10 порад щодо ефективних ретроспективних заходів з прикладами

У ретроспективах багато говорять, але чи виводить команда з обговорення в ретроспективі хороші заходи? Виведення хороших заходів часто визначає, чи сприймаються ретроспективи командою як “балачки”, чи як цінний час у спринті команди. Таким чином, вони тісно пов’язані з тим, наскільки обидва виграють від гнучких методів: Гнучка команда та організаційна культура .

Тому в цій статті ми хочемо поділитися 7 практичними порадами про те, як генерувати дійсно значущі дії з ваших ретро, які дійсно допомагають вашій команді. І яких помилок вам краще уникати. Спершу про одне:

Якщо вам потрібні більш різноманітні запитання для ретроспективи, перегляньте нашу публікацію про це: 32 свіжі ретроспективні методи для початківців та професіоналів (зокрема, з Mario Kart Retro, Marathon Retro та Elon Musk Retro).

Порада 1 для хороших заходів з ретроспектив: У заходах важлива якість, а не кількість

Мета ретроспективи полягає не в тому, щоб кожен член команди забрав з неї хоча б одну справу. Натомість метою ретроспективи має бути вироблення спільного розуміння в команді того, які питання є найбільш важливими для команди. 

Зі збільшенням кількості заходів зростає ризик того, що вони будуть цікавими лише для окремих осіб, але відносно несуттєвими для команди в цілому. У таких випадках зменшується ймовірність того, що команда знайде час для спільного моніторингу впровадження та ефективності. З часом заходи відходять на другий план, і виникає відчуття, що ретроспективні заходи не мають обов’язкової сили.

Кращий підхід: У своїй ретроспективі спробуйте визначити 3 найважливіші проблеми, для вирішення яких варто вжити заходів, і сформулюйте їх таким чином, щоб їх реалізація була дійсно актуальною для команди.

Порада 2: Спочатку визначте пріоритети в ретроспективах, потім визначте заходи

Тож як вам вдається підвищити якість вимірювань?

Ретроспектива не випадково складається з різних етапів: 5 фаз ретро . Не випадково, що виведення показників відбувається наприкінці. Тим не менш, ми також регулярно піддаємося спокусі мислити в термінах заходів на ранній стадії з’ясування зворотного зв’язку і хочемо їх зафіксувати. 

Занадто ранній запис заходів у ретроспективі може швидко перетворитися на проблему. Це відбувається тому, що не робиться важливий крок - визначення пріоритетності зібраних відгуків і тем. Тільки після визначення пріоритетів ви дізнаєтеся, які теми є найбільш нагальними для команди, і зможете сформувати відповідний список з 3 пріоритетних тем.

Тому наша порада - занотовуйте ідеї щодо заходів у першій половині ретроспективи БЕЗ визначення остаточного заходу. Визначення заходів має відбуватися лише після визначення пріоритетів. Приємний побічний ефект: послідовна відмова від обговорення заходів у першій половині ретроспективи також є великою перевагою для таймбоксингу.

Порада 3: Тільки конкретні заходи (див. приклади)

Можливо, вам доводилося чути таке: “Ну, давайте запишемо як захід “Усім звернути увагу на те, щоб бути ввічливішими"". Не дивно, що ретроспектива сприймається як така, що не додає цінності, коли формулювання заходів є настільки розпливчастим і недоброзичливим.

Якщо проблема справді настільки важлива, що потрапила до трійки лідерів за пріоритетністю, то слід також докласти зусиль, щоб сформулювати показник SMART. Його вже всі знають, і це має бути стандартом, щоб застосовувати його і до ретроспективних заходів: Критерії SMART.

З деякими темами може здатися, що сформулювати конкретні заходи складно. Ось кілька прикладів того, що можна і чого не можна робити при формулюванні заходів:

Це не так:	Але ось так:
Всі намагаються бути добрішими один до одного.	Наступного тижня: виписка після кожної зустрічі, щоб висловити подяку та обміркувати обговорення.
Більше емпатії у відеодзвінках	Наступного тижня кожен вмикає свою камеру.
Кращий опис роботи	Наступного тижня заплануйте воркшоп, щоб розширити наше “Визначення готовності”.
Швидше переходьте до суті у щоденній газеті	До наступного ретро спробуйте таймбоксинг по 2 хвилини на людину в щоденнику.

