Als Teamleiter*in übernimmst du viel Verantwortung für deine Mitarbeitenden und dein Team. Mit dieser Checkliste für Teamleiter*innen behältst du einfacher den Überblick und stellst sicher, dass nichts anbrennt.
Unsere Vorlage ist sowohl als Referenz für alte Hasen geeignet, als auch für neue Teamleiter*innen. Insbesondere Teamleiter*innen, die neu in ihrem Team sind, können die Liste als Grundlage verwenden, um einen super ersten Eindruck im Team zu hinterlassen – egal, ob du nach Scrum, Agile oder Wasserfall arbeitest.
Übrigens, wenn du Interesse hast, kannst du die Checkliste als Führungskraft auch unten kostenlos als PDF herunterladen. Legen wir los!
Checkliste für Teamleiter*innen #1: Das gemeinsame Teamziel
Wenn mehrere Personen nur parallel arbeiten, aber dabei kein gemeinsames Ziel haben, spricht man von einer Arbeitsgruppe – nicht von einem Team. Aus einer Arbeitsgruppe wird erst ein Team, wenn sie auch auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Deine Aufgabe als Teamleiter*in ist es, so schnell wie möglich das Teamziel im Gesamtkontext des Unternehmens zu verstehen. Als nächstes solltest du sicherstellen, dass auch jeder Direct Report das aktuelle Ziel versteht und Einigkeit im Team diesbezüglich herrscht. Falls nicht, kann es auch sinnvoll sein, das Ziel zu hinterfragen.
Je nach Kontext kann das Teamziel ein bestimmtes Projektziel sein, oder sich auf bestimmte Kennzahlen beziehen (z.B. Neukunden, oder Kundenzufriedenheit), die für das Unternehmen bedeutsam sind.
Wenn du das auf deiner Checkliste abgehakt hast, kommen wir zum zweiten Punkt, der damit eng verbunden ist.
Checkliste für Teamleiter*innen #2: Beziehungen aufbauen – 1-zu-1-Meetings
Durch regelmäßige Eins-zu-Eins-Meetings stärkst du deine persönliche Beziehung zu allen Teammitgliedern und schaffst einen Raum für bi-direktionales Feedback. Dabei ist es egal, ob diese digital bzw. virtuell remote oder vor Ort persönlich durchgeführt werden
Gerade am Anfang sind Eins-zu-Eins-Meetings Gold wert, um sich gegenseitig kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen und die richtigen Erwartungen zu schaffen. Außerdem helfen die die Eins-zu-Eins Gespräche dabei, zum Beispiel das Teamziel und viele weitere Punkte dieser Checkliste umzusetzen.
Bei neuen Direct Reports, oder wenn du selbst als Teamleiter*in neu im Team bist, solltest du die Frequenz initial wöchentlich oder zweiwöchentlich ansetzen. Später, oder bei erfahrenen Mitarbeitenden reicht dann häufig zweiwöchentlich oder monatlich als Frequenz für die Eins-zu-Eins-Meetings aus. Hier sind 5 Tipps fürs erste Eins-zu-Eins mit neuen Mitarbeitenden, und hier sind 6 allgemeine Tipps für erfolgreiche 1-zu-1 Gespräche.
Unser Tool Echometer hilft übrigens dabei, produktive 1-zu-1 Gespräch durchzuführen. Hier ist eine Beispiel Vorlage, die Führungskräfte nutzen, können, um ihre Mitarbeitenden gezielt weiterzuentwickeln. Wir haben noch viele weitere psychologisch fundierte Vorlagen in unserem Tool:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
Checkliste für Teamleiter*innen #3: Verantwortung delegieren
Die Rolle als Teamleiter*in kann vor allem dann überwältigend werden, wenn man versucht, alles selbst zu machen. Das ist aber nicht Sinn und Zweck der Rolle. Als Teamleiter*in musst du lernen, Verantwortung zu delegieren.
Befähige dein Team, möglichst viele Entscheidungen selbst treffen zu können. Schenke Teammitgliedern das Vertrauen, bestimmte Verantwortungen zu übernehmen und stelle klar, dass dein Ziel ist, ein selbstorganisiertes Team aufzubauen – nicht eines, was maximal abhängig von dir als Teamleiter*in ist.
Auch hier gilt es, in Eins-zu-Eins-Meetings zu verstehen, wie die Rollen im Team bereits verteilt sind und welche Teammitglieder in welchen Bereichen bereits Expertise haben. Darauf basierend kann gerade am Anfang, während du dich noch einarbeitest, experimentell Verantwortung an Teammitglieder abgegeben werden. Eventuell können diese Teammitglieder die Tätigkeiten ja sogar dauerhaft übernehmen, damit du dich auf strategische Themen fokussieren kannst?
Checkliste für Teamleiter*innen #4: Aktiv Feedback einholen
Natürlich wird im Team nicht immer alles perfekt laufen. Sei offen dafür, wenn Direct Reports dir Feedback geben, oder einfach ihre Meinung teilen möchten.
Manche Teammitglieder werden diesbezüglich gesprächsfreudiger sein. Bei anderen musst du den Raum für Feedback schaffen und aktiv danach fragen. Nutze deine 1-zu-1-Meetings, um immer wieder aktiv nach Feedback und der Perspektive der Mitarbeitenden zu fragen.
Es geht beim Feedback übrigens nicht darum, dass du jedem Feedback zustimmst und es versuchst, eins zu eins umzusetzen. Vielmehr geht es darum, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass du an ihrer Meinung interessiert bist und ihnen zuhörst. Ob du dem Feedback als Teamleiter*in zustimmst und wie du damit umgehst, ist eine andere Frage.
Dein wichtigstes Ziel als neue Führungskraft am Anfang ist, zu verstehen, wie Teammitglieder deine Initiativen als Führungskraft – im Vergleich zum Status Quo vor dir – aufnehmen, um auch hier aktives Erwartungsmanagement zu betreiben.
Checkliste für Teamleiter*innen #5: Klare Rollenerwartungen schaffen
Weiß jeder Direct Report, was von ihr oder ihm erwartet wird?
Nur wer die Erwartungshaltung an die eigene Rolle kennt und versteht, kann sie auch erfüllen. Klare Rollenerwartungen zu schaffen, ist daher immer einer der ersten Schritte als Teamleiter*in. Dazu gehört natürlich auch, dass du die Anforderungen, die du an die Leistung deiner Mitarbeitenden stellst, klar kommunizierst.
Nutze deine Eins-zu-Eins-Meetings, um die Rollenerwartungen individuell mit den Mitarbeitenden zu erläutern, Fragen zu klären und regelmäßig Feedback zum Erfüllungsgrad zu geben.
Checkliste für Teamleiter*innen #6: Prozesse reflektieren in Team-Retrospektiven
Team-Retrospektiven sind ein Team-Meeting-Format, in dem das Team als Ganzes für 30 bis 90 Minuten zusammenkommt, um die kürzliche Zusammenarbeit zu reflektieren und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Am bekanntesten sind sie durch das Scrum Framework geworden.
Team-Retrospektiven helfen maßgeblich dabei, die Teamkultur zu stärken und eine offene Feedbackkultur zu schaffen. Gerade als neue Führungskraft können sie ein fantastisches Instrument sein, um auf konstruktive und positive Weise Bottom-Up Veränderungen im Team zu initiieren. Mehr Infos zu agilen Retrospektiven findest du hier.
Ich empfehle, Retros alle zwei bis maximal 4 Wochen durchzuführen, um das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung direkt zur Gewohnheit zu machen.
Checkliste für Teamleiter*innen #7: Fehlerkultur fördern
Sprich selber über deine Fehler! Ermutige auch Teammitglieder, über ihre Fehler zu sprechen. Eventuell spreche zuerst im geschützten Raum des Eins-zu-Eins-Meetings über Fehler, bevor du sie möglicherweise auch im Team kommunizierst.
Wenn die Fehlerkultur im Team ausgeprägt genug ist, macht es zu einer Praxis, im Team aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen – zum Beispiel in den Team Retrospektiven. Stelle dabei immer sicher, dass es dabei nie darum geht, den Schuldigen oder die Schuldige anzuprangern, sondern feier sie dafür, dass sie zu ihren Fehlern stehen und aus ihnen lernen.
Warum ist eine gute Fehlerkultur so mächtig? Sie ist ein Indikator dafür, wie gesund dein Team ist und wie sicher es sich fühlt. Vereinfacht gesagt: Erst wenn dein Team gesund ist, wird es frei Ideen äußern. Nur so könnt ihr zu einem richtigen Höchstleistungs-Team werden.
Checkliste für Teamleiter*innen #8: Team-Routinen aktiv gestalten
Welche Routinen braucht es im Team wirklich? Welche Team-Meetings sind aktuell (wenn auch nur für Einzelne) wenig wertstiftend?
Als Teamleiter*in bist du hauptverantwortlich dafür, dass dein Team effektive Routinen und Meetings hat.
