¿Tienes un nuevo empleado en tu equipo, un nuevo miembro del equipo o un nuevo subordinado directo que depende de ti y ahora estás planeando su primera reunión individual o entrevista de evaluación? Aquí encontrarás todos los consejos para la invitación, el orden del día, la moderación de tu reunión 1-1 ¡y todo lo que conlleva!
Lo primero es lo primero: si te interesa una introducción general a las reuniones individuales periódicas, echa un vistazo a nuestro post sobre el tema: Una guía: 6 consejos para tener éxito en las conversaciones 1 a 1.
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Un estudio ha demostrado que más de 50% de los nuevos empleados siguen sin sentirse suficientemente preparados para su función incluso después de la incorporación. En las pequeñas empresas y los equipos remotos en particular, la cifra supera los 60%.
Por tanto, las evaluaciones individuales o de los empleados siguen siendo muy importantes, incluso después de que se haya completado la incorporación.
Fuente: El efecto de una mala incorporación en los nuevos empleados
Consejo 1 para la primera reunión 1 a 1 con los nuevos empleados: La invitación y la conversación preliminar
Las personas que se incorporan a la empresa como nuevos empleados o nuevos miembros del equipo suelen sentirse abrumadas por la avalancha de información nueva. Por lo tanto, la primera reunión individual con los nuevos empleados o miembros del equipo debe celebrarse siempre en persona y anunciarse mediante invitación por correo electrónico.
Si la nueva rutina de reuniones 1 a 1 no se discute en persona con antelación, el nuevo empleado o miembro del equipo tiene pocas oportunidades de prepararse adecuadamente y la invitación a la cita puede perderse en la avalancha de correos electrónicos y notificaciones.
Así que hazte un favor a ti mismo y a tu subordinado directo y aborda las reuniones 1:1 o las entrevistas de evaluación en persona y dale al empleado la oportunidad de prepararse para la primera reunión individual.
En el debate preliminar de la primera reunión individual con tu subordinado directo, puedes abordar los siguientes puntos:
- ¿Cuál es la finalidad de la serie uno a uno?
- ¿Con qué frecuencia debe celebrarse la reunión individual (por ejemplo, semanal, quincenal o mensual) y cuánto tiempo debe durar la cita?
- ¿En qué día de la semana y a qué hora debe tener lugar la cita?
- ¿Cuáles son las expectativas del Informe Directo para la primera reunión individual?
- ¿Cuándo tendrá lugar exactamente la primera reunión individual?
Después de la entrevista, también puedes enviar un correo electrónico de invitación a tu empleado para la primera reunión 1:1. De este modo, el empleado puede leer por escrito todo lo que hay que saber sobre la reunión 1:1. Aquí tienes un artículo con ejemplos: 5 plantillas y ejemplos de correos electrónicos de invitación para reuniones individuales.
Consejo 2 para la primera reunión individual con los nuevos empleados: Preparar y crear el marco
La primera reunión individual marca el tono de todas las reuniones individuales o entrevistas de evaluación posteriores. Por tanto, como directivo, es importante estar bien preparado para la primera reunión individual o entrevista de evaluación.
En la primera reunión 1:1, el directivo debe empezar repitiendo tanto las expectativas como los beneficios para el empleado, a fin de crear el marco:
- Expectativas del trabajador:
- Comunicación abierta: El empleado debe estar preparado para hablar con sinceridad sobre los retos, los éxitos y los comentarios.
- Preparado activo: El trabajador debe prepararse para las conversaciones llevando consigo temas, preguntas o preocupaciones.
- Co-diseño proactivo: La reunión 1:1 o entrevista de evaluación es un espacio compartido para debatir ideas, objetivos o problemas. Corresponde al trabajador utilizar activamente este espacio.
- Responsabilidad en el desarrollo personal: El empleado también debe ver el 1:1 como una oportunidad para responsabilizarse de su propio desarrollo, pidiendo feedback y definiendo objetivos.
