Démarrer l'essai

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Guide de modération

Si tu souhaites organiser ta première rétro, tu apprendras ici tout ce que tu dois savoir pour y parvenir – de la préparation à la réalisation et à la modération.

Table de matières

Si ce n'est pas déjà fait : Crée ton équipe

  • NoteSeuls les administrateurs de l'espace de travail peuvent créer des équipes –, donc si nécessaire, quelqu'un d'autre le fera pour toi ou vous le ferez ensemble. Si une tierce personne crée l'équipe pour toi, elle peut ensuite te nommer administrateur de l'équipe.

Lors de la création de ton équipe, tu peux choisir dans un premier temps un nom d'équipe et enregistrer les adresses e-mail des membres de l'équipe. Si tu veux ajouter de nouveaux membres d'équipe par la suite, c'est possible sans problème dans les paramètres.


Recommandation: Pour te familiariser avec les fonctionnalités, crée ta propre équipe de démonstration pour commencer via le "flux". Tu peux archiver cette équipe de démonstration plus tard, dans les paramètres de l'équipe..

Dans la barre de menu à gauche, tu peux créer une nouvelle équipe

Tu peux ensuite choisir un modèle pour ton bilan de santé de l'équipe. Ceux-ci dépendent du thème principal souhaité et du niveau de maturité de l'équipe. Les modèles font une présélection à partir de l'outil d'évaluation. Tu peux modifier cette présélection à tout moment.

Si tu ne veux pas utiliser de modèle, tu peux sauter cette étape en cliquant sur le bouton suivant.


Dans la dernière étape, tu peux choisir le intervalle prévu pour tes rétrospectives d'équipe. Cela te permettra, en tant que modérateur* ("administrateur de l'équipe"), de recevoir un e-mail de rappel lorsqu'il sera temps de préparer la prochaine rétro..

Choisis un modèle adapté à ton équipe

La préparation de ta première rétro

Le temps de préparation de ta première rétro dépend de la personnalisation que tu souhaites apporter aux thèmes. Nous te conseillons, la première fois environ 20 minutes Prendre le temps de te familiariser avec l'outil.

Demander un feedback à ton équipe

La préparation de la rétro commence par l'envoi d'un sondage à l'équipe. Le feedback de l'enquête sert de base à la rétro.

Le sondage dans Echometer te permet de le faire, obtenir un feedback de deux manières:

  1. Enquête liée à une rétrospective
  2. Enquête détachée d'une rétrospective

Sondages rétro

Pour te préparer à la prochaine Retro, tu as la possibilité d'envoyer un sondage à l'avance. 

Via la page d'équipe > "préparer la prochaine rétro". Tu peux préparer l'enquête individuellement sous l'option "Collecte d'informations". Lorsque tu composes ton enquête, tu as la possibilité de choisir parmi différents types de questions, appelées "items".


Items de l'échelle: Les membres de l'équipe donnent leur accord, de "pas du tout d'accord" à "tout à fait d'accord".

Exemple d'un item de l'échelle dans l'enquête
  • Questions ouvertes: Elles peuvent être ajoutées de manière groupée avec un modèle ou sélectionnées séparément.
Exemple de question ouverte dans l'enquête

  • Les objets de l'équipe sont basés sur les modèles d'équipe sélectionnés. Tu peux voir cette rotation dans l'outil d'items d'équipe et l'adapter comme tu le souhaites.

  • Les éléments de santé de l'espace de travail sont définis de manière centralisée par l'administrateur de l'espace de travail et sont interrogés et évalués par toute l'équipe.

Health Check rotation des items

Pour te faciliter la tâche, nous avons mis en place une logique de rotation pour les items de l'échelle. Ainsi, tu obtiendras automatiquement de nouveaux thèmes à chaque rétro, sans que tu aies à le faire toi-même à chaque fois.

La rotation n'est qu'une proposition. Avant chaque rétro, tu peux adapter, supprimer ou ajouter les objets proposés comme tu le souhaites. Pour ajuster la logique de la rotation, pour définir par exemple une autre priorité thématique, tu vas dans "Santé de l'équipe" > "Modifier la rotation".

