3 поради + шаблони для документації гнучких процесів

Кожна ретроспектива має бути задокументована у певній формі. Саме тому я пропоную вам шаблон, який я використовую для документування ретроспектив зі своєю командою. Він показує, як я документую речі під час ретроспективи, а потім як я фіксую результати моєї ретроспективи в кінці, щоб ви могли використати його для себе в майбутньому.

Перш ніж ми обговоримо, як я документую свої ретроспективи, я хотів би коротко розповісти вам про те, як виглядає типовий порядок денний ретроспективи. Після цього ми зможемо глибше зануритися в окремі пункти порядку денного і подивитися, як їх правильно документувати. Якщо ви хочете дізнатися більше про мій ідеальний шаблон для порядку денного ретроспективи, прочитайте цю статтю: “ Простий у використанні шаблон ретроспективного порядку денного Sprint ”

Порядок денний Ретро:

1. Ретро-реєстрація: Тут усіх членів команди струшують один раз, і кожного включають у ретро-перевірку один раз.

Огляд пунктів плану дій: На другому етапі всі пункти з попереднього спринту піддаються короткому огляду: виконано - продовжити - відкинути.

3. збір даних: Якщо ви ще не зробили цього, всі члени команди можуть відповісти на ретроспективні запитання, щоб обговорити їх пізніше. (Якщо ви хочете переглянути понад 50 ретроспективних шаблонів, натисніть на це посилання).

4. аналізувати + створювати пункти дій: Тепер уважніше подивіться на відповіді на запитання і розставте їх за пріоритетністю. Для найважливіших питань ви зазвичай розробляєте пункти дій, над якими потрібно працювати.

Розглянувши основні складові ретроспективи, ми можемо розглянути, що і як має бути задокументовано.

1. ретро-реєстрація: Чек-ін потрібен для того, щоб запустити ретроспективу. Однак для решти ретроспективи він не важливий. Тут зазвичай нормально використовувати просту дошку, стікери або взагалі не використовувати жодної документації. Ідеї для чек-іну або розминки ви можете знайти в цій статті: “ 21 креативний ретроспективний чек-ап, який зламає будь-яку кригу ”.
Ось так може виглядати реєстрація:

2. огляд пунктів плану дій: На цьому етапі ви, як правило, вже задокументували відповідні пункти дій в останній ретроспективі, тому можете перевірити їх зараз. Я особисто використовую для цього наше програмне забезпечення Echometer. Однак, якщо ви хочете зробити це самостійно, я пропоную зробити це на смузі канбан, щоб ви могли легко побачити статус дії.
Зазвичай корисно обговорити ці пункти і з’ясувати, чи є якісь перешкоди, чи можна виконати цей пункт за короткий час. Іноді доцільно також відмовитися від плану дій. Не тримайтеся за пункти дій занадто довго, якщо нова інформація показує, що не варто витрачати на них більше часу. Також будьте обережні з великим беклогом продуктів. Хоча це популярний механізм перенесення завдань на майбутнє, він знижує ефективність гнучкого підходу до роботи.

3. збирати дані: Зазвичай різні ретроспективні запитання розташовують у стовпчиках, до яких члени команди можуть прикріплювати свої відповіді. Зазвичай це робиться у вигляді стікерів або подібних матеріалів.
Тут ви маєте гарний огляд усіх пунктів, що підлягають обговоренню.
Порада експерта: Попросіть усіх учасників надіслати свої відповіді на ретро-питання за кілька годин до початку ретроспективи. Таким чином, учасники будуть більш вдумливими та відкритими щодо своїх точок зору.
За допомогою Echometer ви можете надіслати просте опитування всім учасникам одним клацанням миші перед початком ретроспективи.

4. оцінити + створити пункти дій: На останньому етапі вам слід залишити на дошці лише ті папірці, про які ви дійсно хочете поговорити більш детально. Ви можете дізнатися, які саме це папірці, надавши всім учасникам кілька голосів на вибір, щоб розподілити їх.
Якщо ви обговорюєте окремі пункти більш детально, ви навіть можете відкрити нову дошку, щоб робити нотатки або краще структурувати речі, які ви обговорюєте. Якщо ви знайшли спільну мову і створили елементи дій з ваших найважливіших ретро-пунктів, важливо зберегти їх на потім, щоб ви могли перевірити їх, як у “Кроці 2 - Перевірка елементів дій” у майбутній ретроспективі.

Документування ретро-результатів є важливою частиною гнучкого процесу. Це допомагає командам відстежувати свій прогрес, визначати сфери для вдосконалення та забезпечувати подальші дії. Одним з інструментів, який може допомогти в цьому, є Echometer.

Echometer пропонує кілька функцій, які можуть допомогти командам задокументувати свої ретро-результати. Однією з них є Ретро-архівякий дозволяє командам зберігати та отримувати ретроспективу минулих проектів. Це може бути корисно для відстеження прогресу в часі та виявлення закономірностей або проблем, що повторюються.

Ще однією корисною функцією є Панелі моніторингу стану здоров’я. Ці дашборди дають командам огляд їхньої діяльності та допомагають визначити сфери для вдосконалення. Команди можуть використовувати ці дашборди, щоб відстежувати свій прогрес і гарантувати, що вони досягають своїх цілей.

Нарешті, Echometer також пропонує Відстеження пунктів плану дійякі команди можуть використовувати для подальших дій, що випливають з ретроспективи. Це може гарантувати, що ці пункти будуть виконані та досягнутий прогрес.

Загалом, Echometer надає командам низку інструментів для документування результатів ретроспективи та відстеження прогресу.
Якщо ви зацікавлені в покращенні своєї документації, вам обов’язково варто спробувати! 😊