Todistettu asiakirjamalli: Kuukausittaiset kahdenkeskiset kokoukset

Lisa on työskennellyt ketterässä tiimissä vuoden ajan. Hän nauttii työstään, mutta joskus hän tuntee olonsa epävarmaksi. Onko hänen pomonsa huomannut hänen onnistumisensa? Onko asioita, joita hän voisi tehdä paremmin?

Aivan, arvasit sen: Jos Lisa ei ole käynyt yhtään kahdenkeskistä keskustelua esimiehensä kanssa viimeisen vuoden aikana, jokin on pielessä. 

Tästä pääsemmekin aiheeseen: Kuukausittaiset 1-to-1-kokoukset esimiesten ja työntekijöiden välillä ovat keskeisiä hyvän tiiminhallinnan kannalta.

Muuten ei ole niin tärkeää, pidetäänkö ne täsmälleen kuukausittain vai jollakin muulla välillä – palaamme tähän aivan pian.

Olipa kyseessä sitten digitaalinen tai virtuaalinen kahdenkeskinen kokous, kahdenkeskiset tapaamiset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehittymiselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä.

Ensinnäkin: Jos olet vielä epävarma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Hyvä kysymys… 1-to-1-tapaamisten tiheys riippuu tiimin koosta ja yksilöllisistä tarpeista. Jos sinulla on esimerkiksi kymmenen suoraa alaista, kuukausittainen kahdenkeskinen tapaaminen on hyvä rytmi. Pienemmät tiimit tai intensiivisemmät projektit saattavat vaatia viikoittaisia tai kahden viikon välein tapahtuvia tapaamisia.

Se riippuu tietenkin myös siitä, kuinka hyvin tunnet jo joukkueesi. Tutustumisvaiheessa viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset ovat tarkoituksenmukaisia.

Agile- tai Scrum-tiimeissä, joissa säännöllisellä viestinnällä on joka tapauksessa keskeinen rooli, kokoukset olisi sovitettava olemassa olevaan tiedonvaihtoon. Yksilötason pohdintaa ei välttämättä tarvita, jos retrospektiivin aikana keskustellaan siitä, miten tietyt viat ovat syntyneet.

Säännöllinen, esimerkiksi kuukausittainen, kahdenkeskinen tapaaminen on tarpeen vain työntekijöiden yksilöllisen kehittämisen kannalta. Tämä voi tietysti olla hyödyllistä myös digitaalisesti tai virtuaalisesti, jos tiimi työskentelee etänä.

Alla oleva kuva muuten korostaa tärkeää seikkaa: nykytilanteen tiheämpi pohdinta merkitsee yleensä myös nopeampaa muutosta ja parannuksia 🙂 .

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että etsit asiakirjamallia kuukausittaisia kahdenkeskisiä tapaamisia varten. Vastaavilla malleilla voi tietysti olla erilaisia painopisteitä. 

Siksi olen tallentanut tähän dokumenttimallin, jonka pitäisi toimia hyvänä lisänä klassiselle kuukausittaiselle arviointikeskustelulle. Alempana annan sinulle ideoita siitä, miten voit rikastuttaa kokousrutiinia muilla kysymyksillä. 

Aloitetaan kuukausittaisten 1-to-1-tapaamisten mallilla. Voit muuten tallentaa sen varsinaisen mallin alapuolelta Doc-tiedostona, tai vaihtoehtoisesti PDF-, Google Sheets-, Excel- tai Word-dokumenttina. Klikkaa vain “Plus”-valitsinta.

Kuten näet, kuukausittaisen kahdenkeskisen tapaamisen päätavoitteena on zoomata. Tämä on usein hyvin vaikeaa arkielämässä, minkä vuoksi on tarpeen varata sille oma aikalohko.

Älkää muuten antako asialistan hämätä itseänne: Periaatteessa tavoitteesi pitäisi olla se, että sisäisesti motivoitunut työntekijäsi tuo itse mahdollisimman paljon aiheita pöytään.

Seuraavaksi siirrytään malliin, joka on hieman luovempi lähestymistapa kahdenkeskiseen vuoropuheluun.

Puhuttuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut tietyn kaavan. 

Monet esimiehet sisällyttävät ajoittain pieniä kyselyitä kahdenkeskisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:

• Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Voit tietysti käyttää tätä ideaa myös kuukausittaisessa kahdenkeskisessä tapaamisessa. Olen koonnut tähän viisi lausumaa, joissa keskitytään pohtimaan onnistuneen työntekijän tärkeitä edellytyksiä.

Voit ladata tämän mallin myös Doc-tiedostona, mutta vielä parempi on tämä: Kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistossamme on integroitu työkalu, joka tekee tuloksista näkyviä metriikoita ajan mittaan ja antaa sinulle vinkkejä AI-avustajan avulla – käy kurkkaamassa alla olevasta painikkeesta ilman kirjautumista.

Kuten huomaat, lausunnoissa käsitellään tyytyväisen työntekijän keskeisiä näkökohtia. 

Toinen edellytys terveille ja tuottaville työntekijöille on tietenkin hyvä esimies. Kyllä, puhun nyt sinusta. 

Ja tietenkin on myös lausuntoja, jotka voit ottaa mukaan henkilökohtaiseen tapaamiseen. Tässä on erityisesti 4 käyttäytymisankkuria, joita voit pohtia kuukausittaisessa kahdenkeskisessä tapaamisessa työntekijäsi kanssa.

Nyt sinulla pitäisi olla hyvä perusta kuukausittaiselle kahdenkeskiselle keskustelulle.

Ja silti minulla on vielä lisää vinkkejä sinulle. Koska yksi asia on sinun asialistasi - toinen asia ovat luovat kysymykset, joita esität keskellä sanasotaa. Erityisesti kuukausittaisissa kahdenkeskisissä keskusteluissa kannattaa ottaa lintuperspektiivi - ja seuraava kysymyslista auttaa sinua siinä.

Voitko tuskin odottaa, että voit esittää nämä kysymykset kahdenkeskisessä tapaamisessa? Oikein hyvä, olen iloinen. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo melkein arvannut sen. On tietenkin paljon muitakin kahdenkeskisiä tapaamisia koskevia malleja, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi malleista, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa palkasta, keskustelussa vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.

Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

Ensinnäkin, onnittelut: jos pidät tunnollisesti kuukausittaisen kahdenkeskisen tapaamisen työntekijöidesi kanssa, suhtaudut johtajan rooliisi keskimääräistä vakavammin.

Tämän tekstin ei pitäisi antaa sinun unohtaa yhtä viisautta: On olemassa lukemattomia kysymyksiä, joita voi esittää - mutta tärkeintä on, että räätälöit keskustelun yksilöllisesti työntekijällesi. 

Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä tapaamisia varten voi myös auttaa sinua vuoropuhelussa. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .