Erot Agile Valmentaja vs. projektipäällikkö: ovatko molemmat mahdollisia?

Agile Valmentajilla ja projektipäälliköillä on yleensä hyvin erilaiset roolit. Mutta miltä ne tarkalleen ottaen näyttävät? 

On myös pohdittava, pitäisikö Agile-valmentajan ja projektipäällikön roolit yhdistää yhteen henkilöön. Ketteryyden ja perinteisen projektinhallinnan välinen dynamiikka asettaa yrityksille haasteen löytää optimaaliset rakenteet.

Katsotaanpa tarkemmin seuraavassa artikkelissa!

Agile-valmentajan rooli ja projektipäällikön rooli eroavat toisistaan monilta osin, sillä ne perustuvat erilaisiin lähestymistapoihin ja periaatteisiin projektien ja tiimien johtamisessa. Seuraavassa on joitakin keskeisiä eroja:

1. Keskittyminen prosesseihin vs. keskittyminen ihmisiin:

   • Projektipäällikkö: Projektipäällikkö keskittyy ensisijaisesti projektitoimien suunnitteluun, seurantaan ja valvontaan. Pääpaino on tavoitteiden saavuttamisessa sekä aikataulujen ja budjetin noudattamisessa.
   • Agile Valmentaja: Agile-valmentaja korostaa ketterän ajattelutavan kehittämistä ja edistämistä tiimissä. Painopiste on yhteistyössä, jatkuvassa parantamisessa ja muutoksiin sopeutumisessa.

2. Työmenetelmä:

   • Projektipäällikkö: Työskentelevät usein perinteisten projektinhallintamenetelmien, kuten vesiputousmallin, mukaisesti, jossa vaiheet käydään läpi peräkkäin.
   • Agile Valmentaja: Työskentelee usein ketterien menetelmien, kuten Scrumin tai Kanbanin, kanssa, joissa keskitytään iteratiiviseen, inkrementaaliseen edistymiseen.

3. Joustavuus ja sopeutuminen muutoksiin:

   • Projektipäällikkö: Voi olla vaikea sopeutua hankkeen aikana tapahtuviin muutoksiin, varsinkin jos ne eivät ole helposti ennakoitavissa.
   • Agile Valmentaja: Korostaa sopeutumiskykyä ja joustavuutta. Agile-tiimit on suunniteltu mukautumaan muuttuviin vaatimuksiin.

4. Tiimin dynamiikka:

   • Projektipäällikkö: Pystyy ottamaan arvovaltaisen roolin ja tekemään päätöksiä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.
   • Agile Valmentaja: Toimii enemmänkin mentorina ja ohjaajana, joka antaa tiimille mahdollisuuden työskennellä itseorganisoidusti, tehdä päätöksiä ja ratkaista ongelmia.

5. Viestintä ja yhteistyö:

   • Projektipäällikkö: Keskitytään virallisiin viestintäkanaviin ja raportointiin. Yhteistyö voi olla luonteeltaan hierarkkista, jolloin projektipäällikkö antaa ohjeita.
   • Agile Valmentaja: Korostaa avointa ja läpinäkyvää viestintää tiimin sisällä. Yhteistyö on yleensä yhteistoiminnallista, ja Agile-valmentaja rohkaisee tiimin jäseniä jakamaan aktiivisesti ideoita ja huolenaiheita.

6. Suorituskyvyn mittaaminen:

   • Projektipäällikkö: Mittaa usein onnistumista suhteessa määriteltyihin tavoitteisiin, aikatauluihin ja budjetteihin.
   • Agile Valmentaja: Painotetaan menestystä jatkuvan parantamisen, asiakastyytyväisyyden ja tiimin kyvyn sopeutua joustavasti muutoksiin.

7. Itseorganisoituminen ja henkilökohtainen vastuu:

   • Projektipäällikkö: Saattaa olla taipuvainen jakamaan tehtäviä ja vastuualueita ja ottamaan tiimiä enemmän haltuunsa.
   • Agile Valmentaja: Tukee tiimin itseorganisoitumista, edistää henkilökohtaista vastuuta ja rohkaisee jäseniä hoitamaan tehtäviään itsenäisesti.

8. Pitkän aikavälin näkökulma:

   • Projektipäällikkö: Keskitytään hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen ja ennalta määriteltyjen välitavoitteiden saavuttamiseen.
   • Agile Valmentaja: Painotetaan pitkän aikavälin kestävyyttä ja jatkuvaa parantamista myös nykyisen hankkeen päättymisen jälkeen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että projektipäällikkö keskittyy perinteisesti tiettyjen projektitavoitteiden saavuttamiseen, kun taas Agile-valmentaja keskittyy ketterän ajattelutavan ja jatkuvan parantamisen kehittämiseen.

Monissa ketterissä ympäristöissä projektipäälliköt ja Agile-valmentajat työskentelevät luonnollisesti yhdessä. Projektipäällikkö voi keskittyä organisatorisiin näkökohtiin, kun taas Agile-valmentaja tukee tiimiä ketterien periaatteiden ja käytäntöjen omaksumisessa. Tällöin on kuitenkin oletettava, että kyseessä on ketterästi koulutettu projektipäällikkö, joka tuntee ketterän ajattelutavan.

Menen hieman syvemmälle: Millaisia voisivat olla scrum masterien ja projektipäälliköiden tavoitteet? Seuraavassa on muutamia esimerkkejä, jotka ovat suunnilleen SMART-kriteerien mukaisia.

