Työelämässä kuulee koko ajan, että elämme VUCA-maailmassa ja että meidän on sopeuduttava jatkuvasti muuttuvaan ympäristöön. Kaikki puhuvat siitä, että olemme muutoksessa kohti ketteryyttä. Jotkut eivät ehkä enää näe tämän läpi ja ihmettelevät, mitä se ylipäätään tarkoittaa organisaatioille.
Toisin kuin niin sanotut vesiputousmenetelmät, ketteryys on aivan eri luokkaa. Kun yrittää ymmärtää, mitä Agile vs. vesiputousmenetelmä on ja kumpi sopii milloin paremmin, on täysin mahdollista hämmentyä.
Jos tunnet samoin, voimme ehkä auttaa sinua, sillä tässä selitämme, mitä ketterä vs. vesiputous tarkoittaa.
Vesiputousmalli
Monissa yrityksissä käytetään hyväksi havaittua vesiputousmenetelmää mottona "vanhat luudat lakaistaan hyvin". Tämä ei ole yllättävää eikä varmasti aina väärin, sillä vesiputousmalli on projektinhallinnan klassikko, ja se on monissa tapauksissa osoittanut, että se voi olla tehokas.
Mutta mitä ketterä vs. vesiputous tarkoittaa konkreettisesti? Vesiputousmalli on lineaarinen menettelymalli, jossa menettely on organisoitu peräkkäisiin hankevaiheisiin, joilla on konkreettisesti määritellyt alku- ja loppupisteet. Karkeasti sanottuna sen voi kuvitella seuraavanlaiseksi:
Ennen kuin menemme syvemmälle, lyhyt huomautus. Meillä oli hiljattain 11 kansainvälistä ketterien menetelmien asiantuntijaa vieraana webinaarissa –, jonka aiheena oli kysymys: Miten ketterät menetelmät skaalataan oikein?
Tuloksena on tämä upea videotallenne (englanniksi), jossa käsitellään muun muassa seuraavia kysymyksiä:
- Onko parempi aloittaa alhaalta ylöspäin vai ylhäältä alaspäin?
- Miten saat johtajat sopimaan yhteisestä visiosta?
- Miten valita oikea ketterä kehys – ja miksi se ei oikeastaan ole niin tärkeää?
Lämmin suositukseni: Käykää katsomassa! Siihen menee suhteellisen kauan aikaa, mutta se on jokaisen minuutin arvoinen.
Tarkastellaan koko asiaa yksinkertaisen esimerkin avulla:
määrittelyvaiheessamääritellään ensin, mitä ylipäätään halutaan luoda. Esimerkiksi asiakas ilmoittaa toiveen: Hän haluaa pöydän. Tämän jälkeen analysoidaan ja määritellään vaatimukset ja laaditaan suunnitelma kaikesta siitä, mitä on tehtävä. Luonnoksessa luodaan sitten tuoteluonnos, esimerkissämme pöydän luonnos.
Toteutusvaiheessa Toteutusvaiheessakokonaisuus muuttuu konkreettisemmaksi: valitsemme materiaalin, määrittelemme tarkat mitat ja rakennamme pöydän. Valvontavaiheessa tarkistamme, toimiiko kaikki niin kuin suunnittelimme: Pysyykö pöytä pystyssä? Ovatko mittasuhteet oikein? arviointi tapahtuu sitten yhdessä asiakkaan kanssa: Luovutamme tuotteen ja saamme palautetta.
Miksi siis muuttaa mitään, kun sanonta kuuluu: älä koskaan muuta toimivaa järjestelmää.
Agile (iteratiivinen) vs. vesiputous (lineaarinen) menetelmä
Vaikka vesiputousmallilla on varmasti hyvät puolensa ja se on tehokas monissa tilanteissa, yritysten olisi kuitenkin pyrittävä muuttumaan ketterämmiksi. Miksi? Koska maailma, jossa me kaikki toimimme, asettaa meille yhä monimutkaisempia ja ristiriitaisempia vaatimuksia, ja meidän on usein vaikea reagoida niihin vesiputousajattelulla.
Vesiputousmenetelmällä on joitakin vaaroja. Vaikka suunnittelun ja rakenteen ansiosta meillä on suuri turvallisuuden tunne, olemme myös hyvin sidottuja prosesseihimme. Työprosessi on melko staattinen, ja tarkan suunnittelun vuoksi meillä on vain hyvin vähän liikkumavaraa. Ja juuri sitä me tarvitsemme dynaamisessa ympäristössämme. Tässä kohtaa ketteryys astuu kuvaan. Katsotaanpa siis Agile:tä verrattuna vesiputousmenetelmään.
Mutta mikä on ketteryyden määritelmä? Asiantuntijaryhmän mukaan Duden ketterä on jotain sellaista kuin "Ketterä; reipas ja ketterä.", ja tämä määritelmä soveltuu hyvin myös työelämään.
