Виправлені зустрічі 1:1: 1 посібник, 3 шаблони та 30 запитань

Уявіть, що на вашому автомобілі з’явився попереджувальний сигнал “Check Engine”. Ви б проігнорували його і просто поїхали далі? Напевно, ні. Але саме так чинять багато керівників, коли відмовляються від регулярних розмов зі своїми співробітниками. Без цих розмов нерозкритий потенціал залишається прихованим, маленькі проблеми переростають у великі кризи – і в якийсь момент “машина” зупиняється.

Багато менеджерів діють як пожежна сигналізація: Вони реагують лише тоді, коли виникає пожежа. Але успішне лідерство більше схоже на термостат –, який проактивно забезпечує правильну температуру в команді. 

Чи пам’ятаєте ви останнього колегу, з яким вам “дуже хотілося випити кави”? І що? Це сталося? Швидше за все, ні. Спонтанні розмови - це добре –, але стійке лідерство вимагає відданості.

Що підводить нас до теми: Регулярні зустрічі між керівниками та працівниками. Зазвичай вони відбуваються щотижня, щодва тижні, щомісяця або навіть раз на 6 тижнів.

Я рекомендую ставити це в залежність від розміру вашої команди. Періодичність також залежить від старшинства членів вашої команди: старші працівники, як правило, потребують меншого наставництва, ніж молодші або навіть нові працівники. Приклад: Якщо у вашій команді близько 10 членів, то доцільно проводити зустрічі раз на два тижні тривалістю близько 30 хвилин.

Незалежно від того, чи це особиста, віддалена, цифрова або віртуальна зустріч, зустрічі 1 на 1 пропонують простір для зворотного зв’язку, а отже, для особистого розвитку, що є дуже важливим у сучасному робочому світі. У цій статті я дам вам кілька корисних запитань, які ви можете використовувати під час щотижневих, двотижневих, щомісячних або 6-тижневих дзвінків для того, щоб поспілкуватися з колегами та поспілкуватися з ними.

Перш за все: якщо ви все ще не знаєте, як виглядають хороші зустрічі “наздоганялки” або зустрічі один на один між керівниками та працівниками, ознайомтеся з нашим загальним посібником: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.

Це також допоможе вам уникнути ситуації, подібної до тієї, що зображена на малюнку.

Далі я хотів би дати вам невеличку пораду, як ефективно організувати регулярну зустріч для того, щоб поспілкуватися. 

Я спробував дати вам кілька порад для щотижневого надолуження, які можуть бути не зовсім інтуїтивно зрозумілими на перший погляд, але тим ефективнішими вони є. З цими порадами ви зможете блищати у ролі боса.

1. наздоганяння не завжди має відбуватися за робочим столом

Прогулянки, відвідування кафе або віддалені дзвінки в нарочито невимушеній атмосфері змінюють розмову.

• 🔹 Перевага: нове оточення = нові ідеї. Деякі теми легше обговорювати в русі, ніж у стерильному офісі.

2. “майбутня реєстрація” – 5% огляд, 95% прогноз

Уникайте щоразу перетворювати зустріч для підбиття підсумків на ретроспективний звіт. Замість цього ви можете спробувати використовувати наступну логіку кожні кілька зустрічей:

• “Який виклик ви бачите в майбутньому?” (перспективний, продуктивний)
• Перевага: ваш безпосередній підлеглий заохочується до проактивного мислення, а не до реактивного.

3. немає “оновлення статусу” –, але є “Що я можу для вас зробити?”

Ніколи не проводьте наздоганяючу роботу таким чином, щоб ваш безпосередній підлеглий відчував, що він повинен “звітувати”.

• Замість цього: “Що я можу зробити, щоб полегшити вашу роботу?”
• Перевага: стає зрозуміло, що зустріч - це не інструмент контролю, а інструмент підтримки.

4. метод “зворотного порядку денного” – Прямий звіт визначає теми

Замість того, щоб контролювати нараду як менеджер, передайте контроль своєму безпосередньому підлеглому:

• “Про що ТИ хочеш поговорити сьогодні?”
• Перевага: ваш співробітник буде більш активно залучений, а не просто відповідатиме на запитання.
• Додаткова порада: якщо людина не впевнена, запропонуйте “тематичне меню” з опціями 2–3.

5. “неробочі” зустрічі: розмови без розмов про роботу

Робіть кожну четверту або п’яту зустріч не пов’язаною з роботою розмовою.
🚀 Можливі запитання:

• “Чим вас нещодавно захопив – у професійному чи особистому плані?”
• “Що б ви робили, якби у вас було шість місяців відпустки?”
• 🔹 Перевага: будує справжню довіру та сприяє довгостроковим відносинам.

Нижче ви знайдете більше ідей для цього.

