Som team eller organisation stræber vi alle efter at være på toppen af vores spil som kvalitets- eller innovationsledere. Måske ønsker vi atlærende organisation". For at leve op til denne påstand skal du konsekvent implementere en kontinuerlig forbedringsproces. I denne artikel præsenterer vi alt om "Lessons Learned Workshop" og viser, hvordan du kan bruge dette format til løbende at udvikle dig selv. Vores Lessons Learned Checklist vil helt sikkert hjælpe dig.
Hvad er en Lessons Learned Workshop?
Som begrebet Lessons Learned antyder, handler en Lessons Learned-workshop om at fremme læring fra erfaringer.
I en lessons learned-workshop ser man retrospektivt på det tidligere samarbejde i teamet. Det er derfor, workshop-formatet også bruges i agile teams og i Scrum. Tilbageblik kaldet. Team debriefs" er også et almindeligt synonym i forskellige sammenhænge.
Formålet med Lessons Learned Workshops eller bare Retrospektiver (forkortet Retros) forbliver den samme: At udlede en kontinuerlig læringsproces fra praktisk erfaring for hele tiden at udvikle sig yderligere.
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
Introducere workshops om erfaringer for mit team eller projekt
Hvis dit mål er en kontinuerlig forbedringsproces i projekter eller teams, er lessons learned-workshops en god mulighed for dig.
En hyppig anledning til introduktionen er opnåelsen af projektmilepæle eller projektafslutninger. På sådanne tidspunkter tager teamet mindst 60 til 180 minutter, afhængigt af teamets størrelse, til at reflektere over "hvordan" og udlede indsigter og muligvis også foranstaltninger for fremtiden.
I agile teams, der arbejder sammen på lang sigt, er et sådant format endda fast integreret i den daglige arbejdsrutine og finder sted med en ugentlig til månedlig frekvens, afhængigt af sprintrytmen.
Vi ser flere og flere teams tilpasse disse kontinuerlige formater med stor succes.
Hvad kan man bruge Lessons Learned Workshops til?
Mange ledere ville nok nu reagere sådan her: "Investere 60 til 90 minutter i refleksion hver anden uge? Hvad er meningen med det?!"
Heldigvis har undersøgelser et godt svar på dette. Tannenbaum og Cerasoli (2013) har i et metastudie vist, at teameffektivitet blev øget af denne selvrefleksion (når den blev brugt korrekt) i gennemsnit mellem 20% og 25%.
Eksempler fra praksis
Hvordan opstår disse produktivitetsgevinster? Her er et par eksempler på, hvilke spørgsmål, kombineret med de rigtige foranstaltninger, der kan skabe sådanne produktivitetsgevinster:
- Arbejdsmetoder: Hidtil har vi registreret alle fremskridt i en Excel, hvis opdatering med forskellige versioner altid har forårsaget en masse arbejde og forvirring. Mulig handling: Prøv onlineværktøjer som Trello eller Notion til at organisere projekterne, så versionerne ikke længere skal flettes manuelt.
- Selvorganisering og beslutningsprocesser: Vi ved næppe indbyrdes, hvor langt nogen er med deres delprojekt i øjeblikket. Skal vi måske prøve et "daily stand-up"-format for at forbedre koordineringen i teamet?
- Kommunikation inden for teamet og med interessenter: Design af nye produkter bliver delt med interessenter relativt sent, når der allerede er investeret en masse i udviklingen. Hvordan kan vi få feedback fra vores interessenter tidligere og mere regelmæssigt?
- Prioritering: Selvom vi har fået nye indsigter i løbet af projektet, har vi holdt fast i vores oprindelige prioritering. Hvordan kan vi i fremtiden sikre, at vi bedre adresserer mulighederne fra disse nye indsigter i vores planlægning?
Naturligvis kunne disse problemer også identificeres og forbedres uden en workshop om erfaringer. Men gennem en struktureret feedbackproces – uden hverdagens stress – bliver sådanne problemer ofte kun gjort bevidste.
En erfaringsworkshop er derfor et meget effektivt format, når det handler om at identificere og implementere forbedringspotentialer eller blokeringer. Et andet positivt aspekt er, at denne proces er selvorganiseret i teamene, hvilket yderligere øger teamets engagement og tilfredshed.
