Hai un nuovo dipendente nel tuo team, un nuovo membro del team o un nuovo diretto collaboratore che riferisce a te e stai pianificando il tuo primo incontro individuale o colloquio di valutazione? Qui troverai tutti i consigli per l'invito, l'ordine del giorno, la moderazione del tuo incontro 1-1 e tutto ciò che ne consegue!
Prima di tutto: se sei interessato a un'introduzione generale agli incontri regolari one-to-one, dai un'occhiata al nostro post sull'argomento: Una guida: 6 consigli per conversazioni 1 a 1 di successo.
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Uno studio ha dimostrato che oltre 50% dei nuovi dipendenti non si sentono sufficientemente preparati per il loro ruolo anche dopo l'onboarding. In particolare, nelle piccole aziende e nei team remoti, la cifra supera i 60%.
Le valutazioni one-to-one o dei dipendenti sono quindi ancora estremamente importanti anche dopo il completamento dell'onboarding.
Fonte: L'effetto di un onboarding inadeguato sui nuovi dipendenti
Suggerimento 1 per il primo incontro 1 a 1 con i nuovi dipendenti: L'invito e la discussione preliminare
Le persone che entrano in azienda come nuovi dipendenti o nuovi membri del team sono spesso sopraffatte da una marea di nuove informazioni. Per questo motivo, il primo incontro individuale con i nuovi dipendenti o membri del team dovrebbe essere sempre discusso di persona e annunciato tramite invito via e-mail.
Se la nuova routine di incontri 1 a 1 non viene discussa di persona in anticipo, il nuovo dipendente o membro del team ha poche possibilità di prepararsi di conseguenza e l'invito all'appuntamento potrebbe perdersi nella marea di e-mail e notifiche.
Quindi fai un favore a te stesso e al tuo diretto collaboratore e affronta gli incontri 1:1 o i colloqui di valutazione di persona, dando al dipendente la possibilità di prepararsi per il primo incontro individuale.
Nella discussione preliminare per il primo incontro individuale con il tuo diretto superiore, puoi affrontare i seguenti punti:
- Qual è lo scopo della serie one-to-one?
- Con quale frequenza dovrebbe avvenire l'incontro individuale (ad esempio settimanale, quindicinale o mensile) e quanto dovrebbe durare l'appuntamento?
- In quale giorno della settimana e a che ora dovrebbe avvenire l'appuntamento?
- Quali sono le aspettative del diretto interessato per il primo incontro individuale?
- Quando avrà luogo il primo incontro individuale?
Dopo il colloquio, puoi anche inviare un'e-mail di invito al tuo dipendente per il primo incontro individuale. In questo modo, il dipendente potrà leggere per iscritto tutto ciò che c'è da sapere sull'incontro individuale. Ecco un articolo con alcuni esempi: 5 modelli ed esempi di email di invito per incontri individuali.
A proposito, ho anche realizzato un video su YouTube in cui presento i risultati della mia piccola ricerca: Ho chiesto a 100 manager, nel corso di interviste qualitative, perché fanno riunioni one-to-one – non esitare a dare un'occhiata.
Suggerimento 2 per il primo incontro individuale con i nuovi dipendenti: Preparare e creare il contesto
Il primo incontro individuale definisce il tono di tutti i successivi incontri individuali o colloqui di valutazione. In qualità di manager, è quindi importante essere ben preparati al primo incontro individuale o al primo colloquio di valutazione.
Nel primo incontro 1:1, il manager dovrebbe iniziare a ribadire sia le aspettative che i vantaggi per il dipendente, in modo da creare un quadro di riferimento:
- Aspettative del dipendente:
- Comunicazione aperta: Il dipendente deve essere pronto a parlare onestamente di sfide, successi e feedback.
- Preparato attivo: Il dipendente deve prepararsi alla discussione portando con sé argomenti, domande o dubbi.
- Co-design proattivo: L'incontro 1:1 o il colloquio di valutazione è uno spazio condiviso per discutere di idee, obiettivi o problemi. Spetta al dipendente utilizzare attivamente questo spazio.
