Um in Echometer erfolgreich loszulegen, sind ein paar Begriffe besonders wichtig:

Workspace

In Echometer hat jeder Kunde einen eigenen Workspace. Der Workspace entspricht in der Regel dem Namen deiner Organisation / deines Arbeitgebers. Du findest den Namen deines Workspaces oben links in der Seitenleiste:

Alle Teams sind einem Workspace zugeordnet.Als Echometer Nutzer*in kann man parallel Mitglied in mehreren Workspaces sein.

Team

In einem Workspace können Administratoren eines Workspaces Teams anlegen. In den Teams finden die Umfragen und Retrospektiven statt. Links in der Seitenleiste werden alle Team angezeigt, in denen der*die angemeldete Nutzer*in Mitglied ist:

Ein Nutzer kann parallel Mitglied in mehreren Teams sein. Jedes Team braucht mindestens einen Team-Admin.

Retrospektive / Retro

Die Retrospektive ist ein Team-Workshop, den Teams in Echometer nutzen, um ihre Zusammenarbeit zu reflektieren und Maßnahmen abzuleiten.Im Vorfeld zur Retrospektive holt man im Rahmen der Umfrage Feedback von seinem Team ein, um dieses dann in der Retrospektive zu erläutern, zu priorisieren und Maßnahmen daraus abzuleiten. Mehr dazu in “Was ist eine Retrospektive?” und “Die Phasen einer Retrospektive”.

Mobile Retro

Team Mitglieder haben die Möglichkeit per Handy an der Retro teilzunehmen. Die Mobile Retro unterstützt alle interaktiven Elemente und ist perfekt für z.B. hybride Retrospektiven. Einfach den QR-Code zu Beginn der Retro scannen. 

(Health Check) Items

Sind Aussagen, zu denen im Rahmen der Umfrage eine Zustimmung abgefragt wird. Die Ergebnisse werden anschließend in der Retrospektive der Teams reflektiert. Items gibt es auf Team- und Workspace-Level. Je nach Ebene landen die Ergebnisse nach der Retro entsprechend in dem Team Health und Workspace Health Dashboard.

Team Health

Fasst die Ergebnisse der Team-Items aus vergangenen Umfragen und Retrospektiven eines Teams zusammen.

Workspace Health

Fasst analog zu Team-Items die Ergebnisse der Workspace-Items auf teamübergreifend auf Ebene des Workspaces zusammen.

Persönliches Feedback

Alle Echometer Benutzer*innen verfügen über einen persönlichen Feedback Link. Durch das Teile des Links kann z.B. persönliches Feedback von Kolleg*innen eingeholt werden.

Team Umfrage

Sind Umfragen die von Team Admins verschickt werden um das Feedback des Teams zu bekommen. Umfragen können sowohl im Rahmen der Retro Vorbereitung verschickt werden als auch abgekoppelt von einer Retro. In beiden Fällen besteht die Möglichkeit die Umfrageergebnisse mit in eine Retro einfließen zu lassen. 

Maßnahmen

Sind To-Do’s die z.B. am Ende einer Retrospektive erstellt werden können. Einen Guide wie du gute Maßnahmen erstellen kannst, findest du in diesem Blog Artikel. 

Die Berechtigungen in Echometer basieren auf 3 Rollen:

• Workspace Admin

  • Erstellt und verwaltet Teams, Workspace Mitglieder und die Workspace Health Rotation
  • Benennt Team Admins
  • Kann keine Teams (auch nicht deren Retro-Archiv und deren Team Health Ergebnisse sehen) sehen, in denen er*sie nicht selber Mitglied ist

• Team Admin

  • Verwaltet Teammitglieder und die Team Health Rotation
  • Verwaltet den Retro-Zyklus des Teams (Erstellt und versendet Team-Umfragen, Startet und navigiert durch Retrospektiven)
  • Kann weitere Team Admins benennen
  • Kann sowohl die eigene Team-, als auch die Workspace Health Dashboards sehen, die Workspace Health Rotation allerdings nicht bearbeiten
  • Kann keine Teams (auch nicht deren Retro-Archiv und deren Team Health Ergebnisse sehen) sehen, in denen er*sie nicht selber Mitglied ist

• Team Mitglieder

  • Nehmen an Team-Umfragen und Retrospektiven teil
  • Sehen sowohl die Team-, als auch die Workspace Health Dashboards
  • Kann keine Teams (auch nicht deren Retro-Archiv und deren Team Health Ergebnisse sehen) sehen, in denen er*sie nicht selber Mitglied ist

Eine Retrospektive ist ein Team-Workshop zur Reflexion und Verbesserung der Zusammenarbeit.

In Echometer ist die Retrospektive ein Kernelement zur Initiierung und Steuerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses - immer mit dem Team und den Bedürfnissen der Teammitgliedern im Mittelpunkt.

Weitere Infos zu einer Retrospektive findest du im Artikel über die Phasen einer Retrospektive.

Um dir einen Überblick über die Möglichkeiten in Echometer zu schaffen, empfehlen wir einen Blick in unsere How-To Videos.

Als Workspace Admin kannst du neue Teams anlegen und anschließend einem*r Kolleg*in die Admin-Rechte für das Team übertragen.

Der*die Team Admin kann dann, die weiteren Teammitglieder hinzufügen, die Team Health Rotation anpassen und direkt mit der ersten Umfrage loslegen.

Um immer auf dem Laufenden zu bleiben, kannst du dich bei der Registrierung für den Echometer Newsletter anmelden.

Bei der Veröffentlichung neuer Funktionen erscheint ein Banner in Echometer, der dich darauf hinweist und bittet, die Seite neu zu laden, damit die neuen Funktionen aktiviert werden.

Eine Auflistung aller neuen Funktionen findest du in unserem öffentlichen Change Log.

Alternativ werde Teil unserer Slack Community, in der wir von Echometer regelmäßig Updates kommunizieren zu neuen Funktionen oder Änderungen.

Du möchtest als erste*r mitbekommen an was für Themen wir gerade arbeiten und mit uns über Weiterentwicklungen diskutieren?