6. метод “однієї речі” для цільового зворотного зв’язку

Наприкінці зустрічі запитайте:

• “Що я можу зробити краще як менеджер?”
• Перевага: Ви отримуєте прямий, дієвий зворотній зв’язок.

7. уникайте “болота наздоганяючих зустрічей”

Не впадайте в рутину постійних розмов, які не призводять до змін.

• Рішення: Визначте разом конкретні дії наприкінці кожної зустрічі.
• Приклад: “Я вважаю, що нам потрібно чіткіше комунікувати цілі проекту – Я розгляну це питання на наступній зустрічі команди”.

8. зробити його асинхронним – Наздоганяючі не завжди повинні бути живими

Не кожна зустріч має бути зустріччю. Іноді достатньо короткого письмового обміну в чаті або голосового повідомлення.

• 🔹 Перевага: економить час і гарантує, що зустрічі дійсно використовуються для поглиблених обговорень.

9. питання “майбутнього мене” для довгострокового розвитку

Ставте це питання раз на квартал:

• “Якщо ви в майбутньому озирнетесь на сьогоднішній день через рік –, чим би ви пишалися, якби досягли цього?”
• Перевага: Допомагає безпосередньому керівнику чіткіше формулювати довгострокові цілі.

Тут ви знайдете зразок порядку денного для зустрічей один-на-один, який я пояснюю у короткому відео з 5 бонусними порадами, які мають вам одразу допомогти:

Play

Отже, ці поради стануть для вас гарним орієнтиром для щотижневих або регулярних зустрічей з начальником.

Зараз я дам вам шаблон порядку денного та питання загального характеру. Після цього буде ще кілька креативних, а отже, дуже ефективних пропозицій щодо порядку денного для вашого двотижневого надолуження - слідкуйте за оновленнями.

Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що вас цікавить шаблон порядку денного для регулярних зустрічей.

Ось чому тут ви знайдете шаблон документа, який має стати гарним доповненням до класичної щотижневої оціночної співбесіди.

Шаблон порядку денного: Щотижнева підсумкова зустріч

До речі, ви можете зберегти шаблон як документ під самим шаблоном, але також як PDF або документ Word. Просто натисніть на перемикач “Плюс”.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон порядку денного в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон порядку денного Catch Up іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Перш ніж ми перейдемо до шаблону для двотижневих індивідуальних зустрічей: У наступному відео я пояснюю шаблон (у цьому випадку у форматі Word), включаючи деякі альтернативні питання, які не згадуються в цьому тексті:

Play

Шаблон порядку денного: двотижнева зустріч для підбиття підсумків

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон порядку денного для вашої двотижневої зустрічі зі співробітниками. Як я вже говорив, в принципі, його також можна роздрукувати. Слід зазначити, що ви, звичайно, можете і повинні збагачувати шаблон власними ідеями, заходами та форматами, залежно від того, чи проводите ви зустріч віддалено, віртуально чи на місці. Сподіваюся, приклади зустрічей один-на-один або безкоштовний порядок денний стануть для вас, як для керівника, хорошим зразком для розмови з вашими співробітниками.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон порядку денного в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони для завантаження доступні англійською мовою. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон порядку денного іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Шаблон порядку денного: Щомісячна зустріч для підбиття підсумків

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для вашої щомісячної зустрічі, щоб обговорити статус співробітників.

Як бачите, мета таких регулярних індивідуальних зустрічей зі співробітниками - це, перш за все, відволіктися від справ. У повсякденному житті це часто буває дуже складно, саме тому необхідний спеціальний блок часу.

До речі, нехай вас не вводить в оману шаблон порядку денного: По суті, ваша мета має полягати в тому, щоб ваш внутрішньо вмотивований прямий звіт охоплював якомога більше тем.

Тепер давайте перейдемо до деяких питань, які також допоможуть вам під час щотижневих, двотижневих, щомісячних та 6-тижневих зустрічей Catch Up.

Наведені нижче запитання можна використовувати гнучко, порівняно з наведеним вище шаблоном порядку денного, тому я рекомендую вам взяти з собою кілька цікавих запитань на індивідуальну зустріч.

Я розділив їх на загальні та трохи більш творчі.

Як я вже казав, наведені вище питання мають більш загальний характер, тому я хотів би навести ще кілька прикладів. Вони стосуються, насамперед, розмов, коли ви хочете ще більше наблизитися до співрозмовника.

На додаток до шаблонів порядку денного та запитань, звичайно, є й інші теми, на які ви можете поміркувати під час оціночної співбесіди в якості супервізора.

Поспілкувавшись за останні кілька місяців із близько 100 менеджерами, я помітив одну закономірність. 

Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час зустрічей для підбиття підсумків. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.

