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Réunions en tête-à-tête avec les collaborateurs directs
Dans le monde du travail actuel, une communication efficace entre les dirigeants et leurs collaborateurs directs est essentielle. Les réunions One on One sont devenues un outil indispensable pour promouvoir cette communication et augmenter l'engagement des collaborateurs. Dans cet article, nous te présentons un guide complet qui te permet de découvrir les bases d'une bonne gestion des réunions individuelles. Tu y trouveras tout, de la compréhension du sujet à la mise en œuvre de stratégies efficaces en utilisant des modèles d'entretien sur mesure dans Word et Doc.
Modèle de réunion One on One (Word & Doc)
Comprendre les réunions en tête-à-tête💡
Car ce n'est qu'avec la bonne intention que ces conversations produisent leur plein effet.
Qu'est-ce qu'un One-on-One ?
La réunion doit créer du temps pour mener des discussions sur les défis, les objectifs et le développement professionnel de l'employé. De nombreuses entreprises utilisent pour cela un modèle standardisé One-on-One (disponible aux formats Word et Doc) afin de garantir la cohérence et l'efficacité de ces réunions.
Signification et but des One-on-Ones
Les entretiens individuels ont plusieurs objectifs. Ce sont
- Construire la confiance et entretenir la relation entre le manager et l'employé
- Un feedback régulier
- Exprimer ses doutes et ses inquiétudes
- Aligner les objectifs individuels avec les objectifs de l'entreprise
- Encourager la croissance et le développement des employés
- Fidélisation efficace des employés
Un modèle d'entretien d'évaluation vraiment bien structuré inclut tous ces points dans un seul modèle.
Relation manager-employé
Comme mentionné dans le premier point, les entretiens individuels jouent un rôle crucial dans le renforcement de la relation entre le manager et l'employé. Ils créent un espace sûr pour un dialogue ouvert et aident à faire tomber les barrières hiérarchiques et à promouvoir une culture de la transparence.
J'aimerais insister sur ce point, car la relation manager-employé est la base de la réussite des entretiens individuels. Si la relation entre l'employé et son manager est bancale, les entretiens individuels peuvent perdre leur efficacité.
C'est précisément pour cette raison que chez Echometer, nous avons parlé à de nombreux managers et chefs d'équipe et que nous avons constaté qu'il existe des problèmes récurrents lorsqu'il s'agit de la relation avec les employés.
L'un de ces problèmes est que les employés ne s'ouvrent pas à leurs supérieurs lors des entretiens individuels. Au total, nous avons identifié six de ces problèmes. Nous les aborderons plus tard dans cet article, afin que les réunions one-on-one puissent vraiment être efficaces.
Modèle de réunion One on One (Word & Doc)
Comment structurer des réunions one-on-one💡
Une réunion efficace en tête-à-tête suit généralement cette structure. Il est facile d'y intégrer n'importe quel modèle de question :
- Check-in (Icebreaker) pour établir un flux de conversation (5 minutes)
- Sujets de conversation que l'employé apporte (10-20 minutes)
- Feedback et sujets de conversation du supérieur (10-15 minutes)
- Définir des objectifs et en déduire des actions concrètes (5-10 minutes)
- Résumé de la réunion (5 minutes)
De nombreux dirigeants trouvent utile d'utiliser un modèle gratuit d'entretien individuel au format Word ou Doc pour s'assurer qu'ils prennent en compte tous les points nécessaires à une réunion one-on-one efficace.
Le premier entretien individuel avec un employé
Il y a toujours une première fois, et c'est aussi le cas pour les entretiens individuels. Il est important de noter que le premier one-on-one est structuré un peu différemment des réunions régulières suivantes.
Définir les bonnes attentes
Utilise la première réunion en tête-à-tête avec ton collaborateur pour :
- Clarifier les rôles et les responsabilités
- Discuter des préférences de communication
- Définir le ton des futurs entretiens individuels
- Définir des objectifs et des indicateurs de performance
Les meilleures questions pour une première réunion en tête-à-tête
- Quels sont tes objectifs de carrière à court et à long terme ?
- Comment préfères-tu recevoir un feedback ? (Ici, un test de personnalité peut t'aider : L'employé est-il abstrait vs. concret / stratégique vs. tactique) ?
- Qu'est-ce qui te motive dans ton travail ?
- Quels sont les défis auxquels tu dois faire face en ce moment ?
- Comment puis-je te soutenir au mieux dans ton rôle ?
Inclus ces questions dans ton modèle Word / Doc pour les entretiens d'évaluation afin de pouvoir les consulter facilement. Tu peux également télécharger gratuitement notre modèle plus loin dans cet article.