Dann trete unserer Slack Community bei und tausche dich mit Gleichgesinnten zu relevanten Themen aus. Nutze Slack auch um Wünsche äußern, Feedback und Support zu geben oder zu erhalten.

Du hast einen Fehler in Echometer gefunden?

Den kannst du uns entweder über support [at] echometer.de schreiben, oder direkt aus Echometer senden. Dazu findest du unten Links hinter dem Fragezeichen ein entsprechendes Feedback-Feld:

Du möchtest eine engere Unterstützung bei der Einführung oder dem Rollout von Echometer erhalten?

Um Echometer’s Potential in deinen Teams zu entfesseln, wende dich gerne jederzeit an unser Customer Success-Team. Wir können (gegen Aufpreis) bei Team-Onboardings und Workshops zum Rollout von Echometer unterstützen, oder vermitteln gerne auch an erfahrene Berater*innen aus unserem Netzwerk weiter.

Dein Team braucht regelmäßig länger als geplant für die Retrospektiven und du fragst dich, wie du das Zeitmanagement verbessern kannst?

Hier unsere Tipps:

• Kommuniziere dem Team schon im Vorfeld wie viel Zeit zur Verfügung steht und frage, ob alle bereit sind, sich in dieser Zeit voll auf die Retro zu konzentrieren.
• Ziele darauf ab, möglichst ab der Hälfte der Zeit mit der Priorisierung der Feedbacks zu starten. So bleibt genug Zeit nach dem Priorisieren in die Analyse der wichtigsten Themen einzusteigen und Maßnahmen zu definieren.
• Drohen Themen aus ihrem Zeitfenster auszubrechen, nutze in der Retro den Timer, um eine Zeitbox für das Thema festzulegen. Der Countdown ist dann für alle Teilnehmer der Retro sichtbar und leuchtet beim Ablaufen rot auf:
  

Du fragst dich, wie dein Team auf sinnvolle Maßnahmen kommen kann und wie du diese mit Echometer tracken kannst?

Zum Thema Maßnahmen in Retrospektiven haben wir in einem Blog-Artikel einige Tipps und Beispiele für dich zusammengefasst. Schau mal vorbei!

Die Retrospektive in Echometer folgt den klassischen Schritten aus dem Lehrbuch:

• Check-In
  Hilf deinem Team in dem Termin anzukommen und stelle sicher, dass jeder sich kurz zu Wort melden kann.
• Feedback sammeln
  Sammle das Feedback und stelle sicher, dass alle ein gleiches Verständnis der Feedbacks entwickeln, ohne schon zu sehr in die Details zu gehen, oder Maßnahmen abzuleiten.
• Priorisierung
  Lasse das Team entscheiden, welche Themen weiteren Raum in der Retro erhalten sollten.
• Analyse & Definition von Maßnahmen
  Schaffe einen Raum um die priorisierten Themen weiter zu analysieren und Maßnahmen abzuleiten.
• Check-Out
  Fasse die Ergebnisse zusammen und hole dir Feedback aus dem Team zur Retrospektive.

Darüber hinaus gibt es in Echometer den Schritt “Bestehende Maßnahmen reviewen”, den du je nach Einstellung vor oder nach dem “Feedback sammeln” platzieren kannst.

Um das Konzept des Ablaufs einer Retrospektive besser zu verstehen, empfehlen wir unseren Blog Artikel zum “5 Diamond Modell”.

Tipp: Über Whiteboards (rechts unten im Menü) kannst du flexibel aus dem Format ausbrechen um kreative Workshop-Formate einzufügen. Dazu kannst du schon im Vorfeld zur Retrospektive Whiteboard Templates vorbereiten und dann auf diese zurückgreifen:

Wir glauben daran, dass der “Spotify Health Check” nicht die einzig richtige Art ist, die Team Health zu messen. Vielmehr sollte man die Themen des Health Checks auf die Bedürfnisse des Teams anpassen.

Genau dafür ist die Team Health Rotation in Echometer da. Die im Itempool markierten Items werden in der Rotation aufgenommen und landen reihum in den Umfrageentwürfen. So sammelst du wiederkehrend abwechselnd Feedback zu den Punkten.

Um die Rotation anzupassen, wähle im Itempool die Items aus, welche du in deinen Health Check aufnehmen möchtest. Nutze die Suchleiste und die Templates (oben rechts neben der Suchleiste), um passende Items zu finden. Solltest du nicht fündig werden, kannst du mit dem Button unter der Liste auch eigene Items hinzufügen:

Du möchtest schon vor der Retrospektive Feedback von deinem Team einholen, um Zeit in der Retrospektive zu sparen und Teammitgliedern genug Zeit zu geben, sich Gedanken zu machen?

Mit Echometer kannst du Umfragen für dein Team einfach aufsetzen und dabei von der automatischen Team Health Rotation profitieren. Außerdem kannst du dich bei den offenen Fragen von den Templates inspirieren lassen.

Sowohl die Items aus der Rotation als auch die offenen Fragen aus den Templates lassen sich individuell bearbeiten.

Die Umfrage wird automatisch via Email an alle Teammitglieder versendet. Darüber hinaus kannst du den Umfrage-Link auch manuell von der Teamseite aus kopieren.

