individuo di questa costellazione si ritiri dalle discussioni. Quindi, in qualità di moderatore, devi fare molta più attenzione che tutti i partecipanti si impegnino a partecipare, che possano contribuire e che la distribuzione della discussione sia ragionevolmente equilibrata.

3. gestione del tempo

Più sono i membri del team, più argomenti possono essere portati sul tavolo. Il timeboxing è quindi essenziale per poter accogliere tutti gli argomenti in modo adeguato.

Occasioni per le retrospettive in team o gruppi di grandi dimensioni

A volte, però, non hai scelta e devi affrontare queste sfide. In pratica, nei team di grandi dimensioni si verificano le seguenti occasioni di retrospettiva:

• Un team di grandi dimensioni non è semplicemente diviso in altri gruppi suddivisi a lungo termine. Secondo la Guida Scrum, un team con 9 o più membri è considerato “troppo grande”.
• Un’area composta da diversi piccoli team che vogliono realizzare una retro congiunta. Questa viene chiamata “Retrospettiva complessiva” o “Retro delle Retro”.

I seguenti consigli sono utili per entrambi gli scenari. 

Suggerimenti per le retrospettive in team o gruppi numerosi

Ecco i nostri consigli per le retrospettive in team numerosi!

Suggerimento 1: Interroga il gruppo di partecipanti alla retrospettiva

Una retrospettiva in un grande circolo dovrebbe sicuramente essere messa in discussione. Le condizioni quadro sono davvero immutabili? Non c’è un’alternativa sensata?

Nel caso di team o gruppi di grandi dimensioni, la prima domanda da porsi è se non sia possibile suddividere il team per argomento. Non siamo favorevoli a interpretare tutto rigorosamente secondo il manuale (o in questo caso la Guida Scrum), ma la limitazione a 9 membri del team non è casuale: fino a queste dimensioni, una retrospettiva produttiva può svolgersi senza limitazioni. Soprattutto quando il numero è notevolmente superiore, è necessario mettere in discussione la costellazione del team.

Nei “Retro complessivi” con più squadre, un “trucco” spesso utilizzato è che ogni squadra invia solo i suoi rappresentanti al girone grande. In questo modo, il girone grande può essere mantenuto gestibile, almeno in termini di numero di partecipanti. La designazione dei rappresentanti dei team per i “Retro complessivi” è chiamata anche “Scrum of Scrums” in un’altra struttura, ovvero qui: Quadro LeSS.

Suggerimento 2: Osservare un rapporto di fiducia

• Anche se il team è molto numeroso, i contenuti (ad eccezione delle misure) rimangono riservati. → Questo dovrebbe essere sottolineato nella moderazione.
• Utilizzare un breve check-in per creare un’atmosfera informale -  anche con poco tempo a disposizione . 

Suggerimento 3: Considera le dimensioni del team nel programma

Più grande è il team, più numerosi sono gli argomenti e più lunghe sono le discussioni.

Quindi, mentre un piccolo team può essere abituato a completare una retrospettiva in un’ora, questo non sarà possibile con gruppi di partecipanti più numerosi.

Il periodo di tempo necessario dipende fortemente dal formato e dal metodo scelto per la retrospettiva. Secondo la nostra esperienza, i tempi sono i seguenti:

I periodi di tempo usuali per le retrospettive dipendono dalle dimensioni del team

• 5 o meno partecipanti → 45 - 90 minuti
• Da 6 a 10 partecipanti → 60 - 120 minuti
• Da 10 a 20 o più partecipanti → 90 - 180 minuti

Sperimentate voi stessi con il timeboxing per farvi un’idea. Soprattutto all’inizio, prendetevi un po’ più di tempo piuttosto che troppo poco e poi vedete quali passaggi possono essere ottimizzati, per questo i prossimi consigli potrebbero esservi utili!

Suggerimento 4: Parallelizzazione nella raccolta di argomenti e idee

Per mettere in parallelo il processo di ricerca di argomenti e idee si possono utilizzare formati o metodi come “1-2-4-All”. Come funziona?

Ognuno riflette individualmente su un argomento o una domanda, ad esempio per 2 minuti (1). Quindi ogni partecipante cerca un partner per scambiare i pensieri raccolti (2), prima di unirsi in gruppi di quattro (4) e infine presentare le idee raccolte in forma prioritaria nel gruppo (All). 

Puoi trovare istruzioni più dettagliate per 1-2-4-All in questa pagina: Strutture liberatorie.

