Valmis ei ole aina valmis – esimerkki valmiin määrittelystä
Valmistelin eräänä päivänä työpajan yhdessä kollegani kanssa. Sovimme sisällöstä nopeasti, ja ainoa asia, joka puuttui, oli sopiva PowerPoint-esitys. Jotta voisimme työstää esitystä mahdollisimman tehokkaasti, jaoimme sen teemoittain. Kun sitten istuimme alas keskustelemaan valmiista luonnoksesta, suuri ongelma tuli ilmi: meillä oli hyvin erilaiset käsitykset siitä, mikä oikeastaan luonnehtii “valmista luonnosta”.
Tämä ongelma voi ilmetä myös ketterissä Scrum-tiimeissä. Kahden viikon kuluttua tiimi on saavuttanut sprintin lopun, mutta on erimielisyyttä siitä, onko tuoteinkrementti jo valmis ja voidaanko se siirtää “keskeneräisestä” “valmiiksi”. Tämä erimielisyys johtaa keskusteluihin, jotka puolestaan vaikuttavat negatiivisesti tiimin ilmapiiriin. Näiden keskustelujen estämiseksi ja tehokkaan tiimityöskentelyn suojelemiseksi Scrum-maailmassa on olemassa artefakti nimeltä “Definition of Done” (DoD).
Mikä on määritelmä “valmis”?
Kirjaimellisesti Definition of Done tarkoittaa “valmiin määritelmä”. Se tarkoittaa, että tiimi sopii, mitä on tehtävä, jotta ominaisuus voidaan katsoa valmiiksi. Käytännössä Definition of Done voidaan esittää eräänlaisena tarkistuslistana, jota käytetään sprintin aikana ja erityisesti sen lopussa tarkistamaan, onko tietyt valmistumiskriteerit täytetty. Ohjelmistokehitystiimissä nämä kriteerit voivat olla esimerkiksi seuraavat:
- Asiakirjat on laadittu.
- Koodi on täysin toteutettu ja kommentoitu.
- Koodi tarkistettiin.
- …
Miksi “Done”-määritelmä on tärkeä?
Se, että tavoitteiden asettamisella on valtava merkitys suorituskyvylle, ei ole uusi oivallus. Tavoitteiden asettaminen on paljon tutkittu aihe psykologiassa (ks. esim. Locke & Latham, 2006). On osoitettu, että suorituskyky on korkein silloin, kun tavoitteet ovat mahdollisimman täsmällisiä ja haastavia, mutta eivät vaikuta saavuttamattomilta. Määritelmä ei kuitenkaan ole tavoitteiden asettamisen menetelmä (mutta jos sitä halutaan käyttää, se on tavoitteiden asettamisen menetelmä). Tuki tavoitteiden asettamisessa Jos tarvitset apua, autamme sinua mielellämme); kyse on pikemminkin kriteereistä, jotka on täytettävä tavoitteen saavuttamiseksi.
Nämä kriteerit ovat tärkeitä, jotta tiimissä syntyy yhteinen näkemys. Ymmärrys siitä, mitä kunkin tiimin jäsenen on saavutettava yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Kyse on siis yksilösuorituksista, jotka lopulta muodostavat tiimisuorituksen.
Jos tarkastelemme DoD-ongelmaa tuoteomistajan näkökulmasta, täysin erilaiset ongelmat tulevat esiin. Jos ei ole selkeästi määritelty, milloin tuoteosaa pidetään valmiina, se voi johtaa erimielisyyksiin asiakkaan kanssa, kun tuote esitellään hänelle. Jos näin tapahtuu ja esitellään keskeneräinen tuote, asiakkaan palautteen saaminen estyy.
Jatkuva parantaminen
Koska määritelmä ei ole staattinen käsite, vaan se voi ja sen pitäisi kehittyä tai muuttua jatkuvasti, se tarjoaa tiimille myös mahdollisuuden oppia. Jos tiimi huomaa sprintin lopussa, että se ei pystynyt täyttämään määritelmän kriteerejä, tiimin jäsenet voivat joko mukauttaa määritelmää vastaamaan todellista suoritusta tai tiimi tekee johtopäätökset seuraavaa sprinttiä varten ja muuttaa omaa työskentelytapaansa.
Kokeile Echometer:tä nyt ilmaiseksi ja saat uutta inspiraatiota retrospektiiviisi!
Tiimin olisi tehtävä nämä pohdinnat määritelmästä “Done” retrospektiivin aikana. Mahdollinen Echometer TuotteetValmistelussa voidaan esittää seuraavat kysymykset
Meillä on selkeät määritelmät vaatimusten täyttämisestä.
Tiedän yleensä, missä vaiheessa olemme yhteisten tavoitteidemme saavuttamisessa.
Tavoitteet: Tavoitteeni ovat linjassa kollegojeni tavoitteiden kanssa.
Tiimi kattaa kaikki taidot, joita tarvitsemme tavoitteemme saavuttamiseksi.
He kyseenalaistavat paitsi sen, onko tiimissä ylipäätään määritelmää “Definition of Done”, myös sen, kuinka avoimia, itsenäisiä ja selkeitä roolit tiimissä ovat.
Löydät täydellisen tuotevalikoiman Retro-työkalu.
Miten tiimimme voi määritellä tehdyn? Esimerkki työpajasta
Olemme osoittaneet, mitä Done-määritelmä on ja miksi se on tärkeä Scrum-tiimien tehokkaan yhteistyön kannalta. Mutta jos tiimisi ei ole vielä luonut DoD:tä, ihmettelet luultavasti, miten se toimii.
Periaatteessa on tärkeää, että ryhmä käyttää aikaa asiakirjan laatimiseen. Lopulta pitäisi syntyä asiakirja, johon jokainen ryhmän jäsen voi samaistua ja jota ei pidetä vain välttämättömänä pahana. Siksi suosittelemme työpajan kaltaista muotoa, jossa Scrum Master toimii moderaattorina. Jokaisen tiimin jäsenen tulisi miettiä, mitkä kriteerit ovat tärkeitä tuotteen valmistumisen kannalta, ja tiimi voi sitten tehdä yhteenvedon näistä ajatuksista. Analogisesti olemme kehittäneet työpajamuodon tavoitteiden asettamista varten. Katso saadaksesi ideoita Definition of Done -työpajaasi varten!
Valmiiksi saatua DoD:tä voidaan käyttää jälkikäteen esimerkiksi Definition-of-Done -liikennevalon muodossa:
- Kirjoittakaa kriteerit määritelmälle “Done” toistensa alle.
- Piirrä jokaisen neliön viereen punainen, keltainen ja vihreä neliö.
- Tiimin jäsenet merkitsevät jokaisen Määritelmä valmiiksi -listan kohteen kohdalla, onko se toteutettu hyvin, kohtalaisen hyvin vai huonosti edellisessä sprintissä.
- Keskustele niistä kolmesta, jotka mainitaan useimmin punaisella alueella.
- Säädä tarvittaessa määritelmääsi Valmis.
Johtopäätös – Valmis?
Lopuksi muutama sana: ketterässä ympäristössä ei ole sellaista asiaa, joka olisi lopullisesti “valmis”. Valmis tarkoittaa vain sitä, että jokin asia on alustavasti valmis, mutta lisäsäätöjä ja -parannuksia voi ja pitää tehdä milloin tahansa. Tämä on yksi ketterän työskentelyn monista kauniista puolista: jatkuva parantaminen.
Erityisen jännittävää: Joskus kohdat ovat “valmiita”, kunnes asiakas tulee esiin ja kyseenalaistaa koko ratkaisun, mikä horjuttaa asiakkaan tarpeita koskevia oletuksiasi. Tällaisissa tilanteissa selviää, onko tiimi todella asettanut asiakkaan hyödyt etusijalle tikettijärjestelmän edistymisen sijaan.
Selkeällä määritelmällä voidaan välttää ristiriitoja ja lisätä suorituskykyä. Jos sinua kiinnostaa lisää keinoja tämän tavoitteen saavuttamiseksi, kannattaa tutustua myös artikkeliin ketterän ajattelutavan taustalla olevasta hämmästyttävästä totuudesta katso. Tai rikastuta retrospektiivejäsi ottamalla huomioon psykologian uusimmat tieteelliset tulokset.
Juuri tämän lupauksen mukaisesti olemme kehittäneet retrotyökalumme Echometer. Jos olet kiinnostunut siitä, miten (ja toimiiko) Echometer, lue Holgerin kokemuskertomus työkalustamme:
Haluatko viedä tiimisi uudelle suoritustasolle? Retro-työkalumme voi auttaa sinua siinä. Tässä ovat Holgerin kokemukset siitä:
Holgerin kokemusraportti Remote Retro Tool -työkalustaLähteet
Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). New Directions in Goal-Setting Theory. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x