Whiteboards in Echometer

Bitte beachte, dass es verschiedene Typen von Whiteboards in Echometer gibt:

• Können von Nutzern selber erstellt werden und jeweils von den Erstellern in einer Retro(-Vorbereitung) eingefügt werden
• Werden bei der Verwendung zu einem “Retro Whiteboard” kopiert, sodass das Template selber unverändert bleibt | | Retro Whiteboards | * Sind im Rahmen einer Retrospektive genutzt worden

• Sind nach einer Retrospektive im Retro Archiv einsehbar
• Bleiben auch nach der Retro bearbeitbar (zum Beispiel für Break-Out Sessions außerhalb der Retrospektive) | | Vorbereitete Retro Whiteboards | - Sind auch “Retro Whiteboards”, die schon vor der Retrospektive im Rahmen der Retro-Vorbereitung speziell für die anstehende Session erstellt wurden

• Bleiben sie im Rahmen des Retro-Archivs aufrufbar und bearbeitbar (auch, wenn sie in der Retro selber nicht genutzt wurden)
• Sind nur an der Retro gespeichert und sind damit nicht als wiederverwendbares Whiteboard Template gespeichert |

Whiteboard Templates

In der Seitenleiste links findest du den Reiter “Whiteboard Templates”. Hier kannst du entweder einen Blick in die von Echometer bereitgestellten Whiteboard Templates (siehe Erläuterung der Templates hier) werfen, oder auch eigene Templates erstellen:

Retro Whiteboards

Vorbereitete Retro Whiteboards

Im Rahmen der Vorbereitung einer Retrospektive kannst du auch Whiteboards vorbereiten. Hierfür kannst du entweder auf ein Whiteboard Template zurückgreifen und es anpassen, oder ein neues leeres Whiteboard öffnen:

Wählst du ein Whiteboard Template aus, wird für die anstehende Retro eine Kopie von diesem Template erstellt. Das Whiteboard Template selber wird nicht verändert.

Whiteboards in der Retro öffnen

Als Moderator*in einer Retrospektive kannst du die vorbereiteten Whiteboards bequem über das Whiteboard-Symbol unten rechts öffnen:

Alternativ kannst du auch auf dem Retro Canvas ein Item auswählen und ein damit verknüpftes Whiteboard erstellen. Auf diesem Whiteboard wird das ausgewählte Feedback automatisch einfügt:

Wenn ihr Workspace Puls-Check-Umfragen nutzt, generiert Echometer automatisch individuelle Umfragen für jedes Team, um die noch offenen Fragen abzudecken. Siehe Details: Workspace Health Rotation verstehen

Als Team-Admin, siehst du die Puls-Check-Umfragen deines Teams in dem Reiter “Umfragen” deines Teams:

Workspace-Puls-Check-Umfragen sind nach deren Erstellung standardmäßig für 2 Wochen offen und schließen sich dann automatisch. Als Team-Admin kannst du die Umfragen aber auch schon vor Ablauf der 2 Wochen manuell schließen. Das solltest du natürlich nur in Abstimmung mit deinem Team tun.

Erst wenn eine Umfrage geschlossen wird, sind die Ergebnisse einsehbar.

Auch während die Umfrage noch offen ist, kannst du allerdings bereits die Umfrage mit deiner kommenden Retrospektive verknüpfen. Öffne dazu die Umfrage und klicke auf “Ergebnisse in Retro verwenden”:

Achtung:

• Damit eine Umfrage mit einer Retro verknüpft werden kann, muss deine aktuelle Retrospektive im Team sich in dem Status “In Vorbereitung” befinden und es darf nicht bereits eine andere Umfrage mit der Retrospektive verknüpft sein.

• Falls die aktuelle Retrospektive in dem Team noch läuft, beende sie. Dann wird automatisch die nächste Retrospektive im Status “In Vorbereitung” angelegt.

Ob die Umfrage erfolgreich mit der Retrospektive verknüpft wurde, siehst du an der gelben Box mit der Referenz auf die Verknüpfte Umfrage in der Retro-Vorbereitung:

Du kannst für das Retro-Board neben den Ergebnissen der Umfrage auch flexibel weitere Health-Check-Items oder weitere offene Fragen hinzunehmen. Diese sind dann zwar nicht Teil der Umfrage, können aber einfach innerhalb der Retrospektive beantwortet werden.

In diesem Video erfährst du, wie du den Pulse Check auf Workspace-Ebene in Echometer einrichtest und worauf du dabei achten solltest:

Hier eine kurze Zusammenfassung:

Wozu dient der Pulse Check?

Mit dem Workspace Pulse Check kannst du …

• Feedback von ausgewählten Teams erhalten
• In einem benutzerdefinierten Intervall pro Item
• Auch wenn die Teams keine Retrospektiven durchführen

Wie funktioniert er?

Der Workspace Pulse Check …

• Überprüft, ob die Pulse Check Items von den Teams im festgelegten Intervall bereits beantwortet wurden
• Erstellt eine benutzerdefinierte Puls Check Survey für jedes Team, die nur die Items enthält, die noch nicht abgefragt worden sind
• Sendet die Survey automatisch an die Teammitglieder (E-Mail-Einladung)
• Schließt jede Puls Check Survey nach 14 Tagen und fügt die Ergebnisse sowohl dem Team- als auch dem Workspace-Dashboard hinzu

Wie richtet man ihn ein?

• Wähle Items aus und lege deren Intervall fest
• Einschließen/Ausschließen von Teams in die Workspace Health Rotation
• Aktiviere (nur dann) den Puls Check für den Workspace

Hier ein paar Tipps, wie du einen Health Check auf Workspace-Ebene aufsetzen kannst.

1. Involviere Stakeholder: Ein Health Check, der über mehrere Teams hinausgeht, ist für viele Personenkreise interessant. Daher sollte man frühzeitig informieren, wenn man plant, den Workspace Health Check aufzusetzen. Typische Stakeholder sind: Teams, Führungskräfte, ggf. Personalbereich und der Betriebsrat.
2. Starte einfach: Bei einem Health Check auf Ebene der Organisation gibt es viele Stakeholder, die gerne Einfluss auf die Themenfindung nehmen möchten. Um durch diesen Abstimmungsprozess nicht ausgebremst zu werden, empfehlen wir, mit dem minimalen Kompromiss zu starten und sich erstmal sehr allgemeine Themen wie z.B. die Arbeits-Zufriedenheit oder den ROI von agilen Meetings zu beschränken. Erweitern lässt sich der Workspace Health Check ja jederzeit flexibel.
3. Weniger ist mehr: Gerade aufgrund der vielen Stakeholder ist die Verführung groß, sehr viele Themen mit in den Workspace Health Check aufzunehmen. Leider kommt es dadurch häufig zur Überanspruchung der Mitarbeitenden als Feedbackgeber*innen und ggf. “Umfragemüdigkeit”. Also behalte auch nach dem Start im Kopf, die Anzahl der Umfragethemen nicht zu übertreiben. Nimm nur Health Check Items auf, die wirkliche Relevanz haben.
4. Nutze bestehenden Kontext: Viele Unternehmen haben definierte Unternehmenswerte. Optimalerweise dienen diese Unternehmenswerte als Orientierung für Echometers Workspace Health Check, der in dem Kontext als Kulturbarometer dienen kann. Durch das Aufgreifen der Unternehmenswerte kann außerdem das Commitment vom Personalbereich und von Führungskräften gestärkt werden, Echometer aktiv in Teams unternehmensweit zu etablieren und so die Mehrwerte übergreifender zu nutzen.

Zusätzlich zum Workspace Health Check empfehlen wir dir auch einen Team Health Check aufzusetzen.

In Echometer kannst du neben den vorgeschlagenen Skala-Items auch eigene Items für deinen Health Check formulieren.

Skala-Items sind Aussagen, zu denen im Rahmen der Umfrage die Zustimmung abgefragt wird:

Hierauf solltest du bei der Formulierung eigener Skala-Items achten:

1. Das richtige Format: Ein Health Check-Item wird auf einer Skala von “Stimme gar nicht zu” bis “Stimme voll zu” beantwortet. Dementsprechend kannst du hier keine offenen Fragen verwenden. Beispiel offene Frage: “Wie gefällt dir unser Daily in den letzten Wochen?”, Umformulierung als Skala-Frage für den Health Check: “Unser Daily in den letzten Wochen hat mir sehr gut gefallen.”
2. Frage nach subjektiven Eindrücken: Ein Health Check Skala-Item ist nicht dafür geeignet, objektive Tatsachen abzufragen. Beispiel: “Unsere Dailys dauern maximal 15 Minuten.” Diese Kennzahl lässt sich objektiv messen und ist nicht für einen Health Check geeignet. Stattdessen kannst du mit einem Health Check Skala-Item die schwieriger erfassbaren subjektiven Eindrücke erfassen: “Unsere Dailys sind für mich gut investierte Zeit.”
3. Konkretisiere den Rahmen: Bei vielen Themen könnte der Bezugsrahmen unterschiedlich gedeutet werden. Zum Beispiel: “Wir stellen Anforderungen konstruktiv in Frage.” In dieser Formulierung ist sowohl offen wer “wir” sind und welche Anforderungen gemeint sind. Je nach gewünschten Rahmen könnte man also konkretisieren: “Als Team hinterfragen wir vor der Umsetzung von Themen die Anforderungen unseres Product Owners.”

Schau gerne auch auf unsere Tipps für das Aufsetzen von Health Checks auf Team- sowie Health Checks auf Workspace-Ebene.

In der Workspace Health findest du eine Übersicht der teamübergreifenden Ergebnisse, die in verschiedenen Diagrammen dargestellt werden.

Team-Gruppen filtern

Sofern du Team-Gruppen definiert hast, bietet das Dashboard eine Filterung nach diesen Team-Gruppen an. Du kannst nur solche Team-Gruppen filtern, in denen mindestens 3 Teams, die nicht von der Workspace ausgeschlossen sind, an der Workspace Health Rotation teilgenommen haben. Team-Gruppen mit 2 oder weniger Teams sind in der Filterung entsprechend nicht auswählbar:

Netzdiagram & Einzelwerte

Das Netzdiagram zeigt Durchschnittswerte über die Kategorien der Items an. Neben dem Durchschnitt lassen sich die höchsten und niedrigsten 10% einblenden.

Darunter werden jeweils die darunterliegenden Einzelwerte pro Kategorie aufgelistet. Neben dem aktuellen Durchschnitt und Trend auf der linken Hälfte, wird rechts in der Grafik auch der Zeitliche Verlauf mit Durchschnitt, sowie Top/ Bottom 10% angezeigt:

Heatmap

In der Heatmap werden die Ergebnisse der Teams pro Item nach Kategorien dargestellt.

• Graue Kacheln haben noch keine / keine aktuellen Datenpunkte.
• Farbige Kacheln richten sich nach dem aktuellen Durchschnitt.

Fährt man mit dem Mauszeiger über eine Kachel wird der Durchschnitt angezeigt. Mit einem Klick zeigen sich unter der Heatmap die einzelnen Ergebnisse im Zeitverlauf.

Je nach Einstellungen des Workspaces, kann die Heatmap ausgeschaltet sein, um die Anonymität der Teams zusätzlich zu schützen.

Jede*r Nutzer*in soll in der Workspace Health berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollen einzelne Personen nicht doppelt gewichtet werden. Das kommt dann vor, wenn Nutzer*innen in mehreren Teams sind. Daher gibt es die Möglichkeit Teams aus der Workspace Health Rotation auszuschließen.

Ein häufiger Anwendungsfall für diese Funktion sind Teams, die neben den festen Teams bestehen. Bei denen würden Workspace Health-Items (früher “Echo Items”) für Teammitglieder doppelt abgefragt werden, sofern Mitglieder parallel auch in anderen Teams befinden. Konkret betreffen diese Doppelungen häufig:

• Führungsteams, bei denen die Führungskräfte auch Mitglied ihrer eigenen Teams sind
• Projektteams, deren Teilnehmer auch in funktionalen Teams sind
• Überschneidungen zwischen Squats, Guilds und Chapters (bei der Organisation beim Spotify-Modell)

Um Teams auszuschließen, wähle diese in der Teamliste der Workspace Administration aus und wähle unter Aktionen “Aus Workspace Health ausschließen” aus.

Teams können später auch wieder hinzugefügt werden.

Du möchtest die Ergebnisse im Workspace Health Dashboard gerne etwas genauer filtern - zum Beispiel nach Funktionsbereichen oder Business Units?

Dann sind Team-Gruppen die Lösung. Wähle die Teams in der Teamliste der Workspace Administration aus und wähle unter Aktionen “In Gruppe bewegen…” aus.

Sofern du bereits Team-Gruppen angelegt hast, wähle einen Eintrag aus der Liste oder erstelle eine neue Team-Gruppe:

Du möchtest bestimmte Themen regelmäßig über alle Teams hinweg abfragen? Dann hilft dir die Workspace Health Rotation genau das zu automatisieren.

Die Standard-Einstellung der Rotation

Als Workspace Admin kannst du die Workspace Health Rotation anpassen, indem du die Checkboxen links neben den Items aktivierst:

Standardmäßig werden immer 2 dieser aktivierten Items aus der Workspace-Health-Rotation für die Retrospektiven der Teams vorgeschlagen. Team-Admins können diese vorgeschlagenen Items allerdings beliebig anpassen, es sei denn du wählst die Checkbox “Rotation erzwingen” aus:

Fixe Intervalle für die Rotation pro Item auswählen

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zusätzliche fixe Frequenzen für die Items festzulegen:

• Wöchentlich
• Alle 2 Wochen
• Monatlich
• Alle 6 Wochen
• Quartalsweise
• Halbjährlich
• Jährlich

Wählst du ein Interval aus, wird dieses Item für jede neue Retrospektive eines Teams vorgeschlagen, das dieses Item noch nicht innerhalb des ausgewählten Zeitraums beantwortet hat.

Die Rotationslogik funktioniert dann wie folgt:

• Items mit einer fixen Frequenz werden nur genau 1x in dem gewählten Zeitraum (z.B. Quartalsweise/ Jährlich) aufgenommen.
• “Items ohne Frequenz” sind Auffüller für die 2 automatisch vorgeschlagenen Workspace Health Items bei neuen Team Retrospektiven.
• “Items mit fixer Frequenz” haben immer Vorrang vor “Items ohne Frequenz”, um sicherzustellen, dass die Frequenz eingehalten wird.
• Wenn es z.B. nur 2 Items ohne Frequenz gibt, können diese dementsprechend auch mehrfach hintereinander für Team-Retrospektiven vorgeschlagen werden, wenn sie durch keine “Items mit Frequenz” verdrängt werden.
• Wenn du die Workspace-Rotation anpasst, werden die bereits generierten Umfragen davon nicht beeinflusst.

Unsere Empfehlung zur Nutzung der Workspace-Health-Rotation

• Wähle nur für die wichtigsten 2 bis 3 Items eine fixen Frequenz aus und ergänze diese um beliebig viele Items mit offener Rotation. Denke daran: Je mehr Items rotieren, umso weniger häufig erhältst du aktuelle Daten zu den Items.
• Wählst du zu viele Item mit fixer Frequenz, kommen die Items aus der offenen Rotation (je nach Retro-Intervall der Teams) womöglich garnicht vor.

Separate Workspace Puls-Check-Umfragen

Ihr möchtet die Workspace-Items lieber separat und nicht zwangsläufig als Teil der Team-Retrospektiven abfragen? Kein Problem, dann aktiviert den “Workspace Puls-Check”.

Der Workspace Puls-Check generiert automatisch Umfragen und prüft dabei jeweils in allen Teams, welche Items in dem ausgewählten Interval von dem Team noch nicht beantwortet wurden. Alle Workspace Items, die noch keine Beantwortungen in dem ausgewählten Itervall haben, werden dann in der Puls-Check-Umfrage des Teams aufgenommen.

Mit dem Workspace Pulse-Check stellst du also sicher, dass alle Workspace Items mit einer Frequenz von allen Teams beantwortet werden - selbst wenn diese innerhalb des Intervals keine Retrospektive durchgeführt haben.

Weitere Details und Video-Tutorial: Workspace Puls-Check

Hier sind ein paar Tipps, wie du einen Health Check auf Team-Ebene aufsetzt.

1. Starte einfach: Man muss kein*e Psycholog*in sein, um einen Team Health Check aufzusetzen - auch, wenn es natürlich helfen würde. Echometer macht es dir durch die Templates sehr einfach, aus den vorgeschlagenen Team Health Check Items auszuwählen. Daher unsere Empfehlung: Starte einfach und sammle erste Erfahrungen im Team, bevor du versuchst, den Team Health Check zu perfektionieren!

2. Fokussiere auf das Wesentliche: Anstatt direkt eine große Anzahl von Sub-Aspekten abzufragen, starte mit relativ allgemeinen Aussagen. So kannst du nach den ersten Ergebnissen die Items präzisieren, wenn Handlungsbedarfe sichtbar werden. Beispiel für allgemeine Aussage zum Thema Kommunikation:

   • “Ich bin stets über alle für meine Arbeit relevanten Neuigkeiten informiert.”
   • Beispiel für Sub-Aspekte, die man bei Bedarf mit aufnehmen kann:
   • “In unseren Dailies werden alle wichtigen Updates geteilt.”
   • “Wenn relevant, werden Neuigkeiten im Team auch asnychron wirksam geteilt.”
   • “Relevante Neuigkeiten aus der Organisation sind schnell genug auch im Team kommuniziert.”
   • Indem du allgemein startest, kannst du den Umfang des Team Health Checks klein halten und individuell nach tatsächlichem Bedarf des Teams erweitern. Sofern Themen über die Zeit gelöst sind, kann man die Sub-Aspekte auch wieder aus der Team Health Check Rotation entfernen.

3. Hinterfrage bestehende Items: Werden manche Health Check Items immer konstant bewertet und sorgen auch in der Retrospektive nicht mehr für neue Reflexionen? Dann ziehe in Betracht, dieses Item aus der Rotation zu entfernen.

4. Items an Herausforderungen im Team anpassen: Dein Team hat aktuelle Herausforderungen oder spezifische Probleme? Erstelle dir eigene Team Health Check Items, die genau auf diese Herausforderungen eingehen. Es lohnt sich dabei, auch mal in das Team zu fragen: “Was sind unsere größten Herausforderungen im Team und wie müssen wir uns und unsere Zusammenarbeit verändern, um diese Herausforderungen zu meistern?” Die Ergebnisse aus einem Brainstorming hierzu können dir wertvolle Impulse geben, um deinen Team Health Check an dein Team anzupassen.