Sondage d'équipe (indépendant des rétrospectives)

Les sondages d'équipe peuvent aussi être détachés d'une rétro. Pour préparer un tel sondage, tu vas dans ton équipe sur "Sondages" > "Créer un sondage". 

Si tu décides plus tard d'inclure les résultats dans une rétro, tu peux le faire. Les résultats de l'enquête peuvent être liés à une rétro.

Lancer des sondages

En cliquant sur "Collecter les réactions avec l'enquête" pour les enquêtes rétro ou sur "Continuer" pour les enquêtes indépendantes, la boîte de dialogue "Envoyer l'enquête" s'ouvre.

Ici, tu peux sélectionner/désélectionner des membres de l'équipe selon tes besoins. Une fois que tu as envoyé le sondage, il ne peut plus être modifié.

Les membres de l'équipe reçoivent automatiquement l'enquête par e-mail et peuvent ensuite y répondre de manière anonyme. Tant que l'enquête est en cours, ils peuvent également modifier leurs réponses ultérieurement.

Le dialogue pour envoyer l'enquête

Lien de l'enquête & nombre de réponses

Chaque membre de l'équipe peut voir le nombre de retours reçus jusqu'à présent sur la page de l'équipe.

Tu y trouveras également un lien vers l'enquête actuelle – qui peut être utilisé si un membre de l'équipe n'a pas reçu l'invitation ou l'a supprimée. Une fois que tu as consulté les résultats ou que tu as lancé la rétro, il n'est plus possible de donner ou de modifier des commentaires.

Lien de l'enquête et nombre de réponses sur la page de l'équipe

Préparer les tableaux blancs à l'avance pour la rétro

Déjà pendant la préparation de ta prochaine rétro, tu as la possibilité de créer des tableaux blancs et de les lier à la rétro.

Tableau blanc d'enregistrement

Pour le check-in, tu peux soit utiliser un tableau blanc de check-in généré de manière aléatoire, soit choisir une question prédéfinie dans notre pool de questions de check-in, soit créer toi-même une question de check-in. 

Pour modifier le check-in, va sur ta page d'équipe, clique sur "Prochaine rétro" puis sur "Check-in". Tu peux aussi utiliser un tableau blanc supplémentaire pour le check-in. Nous avons résumé pour toi les meilleurs formats de check-in rétro dans un article de blog.

Tableau blanc rétro

Si tu aimes utiliser les tableaux blancs, tu as toujours la possibilité d'accéder spontanément à nos modèles de tableaux blancs prédéfinis pendant Retro. Tu les trouveras dans le coin supérieur droit pendant la Retro. Si tu souhaites préparer ton propre tableau blanc, tu peux le faire pendant la préparation Retro sous "Tableaux blancs". Tu trouveras également ce modèle dans le coin supérieur droit.

Démarre la rétro

Sur la page de l'équipe, tu peux consulter les résultats et lancer la rétro. En démarrant la Retro, tous les membres de l'équipe reçoivent automatiquement une invitation à participer par e-mail et peuvent ainsi rejoindre la Retro (même sans inscription préalable).


Attention ! Une fois que tu as lancé ta rétro, il n'est plus possible de donner et de traiter des commentaires via le questionnaire.

Sur la page de l'équipe, tu peux voir les résultats et lancer la rétro.

La réalisation de ta première rétro

Les explications suivantes te guident pas à pas dans la rétro et contiennent des conseils pour la réaliser. Une rétro dure généralement entre 45 et 90 minutes en fonction du nombre de sujets. Plus d'infos sur la Durée d'une rétro tu trouveras sur notre blog.

L'écran d'accueil

Tu te trouves maintenant sur l'écran d'accueil de Retro. Il y a différentes choses que tu peux déjà voir et configurer ici.

En haut

  • Agenda – En haut de l'écran, tu peux voir l'agenda de Retro, qui te permet de savoir à tout moment où tu te trouves et quelle est la prochaine étape. Au début de chaque étape, tu dois expliquer brièvement à l'équipe ce dont vous allez parler dans cette étape.
  • Gestion du temps – L'heure actuelle s'affiche en haut à droite. Tu as également la possibilité de régler une minuterie afin de mieux contrôler ton emploi du temps. Clique simplement sur l'horloge et sélectionne l'heure souhaitée.