Modèle de réunion One on One (Word & Doc)
Réunions régulières en tête-à-tête
Après avoir organisé une première réunion one-on-one avec un collaborateur direct et défini un cadre, il est maintenant temps de planifier des one-on-one réguliers.
À quelle fréquence les réunions one-on-one doivent-elles avoir lieu ?
La fréquence des One-on-One peut varier. L'important est qu'ils aient lieu régulièrement. Les enquêtes menées auprès des cadres ont révélé que 94% de tous les managers ont des One-on-Ones, dont environ 49% sur une base hebdomadaire. Les One-on-Ones bihebdomadaires sont également un rythme classique. Pour savoir si les entretiens individuels hebdomadaires ou bihebdomadaires sont idéaux pour ton cas, tu peux te poser les questions suivantes :
- Quelle est la taille de ton équipe ?
- Quelle est la complexité du projet actuel ?
- Qu'est-ce qui correspond aux besoins personnels de tes employés ?
En principe :
One-on-one hebdomadaire : Idéal pour les environnements à évolution rapide ou pour travailler sur des projets centralisés.
One-on-one toutes les deux semaines : Convient aux équipes plus établies ou lorsque des discussions plus approfondies sont nécessaires.
Quels sont les sujets qui devraient être abordés dans un One-on-One (exemples) ?
Progrès des objectifs et des projets
- "Comment se déroule le projet client XY ? Où en es-tu actuellement par rapport au calendrier ?"
- "Quelles sont les étapes que tu as franchies depuis notre dernière conversation ?"
Défis et obstacles
- "Y a-t-il des problèmes techniques qui te gênent actuellement dans la mise en œuvre du nouveau logiciel ?"
- "De quelles ressources ou de quel soutien as-tu besoin pour préparer au mieux la présentation à venir ?"
Feedback (dans les deux sens)
- "Comment as-tu trouvé le feedback sur ton dernier rapport de projet ? Était-il utile et constructif ?"
- "Y a-t-il quelque chose dans mon style de leadership que je pourrais améliorer pour mieux te soutenir ?"
Développement de carrière
- "Quelles compétences souhaites-tu développer au cours des six prochains mois pour atteindre tes objectifs de carrière ?"
- "Es-tu intéressé par le programme de formation continue à venir ? Comment cela pourrait-il favoriser ton développement professionnel ?"
Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- "A quel point es-tu satisfait de ton équilibre actuel entre vie professionnelle et vie privée ? Y a-t-il des domaines qui pourraient être améliorés ?"
- "Te sens-tu soutenu par les horaires de travail flexibles ? Comment cela affecte-t-il ta vie privée ?"
Dynamique d'équipe
- "Comment vis-tu la collaboration au sein de l'équipe depuis la restructuration ? Y a-t-il des changements positifs ou négatifs ?"
- "Quelles sont tes idées pour améliorer la communication entre les départements ?"
Modèle gratuit One-on-One pour Word et Docs
Pour t'aider, nous avons créé un modèle de réunion One-on-One gratuit, compatible avec Word et Docs.
Attention : le modèle pour Docs et Word est en anglais et peut avoir besoin d'être adapté à ton objectif. Il faut le traduire. Pour cela, tu peux utiliser par exemple DeepL..
Tu peux utiliser le modèle Word & Doc de la manière suivante :
- Ouvre le document dans Google Docs en cliquant sur le bouton (ici, tu ne peux pas le modifier).
- Clique en haut à gauche sur "Fichier" -> "Télécharger" -> "Microsoft Word (.docx)".
- Tu peux maintenant importer le document téléchargé dans ton Word ou Google Docs et le modifier comme tu le souhaites.
Tu peux également télécharger le modèle Word (.docx) One-on-One directement ici :
Modèle de réunion One on One (Word & Doc)
Un sur un : Défis et solutions💡
Comme nous l'avons déjà mentionné, il existe six problèmes courants dans la gestion des personnes, que l'on peut surtout observer dans les réunions one-on-one. Il faut généralement quelques réunions pour pouvoir déterminer quel collaborateur est confronté à quel problème.
Ces six problèmes comprennent
- L'empathie envers les clients : "Mes employés ont du mal à comprendre la perspective du client et de l'entreprise".
- Établir des relations : "Mes collaborateurs ne s'ouvrent pas à moi dans les entretiens 1:1".
- Développement personnel : "Mes employés n'ont pas d'objectifs de développement intrinsèques".
- Performance individuelle : "Mes employés n'optimisent pas leurs boucles de feedback et leurs processus de travail".
- Les compétences douces : "Mes employés ont des difficultés à exprimer leurs doutes de manière respectueuse et productive" ou "Ils se sentent facilement attaqués lorsqu'ils sont critiqués".