Erfahre mehr darüber wie du eigene Skala Items für deinen Team Health Check formulierst.

In Echometer kannst du neben den vorgeschlagenen Skala-Items auch eigene Items für deinen Health Check formulieren.

Skala-Items sind Aussagen, zu denen im Rahmen der Umfrage die Zustimmung abgefragt wird:

Hierauf solltest du bei der Formulierung eigener Skala-Items achten:

1. Das richtige Format: Ein Health Check-Item wird auf einer Skala von “Stimme gar nicht zu” bis “Stimme voll zu” beantwortet. Dementsprechend kannst du hier keine offenen Fragen verwenden. Beispiel offene Frage: “Wie gefällt dir unser Daily in den letzten Wochen?”, Umformulierung als Skala-Frage für den Health Check: “Unser Daily in den letzten Wochen hat mir sehr gut gefallen.”
2. Frage nach subjektiven Eindrücken: Ein Health Check Skala-Item ist nicht dafür geeignet, objektive Tatsachen abzufragen. Beispiel: “Unsere Dailys dauern maximal 15 Minuten.” Diese Kennzahl lässt sich objektiv messen und ist nicht für einen Health Check geeignet. Stattdessen kannst du mit einem Health Check Skala-Item die schwieriger erfassbaren subjektiven Eindrücke erfassen: “Unsere Dailys sind für mich gut investierte Zeit.”
3. Konkretisiere den Rahmen: Bei vielen Themen könnte der Bezugsrahmen unterschiedlich gedeutet werden. Zum Beispiel: “Wir stellen Anforderungen konstruktiv in Frage.” In dieser Formulierung ist sowohl offen wer “wir” sind und welche Anforderungen gemeint sind. Je nach gewünschten Rahmen könnte man also konkretisieren: “Als Team hinterfragen wir vor der Umsetzung von Themen die Anforderungen unseres Product Owners.”

Schau gerne auch auf unsere Tipps für das Aufsetzen von Health Checks auf Team- sowie Health Checks auf Workspace-Ebene.

Du möchtest die Messung Team Health deines Teams anpassen? Mit den Team-Templates und der Rotation geht das ganz leicht.

Kurz ein paar Definitionen

• Item Rotation: Die Item Rotation basiert auf der getroffenen Auswahl an Items für dein Team. Alle ausgewählten Items werden abwechselnd in die Umfrageentwürfe für Deine Retrospektiven eingefügt. Einmal konfiguriert, generiert die Rotation automatisch einen Vorschlag für die nächste Umfrage, den du individuell anpassen kannst.
• Team-Templates: Um das Aufsetzen der Item Rotation zu vereinfachen, stellt Echometer Team-Templates bereit. Team-Templates beinhalten eine Vorauswahl von Items und können bei der Einrichtung des Teams ausgewählt werden.

Beachte: Um die Team Health anzupassen, brauchst du Team-Admin-Rechte.

Navigiere auf die “Team Health”-Seite und wähle dort den “Rotation bearbeiten” Button aus.

Hier kannst du auswählen, ob du (1) mit einem Team-Template arbeiten, (2) nach einzelnen Items suchen oder (3) eine eigenes Item erstellen möchtest.

Die Team-Templates enthalten ausgewählte Fragen zu einem bestimmten Thema. Die Fragen kannst du direkt in deine Item Rotation aufnehmen.

In dem Tab “Suchen & Filtern” kannst du mit Schalgwörtern nach Items suchen und diese nach bestimmten Themen Filtern. Über den “Hinzufügen” Button können die Items in die Item Rotation aufgenommen werden. Für jedes Item wird dir direkt mit angezeigt, ob es schon in deiner Item Rotation ist und wann es zuletzt abgefragt wurde. Wenn du ein Item aus deiner Rotation entfernen möchtest kannst du das über den “Entfernen” Button machen.

Hast du ein Item im Kopf, für das du keine passende Formulierung in der Liste findest? Kein Problem, dann erstelle unter dem Punkt “Eigenes Item” ein individuelles Item:

Gib bei der Erstellung eines Items je nach Bedarf auch direkt eine Deutsche und Englische Übersetzung ein. Die neuen Items werden in der Kategorie “Eigene Items” oben in der Liste hinzugefügt.

Du möchtest dein Team erweitern, Personen rausnehmen, oder die Team-Admin-Rolle vergeben/entziehen?

Navigiere hierzu in die Teammitglieder-Liste der Team-Einstellungen:

1. Unter der Liste der Teammitglieder findest du den Button, um neue Teammitglieder hinzuzufügen.
2. Rechts in der Liste kannst du über das “x” Teammitglieder aus dem Team entfernen.
3. Für die Vergabe der Admin-Rolle dient das Badge in der Liste:
   a) Erscheint bei einem Mitglieder der grün-umrandete Button ”+ Admin”, bedeutet das, dass diese Person aktuell keine Team-Admin-Rechte hat. Mit einem Klick auf den Button fügst du diese Rechte hinzu.
   b) Erscheint der grün-gefüllte Button “Team Admin” hat diese Person aktuell Team-Admin-Rechte. Wenn Du mit der Maus über den Button fährst, wird der Button rot und du kannst mit einem Klick die Admin-Rechte entfernen. Die Person bleibt dann als normales Team-Mitglied hinterlegt.

Um die Teammitglieder bearbeiten zu können, musst du selber Team-Admin-Rechte haben. Hast du diese Rechte nicht, kannst du zumindest in den Teameinstellungen nachsehen, wer aktuell Team-Admin ist.

Beachte: Ein Team in Echometer muss immer mindestens einen Team-Admin haben. Du kannst beliebig viele Personen zum Team-Admin benennen.

