Miten voin kehittää itseorganisoituvia tiimejä?

Itseorganisoituvien tiimien kehittäminen on nykyaikaisten johtamisfilosofioiden keskeinen tavoite.

Mutta miten itseorganisoituvia tiimejä kehitetään käytännössä? - Tässä ovat edellytykset ja käytännön vinkit esihenkilöille itseohjautuvien tiimien rakentamiseen.

Jotta tiimit voisivat hallita itseään, on täytettävä tietyt edellytykset. Kaikki vinkit ja niksit ovat hyödyttömiä ilman näitä edellytyksiä:

#1 Itseorganisoituvien tiimien edellytykset: psykologinen turvallisuus

Johtajan tärkeä tehtävä on sovitella ristiriitoja. Itseorganisoituneen tiimin on kyettävä itse käsittelemään ongelmia ja keskustelemaan niistä. Tämä edellyttää psykologista turvallisuutta (ks. Psykologinen turvallisuus ).

Varoitus: Älä aliarvioi sitä, miten vaikeaa monien ihmisten on käsitellä konflikteja suoraan. Pitkällä aikavälillä tämä johtaa tiimin hajoamiseen.

#2 Itseorganisoituvien tiimien edellytykset: luottamus ja päätöksenteon laajuus

Jopa itseorganisoituneissa tiimeissä on usein yksi henkilö, joka on viime kädessä vastuussa tiimistä (ainakin johdolle). Jotta tiimi voi tehdä omia päätöksiä, johtajan on luotettava tiimiin ja annettava tiimille liikkumavaraa.

#3 Itseorganisoituvien tiimien edellytykset: itseorganisoitumisen rutiinit

Joukkueet tarvitsevat paljon viestintää järjestäytyäkseen. Viestintä ei ole sattumaa. Tiimirutiineja tarvitaan, jotta tiimillä on tilaa vaihtaa ajatuksia tiimityöstä. Ihannetapauksessa tällainen tiimirutiini olisi pidettävä vähintään joka toinen viikko. 

Ihannetapauksessa tiimit onnistuvat poistamaan esteet spontaanin vaihdon avulla, mutta erillinen rutiini itseorganisoitumisen pohtimiseksi ja kehittämiseksi edelleen voi tehdä käytännössä suuren, usein ratkaisevan eron.

Seuraavaksi tarkastellaan 4 vinkkiä, joita voit soveltaa käytännössä edellä mainittujen vaatimusten täyttämiseksi.

Käytännön vinkki #1 - Psykologisen turvallisuuden luominen tiimeissä:

Psykologinen turvallisuus syntyy kokemuksesta, että…

• voi tehdä virheitä ilman rangaistusta.
• Minulla on myös oikeus olla tietämättä jotain ilman, että minut leimataan “tyhmäksi”.
• Voin ottaa laskelmoituja riskejä, ja tiimi seisoo takanani.

Esimiehenä voit aktiivisesti toimia esimerkkinä kaikista näistä käyttäytymistavoista. Ennen kaikkea sinun on osoitettava tiimillesi, että arvostat sitä, kun joku myöntää virheensä tai esittää kysymyksen. Tue tiimin jäseniä ottamaan laskelmoituja riskejä.

On parasta aloittaa myöntämällä virheet, kysymällä paljon kysymyksiä ja välttelemättä riskejä.

Käytännön vinkki #2 - Anna joukkueille liikkumavaraa:

Tiimit, jotka eivät ole vielä perehtyneet itseorganisoitumiseen, saattavat aluksi arastella päätöksenteon laajuuden hyväksymistä ja käyttämistä. Jos kuitenkin olet esimiehenä luonut riittävän psykologisen turvallisuuden, tämä muuttuu.

Jos haluat nopeuttaa päätösten hyväksymistä tiimissä, voit määritellä tietyt päätökset, jotka tiimin pitäisi tästä lähtien aktiivisesti hyväksyä.

Voit myös kertoa, mitkä ovat pitkän aikavälin tavoitteesi ja mitkä päätökset tiimin pitäisi tehdä itse tulevaisuudessa. Tämä muotoilee selkeästi odotukset kohti enemmän itseorganisoitumista.

Toinen leikkimielinen lähestymistapa päätöksenteon itseorganisoitumisen lisäämiseksi on “delegointipokeri” (ks. Delegointi Poker from Management 3.0).
Lyhyt versio:

• Luettele kaikki asiaankuuluvat päätökset, joita teet säännöllisesti tänään tai jotka voivat tulla eteen.

