Den bedste skabelon til kvartalsvise en-til-en-møder

Ethvert succesfuldt team har brug for regelmæssige pitstop –, ikke for at skifte dæk, men for at få feedback, personlig udvikling og måljusteringer. En-til-en-møder mellem ledere og medarbejdere er netop det: de korte, men ekstremt relevante stop, der sikrer, at ingen bliver ladt i stikken.

I bedste fald handler det naturligvis om mere end blot ikke at “sakke bagud”: Gode en-til-en-møder kan give dit team et boost.

Hvilket bringer os til emnet: En skabelon til kvartalsvise 1-til-1-møder mellem ledere og medarbejdere.

Her kan det i øvrigt spille en stor rolle, om de finder sted præcis hvert kvartal eller har en anden frekvens – det vender vi tilbage til om et øjeblik.

Uanset om det er et digitalt eller virtuelt en-til-en-møde, giver en-til-en-møder plads til feedback og dermed til personlig udvikling, hvilket er afgørende i dagens arbejdsverden.

Først og fremmest: Hvis du stadig er i tvivl om, hvordan et godt en-til-en-møde ser ud, så læs vores guide: Guiden med 6 tips til vellykkede en-til-en-samtaler.

Hvis du foretrækker videoer, kan du også finde skabelonen til den kvartalsvise 1:1 forklaret i min video. Den indeholder endda 7 bonustips 🙂

Play

Godt spørgsmål… Hyppigheden af 1-til-1-møder afhænger af teamets størrelse og de individuelle behov. Hvis du for eksempel har et team med ti direkte underordnede, er et månedligt en-til-en-møde en god rytme. Mindre teams eller mere intensive projekter kan også kræve ugentlige eller hver fjortende dags møder.

Samtidig har jeg også talt med nogle ledere, som har 20 til 30, nogle gange endnu flere, direkte underordnede. I disse tilfælde er det helt almindeligt kun at tale personligt med medarbejderne en gang i kvartalet.

Det afhænger naturligvis også af, hvor godt du allerede kender dit team. I en tilvænningsfase er ugentlige en-til-en-møder passende.

I Agile- eller Scrum-teams, hvor regelmæssig kommunikation alligevel spiller en central rolle, bør møderne tilpasses den eksisterende udveksling. Der er måske ikke behov for refleksion på individuelt niveau, hvis man diskuterer, hvordan visse fejl opstod under retrospektivet.

Regelmæssige, f.eks. kvartalsvise, en-til-en-møder er kun nødvendige for medarbejdernes individuelle udvikling. Det kan selvfølgelig også være nyttigt digitalt eller virtuelt, hvis teamet arbejder eksternt.

I øvrigt understreger billedet nedenfor en vigtig pointe: hyppigere refleksion over status quo har også en tendens til at betyde et hurtigere tempo for forandring og forbedring 🙂 .

Det faktum, at du har klikket dig ind på denne artikel, fortæller mig, at du leder efter en dokumentskabelon til kvartalsvise en-til-en-møder. Tilsvarende skabeloner kan selvfølgelig have forskellige fokus. 

Derfor har jeg gemt en dokumentskabelon til dig her, som bør være et godt supplement til den klassiske kvartalsvise medarbejderudviklingssamtale. Længere nede giver jeg dig nogle ideer til, hvordan du kan berige møderutinen med andre spørgsmål. 

Lad os starte med skabelonen til kvartalsvise 1-til-1-møder. Du kan i øvrigt gemme den som et Doc under selve skabelonen, men alternativt også som PDF, Google Sheets eller Word-dokument. Klik blot på “plus”-knappen.

Som du kan se, er hovedformålet med et kvartalsvist en-til-en-møde at zoome ud. Det er ofte meget svært i hverdagen, og derfor er det nødvendigt med en dedikeret blok af tid.

Lad dig i øvrigt ikke narre af dagsordenen: Dybest set bør dit mål være, at dine indre motiverede medarbejdere selv bringer størstedelen af emnerne på bordet.

Lad os nu gå videre til en skabelon, der har en lidt mere kreativ tilgang til den kvartalsvise en-til-en-dialog.

Efter at have talt med omkring 100 ledere i løbet af de sidste par måneder har jeg lagt mærke til et mønster. 

Mange supervisorer inkorporerer fra tid til anden små undersøgelser i deres en-til-en-møder. Det betyder, at de blot gennemgår et par spørgsmål på en afslappet måde og spørger medarbejderen a) om han eller hun er enig i et udsagn (f.eks. fra 1 til 7) og derefter b) hvorfor han eller hun svarede på denne måde.

De forventer følgende af disse mikroundersøgelser i 1:1’er:

• Mere variation og engagement i 1-til-1-dialog
• At indtage nye perspektiver
• Målbarhed af (bløde) KPI’er som f.eks. tilfredshed over tid

Og selvfølgelig kan du også bruge denne idé til dit kvartalsvise en-til-en-møde. Jeg har samlet fem udsagn til dig her, som fokuserer på at reflektere over vigtige forudsætninger for en succesfuld medarbejder.

Du kan også downloade denne skabelon som et Doc, men følgende er endnu bedre: I vores software til en-til-en-møder har vi et integreret værktøj, der synliggør resultaterne over tid som metrikker og giver dig tips med en AI-assistent – tag gerne et kig via knappen nedenfor uden login.

Som du kan se, omhandler udsagnene vigtige aspekter af en tilfreds medarbejder. 

En anden forudsætning for sunde, produktive medarbejdere er selvfølgelig en god leder. Ja, jeg taler om dig her. 

Og selvfølgelig er der også udsagn, som du kan tage med dig ind i dit en-til-en-møde. Helt konkret er her 4 adfærdsankre, som du kan reflektere over i et kvartalsvist en-til-en-møde med din medarbejder.

Nu bør du have et godt grundlag for dit kvartalsvise en-til-en-møde.

Og alligevel har jeg stadig flere tips til dig. For én ting er din dagsorden - en anden ting er kreative spørgsmål, som du stiller midt i ordkrigen. Især i kvartalsvise en-til-en samtaler er det værd at indtage fugleperspektivet - og her hjælper den følgende liste over spørgsmål dig.

Og kan du næsten ikke vente med at stille disse spørgsmål i dit en-til-en-møde? Meget godt, det er jeg glad for. 

Hvis du gerne vil have flere kreative input, kan jeg anbefale vores tilsvarende artikel: 129 Geniale spørgsmål til en-til-en-møder (fra en psykolog) .

Du har sikkert næsten gættet det. Der er selvfølgelig mange flere skabeloner til en-til-en-møder, som du får brug for før eller siden. 

Jeg taler f.eks. om skabeloner til dit en-til-en møde om løn, din samtale med en vanskelig medarbejder eller med en helt ny medarbejder.

Vi har flere skabeloner til alle disse brugssituationer, som du kan finde i denne artikel: 1:1-møder: 15 gennemtestede skabeloner til redigering (gratis)

For det første tillykke: Hvis du samvittighedsfuldt afholder kvartalsvise en-til-en-møder med dine medarbejdere, tager du din lederrolle mere alvorligt end gennemsnittet.

Denne tekst må dog ikke få dig til at glemme en visdom: Der er utallige spørgsmål, man kan stille - men det vigtigste er, at du tilpasser samtalen individuelt til din medarbejder. 

Vores AI-mødeassistent til en-til-en-møder kan også hjælpe dig i din dialog. Hvis du gerne vil vide mere, kan du kigge på vores hjemmeside: Den bedste software til 1-til-1-møder .