Um deinen Zugang zu löschen, melde dich zuerst in der Echometer App an: https://my.echometerapp.com/

Tipps

• Solltest Du nicht wissen, mit welcher Email-Adresse Du Deinen Account angelegt hast, schaue in Deinem Email-Postfach an welche Email-Adresse Du die Echometer-Benachrichtigungen erhalten hast. Nutze diese Email-Adresse für den Login.
• Solltest Du Dein Passwort nicht mehr im Zugriff haben, klicke auf “Login-Link anfordern”. Daraufhin erhältst Du eine Email mit einem Link der Dich direkt in Echometer einloggt.

Sobald Du angemeldet bist, klicke oben links auf Deinen Namen und klicke dann “Account-Einstellungen”:

Scrolle in den Account-Einstellungen nach unten bis zur “Danger Zone”, und klicke auf “Account löschen”:

Um die Löschung zu bestätigen, wirst Du nochmal nach der Eingabe deines Passworts gefragt.

Kann ich mein Konto löschen, wenn kein Passwort festgelegt ist?

Ja. Solltest Du kein Passwort haben, oder es nicht kennen, kannst du in den Account-Einstellungen einfach unter “Passwort” ein neues Passwort festlegen und dieses direkt zur Bestätigung der Löschung des Accounts nutzen.

Bei Problemen mit der Löschung Deines Accounts, melde Dich bei uns via support [at] echometer.de.

Echometer ist aktuell auf Deutsch und Englisch verfügbar. So kannst du die Sprache wechseln:

Im Menü

Einfach oben links mit der Maus über deinen Nutzernamen fahren und dann in dem Menu die gewünschte Sprache auswählen:

In der Umfrage

Um die Sprache in der Umfrage zu wechseln, klicke einfach oben rechts auf die Sprache:

Hinweis: Wenn der Team-Admin die Umfrage rausschickt, wird die zu dem Zeitpunkt ausgewählte Sprache für die Email un die Umfrage verwendet, sofern die Empfänger selber noch keine Sprache in Echometer ausgewählt haben, oder noch nicht in Echometer registriert sind.

In der Retro

In der Retro wechselst du die Sprache, indem du rechts oben auf die drei Punkte klickst und dann entsprechend die Sprache wählst:

Öffne Deine Account-Einstellungen, indem du links oben in der Menuleiste mit der Maus über deinen Namen und Email-Adresse fährst und den Eintrag in der Liste auswählst.

Hier kannst du nun ein Profilbild hochladen und deinen Namen ändern:

Tipp: Du kannst auch in einer Retro noch deinen Namen ändern, indem du in der Teilnehmerliste in der Seitenleiste rechts auf deinen Eintrag fährst und den Bearbeiten-Button klickst:

Sofern du in deinem Echometer Konto angemeldet bist und dein Passwort ändern möchtest, kannst du das über deine Account-Einstellungen tun. Diese findest du, indem du links oben in der Menuleiste mit der Maus über deinen Namen und Email-Adresse fährst und den Eintrag in der Liste auswählst.

Hier kannst du nun dein neues Wunschpasswort hinterlegen und speichern:

Du hast dein Passwort vergessen und kannst nicht auf dein Konto zugreifen?

Auch Kein Problem. Nutze beim Login einfach die Möglichkeit einen “Login-Link” zu generieren, indem du nach Eingabe Deiner Email-Adresse auf “Password vergessen” klickst:

Echometer sendet Dir dann umgehend einen Link, mit dem du ein neues Password für dein Konto festlegen kannst.

Solltest du die Email auch nach bis zu 5 Minuten noch nicht erhalten haben, wende dich an support [at] echometer.de

Die wichtigsten Fakten in kürze:

• Echometer wird bei der Telekom Open Cloud und ausschließlich innerhalb der EU gehostet.
• Die Daten der Kunden sind sowohl während des Transportweges als auch in der Datenbank “at rest” verschlüsselt.
• Echometer legt seine Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (kurz “TOMs”) im Rahmen seiner Auftragsverarbeitungsvereinbarung (kurz “AVV”) offen, die als Anhang eines jeden SaaS-Vertrags aufgelistet wird. Die AVV ist hier online einsehbar.

Bei Fragen zur IT-Security und DSGVO bei Echometer, könnt ihr euch jederzeit an unseren Email-Support wenden: privacy[at]echometer.de

Nur Workspace-Admins können Nutzer*innen aus Echometer entfernen. Dazu geht man in die Workspace Administration unter “Workspace Mitglieder” und wählt die Person aus der Liste aus.

In dem daraufhin geöffneten Fenster einfach auf “Entfernen” klicken und die Aktion bestätigen. Wichtig: Ist der*die Nutzer*in der*die einzige Admin eines Teams, so muss für dieses Team entweder zuerst ein andere*r Admin bestimmt werden, oder das Team archiviert werden.

Abrechnungsarten

Prüfe zuerst, welche Art der Abrechnung für dich relevant ist:

• Variante 1: Abrechnung basierend auf Team-Lizenzen (aktueller Standard seit März 2023)
• Variante 2: Abrechnung basierend auf Nutzer-Lizenzen (Standard bei Kunden, die vor März 2023 gestartet sind, sowie bei individuellen Enterprise-Verträgen)

Variante 1: Team-Lizenzen

Jedes Team im Workspace wird als eine Leistungseinheit abgerechnet. Sollte ein Team nicht mehr benötigt werden, kannst du es archivieren. Archivierte Teams werden nicht in Rechnung gestellt.

Rechnungen bei Team-Lizenzen

Die Rechnungen können unter “Workspace Einstellungen>Allgemein” heruntergeladen werden

Variante 2: Nutzer-Lizenzen

Alle Nutzer*innen die auf einen Workspace zugreifen können, zählen als Workspace-Mitglieder.

Für die Abrechnung wiederum sind nur “aktive Workspace-Mitglieder” relevant. Als aktiv zählen solche Workspace-Mitglieder, die in einem aktiven Team hinterlegt sind. Als “aktives Team” zählen alle Teams, die nicht archiviert wurden.

Du kannst inaktive Teams also einfach unter “Workspace Settings>Teams” archivieren und damit werden deren Mitglieder dann im nächsten Monat nicht mehr abgerechnet.

