Jour Fixe: Ефективніші командні зустрічі завдяки Retro Agenda

Для більшості компаній регулярні щотижневі або щомісячні зустрічі команди вже давно стали стандартом. На цих регулярних зустрічах члени команди діляться один з одним останніми новинами та обговорюють труднощі. Рішення проблем розробляються таким чином, щоб наприкінці кожної зустрічі всі були ідеально поінформовані про останні події в компанії або у відповідному відділі.

У моєму стартапі ми також проводимо регулярні командні зустрічі. Однак довгий час нам не вистачало конкретних рамок (порядку денного або шаблону) для ефективної організації цих зустрічей та їхнього структурування. Результатом був досить інтуїтивний підхід, в якому деяким темам ми приділяли занадто багато місця, в той час як іншим важливим моментам приділяли мало уваги.

Однак ці виклики докорінно змінилися, коли я відкрив для себе ретро-метод – - підхід, який успішно використовують провідні організації, такі як Spotify та інші великі технологічні компанії. Цей метод вже давно став стандартом у багатьох топових компаніях, і в поєднанні з онлайн-інструментом, який підтримує весь процес зустрічей, він дозволив мені значно скоротити тривалість щотижневих зустрічей команди, досягаючи при цьому більшого, ніж будь-коли раніше.

У цій статті я хотів би представити цей метод і провести вас через процес зустрічі, щоб ви могли застосувати цю концепцію безпосередньо у своїй команді.

Однією з головних проблем наших перших командних зустрічей був брак підготовки. Однак ефективна підготовка не обов’язково означає витрачати години на планування порядку денного чи підготовку презентацій у PowerPoint. За допомогою ретро-методу учасникам достатньо витратити 5-10 хвилин перед зустріччю, щоб відповісти на деякі базові запитання. Конкретні запитання можуть відрізнятися, але існують перевірені каталоги запитань для різних тем. У ретро-сцені вони відомі як ретро-шаблони:

Отримавши відповіді на ці запитання, ви створюєте міцну основу для зустрічі команди. За допомогою такого інструменту, як Echometer, ви можете просто вибрати один з понад 50 шаблонів запитань і надіслати його всім членам команди електронною поштою за день до зустрічі. Таким чином, кожен зможе відповісти на запитання у зручний для нього час.

Після того, як усі члени команди відповіли на підготовчі запитання, можна розпочинати власне командну зустріч. Щоб залучити всіх учасників і заохотити їхню активність під час зустрічі, бажано використати перші 5 хвилин для вступного запитання. Це питання не обов’язково має бути релевантним за змістом; скоріше, мета полягає в тому, щоб кожен учасник став активним і зробив свій внесок. Це сприяє створенню відкритої та залученої атмосфери з самого початку.

Ось приклад такого запису:

Після успішного старту переходимо до відповідей на заздалегідь підготовлені запитання. Тут є два варіанти: Або кожен член команди представляє свої відповіді і додає короткий коментар, або модератор представляє всі відповіді, якщо бажано зберегти анонімність. Такий підхід може бути особливо корисним, коли йдеться про делікатні теми, про які члени команди можуть не бажати говорити відкрито.

Потім обговорюються так звані “пункти дій” з попереднього тижня. “Пункти дій” - це конкретні завдання, які члени команди зобов’язалися виконати на попередній зустрічі. Наприклад, пунктом дій може бути “Переглянути домашню сторінку”. Це передбачає перевірку того, чи успішно виконані пункти плану дій. Якщо завдання не було виконано, аналізується причина цього, щоб вирішити, чи слід продовжувати його виконання або відмовитися від нього. Наприклад, якщо перегляд домашньої сторінки не був можливий через відпустку особи, яка має право доступу до неї, це завдання продовжується. Однак, якщо було визначено, що перегляд домашньої сторінки не є необхідним, завдання може бути скасовано.

Важливо не обтяжувати себе надто великою кількістю завдань, а визначити головні та реалістичні пункти дій. Перегляд цих пунктів дає чудову можливість дізнатися, чи можна досягти поставлених цілей і якщо так, то яким чином, а також що можна покращити в майбутньому.

На мою думку, цей крок є центральним у нашій командній зустрічі. Тут кожному члену команди надається можливість проголосувати, щоб вирішити, які відповіді та теми слід обговорити більш інтенсивно всією командою. Кожен отримує певну кількість голосів, які він може розподілити між різними відповідями.
Цей метод запобігає розвитку неконтрольованих дискусій. Натомість ми зосереджуємося на темах, які вважаємо особливо актуальними для всієї команди.

У минулому наша команда мала тенденцію досить випадково обговорювати різні теми, що часто робило наші зустрічі малопродуктивними. З моменту впровадження ретро-методу це кардинально змінилося: наші обговорення тепер більш структуровані та сфокусовані - справжній переломний момент! Зустрічі тривають вдвічі менше, але при цьому принаймні вдвічі ефективніші.

Після того, як найважливіші моменти визначені, починається спільне обговорення та аналіз в команді. Ми шукаємо рішення для виявлених проблем і розробляємо ефективні підходи.

З цих підходів до вирішення проблем ми виводимо конкретні кроки дій – наші так звані “Action Items”.

Цей простий, але ефективний процес дозволяє нам розглянути найважливіші питання на зустрічі та розробити життєздатні рішення на майбутнє.

Наприкінці зустрічі ми проводимо коротке опитування, в якому кожен член команди може оцінити за шкалою від 1 до 10, наскільки ефективним і корисним був час, витрачений на зустріч.

Цей етап дає можливість коротко обговорити надані оцінки та отримати цінну інформацію для майбутніх зустрічей. Мета полягає в тому, щоб постійно вдосконалювати наші командні зустрічі та робити їх більш ефективними.

Дотримання цієї схеми показує, наскільки плавним і повчальним може бути процес. Ретро-метод - це більше, ніж просто інструмент для ефективних командних зустрічей; це засіб безперервного навчання, постійного розвитку як команди та спільного зростання.

Впровадження ретро-методу в нашому стартапі докорінно змінило наші командні наради. Систематично структуруючи та зосереджуючись на дійсно важливих темах, ми значно підвищили продуктивність та ефективність наших зустрічей.

Якщо ви хочете отримати максимум користі від командних зустрічей, я рекомендую вам спробувати цей метод. Найефективніше це зробити за допомогою спеціалізованого інструменту, такого як Echometer. З його допомогою ви можете легко відстежувати ідеальний хід ваших зустрічей і витрачати на підготовку лише 1-2 хвилини. Цей інструмент проведе вас через весь процес і дозволить повністю сконцентруватися на змісті та активній участі вашої команди.

 

Спробуйте зараз!