Johtajille: Interaktiivinen 1:1-kokouslomake (ilmainen PDF)

Huippuravintolassa kokki ei luota sattumaan. Jokainen ruokalaji valmistetaan täydellisesti, ainesosat koordinoidaan ja prosessit optimoidaan. Sama pätee myös kahdenkeskisissä tapaamisissa: Hyvin jäsennellyllä lomakkeella varmistat, että jokainen keskustelu pääsee täyteen – arvoonsa eikä vaikuta hätäisesti kootulta ruokalajilta. Näetkö itsesi huippujohtajana? 

Jos näin on, työntekijöiden kanssa käydyt keskustelut ansaitsevat esimiehenä päiväkirjamerkinnän – ne ovat täynnä oivalluksia, kehitystä ja aha-hetkiä. Mutta ilman dokumentointia yksityiskohdat katoavat. Sama pätee myös tässä: Hyvin mietitty 1:1-lomake auttaa tunnistamaan malleja, tekemään edistymisestä näkyvää ja saamaan jokaisesta keskustelusta todellista lisäarvoa.

Olipa kyseessä henkilökohtainen, digitaalinen tai virtuaalinen kahdenkeskinen kokous, 1-to-1-kokoukset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehittymiselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä. Ja tässä artikkelissa annan sinulle hyvän, yksinkertaisen lomakkeen, jota voit käyttää viikoittaisissa, kahden viikon välein tai kuukausittain järjestettävissä kahdenkeskisissä tapaamisissa hyvien keskustelujen käymiseksi.

Ensinnäkin: Jos olet vielä epävarma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Harvard Business Review -lehden mukaan lähes puolet suorista raportoijista arvioi, että heidän kahdenkeskiset keskustelunsa esimiehensä kanssa eivät ole optimaalisia.

Und, kuulutko sinä siihen? Sitä minä en usko – sillä olet tarpeeksi fiksu inspiroituaksesi kahdenkeskisten tapaamisten lomakkeesta. Siitä huolimatta haluaisin antaa sinulle tässä vielä muutamia yksinkertaisia vinkkejä, jotka tekevät kahdenkeskisestä tapaamisesta työntekijäsi kanssa paremman:

• Vaihda välillä näkökulmaa ja kysy: “Jos pyörittäisit omaa 1:1-tilaisuuttasi, mitä tekisit toisin?”.
• Aloita tapaamiset joskus täysin odottamattomalla kysymyksellä, jotta saat toisen henkilön ajattelemaan (“Jos työsi olisi elokuva –, mitä genreä se olisi juuri nyt?”). Minulla on alla lisää ehdotuksia sinulle.
• Jätä tarkoituksella pieniä aukkoja keskusteluun, jotta voit antaa tilaa todellisille ajatuksille sen sijaan, että kiirehdit kokouksen läpi.
• Dokumentoi tehtävien lisäksi myös mielialat ja kehityssuuntaukset, jotta voit tunnistaa tunnesuuntaukset ajan mittaan.
• Puhu pitkäaikaisista ongelmista ennen kuin niistä tulee akuutteja, jotta suuria ongelmia ei syntyisi alun alkaenkaan.
• Tee kokouksen lopuksi yhteenveto omin sanoin, jotta mahdolliset väärinkäsitykset voidaan selvittää välittömästi.
• Suunnittele puskurit ennen ja jälkeen kokouksen, jotta et vaikuta kiireiseltä ja jotta vastapuolesi saa täyden huomiosi.

Jos otat nämä vinkit huomioon, seuraava 1-to-1-lomake palvelee sinua entistä paremmin.

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että olet johtaja, joka etsii lomaketta kahdenkeskisiä tapaamisia varten.

Tästä syystä löydät täältä ensin asiakirjalomakkeen, jonka pitäisi sopia hyvin esimerkiksi klassisen kahden viikon välein tehtävän arviointikeskustelun oheismateriaaliksi.