In der Workspace-Verwaltung unter “Workspace-Mitglieder” lassen sich die aktuellen Nutzerzahlen einsehen und darüber hinaus lässt sich ein Export der abgerechneten Lizenznehmer*innen auf monatlicher Basis herunterladen:

Rechnungen bei Nutzer-Lizenzen

Rechnungen werden als PDF via Email an ein vereinbartes Postfach gesendet. Um dieses Postfach zu ändern, meldet euch bei “accounting at echometer.de”.

Tipp: Inaktive Mitglieder entfernen

Tipp: Mit dem Button “Inaktive Workspace-Mitglieder entfernen” lassen sich inaktive Mitglieder (also solche Nutzer*innen, die in keinem aktiven Team hinterlegt sind) mit einem Klick entfernen. Sobald sie entfernt wurden, haben sie keinen Zugriff mehr auf die Inhalte des Workspaces.

Echometer unterstützt den SAML-Authentifizierungsflow. SAML ist nur für die Authentifizierung zuständig - es bietet einen Flow für die Bereitstellung und Synchronisierung von Benutzern zwischen Echometer und der angeschlossenen Föderation.

SAML SSO Beispiel Use-Case

Die Firma “BigSoftware Corp.” möchte mit seinen Mitarbeiter*innen Echometer nutzen. Alle Mitarbeiter*innen haben bereits ein Benutzerkonto im Login-Portal der Firma BigSoftware, das die Verwendung als SAML Identity Provider (IDP) unterstützt.

Echometer kann nun den IDP von Firma BigSoftware mit dem Echometer-Workspace verbinden, der für Firma BigSoftware eingerichtet wurde. Firma BigSoftware kann nun pro Nutzer*in konfigurieren, welche Nutzer*innen sich bei Echometer anmelden dürfen, indem sie einfach ihre IDP-Einstellungen anpassen.

SAML SSO in Echometer einrichten

Navigiere in deinem Echometer-Workspace zu Workspace-Einstellungen>Integrationen.

Um SAML für deinen Workspace einzurichten brauchst Du die Echometer Business oder Enterprise Version. In der kostenlosen Version oder der Pro Version wirst du entsprechend auf das notwendige Upgrade hingewiesen.

Hier kannst Du nun die Einstellungen vornehmen:

In den Einstellungen kannst du zum Beispiel auswählen, ob ein Login mit SSO für alle, oder einige Workspace-Mitglieder erzwungen werden soll.

Mit der JIRA Integration in Echometer lassen sich in Echometer erstellte Maßnahmen in einem JIRA-Projekt anlegen.

Die JIRA-Integration muss zuerst durch einen Workspace-Admin eingerichtet werden. Dazu navigierst du in der Workspace-Verwaltung auf “Integrationen” und fügst den Link deiner JIRA Instanz ein.

Sobald die JIRA Integration für den Workspace aktiviert ist, kann jede*r Nutzer*in seinen Zugang in den Account-Einstellungen aktivieren. Die Account-Einstellungen findest du, indem du links oben in der Menuleiste mit der Maus über deinen Namen und Email-Adresse fährst und den Eintrag in der Liste auswählst:

Unten in den Account-Einstellungen findest du den Button, um dich mit JIRA zu authentifizieren:

Nach erfolgreicher Einrichtung erscheint bei der Erstellung von Maßnahmen eine zusätzliche Option, über die sich die Erstellung der Maßnahme in JIRA konfigurieren lässt:

Außerdem lassen sich die in JIRA erstellten Maßnahmen direkt über die Echometer-Maßnahme öffnen:

Echometer lässt sich mit allen seitens Atlassian noch unterstützten Versionen von selbst-gehosteten Jira-Instanzen als auch Jira Cloud integrieren. Zu beachten ist, dass der Zugriff auf Jira nicht blockiert sein darf (z.B. durch eine Firewall).

Du nutzt hast Probleme bei der Einrichtung? Dann melde dich bei unserem Support!

Echometer ist eine Web-App und läuft im Browser des*der Nutzerin. Echometer unterstützt alle modernen Browser von zum Beispiel Safari, über Chrome, Edge, Firefox bis Opera.

Echometer kann uneingeschränkt auf Tablets und PCs (Windows, Linux wie Mac) genutzt werden. Anders als die Umfragen ist das Layout der Menüführung und der Retrospektive nicht mobil für Smartphones optimiert.

Wichtiger Hinweis: Der Internet Explorer ist kein “moderner Browser”, sondern wie Microsoft selber sagt eine Kompatibilitätslösung für veraltete Software. Daher wird dieser nicht unterstützt.

Deine Organisation hatte aus “historisch gewachsenen Gründen” mehrere Workspaces in Echometer und nun sollen alle Teams in einen gemeinsamen Workspace migriert werden?

So klappt die Migration eines Teams aus einem alten zu einem neuen Workspace:

• Stelle sicher, dass du die notwendigen Berechtigungen hast: Du musst Workspace-Admin im alten wie im neuen Workspace sein.
• Navigiere nun in die Teamliste der Workspace-Verwaltung und öffne dort die Einstellungen des zu migrierenden Teams im Menü der Liste:
  
• Navigiere in die “Gefahrenzone” der Teameinstellungen und wähle dort den Workspace aus, in den du das Team verschieben möchtest. Siehst du den gewünschten neuen Workspace nicht, liegt das daran, dass du kein Workspace-Admin des neuen Workspaces bist.
• Bei der Migration kannst du die Checkbox “Teammitglieder beibehalten und in neuem Workspace freischalten” nutzen, damit die Teammitglieder automatisch hinzugefügt werden. Bei Aktivierung der Funktion wird dir direkt angezeigt, wie viele neue Teammitglieder der neue Workspace durch die Migration des Teams hinzugewinnen würde.
• Is die Checkbox nicht aktiviert, werden nur solche Teammitglieder im Team behalten, die bereits vor der Migration des Teams Mitglied im neuen Workspace sind.