- Responsabilità per lo sviluppo personale: Il dipendente deve anche considerare l'incontro 1:1 come un'opportunità per assumersi la responsabilità del proprio sviluppo, chiedendo un feedback e definendo gli obiettivi.
- Vantaggi per il dipendente:
- Supporto personalizzato: I dipendenti hanno a disposizione una piattaforma chiara per discutere delle loro esigenze, sfide e obiettivi con il proprio manager.
- Sviluppo della carriera: I colloqui offrono l'opportunità di pianificare lo sviluppo professionale e di ricevere un supporto mirato.
- Chiarezza e feedback: I dipendenti ricevono regolarmente feedback sul proprio lavoro e indicazioni sulle aspettative.
- Miglioramento della cooperazione: Una comunicazione regolare crea una maggiore comprensione e fiducia tra dipendenti e manager.
- Soluzioni ai problemi: Le preoccupazioni o gli ostacoli possono essere discussi e risolti in una fase iniziale in un ambiente riservato.
Solo quando queste condizioni generali sono chiare e tutte le domande del dipendente sul formato 1 a 1 sono state chiarite, puoi iniziare con l'agenda vera e propria.
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
Suggerimento 3 per il primo colloquio di valutazione con i nuovi dipendenti: L'agenda (incl. agenda campione)
L'ordine del giorno delle riunioni 1 a 1 o delle valutazioni dei dipendenti è spesso molto costante. Tuttavia, oltre ai punti ricorrenti dell'ordine del giorno, dovresti sempre lasciare spazio a singoli argomenti e discostarti dal formato abituale.
L'ordine del giorno del primo incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione può essere, ad esempio, il seguente:
- Introduzione – Aspettative e vantaggi dell'1-1 (soprattutto per il primo colloquio di valutazione)
- Progress: a cosa stai lavorando?
- Blocchi e sfide: Quali sono i blocchi o le sfide con cui ti scontri?
- Obiettivi per la prossima settimana
- Altri punti da parte del dipendente (ad esempio, feedback o idee)
- Altri punti da parte del manager (ad esempio, feedback o scambio personale sugli aggiornamenti dell'azienda)
Gli ultimi due punti del modello sono importanti come punto di riferimento per tutti gli argomenti che non si adattano a quelli precedenti. In questo modo si assicura che il dipendente sappia sempre dove può proporre i propri argomenti. Se non ci sono "ulteriori punti", puoi semplicemente saltare questa parte della riunione.
Una versione leggermente più dettagliata di questo modello si trova nel nostro strumento per gli incontri 1 a 1 1 Echometer. Vedi sotto per le domande. Come puoi vedere in fondo al modello, con il nostro strumento è possibile fare anche delle brevi domande di verifica dello stato di salute: in altre parole, dei sondaggi che puoi utilizzare per misurare la soddisfazione nel tempo, ad esempio. Dai un'occhiata, clicca sul pulsante qui sotto e provalo senza effettuare il login:
Check-in
- Come ti senti finora nel tuo nuovo ambiente?
🔍 Argomenti del manager: revisione
- Com'è stato il processo di onboarding per te? C'è qualcosa su cui vorresti avere maggiore chiarezza?
- Ci sono strumenti, risorse o supporto di cui hai bisogno?
🛠️ Argomenti del manager: ruolo e compiti
- Come ti senti rispetto al tuo ruolo e alle tue responsabilità?
- Ci sono sfide o preoccupazioni immediate che vorresti discutere?
📅 Argomenti del manager: routine one-to-one e passi successivi
- Con quale frequenza pensi che dovremmo organizzare incontri individuali?
- Cosa ti aspetti dai nostri incontri regolari individuali?
- Come posso aiutarti meglio mentre continui a familiarizzare?
Conclusione
- Ancora una volta: Benvenuto in [la nostra organizzazione].
