3 ketterää menetelmää, jotka jokaisen johtajan tulisi tuntea (osa 3): Retrospectives
Kahdessa viimeisessä artikkelissa olemme antaneet sinulle seuraavat tiedot. Pre-Mortems ja Työhön liittyvä käsityö esitellään kaksi jännittävää menetelmää. Sarjan täydentämiseksi esittelemme teille tänään retrospektiivit (tai lyhyesti “retrot”) menetelmän, jolla on valtava potentiaali tiimien yhteistyön jatkuvaan parantamiseen - jos niitä käytetään oikein .
Retrospektiivit: Jatkuvan palautteen antamisen näyttämö
Jos tunnet jo retrot, on todennäköistä, että tulet ketterästä ohjelmistokehityksestä – eikö vain? ;-) Retrot ovat siellä jo laajalti käytössä (vaikka niissä on varmasti vielä parantamisen varaa, katso täällä). Ne toteutetaan jokaisen Scrum-sprintin jälkeen yhteistyön pohtimiseksi. Prosessin aikana kerätään lähestymistapoja siihen, miten seuraavassa Scrum Sprintissä voidaan tehdä entistäkin menestyksekkäämpää yhteistyötä.
Retrospektiivit ovat siis vaihe, jossa palaute pannaan pöydälle, jotta tiimityötä voidaan parantaa sen perusteella.
Miksi retrospektiivit ovat tärkeitä kaikille
Ennen kuin syntyy vaikutelma, että kaikki muut kuin ohjelmistokehittäjät voivat lopettaa lukemisen tähän: Haluamme tehdä selväksi, miksi retrot ovat merkityksellisiä kaikille, jotka haluavat jatkuvasti parantaa itseään ja tiimityötään.
Lähes kaikki jatkuvan parantamisen menetelmät perustuvat sykliin – ns. DMAIC-sykli. Näissä menetelmissä on joskus enemmän ja joskus vähemmän vaiheita. Ytimessä ovat kuitenkin aina mittaaminen, analysointi ja toteuttaminen:
- Mittaa, mitä haluat parantaa
- Analysoi, miten sitä voidaan parantaa
- Toteutetaan toimenpiteitä, jotta voidaan myöhemmin mitata uudelleen, onko toivottu vaikutus toteutunut.
Jos nämä vaiheet nyt suhteutetaan tiimiin, käy selväksi, miksi eläkkeet ovat niin tärkeitä: Ne ovat kehys, jonka avulla tiimit analysoivat havaintojaan ja päättelevät toimenpiteistä, joiden avulla ne voivat kehittyä jatkuvasti.
Varsinkin jos ryhmätyö nähdään jatkuvana parannusprosessina (CIP) tulkitaan, retro on siis tiimirutiinien pakollinen osa. Siksi mielestämme on harmi, että retrot ovat ketterän ympäristön ulkopuolella vielä niin usein koskematonta aluetta. Monet tiimit työskentelevät edelleen “palautteettomassa” tilassa, jossa heidän mielipiteitään ei kysytä. Näin yritykset menettävät mahdollisuuden hyödyntää tätä palautetta.
Usein hierarkkinen yrityskulttuuri merkitsee sitä, että parannusaloitteiden käsittely on projektipäälliköiden tai johtajien tehtävä. Työntekijät suhtautuvat tällöin passiivisesti ja valittavat keskenään. Tämä ei oikein voi olla johtajan hengen mukaista. Retrojen avulla tiimit voivat itseohjautuvasti ja ennakoivasti tehostaa prosesseja ja hankkeita – työntekijälähtöisen parannusprosessin avulla (johdon näkökulmasta kätevää).
Miten retrot toimivat?
Periaate on hyvin yksinkertainen: Perusmuodossaan retrospektiivin tiimikeskustelussa käsitellään pääasiassa kahta kysymystä “Mikä meni hyvin?” ja “Mikä ei mennyt niin hyvin?”. Nämä avoimet kysymykset antavat työntekijöille mahdollisuuden tuoda esiin kaikki asiat, jotka heille juolahtavat mieleen. Eikä heidän tarvitse täyttää tuntikausia kyselylomakkeita, kuten perinteisissä työntekijätutkimuksissa.
Ennen kuin aloitat kysymysten esittämisen, sinun on kuitenkin varmistettava, että ilmapiiri on avoin ja luottamuksellinen. Perusedellytyksenä tälle on muun muassa noudattaa Vegasin sääntö – kaikki, mistä retroissa puhutaan, pysyy retroissa. Yleensä retrosta otetaan pois vain tulokset eli päätetyt toimenpiteet.
Usein puhutaan 5 vaihetta taannehtiva tarkastelu, josta olemme tehneet lyhyen yhteenvedon seuraavassa tarkistuslistassa:
Echometer:ssä hyödynnämme tätä takautuvaa menetelmää. Seuraavilla menetelmillä “Pulssikyselyt” (eli lyhyet kyselyt) tallennamme tiimin mielialaa ajan mittaan ja käytämme tuloksia tiimin retroilun perustana. Tällä tavoin korvaamme klassiset työntekijäkyselyt ja käynnistämme samalla työntekijöiden aloitteesta tapahtuvan parannusprosessin. Tässä saat tietää, miten me teemme sen.
Keskeinen huolenaiheemme on käyttää ketterissä tiimeissä jo niin menestyksekkäästi sovellettuja retroja myös koko yrityksessä. Sillä riippumatta siitä, työskenteletkö ketterästi vai et, jatkuva palaute on menestyvien tiimien kulmakivi.
Toivomme, että tässä artikkelisarjassa esitellyt menetelmät auttavat Pre-mortem , Työhön liittyvä käsityö ja Retrospektiivit kuulostaa sinusta yhtä jännittävältä kuin meistä. Parasta on kokeilla kaikkia kolmea käytännössä ja muodostaa oma mielipiteesi! Konkreettisen työpajaehdotuksen erityisen tehokkaaseen retrospektiiviin löydät täältä täällä.