Hvordan kan jeg forberede og afholde en Lessons Learned Workshop? – en skabelon
Når først teamet har internaliseret disse workshops, er det ikke så svært at gennemføre dem. Proceduren kombinerer bedste praksis fra Moderation af workshopssom vil lyde bekendt for mange. Der findes naturligvis utallige metoder til at facilitere disse workshops, men de 5 trin i Lessons Learned Checklist er et enkelt eksempel på en vellykket workshop:
Trin 1: Tjek ind med et åbent spørgsmål
Workshoppen skal være så interaktiv som muligt, og derfor er best practice at starte med et åbent spørgsmål, som hvert teammedlem besvarer kort efter tur. På den måde bliver alle involveret i samtalen. For eksempel er følgende muligt:
- På en skala fra 0 – 10, hvor sikker er du på, at vi vil nå vores projekt/team-mål, og hvorfor?
- Hvad var det største tilbageslag eller den største succes for dig i den sidste uge (eller måned...)?
Trin 2: Indsaml emner
Mens det første skridt stadig er at sikre, at alle kommer i "lessons learned mode", er det næste skridt at indsamle feedback på en struktureret måde. For at Gruppetænkning For at undgå dette, bør dette trin først udføres i individuelt arbejde, før emnerne deles i gruppen.
Igen kan du bruge forskellige spørgsmålsformater til at stimulere samtalen. Vi ser følgende eksempler særligt ofte:
- Godt-Dårligt (enkel variant for begyndere): Hvad gik godt? Hvad gik dårligt?
- Keep-Stop-Start (populær, fører bedre fra status quo til handling end "Start-Stop-Continue"): Hvad skal vi fortsætte med i teamet som før? Hvad skal vi holde op med at gøre i teamet? Hvad skal vi begynde at gøre i teamet, eller i det mindste prøve det af?
- Forventet-uventet (godt til en forandring): Hvad skete der, som du forventede på forhånd? Hvad skete der positivt, som du ikke havde forventet på forhånd? Hvad gik værre, end du havde forventet?
Der er med interesse mere end 30 erfaringer Mulige metoder – Nogle gange bliver det meget kreativt og legende.
Hvis du stadig er i tvivl, kan du downloade Agile Coach Holgers oplevelse med vores værktøj Læs igennem.
Vores værktøj – hjælper i øvrigt også med at prioritere, men det bringer os videre til næste trin.
Trin 3: Prioriter emner
Når emnerne er blevet indsamlet og grupperet tematisk, kan du gå videre til prioritering. Målet er her at identificere de vigtigste emner og resultater, som teamet gerne vil handle på.
Ideelt set bør hvert teammedlem have tre klistermærker eller lignende til prioritering, som derefter kan klistres på de åbne feedbacks (f.eks. på flipoveren) efter personlig præference. Alternativt kan alle selvfølgelig bare lave 3 streger med en sprittusch. De åbne feedbacks, der har flest markeringer, ser ud til at være de mest presserende – her foranstaltninger er afledt.
Trin 4: Udled foranstaltninger
Her beslutter I som team, hvordan I vil omsætte det, I har lært, til praksis. Foranstaltningerne skal opfylde visse standarder, såsom SMART-formlen.
Vigtigt: Husk ikke at vedtage for mange foranstaltninger. Koncentrer dig om højst 3 af de vigtigste emner. Ellers bliver det svært at nå at tage fat på alle tiltagene, hvilket vil få teamet til at tvivle på formatet af Lessons Learned som helhed.
Det er bedre at lave en kort erfaringsopsamling med tre tiltag hver 2. til 4. uge end en "stor" hver 6. måned, men realistisk set bliver kun 4 af de 10 tiltag implementeret.
Trin 5: Konklusion
Til sidst bør man opsummere, hvad man har lært, og hvilke tiltag der er blevet registreret. Dette trin kan også gøres interaktivt ved at stille et åbent spørgsmål til alle deltagere:
- Hvad var den vigtigste indsigt for dig fra dagens workshop om erfaringer?
- Hvad er dine egne planer for næste gang?
Workshop om indhøstede erfaringer – Konklusion
Dette format tager selvfølgelig tid. Derfor er det vigtigt for os at understrege, at der skal afsættes nok tid til erfaringsworkshops på et tidligt tidspunkt. Især i slutningen af en projektfase kan det være stressende. Det må ikke friste os til at springe dette vigtige format over.
Det er trods alt den eneste måde at sikre, at du ikke falder i de samme fælder igen næste gang og dermed forbliver fanget i hamsterhjulet. I en nødsituation er det bedre at have en kort erfaringsworkshop end slet ingen.
På Næste indlæg Vi har direkte også et par Tips og andre bedste praksisser til dine Lessons Learned-workshops!
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