- Cos'altro devo chiedere in questi primi incontri individuali?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
Naturalmente, l'ordine del giorno dell'incontro individuale può essere continuamente adattato insieme al diretto interessato. Tuttavia, dovresti evitare di rendere l'agenda troppo complicata per il primo incontro individuale o per il primo colloquio di valutazione. È consigliabile iniziare in modo semplice e poi adattare e personalizzare continuamente l'agenda in base all'esperienza pratica.
Se sei interessato a modelli più dettagliati per varie riunioni individuali (ad esempio settimanali, annuali, 1-1 con dipendenti difficili...), dai un'occhiata all'articolo corrispondente: 15 modelli di riunione 1-1 da modificare (gratis).
Suggerimento 4 per il primo incontro 1 a 1 con i nuovi dipendenti: Appunti condivisi / strumento 1-to-1
Per esperienza personale, posso dire che è sempre poco impegnativo e poco professionale tenere una riunione senza appunti scritti. Senza appunti, si dimentica rapidamente ciò che si è discusso l'ultima volta in un incontro individuale.
Per evitare questo problema fin dall'inizio, ti consiglio di definire dove vuoi registrare i punti all'ordine del giorno e le note per l'incontro individuale già all'inizio del primo colloquio 1-to-1 o di valutazione. La cosa migliore è utilizzare uno strumento che consenta di prendere appunti in modo collaborativo e che sia possibile visualizzare e modificare allo stesso tempo.
L'utilizzo di uno strumento 1:1 rende più facile la formulazione diretta e il monitoraggio delle misure insieme. In particolare, vorrei citare il nostro software per le riunioni 1-1 Echometer. Ti aiuta a rendere le riunioni 1-1 più efficienti in termini di tempo, divertenti e produttive. Puoi trovare maggiori informazioni su questo sito web. In alternativa, puoi anche utilizzare il seguente modello di riunione 1-1 per iniziare a utilizzare lo strumento:
Niente chiacchiere, niente pause imbarazzanti. Questo modello 1:1 funziona sempre.
- Di quale risultato è orgoglioso e forse non l'ho notato?
- Quale piccolo cambiamento migliorerebbe immediatamente il vostro lavoro?
- A cosa vorreste dedicare più tempo al lavoro?
...
Oltre alle note condivise, puoi ovviamente scrivere anche note private che non vengono condivise con il dipendente. Tuttavia, la maggior parte degli strumenti per le riunioni 1:1 o per le valutazioni dei dipendenti offre anche una funzione integrata per questo.
Suggerimento 5 per il primo incontro individuale con i nuovi dipendenti: Coinvolgi attivamente i dipendenti
Già durante il primo incontro individuale dovrebbe essere chiaro che il feedback del tuo dipendente è importante per te come manager.
Per sottolineare ancora una volta questo aspetto, dovresti chiedere al tuo dipendente un feedback al termine del primo incontro individuale. Ad esempio:
- Ti vengono in mente altri modi in cui potremmo organizzare i nostri incontri individuali per renderli ancora più piacevoli per te?
- Dovremmo fissare un promemoria per due mesi a partire da adesso e poi riflettere insieme se il formato one-to-one funziona per noi in termini di frequenza, durata degli incontri e agenda?
- Su cosa pensi che dovremmo concentrarci per i prossimi incontri 1-1 o per le valutazioni dei dipendenti?
A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software.
Esistono alcune situazioni particolari in cui è possibile organizzare incontri one-to-one. Gli esempi fatti finora presuppongono che tu stia introducendo l'1 a 1 o le valutazioni dei dipendenti nel tuo team esistente con i tuoi diretti collaboratori. Ma cosa succede quando un nuovo dipendente si unisce a un team esistente? O come puoi comportarti come manager se sei l'unica persona nuova, ma gli altri si conoscono già? Vorrei parlare di questo argomento.
Il primo colloquio di valutazione con un nuovo membro del team in un team esistente
Quando un nuovo diretto entra a far parte del team, ci sono alcune cose da tenere in considerazione durante il tuo primo incontro individuale in qualità di leader del team, per riuscire a coinvolgere il membro del team.
