Jour Fixe : des réunions d'équipe plus efficaces grâce à Retro Agenda

Pour la plupart des entreprises, les réunions d’équipe régulières hebdomadaires ou mensuelles sont depuis longtemps la norme. L’objectif de ces réunions régulières est de se mettre à jour mutuellement et de discuter ensemble des difficultés. Les solutions aux problèmes sont élaborées de sorte qu’à la fin de chaque réunion, tout le monde soit idéalement informé des derniers développements dans l’entreprise ou dans le domaine concerné.

Dans ma start-up aussi, nous organisons régulièrement des réunions d’équipe. Cependant, il a longtemps manqué un cadre concret (un ordre du jour ou un modèle) pour organiser et structurer ces réunions de manière efficace. Par conséquent, nous avons adopté une approche plutôt intuitive, en accordant trop de place à certains sujets et peu d’attention à d’autres points importants.

Mais ces défis ont radicalement changé lorsque j’ai découvert la méthode rétro – une approche utilisée avec succès par des entreprises leaders comme Spotify et d’autres grandes entreprises de technologie. Cette méthode est devenue depuis longtemps la norme dans de nombreuses entreprises de haut niveau et, combinée à un outil en ligne qui soutient l’ensemble du processus de réunion, elle m’a permis de réduire considérablement la durée des réunions d’équipe hebdomadaires tout en réalisant plus de choses que jamais auparavant.

Dans cet article, je veux justement présenter cette méthode et te guider à travers le déroulement d’une réunion afin que tu puisses appliquer directement le concept dans ton équipe.

L’un des principaux problèmes de nos réunions d’équipe initiales était le manque de préparation. Cependant, une préparation efficace ne signifie pas nécessairement passer des heures à planifier un ordre du jour ou à préparer des présentations PowerPoint. Avec la méthode Retro, il suffit que les participants prennent environ 5 à 10 minutes avant la réunion pour répondre à quelques questions de base. Les questions spécifiques peuvent varier, mais il existe des catalogues de questions éprouvées pour une grande variété de sujets. Dans le milieu rétro, ils sont connus sous le nom de modèles rétro :

Une fois que tu as répondu à ces questions, tu as créé une base solide pour la réunion d’équipe. Avec un outil comme Echometer, il suffit de choisir l’un des 50 modèles de questions et de l’envoyer par e-mail à tous les membres de l’équipe un jour avant la réunion. Ainsi, chacun peut répondre aux questions au moment qui lui convient.

Une fois que tous les membres de l’équipe ont répondu aux questions préparatoires, la réunion d’équipe proprement dite peut commencer. Afin d’impliquer tous les participants et d’encourager l’engagement pendant la réunion, il est recommandé d’utiliser les 5 premières minutes pour poser une question de départ. Cette question ne doit pas nécessairement être pertinente en termes de contenu ; il s’agit plutôt de faire en sorte que chaque participant soit actif et apporte sa contribution. Cela favorise une atmosphère ouverte et participative dès le début.

Voici un exemple d’une telle entrée en matière :

Après une entrée en matière réussie, nous nous consacrons aux réponses aux questions préparées. Il y a deux possibilités : Soit chaque membre de l’équipe présente ses propres réponses et ajoute un bref commentaire, soit l’animateur présente toutes les réponses si l’anonymat est souhaité. Cette approche peut être particulièrement utile lorsqu’il s’agit de sujets sensibles où les membres de l’équipe peuvent être réticents à parler ouvertement.

Ensuite, les soi-disant “Action Items” de la semaine dernière sont discutés. Les “actions” sont des tâches concrètes que les membres de l’équipe se sont engagés à réaliser lors de la réunion précédente. Par exemple, un élément d’action pourrait être “Révision de la page d’accueil”. On vérifie alors si les points d’action ont été réalisés avec succès. Si une tâche n’est pas terminée, la raison est analysée afin de décider si la tâche doit être poursuivie ou abandonnée. Par exemple, si la révision de la page d’accueil n’a pas été possible en raison des vacances de la personne autorisée à accéder à la page, la tâche sera poursuivie. Mais si l’on constate que la révision de la page d’accueil n’est pas nécessaire, l’élément d’action peut être rejeté.

Il est important de ne pas s’encombrer de trop de tâches, mais plutôt de définir des items d’action centraux et réalisables. La révision de ces items est une excellente occasion d’apprendre si et comment les objectifs fixés peuvent être atteints et ce qui pourrait être amélioré à l’avenir.

Cette étape est, à mon avis, le cœur de notre réunion d’équipe. Ici, chaque membre de l’équipe a la possibilité de voter pour décider quelles réponses et quels sujets doivent être discutés plus intensément dans toute l’équipe. Chacun reçoit un certain nombre de votes qu’il peut attribuer aux différentes réponses.
Cette méthode empêche que des discussions incontrôlées se développent. Au lieu de cela, nous nous concentrons sur les sujets considérés comme les plus pertinents par toute l’équipe.

Auparavant, notre équipe avait tendance à aborder divers sujets de manière aléatoire, ce qui rendait souvent nos réunions peu fructueuses. Depuis l’introduction de la méthode Rétro, cela a fondamentalement changé : nos discussions sont désormais plus structurées et ciblées - un véritable tournant ! Les réunions ne durent plus que la moitié du temps, mais sont au moins deux fois plus efficaces.

Une fois que les points les plus importants ont été classés par ordre de priorité, la discussion et l’analyse commencent en équipe. Nous brainstormons des solutions aux problèmes identifiés et développons des approches de solutions efficaces.

À partir de ces solutions, nous déduisons ensuite des mesures concrètes – nos “Action Items”, comme on les appelle.

Ce processus simple mais efficace nous permet d’aborder les sujets les plus importants lors de la réunion et de développer des solutions viables pour l’avenir.

À la fin de la réunion, nous réalisons un bref sondage dans lequel chaque membre de l’équipe peut évaluer sur une échelle de 1 à 10 à quel point le temps investi dans la réunion a été efficace et gratifiant.

Cette phase est l’occasion de discuter brièvement des évaluations soumises et d’en tirer des enseignements précieux pour les futures réunions. L’objectif est d’améliorer continuellement nos réunions d’équipe et de les rendre plus efficaces.

Suivre ce schéma montre à quel point le processus peut être fluide et instructif. La méthode Retro est plus qu’un simple outil pour des réunions d’équipe efficaces, c’est un moyen d’apprendre en permanence, de se développer en tant qu’équipe et de grandir ensemble.

L’introduction de la méthode Retro dans notre start-up a fondamentalement révolutionné nos réunions d’équipe. En structurant systématiquement et en se concentrant sur les sujets vraiment importants, nous avons amélioré la productivité et l’efficacité de nos réunions de manière spectaculaire.

Si tu souhaites toi aussi tirer le meilleur parti de tes réunions d’équipe, je te recommande d’essayer cette méthode. Le moyen le plus efficace est d’utiliser un outil spécialisé comme Echometer. Avec son aide, tu peux facilement comprendre le déroulement parfait de tes réunions et tu ne dois investir que 1 à 2 minutes dans la préparation. Cet outil te guide tout au long du processus et te permet de te concentrer pleinement sur le contenu et la participation active de ton équipe.

 

Essaye-le maintenant !