I de sidste to artikler har vi givet dig Præ-mortem og Udarbejdelse af job to spændende metoder. For at runde serien af introducerer vi dig i dag til retrospektiver (forkortet "retros"), en metode, der har et enormt potentiale for løbende at forbedre samarbejdet i teams – hvis du bruger dem rigtigt.
Retrospektiver: Scenen for kontinuerlig feedback
Hvis du allerede kender retros, er der en god chance for, at du kommer fra agil softwareudvikling –, ikke? 😉 Retros er allerede udbredt der (selvom de helt sikkert stadig har potentiale til forbedring der, se her). De gennemføres efter hvert Scrum Sprint for at reflektere over samarbejdet. I processen indsamles tilgange til, hvordan man kan arbejde endnu mere succesfuldt sammen i det næste Scrum Sprint.
Retrospektiver er derfor den fase, hvor feedback lægges på bordet for at forbedre teamarbejdet baseret på det.
Hvorfor retrospektiver er relevante for alle
Inden man får det indtryk, at alle, der ikke er softwareudviklere, kan stoppe med at læse her: Vi ønsker at gøre det klart, hvorfor retros er relevante for alle, der ønsker løbende at forbedre sig selv og deres teamwork.
Næsten alle metoder til kontinuerlig forbedring er baseret på en cyklus – den såkaldte "cyklus". DMAIC-cyklus. Disse metoder har nogle gange flere, andre gange færre trin. Men kernen er altid måling, analyse og implementering:
- Mål det, du ønsker at forbedre
- Analyser, hvordan det kan forbedres
- Implementere tiltag for efterfølgende at måle igen, om den håbede effekt er indtruffet.
Hvis man nu relaterer disse faser til et team, bliver det klart, hvorfor retros er så vigtige: De er den ramme, inden for hvilken teams analyserer deres opfattelser og udleder foranstaltninger til løbende udvikling.
Især hvis teamwork ses som en kontinuerlig forbedringsproces (CIP), er en retro en obligatorisk del af teamets rutiner. Derfor synes vi, det er en skam, at retros stadig så ofte er uberørt terræn uden for det agile miljø. Mange teams arbejder stadig i et "feedbackløst" rum, hvor deres stemmer ikke bliver spurgt. På den måde giver virksomhederne potentialet til at bruge denne feedback væk.
Ofte indebærer en hierarkisk virksomhedskultur, at det er op til projektledere eller ledere at tage sig af forbedringsinitiativer. Medarbejderne indtager så en passiv holdning og brokker sig indbyrdes. Det kan ikke rigtig være i en leders ånd. Retros gør det muligt for teams at være selvstyrende og proaktive i forhold til at gøre processer og projekter mere effektive – gennem en medarbejderdrevet forbedringsproces (praktisk set fra et ledelsesmæssigt synspunkt).
Hvordan fungerer retroer?
Princippet er meget enkelt: I sin grundlæggende form handler teamsamtalen i retrospektivet om de to spørgsmål "Hvad gik godt?" og "Hvad gik ikke så godt?". Disse åbne spørgsmål giver medarbejderne plads til at kommentere på alle de ting, der dukker op i deres hoveder. Og uden at skulle bruge timevis på at udfylde spørgeskemaer, som det er tilfældet med traditionelle medarbejderundersøgelser.
Før du går i gang med spørgsmålene, bør du dog sikre dig, at der er en åben og tillidsfuld atmosfære. Den grundlæggende forudsætning for dette er blandt andet overholdelse af Vegas-regel – Alt, hvad der diskuteres i retroen, forbliver i retroen. Normalt er det kun resultaterne, dvs. de foranstaltninger, der besluttes, der tages ud af retroen.
Man taler ofte om den 5 faser et tilbageblik, som vi kort har opsummeret for dig i den følgende tjekliste:
Med Echometer bygger vi videre på denne retrospektive metode. Ved hjælp af "Pulsundersøgelser" (dvs. korte spørgeskemaer) registrerer vi stemningen i teamet over tid og bruger resultaterne som grundlag for retro i teamet. På den måde erstatter vi klassiske medarbejderundersøgelser og sætter samtidig gang i en medarbejderinitieret forbedringsproces. Her kan du finde ud af, hvordan vi gør det.
Vores kerneanliggende er at bruge retros, som allerede er så succesfuldt anvendt i agile teams, også i hele virksomheden. For uanset om man arbejder agilt eller ej, er løbende feedback en hjørnesten i succesfulde teams.
Vi håber, at de metoder, der præsenteres i denne artikelserie, vil Før døden indtræffer, Udarbejdelse af job og Retrospektiver lyder lige så spændende for dig, som de gør for os. Det bedste er at afprøve alle tre i praksis og danne sig sin egen mening! Du kan finde et konkret workshopforslag til et særligt effektivt retrospektiv her her.