Вони очікують від цих мікродосліджень наступне: “Наздоганяюче навчання”:

• Більше різноманітності та участі в діалозі “Наздоганяймо!
• Прийняття нових перспектив
• Вимірюваність (м’яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу

І, звісно, ви також можете використати цю ідею для зустрічі зі своїм безпосереднім керівником. Я підготувала для вас п’ять тверджень, які відображають важливі передумови для кожного успішного працівника.

Ви також можете завантажити цей шаблон порядку денного як документ Doc, але набагато краще наступне: у нашому програмному забезпеченні для зустрічей Catch Up є вбудований інструмент, який робить результати видимими з часом як показник і дає вам поради за допомогою помічника зі штучним інтелектом - подивіться без входу в систему за допомогою кнопки внизу.

Як бачите, твердження стосуються ключових аспектів задоволеного працівника. 

Ще однією передумовою здорових, продуктивних працівників є, звичайно ж, хороший менеджер. Так, я говорю про вас. 

І, звісно, є також твердження, які ви можете використати під час зустрічі. Зокрема, ось 4 поведінкових якоря.

Як керівник або лідер команди, ви повинні мати хорошу основу для обговорення з вашим прямим підлеглим, щоб наздогнати його.

І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці запитання? Дуже добре, це робить мене щасливим. 

Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога) .

Ви, напевно, вже здогадалися. Звісно, є ще багато шаблонів порядку денного для регулярних зустрічей, які рано чи пізно вам знадобляться. 

Наприклад, я розповідаю про шаблони для вашої індивідуальної зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.

У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно)

Незалежно від того, чи відбуваються ваші зустрічі Catch Up щотижня або рідше, ви не повинні забувати одне: Є незліченна кількість питань, які можна задати, але найважливіше - це адаптувати розмову індивідуально до вашого співробітника. 

Наш Асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам у цьому. Якщо ви хочете дізнатися більше про нього, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1 .

Короткий підсумок: поширені запитання

Що таке зустріч для того, щоб наздогнати минуле?

Зустріч для того, щоб надолужити згаяне - це регулярна, неформальна дискусія між керівником і співробітником. Вона використовується для обговорення поточних тем, проблем і розвитку – без суворого порядку денного або формального тиску.

Як часто повинні відбуватися зустрічі для того, щоб наздогнати минуле? (каденція)

Каденція залежить від ролі та команди:

• Щотижневий – для швидкозмінних або інтенсивно працюючих команд
• Двотижневий – для гарного балансу структури та гнучкості
• Щомісячний – для довгострокового планування та стратегічного обміну

Приклад: Керівник команди гнучкого програмного забезпечення може організовувати щотижневі зустрічі, в той час як менеджер зі стратегічного відділу використовує щомісячні наради.

У чому різниця між зустріччю для підбиття підсумків та оновленням статусу?

Під час обговорення стану справ обговорюються звіти про виконану роботу та ключові показники, тоді як підбиття підсумків має більш особистий характер і охоплює такі теми, як мотивація, виклики та зворотній зв’язок. Йдеться про розуміння працівника в цілому, а не лише його завдань.

Які питання варто ставити менеджеру під час зустрічі?

Вище було наведено багато прикладів, ось коротка форма:

• “Що зараз йде дійсно добре?”
• “Які перешкоди стоять на вашому шляху?”
• “Чи є щось, що вас зараз розчаровує?”
• “Що я можу зробити, щоб підтримати вас краще?”

Чи справді корисні зустрічі, щоб поспілкуватися?

Так, регулярні зустрічі сприяють зміцненню довіри, прозорості та продуктивності. Дослідження показують, що працівники, які відчувають, що їх почули, є більш відданими та задоволеними.

Що я повинен сказати як працівник на зустрічі, щоб поспілкуватися?

Скористайтеся можливістю поговорити про успіхи, виклики та можливості розвитку. Будьте чесними, але орієнтованими на рішення.

Приклад:

• “Я переповнений”. (Проблема без контексту)
• “Я розумію, що маю багато паралельних завдань. Чи можемо ми чіткіше визначити пріоритети?” (Конструктивно)

Як зробити зустрічі цікавішими?

• Почніть з несподіваного запитання (наприклад, “Що вас здивувало останнім часом?”)
• Варіюйте обстановку (прогулянка, кава, дистанційний заїзд)
• Робіть зустрічі короткими (15–30 хвилин для збереження фокусу)

Що робити, коли зустрічі для того, щоб надолужити згаяне, стають марною тратою часу?

• Встановіть чіткі часові обмеження (наприклад, не більше 25 хвилин)
• Визначайте одну мету на кожну зустріч (замість того, щоб обговорювати все підряд)
• Вимкнути: Деякі оновлення також можна зробити асинхронно через чат або електронну пошту

Регулярні зустрічі не є самоціллю – вони є інструментом для кращої співпраці та лідерства. Використовуйте їх з розумом!