6 заходів для створення плідної культури зворотного зв'язку

У багатьох компаніях існує бажання створити культуру зворотного зв’язку. Але що саме це означає? Оскільки всі люблять визначення, давайте почнемо з визначення терміну: 

Визначення культури зворотного зв’язку

Що таке культура зворотного зв’язку? Вона характеризується взаємним  Довіра  між усіма, хто працює разом, крос-ієрархічно  Комунікація  та регулярний зворотній зв’язок щодо методів роботи, ефективності та впливу на сторонніх осіб. 

Значення та переваги створення

Часто виникає питання, які переваги дає створення культури зворотного зв’язку. Перш за все, надання, прийняття та впровадження конструктивного зворотного зв’язку може спростити робочий процес і зробити його більш ефективним. 

Закріплення цього в культурі відкритого зворотного зв’язку дає наступні переваги:

• Переодягніться в  організація, що навчається Зворотній зв’язок як джерело розуміння та розвитку допомагає підвищити ефективність (див. Shipper, Hoffman & Rotondo, 2017)
• Зменшення стресу та конфліктів за допомогою регулярного зворотного зв’язку призводить до того, що працівники стають більш здоровими та задоволеними (див. Ansel & Lievens, 2007)
• Пряма комунікація та підвищена задоволеність призводять до зростання відданості працівників (пор. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Як бачите, культура зворотного зв’язку позитивно впливає не лише на робочий процес, а й на робочу атмосферу. 

A Дослідження Amadeus Fire GmbH також показує, що чим більше працівники задоволені культурою зворотного зв’язку, тим більше вони задоволені роботою в цілому.

Щоб підтримувати культуру зворотного зв’язку, компанії також часто інтегрують програмні рішення, які сприяють 360-градусному зворотному зв’язку. Британська програмна система SenseHR, наприклад, є комплексною платформою для безперешкодного управління процесами зворотного зв’язку (Детальніше про: Програмний комплекс SenseHR у Великобританії). Такі рішення, як SenseHR, можуть допомогти компаніям не лише збирати відгуки з різних джерел, а й ефективно аналізувати та реагувати на них, щоб отримати кращу картину ефективності.

А хто б не хотів мати задоволених, мотивованих та ефективних співробітників? 

Що ж, тепер ми знаємо, що таке культура зворотного зв’язку за визначенням і які переваги вона дає, але як ми можемо визначити, чи живе вона насправді?

Підбиття підсумків: чи живе культура зворотного зв’язку?

Хоча багато людей знають про переваги налагодженої культури зворотного зв’язку, на жаль, у багатьох компаніях вона ще не є повноцінною. Про це свідчить Барометр праці Randstad 2019 показує, що лише 35% німецьких компаній надають зворотній зв’язок щороку. 32% компаній, з іншого боку, ніколи не надають зворотного зв’язку. Якщо зворотний зв’язок і надається, то часто у неналежний спосіб: 30% респондентів сказали, що не знають, як реагувати на зворотний зв’язок, 24% сприймають негативний зворотний зв’язок особисто, а 21% відчувають себе некомфортно, отримуючи зворотний зв’язок. 

Враховуючи важливість зворотного зв’язку, ці результати є досить мізерними. Хільтруд Вернер, член правління Volkswagen AG, навіть стверджує, що більша кількість відгуків могла б запобігти скандалу з викидами Volkswagen (s. Шильке, 2018). 

“Це нелегко для всіх. Як для того, хто дає зворотний зв’язок, так і для того, хто його отримує. Команда просто має зрозуміти, що варто думати разом, обговорювати разом і довіряти власній інтуїції настільки, наскільки варто висловлюватися”.
- Хільтруд Вернер, член правління VW

Саме тому у Volkswagen з’явилися посли доброчесності, які мають забезпечувати культуру обговорення та впроваджувати її в життя. У майбутньому не повинно бути більше скандалів, а регулярний зворотній зв’язок може мати підтримуючий ефект.

Багато компаній знають про важливість функціонування та розвитку культури зворотного зв’язку і вже створили таку культуру у себе в компанії або перебувають у процесі її розвитку. 

Тема “культури зворотного зв’язку” в моді

Тенденція до культури зворотного зв’язку: молоді компанії, зокрема, використовують це для власної вигоди. Багато стартапів будують свою роботу на створенні культури зворотного зв’язку, оскільки молоді працівники, так звані “фідбекери”, не завжди є найкращими. МіленіалиВони потребують зворотного зв’язку для оптимального розвитку. Тому культура зворотного зв’язку стає все більш важливою для залучення та утримання нових потенційних працівників. 

Але не лише молоді компанії визнали переваги регулярного зворотного зв’язку. Навіть великі компанії, такі як SAP, DB та Telekom, хочуть відійти від класичної щорічної оціночної співбесіди (Армін Трост, s. Шильке, 2018) і тому шукають нові шляхи. 

Культура зворотного зв’язку - це більше, ніж щорічна оціночна співбесіда, - психолог Армін Трост (s. Шильке, 2018). Йдеться радше про регулярний обмін думками та постійний зворотній зв’язок. Отже, культурою зворотного зв’язку потрібно жити і, перш за все, ефективно її впроваджувати. Але як це зробити?