Suggerimento 5: Esegui delle retrospettive sullo stato di salute

Anche la cosiddetta retrospettiva di controllo dello stato di salute può essere una retrospettiva varia, stimolante e preziosa in gruppi numerosi. In questo caso, la qualità dello sprint viene valutata quantitativamente anziché qualitativamente.

 

In altre parole, la procedura è la seguente:

1. Vengono presentate dichiarazioni concrete.
2. Ogni membro del team valuta le affermazioni in modo breve e conciso, in forma anonima, su una scala di sondaggio: quanto sei d’accordo da 1 a 7?
3. Opzionale: i risultati vengono discussi. Vengono raccolti esempi positivi e negativi che potrebbero spiegare i risultati. Questa parte potrebbe richiedere un tempo relativamente lungo.
4. A questo punto si procede alla definizione diretta delle priorità: ogni membro del team vota in modo anonimo su quali affermazioni hanno maggiore necessità di intervento (leggi di più): Il miglior strumento gratuito per le retrospettive anonime ).
5. Solo la dichiarazione con il maggior numero di voti sarà registrata come azione.

Il vantaggio di questa metodologia è che non tutti devono dire qualcosa. Al contrario, si ottiene un’idea del grande gruppo attraverso pochi clic (sia nella valutazione, fase 2, che nella definizione delle priorità, fase 4).

 

L’unica cosa importante è che le affermazioni che vengono valutate dal team siano ben scelte. Ecco due consigli:
Per prima cosa, dai un’occhiata al nostro kit di costruzione gratuito, che ti fornirà l’ispirazione necessaria: Kit per il controllo dello stato di salute del team .

 

In secondo luogo, puoi anche eseguire diversi controlli di salute direttamente con il nostro strumento retro Echometer: Elenco dei metodi Retro Health Check . Qui, ad esempio, c’è una retrospettiva di controllo dello stato di salute sul tema dello spirito di squadra: provala pure:

Nota: questo formato chiede di concordare con le voci della Valutazione dello Stato di Salute su una scala.

• Apprezzamento: apprezziamo i risultati e i contributi dei nostri colleghi.
• Spirito di squadra: Nel nostro team si respira un’atmosfera di fiducia.
• Trasparenza: nel mio team, tutti sanno chi sta lavorando su cosa.
• Relax e pause: ho abbastanza spazio per le pause in cui posso attingere nuove energie.
• Cultura delle riunioni: le nostre riunioni sono ben strutturate e lasciano spazio alla creatività e alle nuove idee.
• Supporto: nel mio team, ogni membro condivide le proprie conoscenze ed esperienze.

Suggerimento 6: prova Echometer

Un ottimo supporto per eseguire le retros in gruppi numerosi sono i buoni strumenti di retros (vedi la nostra lista): 14 Strumenti retrò a confronto ). Possono risparmiarti un sacco di lavoro, compresa la raccolta di feedback prima della retrospettiva e la definizione delle priorità delle misure.

In particolare, vorrei citare uno strumento che io stesso ho contribuito a sviluppare: Echometer. Combina le intuizioni della psicologia con le migliori pratiche Agile per ottenere il meglio dal Team Health Checks & Retros per lo sviluppo del team. 

Ti diamo indicazioni concrete nello strumento su come ricavare buone misure e può essere utilizzato sia online da remoto che offline.

Inoltre, con il nostro strumento puoi fare un retro in un grande team senza dover effettuare il login da parte tua o del tuo team.

Con questo pulsante puoi aprire direttamente lo strumento, scegliere il metodo retro e invitare un team tramite link ( Sono possibili più di 30 metodi retrospettivi ):

Al termine del retro, puoi creare un account gratuito per salvare i tuoi risultati.

Se vuoi saperne di più in anticipo o iniziare subito una vera e propria prova - Scopri di più qui / inizia qui gratuitamente.

Suggerimento 7: Utilizza le sessioni di breakout

Ora gli argomenti sono stati raccolti e grossolanamente prioritizzati, nonostante le dimensioni del team o del gruppo. Successivamente, gli argomenti devono essere analizzati nel dettaglio per poter dedurre con quali piccole azioni si potrebbe ottenere un miglioramento. 

Questo è il punto in cui diventa particolarmente complicato. Più grande è il gruppo di partecipanti, più è probabile che gli argomenti discussi non siano rilevanti per tutti. Di conseguenza, solo una parte dei membri del team può contribuire a un argomento. 