Yritysten ketteryys tarkoittaa kykyä mukauttaa strategioita, rakenteita ja prosesseja iteratiivisesti todellisiin, nykyisiin olosuhteisiin. Tämä on olennaista, koska olemme digitalisaation ja väestörakenteen muutoksen aiheuttamien monimutkaisten muutosten edessä, ja siksi meidän on pysyttävä sopeutumiskykyisinä.
Muuten, lyhyt huomautus ketterän muutoksen yhteydessä: Haluatko varmistaa, että olet tällä hetkellä oikeat prioriteetit ketterässä Muutos?
Tee sitten kypsyystarkastuksemme ketterää muutosta varten – kestää vain 3 minuuttia. Saat jopa vertailuluvun, joka perustuu yli kolmesataan muuhun osallistujaan. Katso painike
Pöydän rakentaminen ketterillä menetelmillä
Pysytään samassa esimerkissä kuin aiemmin: asiakas haluaa pöydän. Aloitetaan siis ensin luonnoksen tekeminen. Näytän sen asiakkaalle, ja hän päättää sitten, onko hän kuvitellut pöydän tuolla tavalla vai ei. Jos ei, luonnosta muokataan uudelleen. Heti kun luonnos on valmis, valitsen materiaalin ja kysyn asiakkaalta iteratiivisesti, onko kaikki hänen mielestään sopivaa.
Ehkä asiakas sitten sanoo: "Voi ei, ottaisin mieluummin mäntyä kuin kirsikkaa". Kyseessä on siis sittenkin eri puu, joten teemme uuden valinnan. Sitten pöytä kootaan, ja tässäkin yhteydessä asiakasta kuullaan säännöllisesti ja tarvittaessa tehdään muutoksia.
Voit nähdä: Ketterän menetelmän avulla voimme reagoida joustavasti muuttuviin vaatimuksiin, mikä on tärkeää monimutkaisessa ympäristössä.
Siksi vesiputousmenetelmän staattinen luonne ei aina ole riittävä. Lisäksi voi käydä niin, että vesiputousmallin jäykän konseptin vuoksi toteutuksessa olevat virheet tulevat ilmi vasta arvioinnin aikana. Tämä johtaisi huomattavasti suurempiin korjauskustannuksiin kuin joustava mukauttaminen.
Useimmat Agile-valmentajat kulkevat ympyrää.....
...ja hoitaa pinnallisia oireita. On aika käyttää psykologiaa – kestävään ajattelutavan muutokseen.
"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"
Agile vs. vesiputousmenetelmät työelämässä
Ketterien ja iteratiivisten prosessien suunnittelu yrityksissä on usein edelleen vaikeaa. Tämä johtuu siitä, että ihmiset ovat yleensä luonteeltaan riskiä vältteleviä ja että he ovat joskus vuosikymmeniä sosiaalistuneet ammatillisessa ympäristössään vesiputousajatteluun.
Riskin välttämisellä tarkoitetaan tässä taipumusta valita päätöksentekotilanteissa se vaihtoehto, johon liittyy pienin riski – eli pienin tappio – lopputuloksen suhteen. (vrt. Kahneman & Tversky, 1979).
Agile vs. vesiputousmenetelmät vaativat meitä luopumaan tästä turvalliseksi koetusta tilanteesta: sen sijaan, että turvauduttaisiin kokeiltuihin ja testattuihin menetelmiin ja käytettäisiin kiinteitä rakenteita ja periaatteita, vanhat suunnittelun harhakuvitelmiin liittyvät ajattelumallit rikotaan ja käytetään iteratiivisia menetelmiä. Tämä johtaa aluksi epävarmuuden koettuun lisääntymiseen, koska on sovellettava uudenlaisia – näennäisesti riskialttiita – menettelyjä, joissa epävarmuus tulkitaan osaksi suunnitelmaa.
Tämän epävarmuuden huomioon ottaminen johtaa tarvittavaan joustavuuteen pitkällä aikavälillä. Kehitämme erilaisia toimintavaihtoehtoja, mikä puolestaan vakauttaa turvallisuutta VUCA-työmaailmassa.
Dynamiikan ja vakauden pitäminen tasapainossa
Ketterä menetelmä – samoin kuin vesiputousmenetelmä – sisältää tiettyjä haittoja:
- Agile-menetelmät tekevät suunnittelun epävarmuustekijät näkyviksi ja ottavat ne huomioon, joten suunnitelmissa on oltava enemmän tilaa uusille havainnoille.
- Konkreettista tulosta on vaikeampi arvioida, sillä uudet havainnot voivat johtaa poikkeamiin alkuperäisestä suunnitellusta tuloksesta.
- Edellä mainituista syistä onnistumiset vaikuttavat vähemmän laskettavissa olevilta kuin klassisessa vesiputoushankkeessa.