- Beneficios para el trabajador:
- Apoyo individualizado: Los empleados disponen de una plataforma clara para hablar de sus necesidades, retos y objetivos con su jefe.
- Desarrollo profesional: Las entrevistas ofrecen la oportunidad de planificar el desarrollo profesional y recibir apoyo específico.
- Claridad y retroalimentación: Los empleados reciben regularmente comentarios sobre su propio trabajo y orientación sobre las expectativas.
- Mejora de la cooperación: La comunicación regular genera una mayor comprensión y confianza entre empleados y directivos.
- Soluciones a los problemas: Las preocupaciones u obstáculos pueden discutirse y resolverse en una fase temprana en un entorno confidencial.
Sólo cuando estas condiciones marco estén claras y se hayan aclarado todas las dudas del trabajador sobre el formato 1 a 1, debes empezar con la agenda propiamente dicha.
Consejo 3 para la primera entrevista de evaluación con nuevos empleados: El orden del día (incl. modelo de orden del día)
El orden del día de las reuniones 1 a 1 o de las evaluaciones de los empleados suele ser muy constante. Sin embargo, además de los puntos recurrentes del orden del día, siempre debes dejar espacio para colocar temas individuales y desviarte del formato habitual.
El orden del día de la primera reunión 1 a 1 o entrevista de evaluación puede tener este aspecto, por ejemplo:
- Introducción – Expectativas y ventajas del 1-1 (especialmente para la primera entrevista de evaluación)
- Progreso: ¿En qué has estado trabajando?
- Bloqueos y retos: ¿Con qué bloqueos o retos luchas?
- Objetivos para la(s) próxima(s) semana(s)
- Otros puntos del empleado (por ejemplo, comentarios o ideas)
- Otros puntos del jefe (por ejemplo, comentarios o intercambio personal sobre actualizaciones de la empresa)
Los dos últimos puntos de la plantilla son importantes como cajón de sastre para todos los temas que no encajen con los anteriores. Esto garantiza que el empleado siempre sepa dónde puede plantear sus propios temas. Si no hay "otros puntos", puedes simplemente saltarte esta parte de la reunión.
Por supuesto, el orden del día de la reunión individual puede adaptarse continuamente junto con el subordinado directo. Sin embargo, debes evitar complicar demasiado el orden del día de la primera reunión individual o entrevista de evaluación. Es aconsejable empezar de forma sencilla y luego ir adaptando e individualizando el orden del día en función de la experiencia práctica.
Si te interesan plantillas más detalladas para diversas reuniones individuales (por ejemplo, semanales, anuales, 1-1 con empleados difíciles...), echa un vistazo al artículo correspondiente: 15 plantillas probadas de reuniones 1-1 para editar (gratis).
Consejo 4 para la primera reunión 1 a 1 con nuevos empleados: Notas conjuntas compartidas / Herramienta 1 a 1
Por experiencia personal, puedo decir que siempre da la sensación de falta de compromiso y profesionalidad celebrar una reunión de la que no hay notas escritas. Sin notas, es fácil olvidar lo que se habló por última vez en una reunión individual.
Para evitar este problema desde el principio, recomiendo definir dónde quieres grabar los puntos del orden del día y las notas de la reunión individual justo al comienzo de la primera entrevista individual o de evaluación. Lo mejor es utilizar una herramienta que permita notas colaborativas que puedas ver y editar al mismo tiempo.
Utilizar una herramienta 1:1 te facilita la formulación directa y el seguimiento conjunto de las medidas. En particular, me gustaría mencionar nuestro software de reuniones 1-1 Echometer. Te ayuda a que las reuniones 1-1 sean más eficaces en el tiempo, divertidas y productivas. Puedes encontrar más información en este sitio web. También puedes utilizar la siguiente plantilla de reunión 1-1 para empezar a utilizar la herramienta:
Plantilla de la herramienta de reunión 1:1: El humor como clima
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Plantilla de la herramienta de reunión 1:1: El humor como clima
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Además de las notas compartidas, por supuesto también puedes escribir notas privadas que no se compartan con el empleado. Sin embargo, la mayoría de las herramientas para reuniones 1:1 o evaluaciones de empleados también ofrecen una función integrada para ello.