A droite

  • Réactions rapides – Pour assurer une bonne communication pendant la rétro sans interrompre les autres membres de l'équipe, il existe quelques "réactions rapides" qui te permettent d'indiquer que tu es d'accord ou en désaccord avec les commentaires des autres, ou que tu veux passer au sujet suivant ou dire quelque chose toi-même.
  • Aperçu des participants – Sous les réactions, tu peux voir avec le curseur de la souris sur ton avatar quels membres de l'équipe sont déjà en ligne (utile dans les rétros à distance, c'est-à-dire si des membres de l'équipe te rejoignent en ligne). Une fois que tout le monde est arrivé, la rétro peut être lancée en cliquant sur le bouton "vers le check-in".
  • Code QR – Grâce au code QR, les membres de ton équipe peuvent participer à la rétro avec des appareils mobiles, par exemple si tu fais une rétro hybride ou sur site. Le code QR permet également de participer en tant qu'invité (donc sans inscription).

Le check-in

L'objectif du check-in est d'impliquer tous les participants dès le début et de créer une atmosphère de discussion ouverte. Chaque membre de l'équipe répond à la question du check-in en 20 secondes maximum et passe ensuite la parole au membre suivant de l'équipe. 

En option, tu peux aussi effectuer le check-in par écrit sur le tableau blanc : Chaque membre de l'équipe peut créer un bloc-notes en double-cliquant sur le tableau blanc.

Une fois le check-in terminé, tu accèdes au point suivant de l'agenda en cliquant sur le bouton "Continuer" en bas.

Le check-in sert de point d'entrée dans la rétro.

Collecter des informations

Question ouverte dans la rétro

Dans cette étape, les résultats de l'enquête, qui ont été collectés à l'avance sont affichés et discutés. Les résultats des questions ouvertes sont affichés en premier, suivis des résultats des questions à l'échelle. En tant que modérateur*, tu peux cependant adapter cet ordre (avant la rétro) de manière flexible.

Pendant la rétro, tu peux continuer à donner des feedbacks. Tu peux les inscrire dans le champ prévu à cet effet, d'abord pour toi seul et ensuite les partager avec les autres participants.

Dans la rétro, il est possible de donner d'autres feedbacks. Tu peux les inscrire dans le champ prévu à cet effet, d'abord pour toi seul et ensuite les partager avec les autres participants.

Les résultats des questions à échelle sont affichés dans l'historique s'il y a plusieurs points de mesure. Les résultats de l'enquête actuelle sont affichés en vert et les résultats de la dernière rétro en gris. Grâce au curseur en haut, tu peux faire ressortir ton propre feedback. Bien entendu, il reste anonyme pour les autres membres de l'équipe.

Il est également possible d'ajouter des commentaires qui seront toujours visibles après la rétro.

Item de l'échelle dans la rétro
  • NoteDans cette étape, l'accent est mis sur la même compréhension des feedbacks. Essaie donc avant tout de clarifier les situations et les perceptions qui se cachent derrière les feedbacks. Il ne s'agit pas encore de se mettre d'accord sur les mesures à prendre – cela viendra plus tard.

Révision des mesures

Dans cette étape, toutes les actions qui ont été définies ou poursuivies lors de la dernière rétro sont discutées. Il est possible de décider si une mesure a été réalisée, si elle doit encore être conservée ou si elle doit être abandonnée (si la mesure n'a pas été efficace ou n'est plus utile entre-temps). Une fois cette étape terminée, la planification de nouvelles mesures commence.

Si tu réalises ta première rétro, cette étape est ignorée car aucune action antérieure n'a été définie.

Revue des actions ouvertes

Analyse et mesures

Vote en direct

Ici, tu détermines quels sont les sujets qui méritent d'être abordés en détail et éventuellement même d'être discutés sur un tableau blanc. Cela permet de s'assurer que des mesures sont prises pour les bons sujets.

En tant que modérateur(trice), tu détermines le nombre de votes par personne et tu peux voir combien de votes ont déjà été exprimés – il n'est pas nécessaire que tous les votes soient exprimés pour clore le vote. Une fois le vote en direct terminé, toutes les réponses sont classées en fonction du nombre de votes et il est facile de voir quels sujets sont considérés comme importants par l'équipe.