Ecco i 3 consigli più importanti:
Suggerimento 1 per il primo incontro individuale con un nuovo membro del team: chiarire ruolo e aspettative
Per una collaborazione di successo, è importante che il nuovo diretto interessato capisca esattamente quali sono le aspettative.
Pertanto, nel primo incontro 1-1 o nel colloquio di valutazione, rispondi alla seguente domanda: quale sarà esattamente il ruolo del nuovo dipendente nel team?
Suggerimento 2 per il primo incontro 1 a 1 o per il colloquio di valutazione con un nuovo membro del team: spiegare il team e la cultura
Come nuovo membro del team, devi familiarizzare con le strutture esistenti. In qualità di manager, hai una buona visione d'insieme del funzionamento del team. Quindi aiuta il nuovo dipendente nel primo colloquio 1-to-1 o di valutazione a capire meglio chi lavora su cosa nel team e quali sono i canali di comunicazione e le routine tipiche.
Anche la cultura di squadra è un fattore importante. Usa il nuovo Rapporto Diretto per condividere ciò che apprezzate come team quando lavorate insieme. Forse ci sono anche alcuni accordi di lavoro che potete discutere (per saperne di più: Accordi di lavoro: 10 esempi e modelli).
Offri inoltre al nuovo membro del team il supporto necessario per creare una rete di contatti con gli altri membri del team e invitarli a partecipare a riunioni comuni. Naturalmente, ha senso anche offrire di organizzare un "mentore" al di fuori del tuo team.
Consiglio 3 per il primo incontro 1 a 1 con un nuovo membro del team: lascia spazio alle domande
In qualità di manager, sei responsabile del successo dell'inserimento del nuovo diretto collaboratore. Durante il primo incontro individuale con il nuovo membro del team, crea uno spazio sufficiente per le domande e offri supporto:
- Di cosa hai bisogno per la tua familiarizzazione?
- Qual è la prossima pietra miliare più importante per la tua induzione?
- Quando vorresti poter dire di aver completato il tuo programma di inserimento?
- Quando dovremmo rivedere insieme lo stato della tua induzione?
È meglio registrare le domande e le risposte del nuovo membro del team negli appunti dell'incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione. In questo modo potrai farvi riferimento in seguito.
👋 Benvenuto
- Come è andata la tua giornata finora?
🌟 Revisione dell'onboarding: Aspetti positivi
- Come è stato il tuo inizio finora?
- C'è qualcosa che ti è piaciuto particolarmente?
- Cosa dobbiamo assolutamente continuare a fare?
🔧 Revisione dell'onboarding: Potenziale di miglioramento
- Quanto ti sei sentito accolto finora e perché?
- Come possiamo migliorare il processo di inserimento dei nuovi dipendenti?
- In quali ambiti hai ricevuto più domande negli ultimi giorni? Come hai risposto a queste domande?
📈 Revisione dell'onboarding: I prossimi passi
- Quali obiettivi vorresti raggiungere nelle prossime settimane?
- Ci sono aree in cui hai bisogno di ulteriori informazioni o risorse?
🔚 Conclusione
- Ancora una volta: Benvenuto in [la nostra organizzazione].
- Apprezziamo la tua disponibilità a sostenerci nel migliorare i nostri processi.
- Cos'altro dovremmo chiedere in questi colloqui di onboarding?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
I primi incontri individuali in qualità di manager in un team completamente nuovo
Se sei nuovo in un team esistente come manager, le riunioni one-to-one sono un buon modo per costruire un rapporto personale con tutti i membri del team e conoscere i loro diversi punti di forza e prospettive.
Ho alcuni consigli speciali da darti in questa situazione:
Suggerimento 1 per i manager dei nuovi team: usa i primi incontri one-to-one per costruire prima la relazione
La base più importante per una collaborazione di successo è un rapporto di fiducia. Pertanto, usa i primi incontri individuali soprattutto per conoscere i nuovi membri del team.
Usa domande come:
- Cosa ti ha portato a questo ruolo?
- Cosa ti piace particolarmente del tuo lavoro, cosa ti motiva?