Projektista riippuen eri lähestymistavat soveltuvat tietysti enemmän tai vähemmän.
Vesiputousmalli soveltuu erityisen hyvin projekteihin, jotka sisältävät jo ennalta tiedossa olevat ja pysyvät vaatimukset.
Agile-menetelmät ovat erityisen optimaalisia hankkeissa, joissa on paljon ennakoimattomia tekijöitävoi esiintyä ja joissa tarvitaan siksi joustavia heijastussilmukoita. Useimmissa teknologiahankkeissa tällainen epävarmuus on väistämätöntä, minkä vuoksi ketterät menetelmät ovat erityisesti tässä yhteydessä nousussa.
Muuten: Jos haluat erityisesti vaatia ketterää ajattelutapaa tiimissäsi tai yrityksessäsi, kannattaa tutustua artikkeliin, joka käsittelee hämmästyttävä totuus ketterän ajattelutavan takana.
Agile vs. vesiputousmenetelmä vai yhdistelmä?
Kun ketterästä lähestymistavasta on niin paljon puhuttu, ketterät menetelmät saatetaan joskus nähdä ihmelääkkeenä. Väärin. Tämän tekstin ehkä hätkähdyttävä tulos on selvä.
On käynyt ilmi, että molemmista menetelmistä yhdistetty johtaa tehokkaasti tavoitteeseen (Herrmann, 2007). Tällaiset yhdistelmät ovat käyttökelpoisia tilanteissa, joissa tarvitaan vesiputousmallia, mutta se ei sovellu projektin monimutkaisuuteen.
Molempien menetelmien eräänlainen välimuoto on ns. Ominaisuuslähtöinen kehitys (FDD).
Osoitteessa FDD Vesiputousmenetelmän tapaan kehitetään konkreettinen, pitkän aikavälin suunnitelma, jossa on yksittäisiä, kiinteitä jaksoja: ominaisuuksia. Yksittäiset piirteet ovat kuitenkin hyvin lyhyitä, mikä mahdollistaa lyhytaikaisen reagoinnin muuttuviin vaatimuksiin. Lähestymistapa ei ole yhtä iteratiivinen kuin ketterät menetelmät, mutta se edustaa sopivaa keskitietä, kun se on tarkoituksenmukaista.
Ja niin päädymme melko hämmentävään johtopäätökseen: Sen ei aina tarvitse olla Agile. vs. Vesiputousmenetelmä. Nämä kaksi menetelmää voivat myös täydentää toisiaan. Molemmilla on oikeutuksensa. Riippuen hankkeesta ja asiayhteydestä.
Koska ketterät menetelmät ovat kuitenkin monille vielä tuntematonta aluetta, he kysyvät oikeutetusti, miten he voisivat kokeilla ketteriä menetelmiä.
Etkö tiedä, miten aloittaa?
Monille ketteryys on vielä tuntematonta aluetta. He kysyvät oikeutetusti itseltään: teenkö projektin mieluummin ketterästi vai vesiputouksen mukaan? Miten aloittaisin ketterien menetelmien käytön? "Ketterä" vastaus tähän olisi: Aloita kokeilut. Kokeile erilaisia asioita iteratiivisesti.
Klassisesti ketterät menetelmät esitellään kahdella tavalla, jotka ovat ihanteellisia myös "aloittelijoille": Kanban ja retrospektiivit.
Kanban ja retrospektiivit klassisena lähtökohtana
Kanbanissa käytetään julkisesti näkyvää (Kanban-)taulua, johon jokainen tiimin jäsen tekee avoimesti näkyväksi senhetkisen toimintansa. Tämä edistää viestintää, tehokkuutta ja viime kädessä projektin onnistumista. Lisätietoja Kanbanista saat täällä.
Retrospektiivien perusajatuksena on, että tiiminä pohditaan toisiaan aktiivisesti ja säännöllisesti. Tyypillisesti kahden viikon välein järjestetään retrospektiivinen kokous, jossa kysytään esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Mikä sujuu hyvin juuri nyt? Mikä ei suju niin hyvin? Millä toimenpiteillä voimme parantaa asioita?
Jos harkitset ketterien menetelmien käyttöönottoa...
Jos olet vielä etsimässä sopivaa retrotaulua, artikkelimme voi auttaa sinua aiheen kanssa: Vertailun parhaat retrolevyt.
Lähteet
Richard H. Thaler, Amos Tversky, Daniel Kahneman, Alan Schwartz, The Effect of Myopia and Loss Aversion on Risk Taking: An Experimental Test, The Quarterly Journal of Economics, Volume 112, Issue 2, May 1997, Pages 647–661, https://doi.org/10.1162/003355397555226
Herrmann, A. (2007). Ominaisuuslähtöinen kehitys vesiputouksen ja ketteryyden välissä.
https://www.pinuts.de/blog/webstrategie/projektmanagement-wasserfall-gegen-scrum