Tipp: Nutze deine Team-Retrospektiven, um eure Team-Routinen und Meeting-Formate in Frage zu stellen. So kann dein Team die Verantwortung dafür übernehmen, eigene Routinen und Formate mitzugestalten. Mehr zu den 5 Phasen eines Retrospektive Workshops findest du hier.
Eine extreme Maßnahme kann sogar sein, einmal für 1 bis 2 Wochen alle Meetings ausfallen zu lassen und zu schauen: Welche Meetings brauchen wir wirklich? Ja, das haben wir bei uns intern schon erfolgreich ausprobiert 🙂
Checkliste für Teamleiter*innen #9: Konflikte ansprechen und Hürden beseitigen
Wenn du dich als Teamleiter*in nicht traust, einen Konflikt offen anzusprechen, wird es wahrscheinlich keiner tun. Der Konflikt zehrt an der Teammoral und im schlimmsten Fall verlierst du durch den Frust wichtige Teammitglieder.
Als Teamleiter*in musst du daher alle Konflikte offen ansprechen können – auch beziehungsweise gerade dann, wenn sie dich selbst betreffen. Dein Ziel ist es, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Direct Reports ihre beste Leistung zeigen können. Das geht jedoch nicht, wenn Konflikte die Aufmerksamkeit von allen benebeln.
Checkliste für Teamleiter*innen #10: Team-Erfolge feiern und Beiträge Einzelner hervorheben
Würdige Meilensteine und erreichte Ziele gemeinsam mit dem Team. Mitarbeitende suchen heutzutage mehr denn je eine Erfüllung in ihrer Arbeit und das Gefühl, etwas Bedeutendes geschaffen zu haben. Als Teamleiter*in trägst du mit dem Feiern von Erfolgen genau dazu bei.
Stelle primär die Teamleistung in den Vordergrund, aber hebe auch einzelne hervor, wenn sie besonders zu dem Ergebnis beigetragen haben. Es soll nicht zu einem “Trittbrettfahrer-Effekt” kommen, bei dem einige wenige sich überproportional für das Team einsetzen, aber am Ende trotzdem alle gleichermaßen die Lorbeeren ernten.
Lobe daher den besonderen Einsatz von Einzelnen auch vor dem gesamten Team, damit alle sehen und verstehen, was du als Teamleiter*in schätzt (natürlich im gesunden und fairem Maße). Das dient der Wertschätzung einzelner Leistungen, verhindert das Gefühl der Leistungsträger*innen, nicht gewertschätzt zu werden und regt andere Teammitglieder an, sich zukünftig ebenfalls für ein Lob qualifizieren zu wollen. Im Zweifel gilt es, entsprechende Feedbacks zuerst im Eins-zu-Eins Gespräch zu kommunizieren. Hier sind mehr Infos dazu, wie du effektiv Feedback gibst.
Checkliste für Teamleiter*innen #11: Selbstmanagement
Als Teamleiter*in ist es wichtig, die eigene Zeit effizient zu planen, indem du Prioritäten setzt und dir feste Zeitfenster für Führungsaufgaben, strategisches Denken und persönliche Reflexion einrichtest.
Achte darauf, dein Stresslevel durch Techniken wie zum Beispiel regelmäßige Pausen, Achtsamkeit oder Sport im Griff zu behalten, um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Suche bestenfalls auch aktiv Unterstützung, sei es durch den Austausch anderen Teamleiter*innen, das Einholen von Feedback oder die Zusammenarbeit mit einem/r Mentor*in, um dich selbst kontinuierlich weiterzuentwickeln.
So, unsere Checkliste für Führungskräfte hat dir hoffentlich einen guten Eindruck gegeben, worauf du als Teamleiter achten musst. Bei Interesse kannst du sie übrigens unter dem folgenden Link als PDF kostenlos herunterladen.
Fazit: Die Top 10 Checkliste für Teamleiter*innen
Klar gibt es noch unzählige weitere Dinge, die du als Teamleiter*in tun könntest oder solltest. Wenn du aber die top 10 dieser Checkliste gewissenhaft umsetzt, bist du sehr wahrscheinlich schon eine der top agilen Teamleiter*innen in deinem Unternehmen.
Wenn du dir noch unsicher bist, kann das digitale Online Software Tool Echometer dir dabei helfen, die wichtigsten Führungs-Routinen wie agile Retrospektiven und 1-zu-1-Meetings mit deinen Mitarbeitenden einzuführen. Mehr zur Echometer App findest du hier.
Bei Interesse kannst du dir hier auch direkt mal mit einer unserer Vorlagen für Eins-zu-Eins Meetings herumspielen, und sie demnächst kostenlos mit einem deiner Teammitglieder ausprobieren:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