• Lajittele nämä päätökset seuraaviin luokkiin:

• Johtaja päättää

• Ryhmä neuvoo, johtaja päättää

• Tiimi ja johtaja päättävät yhdessä

• Johtaja neuvoo, tiimi päättää

• Joukkue päättää itse

• Voitte tehdä koko homman yhdessä tai kukin ryhmän jäsen voi tehdä lajittelun itse ja käydä sitten päätökset läpi erikseen.

Käytät peliä itseorganisoitumisen tilannekuvan tallentamiseen. Sen jälkeen voit valita tietyt päätökset, jotka haluat tehdä tulevaisuudessa eri tavalla kuin nyt.

Käytännön vinkki #3 - Itseorganisoituva ryhmätyö:

Kahden ensimmäisen vinkin jälkeen olet nyt pisteessä, jossa sinun on luotava jatkuvuutta itseorganisaatioon. Tämä on tärkeää, sillä jos itseorganisoitumisesi horjuu alkuinnostuksen jälkeen, on vaarana, että palaat takaisin vanhoihin malleihin.

Sinun ei kannata odottaa suuria harppauksia matkalla itseohjautuviin tiimeihin. Se on epärealistista. Muutos itseorganisoitumiseen tapahtuu askel askeleelta pienissä vaiheissa.

Tärkeintä jokaisen muutoksen jälkeen on pohtia, oliko muutos onnistunut ja mikä on seuraava muutos. Juuri siksi retrospektiiviä tarvitaan nyt. Retrospektiiveissä tiimi pohtii yhdessä yhteistyötä, toteutettujen toimenpiteiden tehokkuutta ja käsittelee uusia ongelmia.

Esimiehenä käytät retrospektiivejä varmistaaksesi, että tiimisi tekee jatkuvasti parannuksia eikä pysähdy paikalleen. 

Retrospektiivi on kokous, jossa tiimi ottaa yhdessä johtajavastuun ja jatkaa kehittymistään.

Käytännön vinkki #4 - Retro-työkalu itseohjautuville tiimeille:

Jos tiimilläsi ei ole paljon kokemusta retrospektiiveistä, suosittelen kokeilemaan Echometer:n kaltaista retrotyökalua. Retrotyökalujen avulla on paljon helpompi motivoida tiimiäsi osallistumaan retrospektiiviin sitoutuneesti ja yksinkertaisesti seurata itse kehittämiänne toimenpiteitä.

Echometer ohjaa sinut retrospektiivin läpi niin intuitiivisesti, että et enää edes tarvitse Scrum Masteria tai Agile-valmentajaa retrospektiiviä varten. 

Täällä voit kokeilla Echometer:tä, jolla voit järjestää tiimisi itse:

Kokeile Retro NOW - Psykologinen turvallisuus Retro:

Miten

Psykologinen turvallisuus Health Check: Näin retro etenee

1. Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)

   Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.

2. Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)

   Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.

3. Health Check

   Kaikki tiimin jäsenet voivat vastata terveystarkastuksiin nimettömästi asteikolla. Käykää sitten yhdessä läpi terveystarkastusten tulokset ja kirjatkaa tarvittaessa lisäkommentteja. Jos käytät samoja terveystarkastuksia useissa retrospektiiveissä, voit myös seurata trendejä ajan mittaan Echometerissa.

   • Saan säännöllisesti hyödyllistä palautetta siitä, miten hyvin suoriudun työstäni ja miten voin kehittyä.
   • Jos joku tiimissämme tekee virheitä, häntä ei tuomita siitä.
   • Meidän tiimissämme on sallittua olla joskus tietämättä jotain.
   • Ristiriidoissa puhumme käsiteltävästä asiasta niin, ettei kukaan tunne itseään hyökkäyksen kohteeksi tai tuomituksi.

4. Retro-aiheiden käsittely

   Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.

   • Mistä muusta haluamme puhua?

5. Yleiskysymys (suositus)

   Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:

   • Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?

6. Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)

   Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.

7. Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)

   Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.

8. Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)

   Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.

Psykologinen turvallisuus Health Check

Terveystarkastuskysymykset (asteikko)

Saan säännöllisesti hyödyllistä palautetta siitä, miten hyvin suoriudun työstäni ja miten voin kehittyä.

En ole ollenkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Jos joku tiimissämme tekee virheitä, häntä ei tuomita siitä.

En ole ollenkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Meidän tiimissämme on sallittua olla joskus tietämättä jotain.

En ole ollenkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Ristiriidoissa puhumme käsiteltävästä asiasta niin, ettei kukaan tunne itseään hyökkäyksen kohteeksi tai tuomituksi.

En ole ollenkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Avoimet kysymykset

Mistä muusta haluamme puhua?

Avaa tämä retro nyt