Voit muuten tallentaa lomakkeen varsinaisen mallin alle Doc-muodossa, mutta vaihtoehtoisesti myös PDF- tai Word-dokumenttina. Klikkaa vain “Plus”-painiketta. Lisäksi voit avata sen myös Echometer-työkalun painikkeesta, jolloin sinä ja työntekijäsi voitte muokata lomaketta interaktiivisesti – ja saat jopa tekoälyavustajan tukea.

Kuten huomaat, tällaisen kahdenkeskisen keskustelun päätavoitteena on zoomaus. Tämä on usein hyvin vaikeaa arkielämässä, minkä vuoksi tarvitaan oma aikalohko.

Älä muuten anna lomakkeen hämätä: Periaatteessa tavoitteesi pitäisi olla se, että sisäisesti motivoitunut työntekijäsi tuo itse mahdollisimman paljon aiheita pöytään.

Siirrytään nyt suunnitelmaan B: hyvät yksilölliset kysymykset kahdenkeskistä keskustelua varten.

Hyvää vuoropuhelua edistävät usein kysymykset, jotka voidaan ottaa joustavasti mukaan keskusteluun.

Jos poikkeat aiheesta tai lomake ei mene tarpeeksi syvälle, nämä voivat auttaa ohjaamaan keskustelua tuottavaan suuntaan. Tässä on muutamia esimerkkejä.

Yksi kahdenkeskisten tapaamisten tärkeimmistä tavoitteista on, kuten mainittu, säännöllinen zoomaus. Tästä syystä kysymykset, jotka liittävät päivittäisen työn laajempaan kontekstiin, ovat hyödyllisiä.

Olen myös tuonut 17 kysymystä, joiden pitäisi rikastuttaa kahdenkeskistä vuoropuhelua.

Selvä juttu. Jos tämä ei vieläkään riitä… Siirrytäänpä nyt interaktiiviseen lomakkeeseen, joka lähestyy kahdenkeskistä keskustelua vieläkin luovemmin.

Puhuttuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut tietyn kaavan. 

Monet esimiehet sisällyttävät ajoittain pieniä kyselyitä henkilökohtaisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:

• Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Voit tietysti ottaa tämän ajatuksen myös osaksi kahdenkeskisiä tapaamisia. Olen koonnut viisi lausumaa, jotka keskittyvät heijastamaan jokaisen menestyvän työntekijän tärkeitä edellytyksiä.

Voit myös ladata tämän lomakkeen Doc-muodossa, mutta vielä parempi on seuraava: Kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistossamme on integroitu työkalu, joka tekee tuloksista näkyviä mittareina ajan mittaan ja antaa sinulle vinkkejä tekoälyavustajan avulla – käy vapaasti katsomassa ilman kirjautumista alla olevasta painikkeesta.

Kuten huomaat, lausunnoissa käsitellään tyytyväisen työntekijän keskeisiä näkökohtia. 

Toinen edellytys terveille ja tuottaville työntekijöille on tietenkin hyvä esimies. Kyllä, puhun nyt sinusta. 

Lisäksi on tietenkin olemassa lausumia, jotka voit sisällyttää henkilökohtaiseen lomakkeeseen. Tarkemmin sanottuna tässä on 4 käyttäytymisankkuria, joita kannattaa myös pohtia muutaman kuukauden välein.

Voitko tuskin odottaa, että voit esittää nämä kysymykset kahdenkeskisessä tapaamisessa? Oikein hyvä, olen iloinen. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo melkein arvannut sen. Yksilötapaamisia varten on tietysti paljon muitakin lomakkeita, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi lomakkeista, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa palkasta, keskustelussa vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.

Meillä on lisälomakkeita kaikkia näitä käyttötapauksia varten, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

No, kuten näet, voit aloittaa yksinkertaisella kokouslomakkeella – siitä huolimatta on monia muitakin asioita, jotka ovat tärkeitä onnistuneen keskustelun tai onnistuneen työntekijöiden kehittämisen kannalta.

Yhtä viisautta ei saa unohtaa: On olemassa lukemattomia kysymyksiä, joita voi esittää – mutta tärkeintä on, että räätälöit keskustelun yksilöllisesti työntekijällesi sopivaksi. 

Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä kokouksia varten voi myös auttaa sinua tässä. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .