Ethvert succesfuldt team har brug for regelmæssige pitstop –, ikke for at skifte dæk, men for at få feedback, personlig udvikling og måljusteringer. En-til-en-møder mellem ledere og medarbejdere er netop det: de korte, men ekstremt relevante stop, der sikrer, at ingen bliver ladt i stikken.
I bedste fald handler det selvfølgelig om mere end bare "ikke at falde ved siden af": Gode en-til-en-møder kan give dit team et løft.
Hvilket bringer os til emnet: En skabelon til kvartalsvise 1-til-1-møder mellem ledere og medarbejdere.
I øvrigt kan det spille en stor rolle, om de finder sted præcis hvert kvartal eller har en anden frekvens – det kommer vi til om et øjeblik.
Uanset om det er et digitalt eller virtuelt en-til-en-møde, giver en-til-en-møder plads til feedback og dermed til personlig udvikling, hvilket er afgørende i dagens arbejdsverden.
Først og fremmest: Hvis du stadig er i tvivl om, hvordan et godt en-til-en-møde ser ud, så læs vores guide: Guiden med 6 tips til vellykkede en-til-en-samtaler.
Hvis du foretrækker videoer, kan du også finde skabelonen til den kvartalsvise 1:1 forklaret i min video. Den indeholder endda 7 bonustips 🙂
Er et kvartalsvist en-til-en-møde hyppigt nok?
Godt spørgsmål... Hyppigheden af 1-til-1-møder afhænger af teamets størrelse og de individuelle behov. Hvis du f.eks. har et team med ti direkte rapporter, er et månedligt en-til-en-møde en god frekvens. Mindre teams eller mere intensive projekter kan også kræve møder hver uge eller hver 14. dag.
Samtidig har jeg også talt med nogle ledere, som har 20 til 30, nogle gange endnu flere, direkte underordnede. I disse tilfælde er det helt almindeligt kun at tale personligt med medarbejderne en gang i kvartalet.
Det afhænger naturligvis også af, hvor godt du allerede kender dit team. I en tilvænningsfase er ugentlige en-til-en-møder passende.
I Agile- eller Scrum-teams, hvor regelmæssig kommunikation alligevel spiller en central rolle, bør møderne tilpasses den eksisterende udveksling. Der er måske ikke behov for refleksion på individuelt niveau, hvis man diskuterer, hvordan visse fejl opstod under retrospektivet.
Regelmæssige, f.eks. kvartalsvise, en-til-en-møder er kun nødvendige for medarbejdernes individuelle udvikling. Det kan selvfølgelig også være nyttigt digitalt eller virtuelt, hvis teamet arbejder eksternt.
I øvrigt understreger billedet nedenfor en vigtig pointe: hyppigere refleksion over status quo har også en tendens til at betyde et hurtigere tempo for forandring og forbedring 🙂 .
God skabelon til kvartalsvise en-til-en-møder (Doc)
Det faktum, at du har klikket dig ind på denne artikel, fortæller mig, at du leder efter en dokumentskabelon til kvartalsvise en-til-en-møder. Tilsvarende skabeloner kan selvfølgelig have forskellige fokus.
Derfor har jeg gemt en dokumentskabelon til dig her, som bør være et godt supplement til den klassiske kvartalsvise medarbejderudviklingssamtale. Længere nede giver jeg dig nogle ideer til, hvordan du kan berige møderutinen med andre spørgsmål.
Lad os starte med skabelonen til kvartalsvise 1-til-1-møder. Du kan gemme den som et dokument under selve skabelonen, men du kan også gemme den som et PDF-, Google Sheets- eller Word-dokument. Du skal blot klikke på "Plus"-knappen.
Opvarmning
- Hvordan var dit sidste kvartal set fra dit perspektiv, på en skala fra 1 (meget dårligt) til 10 (meget godt)?
🏆 Lederens emner: succeser og fremskridt
- Et kig på dine mål: Hvor står du lige nu?
- Hvad var dine største succeser i sidste kvartal?
- Hvad har du lært i det sidste kvartal, og hvilke færdigheder har du udviklet?
- Hvor tilfreds er du med din personlige udvikling i løbet af de sidste 3 måneder?
- Hvad gik ikke som planlagt, og hvorfor?
🗣️ Emner for den direkte medarbejder (navn)
- ...
⚠️ Lederens emner: Udfordringer og støtte
- Hvilke forhindringer skulle du håndtere?
- Er der nogen ressourcer eller støtte, du har brug for?
📈 Lederens emner: Udvikling og mål
- Er der nogle nye færdigheder, du gerne vil udvikle?
- Hvordan stemmer dine prioriteter overens med teamets opgaver?
- Hvad er dine vigtigste mål for det næste kvartal?
- Hvordan kan jeg hjælpe dig med at komme tættere på dine karrieremål?
Konklusion
- Lad os opsummere de opgaver, vi noterede på dette møde.
- Feedback: Hvad kan jeg gøre bedre for at lede dig og/eller teamet?
- Er der andet, vi bør tale om?
⁉️ Stemningstjek (undersøgelse)
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Microsoft Word-skabelon til en-til-en-møde
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Google Docs skabelon til en-til-en-møde
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Som du kan se, er hovedformålet med et kvartalsvist en-til-en-møde at zoome ud. Det er ofte meget svært i hverdagen, og derfor er det nødvendigt med en dedikeret blok af tid.
Lad dig i øvrigt ikke narre af dagsordenen: Dybest set bør dit mål være, at dine indre motiverede medarbejdere selv bringer størstedelen af emnerne på bordet.
Lad os nu gå videre til en skabelon, der har en lidt mere kreativ tilgang til den kvartalsvise en-til-en-dialog.
"Jeg kan ikke genkende nogen mønstre eller tendenser i mine 1:1-samtaler. Alt virker isoleret."
"Jeg kan godt lide medarbejderen, men han præsterer ikke så godt, som jeg gerne ville. Hvordan kan jeg tackle det i 1:1-samtaler?""
"Jeg er aldrig sikker på, om jeg fokuserer på de rigtige ting i 1:1-samtalerne."
"Det føles, som om mine medarbejdere fortæller mig, hvad jeg gerne vil høre i 1:1-samtalerne, men – åbner ikke rigtig op."
"Jeg ved ofte ikke, om jeg var for hård – eller for blød – i mine 1:1'er til at have en positiv effekt."
"Ingen har lært mig at køre gode 1:1'ere – Jeg kunne helt sikkert være meget mere effektiv."
"Mine ledere spørger ofte, hvordan det går med mit team – Jeg ville ønske, at jeg havde håndgribelige data at dele ud af."
2 mere nyttige skabeloner til en-til-en-møder (Doc)
Efter at have talt med omkring 100 ledere i løbet af de sidste par måneder har jeg lagt mærke til et mønster.
Mange supervisorer inkorporerer fra tid til anden små undersøgelser i deres en-til-en-møder. Det betyder, at de blot gennemgår et par spørgsmål på en afslappet måde og spørger medarbejderen a) om han eller hun er enig i et udsagn (f.eks. fra 1 til 7) og derefter b) hvorfor han eller hun svarede på denne måde.
De forventer følgende af disse mikroundersøgelser i 1:1'er:
- Mere variation og engagement i 1-til-1-dialog
- At indtage nye perspektiver
- Målbarhed af (bløde) KPI'er som f.eks. tilfredshed over tid
Og selvfølgelig kan du også bruge denne idé til dit kvartalsvise en-til-en-møde. Jeg har samlet fem udsagn til dig her, som fokuserer på at reflektere over vigtige forudsætninger for en succesfuld medarbejder.
Du kan også downloade denne skabelon som et dokument, men endnu bedre er følgende: I vores software til en-til-en-møder har vi et integreret værktøj, der visualiserer resultaterne over tid som en metrik og giver dig tips med en AI-assistent – du er velkommen til at tage et kig uden at logge ind ved hjælp af knappen nedenfor.
⁉️ Humørtjek (enighed fra 1-7): Personlig udvikling
- "Mine arbejdsopgaver skrider som regel meget hurtigt frem, selv om det er nødvendigt med ekstern feedback."
- "Hvis jeg observerer suboptimal adfærd, ved jeg, hvordan jeg konstruktivt kan gøre mine kolleger opmærksomme på det."
- "Jeg modtager konstruktivt Feedback både til mit arbejde og til min personlige udvikling."
- "Jeg ser en attraktiv karrierevej foran mig i virksomheden." #G-vækst
- "I de sidste par uger har jeg meget ofte været i stand til at Styrker på arbejde."
Sådan ser denne undersøgelse ud i Echometer:
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Microsoft Word-skabelon til en-til-en-møde
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Google Docs skabelon til en-til-en-møde
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til et en-til-en-møde i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar eller redigerbar XLSX, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du fleksibelt redigere eller udskrive skabelonen.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Som du kan se, omhandler udsagnene vigtige aspekter af en tilfreds medarbejder.
En anden forudsætning for sunde, produktive medarbejdere er selvfølgelig en god leder. Ja, jeg taler om dig her.