Consejo 5 para la primera reunión individual con los nuevos empleados: Implica activamente a los empleados
Ya debería haber quedado claro en la primera reunión individual que, como directivo, la opinión de tu empleado es importante para ti.
Para insistir de nuevo en esto, debes pedir a tu empleado que te dé su opinión al final de la primera reunión individual. Por ejemplo:
- ¿Se te ocurre alguna otra forma de organizar nuestras reuniones individuales para que te resulten aún más agradables?
- ¿Deberíamos fijar un recordatorio para dentro de 2 meses y luego reflexionar juntos sobre si el formato individual nos funciona en cuanto a frecuencia, duración de la reunión y orden del día?
- ¿En qué crees que deberíamos centrarnos en las próximas reuniones 1-1 o en las evaluaciones de los empleados?
Por cierto: si eres gestor de desarrolladores de software, el siguiente artículo podría interesarte: 6 Ejemplos de feedback para desarrolladores de software.
Ahora hay algunas situaciones especiales en las que se pueden celebrar reuniones 1 a 1. En los ejemplos anteriores se ha supuesto que estás introduciendo las reuniones 1 a 1 o las evaluaciones de empleados en tu equipo actual, con subordinados directos ya existentes. Pero, ¿qué ocurre cuando un nuevo empleado se incorpora a un equipo ya existente? ¿O cómo puedes comportarte como directivo si eres la única persona nueva, pero el resto ya se conoce? Me gustaría hablar de ello.
La primera entrevista de evaluación con un nuevo miembro de un equipo existente
Cuando un nuevo subordinado directo entra en el equipo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta en tu primera reunión individual como líder del equipo para incorporarlo con éxito.
Aquí tienes los 3 consejos más importantes:
Consejo 1 para la primera reunión individual con un nuevo miembro del equipo: Aclarar el papel y las expectativas
Para que la colaboración tenga éxito, es importante que el nuevo subordinado directo entienda exactamente cuáles son las expectativas.
Por tanto, responde a la siguiente pregunta en la primera reunión 1-1 o entrevista de evaluación: ¿Cuál será exactamente el papel del nuevo empleado en el equipo?
Consejo 2 para la primera reunión 1 a 1 o entrevista de evaluación con un nuevo miembro del equipo: Explica el equipo y la cultura
Como nuevo miembro del equipo, tienes que familiarizarte con las estructuras existentes. Como directivo, tienes una buena visión general de cómo funciona el equipo. Así que ayuda al nuevo empleado en la primera entrevista individual o de evaluación a comprender mejor quién trabaja en qué en el equipo y cómo son los canales de comunicación y las rutinas típicas.
La cultura de equipo también es un factor importante aquí. Utiliza el nuevo Informe Directo para compartir lo que valoráis como equipo cuando trabajáis juntos. Quizá incluso haya ciertos acuerdos de trabajo que podáis discutir (más sobre esto: Acuerdos de trabajo: 10 ejemplos y plantillas).
Ofrece también al nuevo miembro del equipo apoyo para establecer contactos con otros miembros del equipo e invítalos a reuniones conjuntas. Por supuesto, también tiene sentido ofrecerte a organizar un "mentor" fuera de tu propio equipo.
Consejo 3 para la primera reunión 1 a 1 con un nuevo miembro del equipo: Deja espacio para preguntas
Como directivo, eres responsable del éxito de la iniciación del nuevo subordinado directo. En tu primera reunión individual con el nuevo miembro del equipo, crea suficiente espacio para preguntas y ofrécele apoyo:
- ¿Qué es lo que más necesitas para tu familiarización?
- ¿Cuál es el próximo hito más importante para tu inducción?
- ¿Cuándo te gustaría poder decir que has completado tu programa de iniciación?
