3 vinkkiä ja mallia ketterien prosessien dokumentointiin

Jokainen jälkikäteisarviointi on dokumentoitava jossakin muodossa. Siksi annan sinulle mallin, jota käytän dokumentoidessani retrospektiivejä tiimini kanssa. Se osoittaa, miten dokumentoin asiat retrospektiivin aikana ja miten kirjaan retrospektiivin tulokset lopuksi, jotta voit käyttää sitä itsellesi myös tulevaisuudessa.

Ennen kuin keskustelemme siitä, miten dokumentoin retrospektiivini, haluan antaa sinulle lyhyen yleiskatsauksen siitä, miltä tyypillinen retro-agenda näyttää. Sen jälkeen voimme sukeltaa syvemmälle agendan yksittäisiin kohtiin ja katsoa, miten ne dokumentoidaan oikein. Jos haluat lisätietoja ihanteellisesta retro-agendan mallistani, lue tämä artikkeli: “ Helppokäyttöinen Sprint Retrospektiivinen Agenda-malli ”

Retron asialista:

1. retro checkin: Tässä kaikki tiimin jäsenet ravistellaan kerran ja kaikki otetaan kerran mukaan jälkitarkastukseen.

Toimintakohteiden tarkastelu: Toisessa vaiheessa kaikki edellisen sprintin toimintakohteet käydään läpi lyhyesti: valmis-jatketaan-hylätään.

3. tietojen kerääminen: Jos et ole vielä tehnyt niin, kaikki tiimin jäsenet voivat nyt vastata retrospektiivisiin kysymyksiin, joista voidaan keskustella myöhemmin. (Jos haluat tutustua yli 50+ retrospektiivimalliin, klikkaa tätä linkkiä).

4. analysoi ja luo toimintakohteita: Tutki nyt tarkemmin vastauksia kysymyksiin ja aseta ne tärkeysjärjestykseen. Tärkeimmille kysymyksille laaditaan yleensä toimintakohteita, joiden parissa työskennellään.

Kun olemme nähneet, mitkä ovat retrospektiivin tärkeimmät osatekijät, voimme nyt tarkastella, mitä on dokumentoitava ja miten.

1. retro-sisäänkirjautuminen: Check-in:in tarkoituksena on saada retrospektiivi käyntiin. Se ei kuitenkaan ole tärkeä retrospektiivin loppuosan kannalta. Tässä on yleensä ok käyttää vain yksinkertaista valkotaulua, Post-it-lappuja tai jopa jättää dokumentointi kokonaan pois. Check-in- tai jäänmurtajaideoita löydät tästä artikkelista: “ 21 luovaa retrospektiivistä tarkistusta, jotka rikkovat minkä tahansa jään ”.
Tällaiselta ilmoittautuminen voisi näyttää:

2. Toimintakohteiden tarkastelu: Tässä vaiheessa olet yleensä jo dokumentoinut asiaankuuluvat toimintakohdat edellisessä retrospektiivissä, joten voit tarkistaa ne nyt. Itse käytän tähän Echometer-ohjelmistoamme. Jos kuitenkin haluat tehdä tämän itse, suosittelen, että teet sen canban-kaistalla, jotta näet helposti toimien tilan.
Näistä kohdista on yleensä hyvä keskustella ja selvittää, onko esteitä ja voidaanko toimintakohta toteuttaa lyhyessä ajassa. Joskus on myös suositeltavaa hylätä toimintakohta. Toimintakohteista ei kannata pitää kiinni liikaa, jos uudet tiedot osoittavat, että niihin ei kannata sijoittaa enempää aikaa. Ole myös varovainen suuren tuotekannan kanssa. Vaikka se on suosittu mekanismi, jolla kohteita siirretään tulevaisuuteen, tuotetukikirja vie ketterän työskentelyn tehokkuuden.

3. kerää tietoja: Tavallisesti eri retrospektiiviset kysymykset järjestetään sarakkeisiin, joihin ryhmän jäsenet voivat liittää vastauksensa. Tämä tehdään yleensä post-it- tai vastaavalla tavalla.
Täältä saat hyvän yleiskuvan kaikista käsiteltävistä asioista.
Asiantuntijan vinkki: Pyydä kaikkia osallistujia toimittamaan vastauksensa retrospektiivisiin kysymyksiin muutama tunti ennen retrospektiivin alkua. Näin osallistujat ovat harkitsevampia ja avoimempia näkemyksistään.
Echometer:n avulla voit lähettää yksinkertaisen kyselyn kaikille osallistujille hiiren napsautuksella ennen retrospektiivin alkua.

4. arvioi + luo toimintakohteita: Viimeisessä vaiheessa kannattaa jättää taululle vain ne post-itit, joista todella haluat puhua tarkemmin. Voit selvittää, mitkä post-itit ovat kyseessä, antamalla kaikille osallistujille muutaman valintaäänen, jotka he voivat antaa post-itille.
Kun keskustelet yksittäisistä kohdista tarkemmin, voit jopa avata uuden valkotaulun muistiinpanojen tekemistä varten tai saadaksesi paremman rakenteen keskusteltaville asioille. Kun olet löytänyt yhteisen pohjan ja luonut tärkeimmistä retro-kohdistasi toimintaohjeita, on tärkeää, että säilytät ne myöhempää käyttöä varten, jotta voit tarkistaa ne tulevassa retrospektiivissä kuten kohdassa “Vaihe 2 - Toimintaohjeiden tarkistus”.

Retrotulosten dokumentointi on tärkeä osa ketterää prosessia. Se auttaa tiimejä seuraamaan edistymistään, tunnistamaan parannusalueita ja varmistamaan, että toimia seurataan. Yksi työkalu, joka voi auttaa tässä, on Echometer.

Echometer tarjoaa useita ominaisuuksia, jotka voivat auttaa tiimejä dokumentoimaan retrotuloksiaan. Yksi näistä on Retro arkistojonka avulla tiimit voivat tallentaa ja hakea aiempia retrospektiivejä. Tämä voi olla hyödyllistä, kun seurataan edistymistä ajan mittaan ja tunnistetaan malleja tai toistuvia ongelmia.

Toinen hyödyllinen toiminto on Terveystarkastuksen kojelaudat. Nämä mittaristot antavat tiimeille yleiskuvan niiden suorituskyvystä ja voivat auttaa tunnistamaan parannuskohteet. Joukkueet voivat seurata edistymistään ja varmistaa, että ne saavuttavat tavoitteensa.

Lopuksi Echometer tarjoaa myös Toimintakohteiden seurantajoita tiimit voivat käyttää retrospektiivien tuloksena syntyneiden toimien seurantaan. Näin voidaan varmistaa, että näitä kohtia seurataan ja että edistystä tapahtuu.

Kaiken kaikkiaan Echometer tarjoaa tiimeille erilaisia työkaluja, joiden avulla ne voivat dokumentoida retrospektiiviensä tulokset ja seurata edistymistään.
Jos olet kiinnostunut parantamaan dokumentointiasi, sinun kannattaa ehdottomasti kokeilla sitä! 😊