Пропустити Рівень 1:1 Зустрічі: порядок денний, 35 запитань та порад

Чим більше етапів проходить повідомлення, тим більш спотвореним воно стає – як “мовчазна пошта”. Зустрічі один на один між керівниками та працівниками на два або більше рівнів нижче вас ламають цю схему і дозволяють отримати нефільтрований зворотній зв’язок з перших вуст.

Тому що ваша стратегія часто звучить добре на папері –, але як вона насправді реалізується в повсякденному житті? Зустрічі на вищому рівні допоможуть вам подолати розрив між глянцевою презентацією та реальною дійсністю. Чи реалізуються ваші плани в повсякденному житті команди? Як насправді почуваються співробітники?

З мого досвіду, кількісні опитування працівників ніколи не є настільки ефективними, як якісні інтерв’ю з працівниками на рівні пропуску з хорошим шаблоном порядку денного та запитаннями. Ключова відмінність: емоції зблизька мають набагато більший вплив на вас, ніж читання кількох цифр про задоволеність співробітників.

Незалежно від того, чи це особиста, віддалена, цифрова або віртуальна зустріч один на один, зустрічі 1 на один надають простір для важливого зворотного зв’язку та типу спілкування, який є важливим у сучасному робочому світі. У цій статті я дам вам ключові поради, хороші запитання та шаблон порядку денного, які ви можете використовувати під час зустрічей тет-а-тет, щоб провести хорошу бесіду.

Перш за все: якщо ви все ще не знаєте, як виглядають хороші індивідуальні зустрічі, перегляньте наш посібник: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.

Зустрічі тет-а-тет - це прямі дискусії між керівником і співробітниками, які працюють на один або кілька управлінських рівнів нижче –, тобто без безпосереднього лінійного керівника як посередника. Вони слугують для отримання нефільтрованого зворотного зв’язку від команд, зміцнення корпоративної культури та забезпечення прозорості щодо викликів та успіхів.

Пропустити рівень Питання та порядок денний особистої зустрічі | Керівник та працівник

Перш ніж організовувати зустрічі, подумайте: навіщо я це роблю? Хочете дізнатися, наскільки добре працюють ті чи інші процеси? Зрозуміти корпоративну культуру? Дати працівникам можливість висловитися? Ваша мета визначає, які питання ви ставите, з ким говорите і які теми є актуальними.

2. обирайте партнерів для діалогу цілеспрямовано 🎯.

Замість того, щоб вести випадкові розмови, запитайте себе: Хто може надати мені цінну інформацію? Це можуть бути досвідчені співробітники, нові члени команди або ключові особи в проектах. Мета полягає в тому, щоб отримати якомога ширше і чесніше уявлення про компанію.

3. прийміть невизначеність: надішліть порядок денний заздалегідь 🤝

Багато співробітників спочатку розгублюються, коли керівник вищого рівня раптово призначає зустріч. Чітко поясніть, чому ви проводите зустріч – наприклад, щоб зібрати відгуки, краще зрозуміти командну культуру або оптимізувати процеси. В ідеалі, вам слід заздалегідь надіслати співробітнику попередній порядок денний – докладніше про це нижче. Дайте зрозуміти, що це не перевірка продуктивності, а відкрита розмова.

4. почніть з вдячності 🌟

Проявляйте щиру зацікавленість у працівнику. Якщо ви поінформуєте себе заздалегідь, ви можете, наприклад, згадати про успіх або внесок працівника. Невелике визнання має велику вагу з огляду на ваше становище і може значно підвищити мотивацію.

5. слухати більше, ніж говорити 👂.

Зустріч на рівні пропуску - це не лекція, а зустріч для того, щоб слухати. Дозвольте співробітнику закінчити говорити, робіть перерви і задавайте питання. Ваша мета - отримати реальне розуміння –, а не представити власну точку зору.

6. не сприймайте критику особисто –, але серйозно ⚖️

Іноді ви отримуєте неприємні відгуки. Не піддавайтеся спокусі виправдовуватися. Замість цього Запитайте і зрозумійте. Просте “Дякую, що відверто про це говорите. Розкажіть мені більше про це.” показує, що ви сприймаєте критику як цінний внесок.

