Ein Eins-zu-Eins-Meeting mit einem – subjektiv wahrgenommen – schwierigen Mitarbeitenden kann sich anfühlen wie eine Partie Schach: Jeder Zug will gut überlegt sein, sonst gerätst du in die Defensive.
Niemand freut sich auf ein solches herausforderndes Eins-zu-Eins-Meeting. Doch genau diese Gespräche haben das Potenzial, echte Durchbrüche zu schaffen. Anstatt Konflikte zu vermeiden, sollten Führungskräfte sie als Chance sehen: für Klarheit, Wachstum und eine bessere Zusammenarbeit – selbst mit den schwierigsten Mitarbeitenden.
Mit der richtigen Strategie – Empathie, klugen Fragen und klaren Erwartungen – kannst du das Gespräch so führen, dass am Ende beide gewinnen.
Ob in einem digitalen oder virtuellen Eins-zu-eins-Gespräch, 1-zu-1 Meetings bieten Raum für Feedback und somit für persönliche Entwicklung, die in der heutigen Arbeitswelt unabdingbar ist. Und in diesem Artikel gebe ich dir gute Fragen an die Hand, die du in deinem Eins-zu-Eins Gespräch verwenden kannst um ein möglichst produktives Gespräch zu führen.
Vorweg: Wenn du dir insgesamt noch unsicher bist, wie gute Eins-zu-Eins-Meetings aussehen, schau mal in unseren Guide: Der Guide mit 6 Tipps für erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche.
Fangen wir erstmal an mit sieben hilfreichen und praktischen Tipps für dein Mitarbeitergespräch.
7 praktische Tipps für Eins-zu-Eins Gespräche mit schwierigen Mitarbeitenden
1. „Setz dich anders hin – wortwörtlich.“
💡 Tipp: Verändere die Sitzordnung. Statt frontal gegenüberzusitzen (was oft konfrontativ wirkt), probiere eine 90-Grad-Position oder ein Gespräch beim Gehen („Walk & Talk“). Das lockert die Atmosphäre und nimmt Druck raus.
🎯 Warum? Menschen fühlen sich weniger angegriffen, wenn sie nicht direkt „gegenüber“ sitzen. Das macht das Gespräch entspannter.
2. „Sag weniger, frag mehr – aber anders.“
💡 Tipp: Stelle Fragen, die Neugier wecken. Statt „Warum hast du das nicht gemacht?“ lieber „Wie würdest du das Problem lösen, wenn du völlig freie Hand hättest?“
🎯 Warum? Schwierige Mitarbeitende blocken oft ab oder gehen in die Defensive. Mit offenen, zukunftsgerichteten Fragen gibst du ihnen eine Möglichkeit, selbst aktiv Lösungen zu entwickeln.
3. „Mach die Erwartungen zum Mitgestaltungsprojekt.“
💡 Tipp: Anstatt Erwartungen nur vorzugeben, bitte den Mitarbeitenden, seine eigenen Erwartungen an die Zusammenarbeit zu formulieren. „Wie würdest du unsere Zusammenarbeit idealerweise gestalten?“
🎯 Warum? Wenn Menschen eigene Erwartungen formulieren, übernehmen sie automatisch mehr Verantwortung – und es fällt ihnen schwerer, sich komplett zu verweigern.
4. „Wechsle vom Problem-Modus in den Möglichkeits-Modus.“
💡 Tipp: Verwandle negative Situationen in eine Herausforderung: „Angenommen, du wärst dein eigener Berater – was würdest du dir raten?“
🎯 Warum? Schwierige Mitarbeitende haben oft Widerstände gegen Vorschläge von anderen. Indem du ihnen eine neue Perspektive gibst, lenkst du das Gespräch von Problemen hin zu Lösungen.
5. „Weniger reden, mehr schreiben lassen.“
💡 Tipp: Wenn Gespräche emotional aufgeladen sind, bitte den Mitarbeitenden, seine Sichtweise schriftlich zusammenzufassen – sei es vor oder nach dem Meeting.
🎯 Warum? Das hilft, impulsive Reaktionen zu vermeiden und zwingt dazu, sich klarer zu strukturieren. Außerdem kann das Geschriebene später als gemeinsame Referenz dienen.
6. „Hör auf die Zwischentöne – nicht nur auf die Worte.“
💡 Tipp: Achte auf Körpersprache, Tonfall und kleine Reaktionen. Manchmal steckt in einem Schulterzucken oder einer kurzen Pause mehr Information als in den eigentlichen Worten. Statt direkt zu interpretieren, frage: „Ich habe das Gefühl, da gibt es noch mehr – liege ich da richtig?“
🎯 Warum? Schwierige Mitarbeitende äußern nicht immer direkt, was sie denken. Doch wenn sie merken, dass du ihre nonverbalen Signale wahrnimmst, öffnet das oft neue Gesprächsebenen.
7. „Sag, was du NICHT tun wirst.“
💡 Tipp: Manche Mitarbeitende haben Angst vor Kritik oder negativen Konsequenzen. Nimm diese Angst aktiv aus dem Raum: „Keine Sorge, es geht hier nicht darum, dich schlecht dastehen zu lassen. Ich will verstehen, was dich beschäftigt.“
🎯 Warum? Das schafft psychologische Sicherheit und senkt die Abwehrhaltung.
Grundsätzlich gilt sowohl für dich als auch für den Mitarbeitenden: Hab realistische Erwartungen an das Gespräch, bzw. ein realistisches Ziel. Genau dieses Ziel kannst du ebenfalls am Anfang des Gesprächs darlegen. Zum Beispiel kann es recht einfach aussehen:
- Transparent gemachtes Ziel am Anfang des Gesprächs: Wir werden hier leider noch nicht deine Forderung erfüllen können bzw. den Konflikt in einem Schritt lösen können. Mein Ziel für dieses Gespräch ist nun zuerst, die Sachlage aus deiner Perspektive zu verstehen.
Damit dürftest du schon einmal wichtige Grundlagen für dein Eins-zu-Eins Meeting mit deinem eher schwierigen Mitarbeitenden kennen. Gehen wir zum nächsten Schritt über.
Eine Vorlage für ein Eins-zu-Eins Meetings mit schwierigen Mitarbeitenden
Die Tatsache, dass du auf diesen Artikel geklickt hast, verrät mir, dass du dir so etwas wie eine Anleitung für dein Eins-zu-Eins Gespräch mit einem schwierigen Mitarbeiter oder einer schwierigen Mitarbeiterin wünschst.
Deshalb findest du hier nun eine Vorlage, die solches Gespräch gut begleiten dürfte. Gleichzeitig hängt die genaue Gestaltung natürlich sehr von deinem Ziel ab – insofern berücksichtige bitte die Tipps oben bei der Gestaltung deines Gesprächs mit deinem Direct Report.
Du kannst die Vorlage übrigens unter der eigentlichen Vorlage als Doc abspeichern, aber alternativ auch als PDF oder Word Dokument. Einfach auf den „Plus“-Toggle klicken.
🤝 Einstieg mit Empathie
- Wie geht es Dir? Gibt es etwas, das Dir auf dem Herzen liegt und das Du teilen möchtest?
- Ich möchte, dass dies ein offenes und konstruktives Gespräch wird.
🗣️ Besprechung von Anliegen
- Ich würde gerne über [konkretes Thema] sprechen. Kannst Du Deine Perspektive dazu teilen?
- Was glaubst Du, trägt zu dieser Situation bei?
- Wie denkst Du, sieht [Teammitglied X] diese Situation?
🔍 Lösungen erkunden
- Ich glaube an kleine, iterative Verbesserungen. Wie denkst Du, können wir dieses Problem gemeinsam angehen? Was könnte ein erster Schritt in Richtung eines besseren Status quo sein?
- Gibt es Werkzeuge, Unterstützung oder andere Anpassungen, die helfen könnten, die Situation zu verbessern?
📜 Erwartungen festlegen
- Wie kann ich Dich am besten dabei unterstützen, die gewünschten Veränderungen zu erreichen?
- Das ist, was ich von Dir in Zukunft brauche.
- Lass uns einen Plan und eine Timeline festlegen, um diese Anliegen anzugehen.
- Zusammenfassung: Wann treffen wir uns wieder?
- Zusammenfassung: Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?
🔚 Abschluss
- Ich schätze Deine Bereitschaft, uns bei Verbesserungen zu unterstützen.
- Was hätte ich in diesem Gespräch noch fragen sollen?
- Gibt es sonst noch etwas, das Dir auf dem Herzen liegt?
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Lass dich übrigens von der Agenda nicht täuschen: Wenn dein schwieriger Mitarbeitender einen Redeschwall hat, dann solltest du ihn oder sie tendenziell ausreden lassen und natürlich dazu bereit sein, deine vorbereiteten Fragen über Bord zu werfen.
Das folgende Bild trifft zwar zu auf gesunde Teams – es trifft aber nicht auf dein Eins-zu-Eins Gespräch zu. Da sollte eher dein Ziel sein, dass du Fragen stellst und dein schwieriger Mitarbeitender die Majorität der Redezeit übernimmt.
12 hilfreiche Fragen für Eins-zu-Eins Meetings mit schwierigen Mitarbeitenden
Wenn du als Supervisor mitten im Wortgefecht bist, fällt es dir vielleicht schwer, gute Fragen zu stellen.
Aber auch dafür gibt es natürlich Fragen, von denen ich dir hier einige nennen möchte.
Wie du vielleicht bemerkst, haben viele davon ein Ziel: Die Perspektive des Mitarbeitenden verstehen – und sie gleichzeitig zu erweitern.
💬 1 zu 1 Fragen für den Gesprächsverlauf
- Danke, dass du dies mit mir teilst. Lass mich darüber nachdenken und auf dich zurückkommen, okay?
- Habe ich die Erlaubnis, dir dabei zu helfen?
- Wie bereit bist du, das Nötige zu tun, um diese Situation zu ändern?
- Wie viel Kontrolle hast du über diese Situation?
- Woher weißt du, dass das Problem, das du zu haben glaubst, tatsächlich ein Problem ist – wie zeigt es sich?
- Was würdest du zu einem Freund sagen, der ähnliche Herausforderungen hat wie du?
- Was wäre eine alternative Sichtweise auf die Dinge?
- Was würdest du tun, wenn du dein Ziel nicht erreichst?
- Willst du dein Problem jetzt lösen? Jetzt sofort oder noch in diesem Monat?
- Welchen Rat würde die weiseste Person, die du kennst, dir in deiner derzeitigen Situation geben?
- Was hast du schon alles versucht, um die Herausforderung zu lösen?
- Das ist mein größter Gewinn der heutigen Sitzung: […]. Was ist deiner?
Eine 1-zu-1 Vorlage für Präventiv-Arbeit
Neben diesen Fragen kann auch eine andere Art von Vorlage dabei hilfreich sein, ein Vertrauensverhältnis zu deinem Mitarbeitenden langfristig aufzubauen. Es eignet sich nicht für das Gespräch selber, aber dafür umso mehr als Präventiv-Maßnahme. Ich möchte dir dafür eine spezielle Technik vorstellen.
Nachdem ich in den letzten Monaten mit ca. 100 Führungskräften gesprochen habe, ist mir nämlich ein Muster aufgefallen.
Viele Chefs bzw. Chefinnen bauen punktuell kleine Umfragen in ihr Eins-zu-Eins Meeting ein. Das heißt, sie gehen einfach ganz entspannt durch ein paar Fragen durch, und fragen den Mitarbeitenden a) nach seiner Zustimmung zu einer Aussage (zum Beispiel von 1 bis 7) und danach b) warum er oder sie so geantwortet hat.
Von diesen Mikro-Umfragen in 1:1s versprechen sie sich Folgendes:
- Mehr Abwechslung und Engagement im 1-zu-1 Gespräch
- Neue Perspektiven einnehmen
- Messbarkeit von (soften) KPIs wie Zufriedenheit über die Zeit
Und natürlich kannst du diese Idee grundsätzlich auch für deine Eins-zu-Eins Meetings mit schwierigen Mitarbeitenden nutzen. Ich habe dir hier vier Aussagen zusammengestellt, die auf dich fokussieren: Deine Führungsqualität. Denn offenkundig hat diese einen großen Einfluss darauf, wie deine Mitarbeitenden sich verhalten.
Du kannst diese Vorlage auch als Doc herunterladen, aber noch viel besser ist Folgendes: In unserer Eins-zu-Eins Meeting Software haben wir ein integriertes Tool, dass die Ergebnisse über die Zeit als Metrik sichtbar macht und dir mit einem KI Assistenten Tipps gibt – schau gerne mal ohne Login über den Knopf unten rein.
⁉️ Stimmungscheck (Zustimmung von 1-7): Führungsqualität
- „Ich bin wirklich zufrieden mit meinem Teamleiter.“ #JobSatisfaction
- „Mein Teamleiter zoomt regelmäßig heraus, um die übergeordneten Team Ziele, die Strategie und die Vision zu erklären.“
- „Mein Teamleiter hinterfragt Dinge auf konstruktive Weise.“ #Feedback #Leadership
- „Mein Teamleiter lebt vor, was er von uns als Team erwartet.“ #Leadership
So sieht diese Umfrage in Echometer aus:
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Vorschau: Excel bzw. XLSX Vorlage
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Und, kannst du es kaum abwarten, diese Fragen in deinem Eins-zu-Eins Meeting zu stellen? Sehr gut, das freut mich.
Falls du noch mehr kreativen Input wünschst, kann ich dir unseren entsprechenden Artikel empfehlen: 129 Geniale One-on-One-Meeting Fragen (vom Psychologen).
15 weitere Vorlagen für Eins-zu-Eins Meetings (als Doc, PDF etc.)
Du hast es dir wahrscheinlich fast schon gedacht. Natürlich gibt es noch viel mehr Vorlagen für Eins-zu-Eins Meetings, du du früher oder später gebrauchen kannst.
Ich spreche zum Beispiel über Vorlagen für dein Eins-zu-Eins Meeting zum Thema Gehalt, dein Gespräch mit einem schwierigen Mitarbeitendem oder mit einem völlig neuen Mitarbeitendem.
Für all diese Use Cases haben wir weitere Vorlagen, die du in diesem Artikel findest: 1:1-Meetings: 15 bewährte Vorlagen zum bearbeiten (Gratis).
Fazit: Schwierige Gespräche als Chance sehen
Wenn du dein schwieriges Meeting hinter dir hast, fällt dir mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Stein vom Herzen. Und wenn dein Gespräch erfolgreich ist, dann entwickelst du vielleicht sogar so etwas wie Hoffnung. Die Fragen hier sollten dir dabei weiterhelfen. Ich wünsche dir viel Erfolg!
Aber eine Weisheit darfst du nicht vergessen: Es gibt unzählige Fragen, die man stellen kann – aber am wichtigsten ist, dass du das Gespräch individuell auf deinen Mitarbeitenden zuschneidest.
Unser AI Meeeting Assistent für Eins-zu-Eins Meetings kann dir übrigens dabei helfen, wenn du regelmäßig Eins-zu-Eins mit deinen Teammitgliedern Gespräch durchführst. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, schau mal auf unsere Website: Die beste 1-zu-1 Meeting Software.
„Ich kann keine Muster oder Trends in meinen 1:1s erkennen. Alles wirkt isoliert.“
„Ich mag den Mitarbeiter, aber er bringt nicht die gewünschte Leistung. Wie kann ich das in 1:1s angehen?„
„Ich bin mir nie sicher, ob ich mich in 1:1s auf die richtigen Dinge konzentriere.“
„Gefühlt sagen mir meine Mitarbeitenden in den 1:1s, was ich hören will – öffnen sich aber nicht wirklich.“
„Ich weiß oft nicht, ob ich in meinen 1:1s zu hart – oder zu soft – war, um positiv einzuwirken.“
„Niemand hat mir beigebracht, wie man gute 1:1s führt – ich könnte bestimmt viel effektiver sein.“
„Meine Manager fragt oft, wie es meinem Team geht – ich wünschte, ich hätte handfeste Daten zum Teilen.“