Важливо при формулюванні заходів: 

• Заходи не повинні бути надмірно амбітними. Наприклад, ви бачите, що в прикладі йдеться лише про “організацію семінару”. Таким чином, залишається абсолютно відкритим, яке рішення буде прийнято на цьому семінарі. Час у ретроспективі повинен бути використаний для визначення найважливіших тем, а не для їх негайного вирішення. Координація наступної зустрічі (у нас її називають “Breakout Session”) також може бути хорошим заходом - у будь-якому випадку в 10 разів краще, ніж “Кращий опис завдання” ;-)
• Заходи також можуть бути невеликими експериментами: можливо, не всі згодні з тим, що захід приносить плоди. Правило тут таке: “Доказ пудингу - це коли його з’їдять”. Якщо немає вагомих причин проти, сформулюйте захід таким чином, щоб зміни можна було випробувати лише протягом наступного тижня або наступного місяця.

Порада 4: Визначте ціль і захід окремо (з прикладом)

Часто команда швидко домовляється про спільну мету. Уявлення про те, як цієї мети досягти, звісно, все ще можуть сильно розходитися.

Тому часто корисно спочатку узгодити спільну мету. Лише після того, як буде визначена чітка мета, можна починати розробляти можливі заходи.

Під час подальшого перегляду заходу ціль допомагає оцінити ефективність заходу. Якщо ціль досягнута, захід можна завершити. Якщо захід реалізовано, але ціль ще не досягнута, може бути доцільним визначити подальший захід. Якщо ціль застаріла через нові рамкові умови, захід можна відхилити - незалежно від того, чи був він уже реалізований, чи ні.

У більш структурованому вигляді схема перегляду дій може виглядати так:

	Мета досягнута	Ціль не досягнута
Вимірювання все ще відкрито	Міра відхилення	Розмістити мірку при повторному поданні
Захід завершено	Повна міра	Якщо необхідно, сплануйте подальші заходи

Тож як може виглядати добре сформульована мета заходу? Ось ще кілька відповідних прикладів заходів і відповідних цілей:

Вимірювання	Пункт призначення
Наступного тижня: виписка після кожної зустрічі, щоб висловити подяку та обміркувати обговорення.	Створення більш приємної робочої атмосфери в дискусіях
Наступного тижня кожен вмикає свою камеру.	Краща інтеграція всіх учасників відеодзвінків
Наступного тижня заплануйте воркшоп, щоб розширити наше “Визначення готовності”.	Менше запитів і часу очікування при виконанні завдань.
Спробуйте таймбоксинг по 2 хвилини на людину в щоденнику	Коротші щоденники зі збалансованими розмовними частинами.

Порада 5: Зробіть перегляд заходів фіксованим пунктом порядку денного в ретроспективах

Якщо ви вже потрудилися сформулювати конкретні заходи та відповідну мету, то не варто залишати без уваги вишеньку на торті: Запровадьте регулярний огляд дій у вашому спринтерському циклі.

Особисто я здивований, що огляд дій не є (поки що) фіксованим пунктом порядку денного для ретроспективи спринту в Scrum Guide. У будь-якому випадку, я б рекомендував додати його сюди: Посібник зі скраму.

Залежно від частоти ваших ретроспективних оглядів, може бути корисно обговорювати огляд дій на щоденних/щотижневих командних зустрічах.

Порада 6: Використовуйте таймбоксинг у ретроспективі, щоб створити необхідний простір для визначення хороших заходів

Ретроспектива часто забирає багато енергії, і після 60-хвилинних обговорень командам часто буває важко знову зібратися з думками і зібрати необхідну енергію, щоб визначити хороші дії.

Як модератор ретроспективи, ви маєте слідкувати за тайм-боксами і надавати достатньо часу після визначення пріоритетів/голосування для прийняття рішень щодо подальших дій. 5 хвилин наприкінці ретроспективи недостатньо для того, щоб прийняти правильні рішення. Особливо, якщо члени команди вже думають про наступну зустріч.

Моя особиста думка: утримайтеся від ретро-марафонів тривалістю 90 хвилин і більше. Я не можу звинувачувати жодного члена команди в тому, що після таких довгих зустрічей у нього не вистачає концентрації, щоб отримати хороші результати. Ретро-марафони тривалістю 30, 45 або 60 хвилин також можуть бути дуже корисними. У той же час, з мого досвіду, показники є кращими. 