7. занотуйте – і дотримуйтесь 📝

Якщо ви щось обіцяєте (наприклад, вирішити проблему або простежити за чимось), дотримайтеся свого слова. Записуйте важливі моменти та надсилайте коротке повідомлення після розмови, якщо це необхідно. Це покаже, що ви не тільки слухаєте, але й дієте.

8. регулярно бути присутнім –, але не перестарайтеся ⏳

Наради на рівні пропуску є цінними –, але вони не повинні надсилати сигнал про мікроменеджмент. Плануйте їх через розумні проміжки часу, наприклад, щоквартально з різними співробітниками, щоб бути в курсі подій, але не створювати враження, що ви занадто втручаєтесь.

9. створити психологічну безпеку 🛡️

Співробітники говорять відкрито лише тоді, коли відчувають себе в безпеці. Дайте зрозуміти, що за чесні відповіді не буде жодних негативних наслідків. Якщо виникають теми, які стосуються безпосереднього керівника, будьте особливо делікатними та обережними.

Отже, ви почули кілька порад для вашої особистої зустрічі з керівником або менеджером. Перейдемо до порад для працівника(ів).

Наведені нижче поради, звісно, є лише рекомендаціями, які ви маєте адаптувати до вашої конкретної зустрічі. Після цих порад ми нарешті переходимо до шаблону порядку денного зустрічі на рівні пропуску.

1. усвідомте: це можливість, а не допит!

Багато працівників нервують, коли керівник вищого рівня призначає зустріч. Але зустріч - це не атестація. Керівник хоче почути вашу точку зору, а не випробовувати вас на міцність.

2. підготуйте важливі для вас теми 2–3

Подумайте про це заздалегідь: що вас турбує у вашій повсякденній роботі? Що йде особливо добре? Які у вас є ідеї? Таким чином, ви будете готові, якщо керівник запитає вас про вашу думку.

3. бути чесним –, але тактично розумним

Так, це можливість для відкритого зворотного зв’язку. Але: замість того, щоб просто називати проблеми, намагайтеся робити конструктивні пропозиції. Формулюйте критику в спосіб, орієнтований на рішення, наприклад

• “Наші процеси хаотичні”.
• “Я думаю, що ми могли б працювати ефективніше, якби мали чіткіший розподіл обов’язків”.

4. задавайте питання самі –, що справляє гарне враження

Зустрічі на вищому рівні - це не вулиця з одностороннім рухом! Хороші запитання демонструють зацікавленість і допомагають дізнатися більше про стратегію компанії. Приклади:

• “Які найбільші виклики, з вашої точки зору, існують на сьогоднішній день?”
• “Які пріоритети компанії на найближчі місяці?”
• “Чи є щось, на що ми повинні звернути більше уваги як команда?“

5. якщо ви хочете торкнутися чутливої теми, ретельно продумайте вибір слів

Іноді ви хочете поговорити про щось критично важливе – про свого безпосереднього керівника, наприклад. Якщо ви не впевнені, запитайте: “Наскільки конфіденційною є ця розмова?” І: дотримуйтеся фактів, а не особистих суджень.

6. якщо ви не впевнені, запитайте про контекст

Якщо ви не знаєте, навіщо саме відбувається зустріч, ви можете запитати в дружній формі:

• “Чи є щось особливе, до чого мені слід підготуватися?”
• “Чи є якісь теми, які вас особливо цікавлять?”

Це показує зацікавленість і дає вам більше ясності.

7. виконувати, коли ви щось пообіцяли

Якщо під час співбесіди у вас з’явилася ідея або менеджер попросив надати інформацію, надішліть коротке наступне повідомлення після співбесіди. Це свідчить про професіоналізм і відданість справі.

8. розслабся 1TP11Тебе запросили не випадково!

Пам’ятайте: менеджер навмисно призначив цю зустріч, щоб почути вашу думку. У вас є цінна перспектива, тож скористайтеся можливістю! 😊

Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що ви також шукаєте шаблон порядку денного для пропуску зустрічей один на один.