Як це зробити: Створити культуру зворотного зв’язку

Перш за все, важливо пам’ятати, що фідбек - це не те саме, що критика. Скоріше, фідбек - це, як випливає з самого слова, зворотний зв’язок. І його слід використовувати саме так. Існують різні види фідбеку Порадиякі показують, як правильно впроваджувати культуру зворотного зв’язку. 

Наші поради: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Якщо ви самі не розумієте, про що йдеться у вашому повідомленні, то майже напевно, що воно не дійде до вашого співрозмовника так, як ви планували. Тому заздалегідь чітко визначте, якою має бути основна ідея вашого відгуку.
2. Sage immer auch etwas Positives  Зворотній зв’язок потрібен для того, щоб подивитися на робочий процес з усіх боків. Тому завжди звертайте увагу на те, що пройшло добре. У кращому випадку, ви використовуєте Сендвіч-методПохвала, критика, похвала. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  Регулярна похвала за те, що пройшло добре, також є частиною хорошої культури зворотного зв’язку. Навіть якщо немає за що критикувати, ви можете і повинні давати зворотний зв’язок: Тоді давайте тільки позитивні відгуки.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Не формулюйте відгук як звинувачення, наприклад, “Ти зробив …”, а сформулюйте твердження від першої особи “Я відчуваю/сприймаю …”. Відгук завжди суб’єктивний, і це має бути зрозуміло з формулювання. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Майже у кожної історії є дві сторони. Тому завжди запитуйте іншу людину, що вона про це думає. Це допоможе вам знайти спільну мову і побудувати взаєморозуміння.
6. Initiativ nach Feedback fragen Не завжди потрібно чекати на зворотній зв’язок! Зворотній зв’язок допомагає не тільки всій команді, але й кожному індивідууму в його особистому розвитку. Активно шукайте зворотній зв’язок, щоб стабільно зростати.

Все це повинно відбуватися через короткі проміжки часу, наприклад, 1-2 рази на тиждень. 

Свідомо приділіть цьому час. Впровадження культури зворотного зв’язку не є каральною чи контролюючою функцією для когось, а має на меті допомогти кожному, як індивідуально, так і колективно, розвиватися. 

Культура зворотного зв’язку через зустрічі 1 на 1

Багато керівників проводять регулярні зустрічі один на один зі своїми співробітниками, але не отримують від цих розмов усього можливого. При цьому цей формат зустрічей чудово підходить для того, щоб активно демонструвати культуру зворотного зв’язку.

Тому я хотів би скористатися цією можливістю, щоб привернути вашу увагу до нашого інструменту для проведення зустрічей 1:1 Echometer (див. сайт). Він поєднує в собі короткі опитування Health Check та асистента зі штучним інтелектом, що значно спрощує розвиток співробітників. Інструмент може мати чудовий мультиплікативний ефект, даючи можливість лідерам вашої організації регулярно надавати конструктивний зворотний зв’язок.

Наступний шаблон дасть вам уявлення про те, які питання ви можете обдумати і виміряти за допомогою Echometer під час ваших зустрічей 1 до 1. Спробуйте його за допомогою кнопки без входу:

Створіть культуру зворотного зв’язку просто

Ще одним методом формування здорової культури зворотного зв’язку є запровадження регулярних ретроспектив.

Що таке ретроспективи? Ретроспектива - це регулярна зустріч команди для аналізу минулих етапів роботи та вироблення пропозицій щодо покращення для майбутньої співпраці. Ви можете прочитати більше про це в наших поширених запитаннях і відповідях (див. ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ).

Просто спробуйте, тому що, як і Генрі Форд вже знав:

Той, хто завжди робить те, що вже може, завжди залишається тим, ким він вже є.

 Джерела 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, отримано з https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Ансель, Ф., та Лівенс, Ф. (2007). Довгостроковий вплив середовища зворотного зв’язку на задоволеність роботою: польове дослідження в бельгійському контексті. Прикладна психологія, 56(2), 254-266.

Бенц, Я. (2018), 10 порад для кращої культури зворотного зв’язку, Отримано з: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Мюллер, К. (2018), Культура зворотного зв’язку та нова робота: як хороша комунікація рухає команди вперед, Retrieved from: https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Як правильно давати відгук: як створити сильну культуру зворотного зв’язку, отримано з: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), Німецькі боси часто дають марні відгуки, отримано з: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Розен, К. К., Леві, П. Е. та Холл, Р. Дж. Сприйняття політики в контексті середовища зворотного зв’язку, ставлення працівників та виконання роботи. Журнал прикладної психології, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Шилке, М. (2018), Нам потрібна нова культура зворотного зв’язку, отримано з: https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Шиппер, Ф., Хоффман, Р.К. та Ротондо, Д.М. (2007), Чи створює процес зворотного зв’язку 360 однаково дієві знання в різних культурах?”ЕМІЛІ”, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Чому багато начальників поводяться як Бернд Стромберг, отримано з: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org