- Cosa fai al di fuori del lavoro? (È meglio porre questa domanda solo dopo aver condiviso qualcosa sui tuoi hobby privati).
- Che cosa è particolarmente importante per te in un manager e nel lavoro di squadra?
Assicurati di condividere anche dettagli personali su di te. Dopo tutto, la costruzione di una relazione non è una strada a senso unico.
Fai un favore a te stesso e non saltare questo passaggio. Credimi, il tempo necessario per costruire una relazione è ben investito.
Suggerimento 2 per i manager dei nuovi team: affrontare i punti di forza e di debolezza
Anche se all'inizio tutto sembra roseo, a un certo punto diventerà chiaro che il tuo team ha punti di forza e di debolezza – proprio come te come manager.
È importante saper affrontare apertamente gli errori e le debolezze del team. Come manager, devi dare il buon esempio.
Una volta che avrai dimostrato di saper parlare apertamente dei tuoi errori e delle tue debolezze, sarà molto più facile parlare di errori con i colleghi e il team.
Ripeti più volte quanto sia importante per te una cultura dell'errore aperta e dai il buon esempio condividendo i tuoi errori o i tuoi comportamenti e le situazioni in cui sei stato insoddisfatto di te stesso.
Abbiamo anche un modello per questa situazione nel nostro strumento, non esitare a provarlo.
Benvenuto e introduzione
- Parla brevemente di te (background, stile di gestione)
- Scopo dell'incontro: conoscersi e pianificare la collaborazione
Conoscersi personalmente
- Qual è il tuo ruolo con noi
- Cosa ti motiva nel tuo lavoro?
- C'è qualcosa che ti piace fare al di fuori del lavoro?
Punti di forza e sfide
- Dove vedi i tuoi maggiori punti di forza?
- Quali sfide devi affrontare attualmente nel tuo lavoro?
- Dove vorresti svilupparti ulteriormente?
Cooperazione e squadra
- Cosa sta andando bene nel team? Dove c'è un potenziale di miglioramento?
Conclusioni e passi successivi
- Riassumi i punti più importanti
- Determinare la regolarità degli incontri 1:1
- Segnalazione di ringraziamento e porta aperta
Controllo dell'umore (sondaggio)
- "Sono felice del mio ruolo attuale."
- "Il mio attuale lavoro mi permette di crescere personalmente e di imparare nuove abilità. #Crescita"
- "Ricevo riconoscimenti o elogi per un buon lavoro. #Feedback"
Ecco come appaiono queste indagini in Echometer:
Suggerimento 3 per i manager dei nuovi team: Integrità nei conflitti
Quando sorgono conflitti all'interno dei team, le discussioni individuali ti danno la possibilità di conoscere i diversi punti di vista dei membri del team. Tuttavia, devi sempre rimanere obiettivo e neutrale. Non prendere mai le parti di una persona nei colloqui individuali o di valutazione, ma chiarisci che il tuo obiettivo è quello di trovare una soluzione obiettiva e ragionevole.
Se c'è un conflitto tra Peter e Sabine in un incontro 1 a 1, non devi trovarti d'accordo con i singoli.
Prima o poi, questa contraddizione verrà smascherata e la tua integrità come manager sarà messa in discussione. Nel peggiore dei casi, perderai la fiducia del tuo team.
Quindi: rimani sempre neutrale, anche negli incontri 1 a 1 o nei colloqui di valutazione.
Il modo migliore per affrontare i conflitti all'interno del team: parlane con tutti gli interessati (ad esempio nella retrospettiva del team) e non nelle riunioni 1-a-1.
Pronti per il primo incontro individuale o il primo colloquio di valutazione con il tuo nuovo diretto superiore
Il solo fatto che tu abbia letto questo articolo dimostra che per te è importante svolgere bene il tuo ruolo di manager. I tuoi dipendenti possono essere grati di avere incontri one-to-one con te! 😊
Se vuoi un modo semplice per migliorare le tue riunioni 1-1, ti consiglio di provare gratuitamente lo strumento Echometer, ad esempio utilizzando il modello qui sotto:
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