La discussione di alcuni argomenti che non interessano tutti i membri del team dovrebbe quindi essere esternalizzata o parallelizzata.

Abbiamo avuto ottime esperienze nell’utilizzo di sessioni di breakout per questo scopo: si stabiliscono gli argomenti e si lasciano lavorare piccoli gruppi auto-organizzati. Ogni partecipante può unirsi liberamente a un gruppo e lasciarlo di nuovo, proprio come qui: Formato dello spazio aperto.

In questo modo, tutti hanno l’opportunità di partecipare alle discussioni in cui possono contribuire attivamente. Quando vengono presentati i risultati delle sessioni di breakout, lo scenario migliore è che emerga una misura tangibile che possa essere implementata direttamente nello sprint successivo. Se le misure proposte sembrano plausibili e degne di essere perseguite dall’intero gruppo di partecipanti, le misure sono considerate decise. 

Tuttavia, può anche accadere che il piccolo gruppo non sia ancora riuscito a formulare una proposta finale di azione. In questi casi, si può decidere di continuare la sessione di breakout al di fuori della retrospettiva, se i partecipanti lo ritengono utile.

Attenzione alle “mezze” misure

Non c’è niente di più fastidioso di una misura pensata a metà, creata sotto pressione e di cui poi nessuno vuole occuparsi. Secondo la nostra esperienza, è molto importante sottolineare nella moderazione del team o del gruppo di grandi dimensioni che la decisione di tenere un’altra sessione di breakout al di fuori della retrospettiva può essere una misura legittima per fare ulteriore luce sull’argomento se non è stato ancora possibile analizzarlo in modo definitivo nel tempo a disposizione.

Suggerimento 8: Raccogli il feedback in anticipo

La raccolta dei feedback, cioè la fase di “raccolta dei dati”, può far perdere tempo prezioso alla retrospettiva, che in realtà potrebbe essere esternalizzata in anticipo chiedendo i feedback nel periodo precedente alla retrospettiva.

Per strutturare in anticipo questa richiesta di feedback, spesso è una buona idea combinare domande chiuse con domande aperte. In questo modo, ricevi un feedback quantitativo su aspetti specifici e, come membro del team, hai la possibilità di contribuire apertamente con i tuoi argomenti attraverso le domande aperte. Spotify, in qualità di pioniere, utilizza anche domande chiuse mirate, i cui risultati hanno dato il seguente nome: Controllo della salute della squadra.

A proposito, abbiamo sviluppato uno strumento che può supportarti nella retrospettiva in team di grandi dimensioni. Puoi trovare maggiori informazioni al riguardo direttamente qui sotto.

I retro in piccoli gruppi sono la soluzione migliore

Il nostro studio su oltre 30.000 retrospettive mostra chiaramente che i risultati sono generalmente migliori e i partecipanti sono più soddisfatti del formato quando il gruppo è più piccolo:

 

Visualizza lo studio su 30.000 retrospettive

 

Conclusione

Probabilmente avrai capito che non consigliamo retrospettive con un numero troppo elevato di partecipanti per i motivi spiegati all’inizio. La sfida: Per ospitare il Retro .

Allo stesso tempo, speriamo che con i suggerimenti sulla parallelizzazione & Co. possiate ottenere il meglio dalle grandi retrospettive. Perché soprattutto quando ci si è abituati alla costellazione della retrospettiva come un grande team, può diventare sempre più facile con il tempo e il formato - nonostante gli ostacoli - può trasformarsi in un successo.

A proposito: se sei ancora alla ricerca di varietà nella tua retros in generale, puoi dare un’occhiata a questo articolo: 3 Metodi retro con effetto sorpresa .

Se vuoi avere delle domande più varie per le tue retrospettive, dai un’occhiata al nostro post: 54 metodi retrospettivi freschi per principianti e professionisti (con, tra gli altri, Mario Kart Retro, Marathon Retro e Elon Musk Retro).

Uno dei modi migliori per sviluppare in modo sostenibile la mentalità agile dei membri del team è l’implementazione di un agile Health Check. Il nostro kit di strumenti gratuito per il controllo dello stato di salute del team può aiutarti a porre le domande giuste: dai un’occhiata: Kit per il controllo dello stato di salute del team.

Se sei ancora alla ricerca di una lavagna retrò adatta a te (con oltre 60 metodi retrò), il nostro articolo può aiutarti a risolvere l’argomento: Le migliori tavole retrò a confronto.