Og selvfølgelig er der også udsagn, som du kan tage med dig ind i dit en-til-en-møde. Helt konkret er her 4 adfærdsankre, som du kan reflektere over i et kvartalsvist en-til-en-møde med din medarbejder.
⁉️ Stemningstjek (enighed fra 1-7): Ledelseskvalitet
- "Jeg er virkelig tilfreds med min teamleder." #Jobtilfredshed
- "Min teamleder zoomer jævnligt ud for at se det højere niveau Teamets målforklare strategien og visionen."
- "Min teamleder stiller spørgsmål til tingene på en konstruktiv måde." #ilbagemelding #Lederskab
- "Min teamleder er et godt eksempel på, hvad han forventer af os som team." #Lederskab
Sådan ser denne undersøgelse ud i Echometer:
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Microsoft Word-skabelon til en-til-en-møde
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Google Docs skabelon til en-til-en-møde
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til et en-til-en-møde i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar eller redigerbar XLSX, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du fleksibelt redigere eller udskrive skabelonen.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
17 kloge spørgsmål til din personlige samtale pr. kvartal
Nu bør du have et godt grundlag for dit kvartalsvise en-til-en-møde.
Og alligevel har jeg flere tips til dig. For én ting er din dagsorden –, den anden ting er kreative spørgsmål, som du stiller midt i kampen om ordene. Især i kvartalsvise en-til-en-samtaler er det værd at tage et fugleperspektiv –, og den følgende liste med spørgsmål vil hjælpe dig med at gøre det.
🧘♀️ En-til-en-spørgsmål med fokus på det positive
- Hvis du kunne tilføje ét ansvar eller én beslutningskompetence til din rolle, hvad skulle det så være?
- Hvilken færdighed ville have størst indflydelse på din personlige præstation, hvis du mestrede den?
- Hvilke nye ting har du lært for nylig (privat eller professionelt)?
- Hvornår har du sidst hjulpet et andet teammedlem med at udvikle sig?
- Hvad er de 3 bedste ting, du ønsker for dig selv professionelt inden for de næste 1-2 år?
- Hvornår har du sidst oplevet en tilstand af flow på arbejdet? Hvor let er det for dig at komme i flow?
- Hvad vil du kalde den uformelle rolle, du har i teamet, og hvorfor? (f.eks. "Head of Happiness")
- Hvad inspirerer dig i øjeblikket? Hvad giver dig energi lige nu?
🦋 En-til-en-spørgsmål om forbedringer
- Hvis du var CEO for denne organisation, hvad ville du så gøre anderledes?
- Hvad er det, der dræner dig for energi?
- Hvad mangler du i øjeblikket i dit job?
- Hvis du kunne ændre én ting ved dit job, hvad skulle det så være?
- Hvornår har du haft svært ved at skifte kontekst mellem opgaver?
- Hvornår har du sidst bidraget til en procesforbedring i vores team?
- Hvis du kunne uddelegere et af dine ansvarsområder til en anden, hvad skulle det så være?
- Hvilke ting bremser dig eller blokerer jævnligt for dit arbejde?
- Hvilket spørgsmål ville du stille dig selv, hvis du var din træner?
Og kan du næsten ikke vente med at stille disse spørgsmål i dit en-til-en-møde? Meget godt, det er jeg glad for.
Hvis du gerne vil have flere kreative input, kan jeg anbefale vores tilsvarende artikel: 129 Geniale spørgsmål til en-til-en-møder (fra en psykolog).
15 yderligere skabeloner til en-til-en-møder (som Doc, PDF osv.)
Du har sikkert næsten gættet det. Der er selvfølgelig mange flere skabeloner til en-til-en-møder, som du får brug for før eller siden.
Jeg taler f.eks. om skabeloner til dit en-til-en møde om løn, din samtale med en vanskelig medarbejder eller med en helt ny medarbejder.
Vi har flere skabeloner til alle disse brugssituationer, som du kan finde i denne artikel: 1:1-møder: 15 gennemtestede skabeloner til redigering (gratis)
Konklusion: Dokumentskabelon til kvartalsvise 1-til-1-møder
For det første tillykke: Hvis du samvittighedsfuldt afholder kvartalsvise en-til-en-møder med dine medarbejdere, tager du din lederrolle mere alvorligt end gennemsnittet.
Denne tekst bør dog ikke få dig til at glemme et stykke visdom: Der er utallige spørgsmål, du kan stille –, men det vigtigste er, at du skræddersyr samtalen til din medarbejder.
Vores AI-mødeassistent til en-til-en-møder kan også hjælpe dig i din dialog. Hvis du gerne vil vide mere, kan du kigge på vores hjemmeside: Den bedste software til 1-til-1-møder.
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