Особисто я завжди віддаю перевагу інвестувати 45 хвилин у ретроспективу кожні два тижні, ніж 90 хвилин раз на місяць. Звичайно, це також пов’язано з циклом спринту команди. Можливо, ваша команда відчуває те ж саме. Запитайте їх - і якщо ви не впевнені, спробуйте :-)

Я хотів би вставити одну річ, незалежно від ретроспектив: Регулярні зустрічі 1 на 1 або коучинг з вашими колегами можуть мати вирішальний вплив на продуктивність вашої команди. І їх навіть можна проводити на основі даних! Якщо вас цікавить ця тема, подивіться тут: Тут ви знайдете 129 запитань для індивідуальної зустрічі (або оціночної співбесіди) і Ось 3 найкращі інструменти для проведення індивідуальних зустрічей у порівнянні .

Порада 7: Не створюйте беклог для заходів у ретроспективах

“О, у нас було так багато чудових ідей для заходів, які не потрапили до топ-3 - чи варто мені створити для цього беклог?” - Ні.

Ретроспективи завжди починаються з отримання нового зворотного зв’язку від команди, і не дарма. Тож якщо тема справді важлива, вона автоматично повертається до порядку денного ретроспективи через зворотній зв’язок у команді. З нашого досвіду, тримати окремий беклог контрпродуктивно. Під час ретроспективи ви хочете розмістити свої нові ідеї та відгуки в раунді. Під час ретроспективи ніхто не хоче переглядати довгий список минулих ідей щодо заходів, які часто мають мало спільного з поточними викликами команди. 

Правило таке: те, що є важливим для команди, повертається до порядку денного ретроспективи лише завдяки зворотному зв’язку з командою. Ретроспектива не потребує відкладених заходів.

Порада 8: Обмірковуйте з командою якість пунктів плану дій

Ви повинні регулярно, наприклад, раз на квартал, свідомо рефлексувати разом з командою над якістю екшн-ініціатив та ретроспективи. 

Чи просунули нас уперед ці заходи та ретроспективи в цілому? Якщо ні, то чому? Які причини (для цього можна використати метод “5 причин”)? 

Ретроспектива Health Check на цю тему також може бути корисною. У ретроспективі Health Check ви запитуєте команду про їхню згоду з певним твердженням за шкалою від 1 до 7. Вам потрібні лише точні твердження, щоб отримати достовірний зворотній зв’язок від команди.

Наприклад, у нашому інструменті (докладніше про це нижче) це виглядає приблизно так. Звичайно, ви також можете налаштувати твердження. Заходьте - можливо, ви спробуєте це зі своєю командою: Echometer - без логіну

Порада 9: Спробуйте Echometer

Ретро-інструменти - це проста підтримка для виведення хороших заходів. Вони можуть зняти з вас частину роботи - включаючи перегляд заходів, таймбоксинг, а також якісне виведення заходів. Ретро - це вже не монолог, а жвава дискусія - і ви можете сяяти як модератор 🙂

Ми даємо вам конкретні поради в інструменті про те, як виводити хороші заходи - і його можна використовувати як онлайн, так і офлайн. Якщо вам потрібно більше інформації, перегляньте нашу статтю про “ 7 розумних ретро-плат у порівнянні ”.

До речі, ви можете виконати ретро за допомогою нашого інструменту без логіну від вас або вашої команди.

За допомогою цієї кнопки ви можете безпосередньо відкрити інструмент, вибрати свій ретро-метод і запросити команду за посиланням:

Виберіть і запустіть ретро-метод

Якщо ви зацікавлені, можливо багато різних методів: Понад 30 ретроспективних методів .

Якщо ви все ще не впевнені, ви можете дозволити одному з наших користувачів переконати вас тут: Agile Досвід роботи тренера Хольгера з нашим інструментом .

Висновок: Хороші заходи, хороші ретроспективи

Якщо ви і ваша команда опануєте мистецтво виводити хороші дії з ретроспективи, ви будете здивовані, наскільки ваша команда буде цінувати ретро.
В Echometer після кожної ретроспективи ми запитуємо команди про “Return on Time Invest” і можемо зробити висновки: Добре сформульовані заходи значно підвищують задоволеність команди ретроспективами.

Якщо ви будете дотримуватися наведених вище порад, нічого не може піти не так! Тож удачі вам у визначенні заходів для вашої наступної ретроспективи!

До речі, одним з найкращих методів сталого розвитку гнучкого мислення членів команди є впровадження гнучкої перевірки стану. Наш безкоштовний набір для перевірки стану команди може допомогти вам поставити правильні запитання - просто перегляньте його: Будівельний набір Team-Health Check

Кредити

Фото від “Луїс Вілласміль на Вимкнути сплеск”