Ось чому тут ви спочатку знайдете шаблон, який має стати гарним доповненням до класичної щомісячної або щоквартальної оцінки рівня пропусків, наприклад.

Як бачите, основна мета такої розмови один на один з керівником - зменшити масштаб. У повсякденному житті це часто буває дуже складно, саме тому необхідний спеціальний блок часу.

До речі, нехай вас не вводить в оману порядок денний: По суті, ваша мета має полягати в тому, щоб ваш внутрішньо мотивований співробітник підняв якомога більше тем для обговорення. Саме тому так важлива порада, наведена вище: заздалегідь повідомте, яку мету ви ставите перед зустріччю тет-а-тет.

Дотримуючись шаблону порядку денного, давайте перейдемо до деяких питань для вашої співбесіди з менеджером на рівні “один на один”.

Як ви можете бачити нижче, я розділив різні варіанти запитань на різні категорії. Тут знову вступає в дію моя порада: зосередьтеся на тих сферах і темах, які є актуальними для вас.

Звісно, цікаво також почути про поточний проект співробітника. Але якщо основна причина, через яку ви пропускаєте розмови тет-а-тет, полягає, наприклад, у тому, щоб краще зрозуміти вашу управлінську культуру, то, ймовірно, вам варто ставити більше запитань про безпосереднього керівника співробітника.

Почнемо зі списку з 35 запитань для керівників та босів.

Окрім цих питань для Skip Level Meeting, звичайно, є й інші теми, які ви можете обговорити у своїй розмові зі співробітниками, а також інші методи.

Поспілкувавшись за останні кілька місяців із близько 100 менеджерами, я помітив одну закономірність. 

Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час індивідуальних зустрічей. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.

Вони очікують від цих мікродосліджень у 1:1 наступне:

• Більше різноманітності та участі в діалозі 1 на 1
• Прийняття нових перспектив
• Вимірюваність (м’яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу

І, звісно, ви також можете використовувати цю ідею під час індивідуальних зустрічей на початковому рівні. Я підготував для вас п’ять тверджень, які відображають важливі передумови для кожного успішного працівника.

До речі, у нашому програмному забезпеченні для зустрічей один на один Echometer є інтегрований інструмент, який робить результати таких опитувань видимими з плином часу як метрику та дає вам поради за допомогою ШІ-асистента – подивіться без входу в систему за допомогою кнопки нижче.

Як бачите, твердження стосуються ключових аспектів задоволеного працівника. 

Ще однією передумовою здорових і продуктивних працівників є, звичайно ж, хороший керівник. Вище наведено кілька запитань, які допоможуть вам поміркувати про безпосереднього керівника працівника.

Звичайно, існують також конкретні медичні твердження для цієї тематичної області, які ви можете взяти з собою на індивідуальну зустріч. Зокрема, ось 4 питання або поведінкові якорі, над якими ви можете поміркувати під час індивідуальної зустрічі на початковому рівні.

Як бачите, я також зберіг ці шаблони порядку денного у форматі PDF, документа Microsoft Word, Google Docs, Sheets та Excel - ви можете завантажити, відредагувати та роздрукувати їх за допомогою перемикача під шаблоном порядку денного.

Отже, тепер ви, як супервайзер або керівник команди, повинні мати гарний фундамент для зустрічі Skip Level один на один зі своїм прямим підлеглим або, власне, “непрямим підлеглим”.

І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці запитання? Дуже добре, це робить мене щасливим. 

Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога) .

Ви, мабуть, майже здогадалися. Звичайно, існує набагато більше шаблонів порядку денного для індивідуальних зустрічей, які рано чи пізно вам знадобляться. 

Наприклад, я розповідаю про шаблони порядку денного для вашої індивідуальної зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.

У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно)

Ваша зустріч Skip Level один на один завжди повинна мати просту мінімальну мету: залишити позитивне враження у співробітника, висловити вдячність і мотивувати. Ваш вплив як старшого менеджера на, можливо, молодших співробітників величезний - тож використовуйте його та поширюйте гарну енергію.