  • NoteRegroupe les sujets de même thème AVANT le vote. Une fois le vote lancé, le regroupement n'est plus possible.
  • Discute en particulier des sujets les plus votés. Demande ensuite à la ronde si quelqu'un d'autre veut absolument parler d'un autre sujet

Analyser sur le tableau blanc & en déduire les mesures à prendre

Selon tes besoins, tu peux soit prendre directement une mesure concernant un feedback, soit l'ouvrir sur un tableau blanc.

Les mesures peuvent être enregistrées directement en cliquant sur le bouton Mesures en bas à droite. Il est également possible de créer des mesures et de les lier à la carte de commentaires en utilisant le bouton Mesures (recommandé).

Lorsque tu formules des mesures, nous te recommandons de noter dans le titre la première étape concrète et dans les détails l'objectif plus large qu'elles poursuivent.

  • Titre = Première étapeUne idée à mettre en œuvre d'ici la prochaine rétro.
  • Détails = objectif ou problème à résoudre
  • Responsable = une personneTu peux aussi demander à quelqu'un de garder un œil sur le sujet et de le mettre à jour lors de la prochaine rétro. Même si plusieurs personnes sont responsables, nous recommandons de désigner une personne. Cette personne peut alors donner directement une mise à jour lors de la prochaine rétro.
Créer une mesure ou un tableau blanc pour un sujet

Check-out & clôture de la rétro

Pour finir, chaque participant a la possibilité d'évaluer brièvement la rétro de 0 à 10 en utilisant la question ROTI ("Return on Time Invest", c'est-à-dire "A quel point le temps a-t-il été bien investi ? Lorsque tous les votes ont été exprimés, le vote peut être fermé par le* modérateur*. Le résultat sera alors visible et tu pourras partager à tour de rôle ce qui s'est bien passé dans la rétro et ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois.

A la fin, tous les participants recevront un e-mail avec tous les résultats de la rétro. 

Si une mesure a été attribuée à une personne, elle reçoit également une notification à ce sujet par e-mail.

Le check-out pour clôturer la rétro

Évaluation

Archives rétro

Dans la sidebar de gauche, tu trouveras (ainsi que les membres de ton équipe) les archives des rétros. Tu peux y consulter les rétros passées, y compris les tableaux blancs. En plus des rétros, l'évolution du score ROTI est également représentée graphiquement.

Tableau de bord de l'équipe Health

Sur le tableau de bord de la santé de l'équipe, tu trouveras les résultats pour chaque item ainsi que la durée moyenne de la rétro.

Espace de travail Santé

Si tu réalises des rétros avec plusieurs équipes, tu peux configurer ce que l'on appelle des Workspace Health Items qui seront automatiquement demandés dans les sondages de toutes tes équipes. Tu peux ainsi saisir le développement inter-équipes au sein de ton organisation.

Enquêtes Workspace Health

Les items de santé de l'espace de travail sont listés dans l'outil de santé de l'espace de travail sous "Rotation des items". Ici, tu peux choisir quels items doivent être demandés dans toute l'équipe. Tu peux également définir une rotation pour les objets.

Si tu définis plus de deux items Workspace Health, ils tourneront pour que les sondages ne soient pas trop longs. Au fil du temps, le tableau de bord Workspace Health se remplit automatiquement.

Si tu ne réponds pas aux items sélectionnés dans la période de rotation, tu peux envoyer un sondage séparé le Pulse Check.

Tableau de bord de santé Workspace

Le tableau de bord Workspace Health te montre ensuite ce développement inter-équipes à travers les actions terminées, les retros et les items Workspace Health. Grâce à l'aperçu des résultats au fil du temps, tu peux rapidement saisir les tendances et les évolutions.

Feedback personnel

Tous les utilisateurs de Echometer peuvent générer un lien de feedback personnel. Pour obtenir un feedback personnel de la part de collègues ou de clients, il suffit de copier le lien et de le partager. Les personnes qui n'ont pas de compte Echometer peuvent également donner un feedback via les liens de feedback. Le feedback donné est en principe anonyme.

Le feedback déposé ne peut être consulté que par le destinataire en personne.

Le feedback personnel dans Echometer est indépendant des rétrospectives d'équipe et des sondages d'équipe.

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En guise d'introduction

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