- Responsabilité et participation au sein de l'équipe : "Mes collaborateurs ne prennent pas la responsabilité de l'objectif de notre équipe".
Stratégies pour faire face aux défis
La gestion de ces problèmes peut représenter un défi pour les team leads. Les causes peuvent être complexes, par exemple si un collaborateur a eu des expériences négatives avec l'ouverture dans le passé (peut-être même dans sa vie privée ou dans son enfance).
Pour aborder ces problèmes de manière efficace, tu devras peut-être modifier ton approche des entretiens individuels avec chaque collaborateur. Comme il s'agit d'un grand défi et que les modèles normaux pour ces réunions en tête-à-tête peuvent ne pas suffire, chez Echometer, nous avons développé des modèles spéciaux avec des psychologues et des experts en réunions agiles.
Echometer Templates et autres ressources
Comme nous avons déjà créé plus de 25 modèles qui adressent les problèmes mentionnés ci-dessus, je voudrais te présenter ici deux exemples :
Problème Exemple #1 :
"Mes employés n'ont pas d'objectifs de développement intrinsèques".
Même si les personnes peuvent ne pas avoir d'objectifs de développement spécifiques, il y a certainement des aspects de leur travail qui les intéressent plus que d'autres. Si tu considères le problème de cette manière, tu peux déduire des objectifs de développement à partir des intérêts qui motivent également l'employé. C'est ce que l'on appelle le "job crafting".
Modèle de réunion one-on-one : Job Crafting
Nous avons tous certains aspects de notre travail que nous aimons plus que d'autres. Normalement, il y a une certaine marge de manœuvre pour façonner nos rôles en fonction de nos préférences. Il est bon d'être conscient de ces préférences et de les communiquer afin d'être préparé lorsque des opportunités de job crafting se présentent. Questions pour un modèle de "Job Crafting" 1:1 :
Questions à réactions ouvertes
Quels sont les aspects de ton travail que tu aimes le plus ?
Quels sont les aspects de ton travail que tu aimes le moins ?
Si tu pouvais déléguer une de tes tâches à quelqu'un d'autre, laquelle serait-ce ?
Si tu pouvais ajouter une responsabilité ou un pouvoir de décision à ton rôle, lequel serait-ce ?
S'inscrire sur la liste d'attente
Notre outil de réunion One-on-One est en cours de développement. Si tu souhaites recevoir des informations lorsque celui-ci sera disponible, tu peux t'inscrire ici avec ton e-mail :
Problème Exemple #2 :
"Mes employés ont du mal à exprimer leurs doutes".
ou
"Ils se sentent facilement attaqués lorsqu'ils sont critiqués".
De ce problème fondamental découlent souvent de nombreux autres problèmes. Par exemple, il est souvent plus difficile pour ces personnes d'établir des limites claires, ce qui se répercute mal sur ces employés.
Pour cet exemple spécifique, nous avons créé un modèle appelé "Saying 'No'" que tu peux utiliser dans une conversation en tête-à-tête avec ton collaborateur :
Modèle de réunion en tête-à-tête : Saying 'No' (dire non)
Si quelqu'un a du mal à dire "non", il se peut qu'on lui confie de plus en plus de tâches, jusqu'à ce qu'il risque finalement de s'épuiser. Ce format aide les collaborateurs individuels à réfléchir à la manière de fixer des attentes raisonnables et de dire "non" lorsque c'est nécessaire.
Questions à réactions ouvertes
Réfléchir : Quelles sont les bonnes raisons de dire "non" quand quelqu'un te demande quelque chose ?
Collecter des exemples : Quand as-tu dit "non" la dernière fois que quelqu'un t'a demandé quelque chose ? Dans quelles situations aurais-tu aimé dire "non", mais tu ne l'as pas fait ?
Des outils : Quelles phrases ou questions peuvent être utiles lorsque quelqu'un veut que tu fasses quelque chose ?
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Modèle de réunion One on One (Word & Doc)
Conclusion – Modèles de réunions en tête-à-tête
Les one-on-one sont un outil efficace pour améliorer la communication, augmenter l'engagement des employés et améliorer les performances. En appliquant les stratégies décrites dans ce guide et en utilisant des modèles bien conçus pour les entretiens individuels, tu peux transformer ces entretiens en réunions dynamiques et productives qui profiteront à la fois à ton employé et à l'entreprise.
N'oublie pas que la clé du succès réside dans la constance, la préparation et un véritable engagement pour le développement des employés. Commence dès aujourd'hui à mettre en œuvre ces pratiques en utilisant notre modèle gratuit d'entretien individuel avec les employés et observe comment la productivité et la satisfaction de ton équipe s'envolent.
Ici, tu peux télécharger gratuitement le modèle One on One Word ou tester notre outil de réunion spécialement conçu :
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