Tavoitteet Agile-valmentajalle:

1. järjestää koulutuskursseja:

   • SMART-tavoite: Seuraavien kuuden viikon aikana Agile valmentaja järjestää ketterää koulutusta, johon vähintään 80% tiimin jäsenistä osallistuu aktiivisesti.

2. Itsemäärääminen ja parantaminen:

   • SMART-tavoite: Seuraavien kahdentoista viikon aikana Agile-valmentaja kannustaa tiimiä ohjaamaan itse vähintään 20% retrospektiiviä ja toteuttamaan vähintään kymmenen konkreettista parannusehdotusta.

3. “Agile Coffee Hour” -konseptin käyttöönotto:

   • SMART-tavoite: Agile Coach ottaa seuraavien kahdeksan viikon aikana käyttöön viikoittaisen “Agile Coffee Hour” -tapahtuman, johon osallistuu vähintään 30 % tiimeistä.

Projektipäällikön tavoitteet:

4. Onnistunut täytäntöönpano:

   • SMART-tavoite: Seuraavien kahdentoista viikon aikana projektipäällikkö johtaa tiimiä uuden ohjelmistomoduulin käyttöönotossa budjetin puitteissa.

5. Sidosryhmien aktiivinen osallistuminen:

   • SMART-tavoite: Seuraavan julkaisun suunnitteluvaiheen aikana projektipäällikkö varmistaa, että kaikki keskeiset sidosryhmät ovat aktiivisesti edustettuina ja että niiden vaatimukset tunnistetaan selkeästi.

Tämän pitäisi tehdä selväksi, että kyseessä on todella erilaiset roolit. Joissakin yrityksissä harkitaan silti niiden yhdistämistä – usein luultavasti taloudellisista syistä. Pitäisikö näin tehdä, ja jos pitää, mitä on otettava huomioon?

Kysymykseen siitä, pitäisikö molemmat roolit, nimittäin Agile Coachin ja projektipäällikön roolit, yhdistää yhdeksi henkilöksi, voitaisiin yksinkertaisesti vastata “ei”. Molemmat roolit ovat hyvin aikaa vieviä, jos niitä haluaa hoitaa kunnolla. Tästä huolimatta tämä ei salli taloudellista todellisuutta joissakin yrityksissä. 

Tätä koskeva suositus riippuu useista tekijöistä, kuten hankkeen koosta, yrityskulttuurista ja organisaation erityisvaatimuksista. Seuraavassa on joitakin näkökohtia:

Roolien yhdistämisen edut:

1. Tehokkuus: Henkilö, jolla on sekä Agile-valmentajan että projektipäällikön taidot, voi mahdollisesti tehostaa viestintää ja koordinointia ymmärtämällä molempien roolien vaatimukset.

2. Kokonaisvaltainen lähestymistapa: Molempien näkökulmien yhdistäminen mahdollistaa kokonaisvaltaisen lähestymistavan projektin toteuttamiseen, jossa otetaan huomioon sekä ketterät periaatteet että perinteiset projektinhallintatekniikat.

3. Joustavuus: Pienemmissä organisaatioissa tai hankkeissa, joissa resurssit ovat rajalliset, molempien roolien yhdistelmä voi auttaa hallitsemaan tehtäviä tehokkaammin.

Haasteet:

1. Ristiriidat painopisteiden ja periaatteiden välillä: Agile Valmentajilla ja projektipäälliköillä on usein erilaiset painopisteet ja periaatteet. Molempien roolien yhdistäminen samaan henkilöön voi johtaa ristiriitoihin, etenkin jos ketteryyden ja perinteisen projektinhallinnan periaatteet ovat ristiriidassa keskenään.

2. Liialliset vaatimukset: Molempien roolien vaatimukset voivat johtaa ylikuormitukseen suuremmissa tai monimutkaisemmissa hankkeissa, koska vastuut ja tehtävät voivat olla laajoja.

3. Erikoistumisen puute: Erikoistumisen puute jommassakummassa roolissa voi johtaa siihen, että tärkeät näkökohdat jäävät huomiotta. Esimerkiksi erikoistunut Agile-valmentaja voi keskittyä syvällisemmin ketterien käytäntöjen kehittämiseen.

Monissa tapauksissa on järkevää, että Agile-valmentajat ja projektipäälliköt työskentelevät tiiviisti yhdessä, jotta he voivat hyödyntää omia vahvuuksiaan. Mutta molempien roolien yhdistäminen? Vaikeaa. Joka tapauksessa on tärkeää ottaa huomioon organisaation erityistarpeet ja varmistaa, että valittu rakenne on tehokas ja kestävä.

Tässä haasteessa voi muuten auttaa eräs erityinen työkalu.

Kyseessä on Echometer. Jos ketterissä tiimeissäsi ei ole omaa Scrum Masteria, saati sitten Agile-valmentajaa, työkalumme on kehitetty sinua varten. 

Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.

Jos projektipäällikkönä otatte myös Agile Coaching -vastuun, kommunikoikaa selkeästi tiimin jäsenille kumpikin roolinne.

Christian Heidemeyer, psykologi & Scrum Master

Molemman roolin integrointi voi olla tehokasta, mutta se edellyttää agiilisten periaatteiden ja perinteisten hallintatapojen tasapainoista huomioon ottamista – eikä sitä periaatteessa suositella. Päätöksenne tulisi aina heijastaa organisaation erityistarpeita ja -konteksteja onnistuneen projektin toteutuksen varmistamiseksi.

Lopuksi vielä huomautus: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu kehittää tiimiäsi työkalumme avulla: Voit aloittaa ketterän retrospektiivin ilman kirjautumista, tässä tapauksessa “Keep, Stop, Start” -työpajan. 

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.