Багато запитань і шаблон порядку денного допоможуть вам у цьому.

Наш асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам у цьому. Якщо ви хочете дізнатися більше, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1 .

Часті запитання про пропуск зустрічей один на один

Хоча ви, мабуть, давно знаєте найважливіше про зустрічі Skip Level один на один. Але оскільки в Інтернеті циркулюють деякі - почасти дивні - запитання на цю тему, я хотів би відповісти на них тут у формі короткого FAQ.

1. що таке рівень пропуску один на один?

Зустріч тет-а-тет - це обговорення між працівником і менеджером, який знаходиться на два або більше ієрархічних рівнів вище за нього, тобто без присутності безпосереднього керівника. Мета - отримати безпосереднє уявлення про методи роботи працівника, його проблеми та зворотній зв’язок.

Приклад: член команди розмовляє з генеральним директором або старшим менеджером без присутності безпосереднього керівника.

2. чи погані зустрічі на рівні пропуску?

Ні, зустрічі на нижчих рівнях не є чимось принципово поганим, а навпаки - корисним. Вони дають можливість збирати інформацію безпосередньо з “низів” і сприяють відкритому спілкуванню між різними ієрархічними рівнями. Важливо, щоб ці зустрічі були добре структуровані і проводилися з повагою, щоб створити довіру.

3. що таке проміжна співбесіда?

Співбесіда на вищому рівні - це просто інша назва для зустрічі один на один на вищому рівні. Це той самий формат, в якому менеджер, який є вищим за безпосереднього керівника працівника, проводить співбесіду з цим працівником.

4. як часто ви повинні проводити зустрічі один на один?

Частота зустрічей на рівні пропуску залежить від компанії та її культури. Загалом, має сенс проводити такі зустрічі щонайменше кожні 3-6 місяців, щоб забезпечити регулярну комунікацію. У швидкозмінних організаціях вони можуть бути частішими.

Приклад: зустріч кожні 4 місяці для отримання оновлень та збору відгуків. Це може означати, що ви щотижня проводите зустріч 1 на 1 з новим співробітником, і за 16 тижнів ви поспілкувалися з 16 співробітниками.

5. чи ефективні зустрічі на рівні пропуску?

Так, зустрічі на рівні пропуску можуть бути дуже ефективними, якщо ви проводите їх правильно. Вони дають керівнику безпосереднє уявлення про потреби та проблеми працівників, а також уможливлюють відкрите та чесне спілкування. Вони особливо цінні для підвищення залученості та мотивації працівників.

6. чи корисні зустрічі на рівні пропуску?

Так, зустрічі Skip Level - це хороший спосіб створити прозорість і сприяти здоровій корпоративній культурі. Вони можуть допомогти зруйнувати бар’єри між різними рівнями ієрархії та налагодити міцніший зв’язок між співробітниками та керівництвом компанії - тож, безумовно, рекомендую.

7. що я повинен сказати як працівник на нараді на рівні пропуску?

Під час зустрічі на проміжному рівні ви повинні відкрито говорити про свій досвід, проблеми та ідеї. Це можливість дати чесний зворотній зв’язок, внести пропозиції щодо покращення та поставити запитання, які вас турбують. Не обмежуйтеся лише згадуванням проблем, а й намагайтеся запропонувати рішення.

Приклад: «Мені важко чітко зрозуміти пріоритети нашого відділу. Я міг би уявити собі зустріч «Запитай у генерального директора», яка відбувається щоквартально, як у компанії Facebook - що ти думаєш?»

8. чи повинен я бути чесним як працівник на нараді на рівні пропуску?

Так, звичайно, ви повинні бути чесними на зустрічі на проміжному рівні. Це можливість висловити свої справжні думки та занепокоєння. Чесний зворотний зв’язок може допомогти виявити проблеми на ранніх стадіях і знайти рішення. Однак, щоб зберегти довіру, не забувайте про повагу та конструктивність.

Приклад: “Я часто відчуваю себе перевантаженим, тому що ми постійно отримуємо нові проекти, а старі не завершені. Можливо, ми могли б покращити планування наших ресурсів”.