- ¿Cuándo deberíamos volver a revisar juntos el estado de tu inducción?
Lo mejor es anotar las preguntas y respuestas del nuevo miembro del equipo en las notas de la reunión 1 a 1 o de la entrevista de evaluación. Así podrás consultarlas más adelante.
Las primeras reuniones individuales como directivo en un equipo completamente nuevo
Si como directivo eres nuevo en un equipo ya existente, las reuniones individuales son una buena forma de entablar una relación personal con todos los miembros del equipo y conocer sus diferentes puntos fuertes y perspectivas.
Tengo algunos consejos especiales para ti para esta situación:
Consejo 1 para directivos de nuevos equipos: Utiliza las reuniones iniciales individuales para construir primero la relación
La base más importante para el éxito de la colaboración es una relación de confianza. Por tanto, utiliza las primeras reuniones individuales principalmente para conocer a los nuevos miembros de tu equipo.
Utiliza preguntas como
- ¿Qué te llevó a desempeñar este papel?
- ¿Qué te gusta especialmente de tu trabajo, qué te motiva?
- ¿Qué haces fuera del trabajo? (Es mejor hacer esta pregunta sólo después de haber compartido algo sobre tus aficiones privadas)
- ¿Qué es especialmente importante para ti en un directivo y en el trabajo en equipo?
Asegúrate de compartir también detalles personales sobre ti. Al fin y al cabo, construir una relación no es una calle de sentido único.
Hazte un favor y no te saltes este paso. Créeme, el tiempo que lleva construir una relación está bien invertido.
Consejo 2 para directivos de equipos nuevos: Abordar los puntos fuertes y débiles
Aunque al principio todo parezca de color de rosa, en algún momento quedará claro que tu equipo tiene puntos fuertes y débiles – al igual que tú como directivo.
Es importante poder abordar abiertamente los errores y los puntos débiles del equipo. Como directivo, debes dar buen ejemplo.
Una vez que hayas demostrado que puedes hablar abiertamente de tus propios errores y puntos débiles, será mucho más fácil hablar de los errores con los compañeros y el equipo.
Repite una y otra vez lo importante que es para ti una cultura del error abierta y luego da buen ejemplo compartiendo tus propios errores o comportamientos y las situaciones en las que te sentiste insatisfecho contigo mismo.
Consejo 3 para directivos de nuevos equipos: Integridad en los conflictos
Cuando surgen conflictos en los equipos, las discusiones individuales te dan la oportunidad de conocer las distintas perspectivas de los miembros del equipo. Sin embargo, siempre debes mantenerte objetivo y neutral. Nunca te pongas de parte de una persona en las entrevistas individuales o de evaluación, sino deja claro que tu objetivo es encontrar una solución objetiva y razonable.
Si hay un conflicto entre Pedro y Sabine en una reunión 1 a 1, no debes encontrarte de acuerdo con las personas.
Tarde o temprano, esta contradicción saldrá a la luz y se cuestionará tu integridad como directivo. En el peor de los casos, perderás la confianza de tu equipo.
Por tanto: mantente siempre neutral, incluso en las reuniones 1 a 1 o en las entrevistas de evaluación.
La mejor forma de tratar los conflictos en el equipo: Habla del conflicto con todos los afectados (por ejemplo, en la retrospectiva de tu equipo) y no en reuniones 1 a 1.
Listo para la primera reunión individual o entrevista de evaluación con tu nuevo subordinado directo
Sólo el hecho de que hayas leído este artículo demuestra que para ti es importante desempeñar bien tu papel de directivo. ¡Tus empleados pueden estar agradecidos de tener reuniones individuales contigo! 😊
Si quieres una forma sencilla de mejorar tus reuniones 1-1, te recomiendo lo siguiente: Prueba gratis la herramienta Echometer, por ejemplo, utilizando la plantilla que aparece a continuación:
Plantilla de la herramienta de reunión 1:1: El humor como clima
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Plantilla de la herramienta de reunión 1:1: El humor como clima
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
