Ekibinizde yeni bir çalışanınız, yeni bir ekip üyeniz veya size rapor veren yeni bir doğrudan çalışanınız var ve şimdi ilk bire bir toplantınızı veya değerlendirme görüşmenizi mi planlıyorsunuz? Burada davetiye, gündem, bire bir toplantınızın moderasyonu ve bununla birlikte gelen her şey için tüm ipuçlarını bulacaksınız!
Her şeyden önce: Düzenli bire bir toplantılara genel bir giriş yapmak istiyorsanız, konuyla ilgili yazımıza bir göz atın: Bir rehber: Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu.
💡
Yapılan bir araştırma, yeni çalışanların 50%'sinden fazlasının işe başladıktan sonra bile kendilerini rollerine yeterince hazır hissetmediğini göstermiştir. Özellikle küçük şirketlerde ve uzaktan çalışan ekiplerde bu rakam 60%'nin üzerindedir.
Bu nedenle bire bir veya çalışan değerlendirmeleri, işe alım tamamlandıktan sonra bile hala son derece önemlidir.
Kaynak: Yetersiz işe alıştırmanın yeni çalışanlar üzerindeki etkisi
Yeni çalışanlarla ilk bire bir toplantı için İpucu 1: Davet ve ön görüşme
Şirkete yeni çalışan veya yeni ekip üyesi olarak katılan kişiler genellikle yeni bilgi seli karşısında bunalırlar. Bu nedenle, yeni çalışanlar veya ekip üyeleriyle ilk bire bir toplantı her zaman yüz yüze görüşülmeli ve e-posta daveti yoluyla duyurulmalıdır.
Yeni bire bir toplantı rutini önceden yüz yüze görüşülmezse, yeni çalışan veya ekip üyesinin buna göre hazırlanma fırsatı çok az olur ve randevu daveti e-posta ve bildirim selinde kaybolabilir.
Bu nedenle kendinize ve doğrudan raporunuza bir iyilik yapın ve 1:1 toplantıları veya değerlendirme görüşmelerini yüz yüze yapın ve çalışana ilk bire bir toplantıya hazırlanma şansı verin.
Doğrudan raporlayıcınızla yapacağınız ilk birebir görüşmenin ön tartışmasında aşağıdaki noktalara değinebilirsiniz:
- Bire bir serilerin amacı nedir?
- Bire bir görüşme ne sıklıkla yapılmalı (örneğin haftalık, iki haftada bir veya aylık) ve randevu ne kadar sürmeli?
- Randevu haftanın hangi günü ve saat kaçta gerçekleşmelidir?
- Doğrudan Raporlayıcının ilk birebir görüşmeden beklentileri nelerdir?
- İlk bire bir görüşme tam olarak ne zaman gerçekleşecek?
Görüşmeden sonra, çalışanınıza ilk birebir görüşme için bir davet e-postası da gönderebilirsiniz. Bu şekilde, çalışan 1:1 hakkında bilmesi gereken her şeyi yazılı olarak okuyabilir. İşte örnekler içeren bir makale: 5 bire bir toplantılar için davet e-postası şablonu ve örneği.
Yeni çalışanlarla ilk birebir toplantı için 2. ipucu: Çerçeveyi hazırlama ve oluşturma
İlk bire bir toplantı, sonraki tüm bire bir toplantıların veya değerlendirme görüşmelerinin gidişatını belirler. Bu nedenle, bir yönetici olarak ilk bire bir toplantıya veya değerlendirme görüşmesine iyi hazırlanmış olmak önemlidir.
İlk 1:1 görüşmede, yönetici çerçeveyi oluşturmak için hem beklentileri hem de çalışan için faydaları tekrarlayarak başlamalıdır:
- Çalışanın beklentileri:
- Açık iletişim: Çalışan, karşılaştığı zorluklar, başarıları ve geri bildirimleri hakkında dürüstçe konuşmaya hazır olmalıdır.
- Aktif preparat: Çalışan, konuları, soruları veya endişeleri beraberinde getirerek görüşmelere hazırlanmalıdır.
- Proaktif ortak tasarım: 1:1 toplantı veya değerlendirme görüşmesi, fikirlerin, hedeflerin veya sorunların tartışıldığı ortak bir alandır. Bu alanı aktif olarak kullanmak çalışanın sorumluluğundadır.
- Kişisel gelişim için sorumluluk: Çalışan ayrıca 1:1'i, geri bildirim isteyerek ve hedefler belirleyerek kendi gelişiminin sorumluluğunu almak için bir fırsat olarak görmelidir.
- Çalışan için faydalar:
- Bireyselleştirilmiş destek: Çalışanlara ihtiyaçlarını, zorluklarını ve hedeflerini yöneticileriyle tartışabilecekleri açık bir platform sağlanır.
- Kariyer gelişimi: Görüşmeler, mesleki gelişimin planlanması ve hedefe yönelik destek alınması için bir fırsat sunmaktadır.
- Netlik ve geri bildirim: Çalışanlar kendi çalışmaları hakkında düzenli geri bildirim ve beklentiler konusunda rehberlik alırlar.
- Geliştirilmiş işbirliği: Düzenli iletişim, çalışanlar ve yöneticiler arasında daha fazla anlayış ve güven oluşturur.
- Sorun çözümleri: Endişeler veya engeller erken bir aşamada gizli bir ortamda tartışılabilir ve çözülebilir.
Ancak bu çerçeve koşullar netleştiğinde ve çalışanın bire bir formatla ilgili tüm soruları açıklığa kavuştuğunda gerçek gündemle başlamalısınız.
Yeni çalışanlarla ilk değerlendirme görüşmesi için 3. ipucu: Gündem (örnek gündem dahil)
Bire bir toplantılar veya çalışan değerlendirmeleri için gerçek gündem genellikle çok sabittir. Bununla birlikte, yinelenen gündem maddelerine ek olarak, bireysel konuları yerleştirmek ve olağan formattan sapmak için her zaman yer bırakmalısınız.
İlk bire bir toplantı veya değerlendirme görüşmesinin gündemi örneğin şöyle olabilir:
- Giriş – 1-1'in beklentileri ve faydaları (özellikle ilk değerlendirme görüşmesi için)
- İlerleme: Ne üzerinde çalışıyorsunuz?
- Engelleyiciler ve zorluklar: Hangi engelleyiciler veya zorluklarla mücadele ediyorsunuz?
- Önümüzdeki hafta(lar) için hedefler
- Çalışandan gelen diğer hususlar (örn. geri bildirim veya fikirler)
- Yöneticiden gelen diğer hususlar (örneğin, şirketten gelen güncellemeler hakkında geri bildirim veya kişisel alışveriş)
Şablondaki son iki nokta, önceki konulara uymayan tüm konular için bir yakalama alanı olarak önemlidir. Bu, çalışanın her zaman kendi konularını nerede gündeme getirebileceğini bilmesini sağlar. Eğer "daha fazla konu" yoksa, toplantının bu bölümünü atlayabilirsiniz.
Elbette, bire bir görüşmenin gündemi doğrudan raporla birlikte sürekli olarak uyarlanabilir. Ancak, ilk bire bir toplantı veya değerlendirme görüşmesi için gündemi çok karmaşık hale getirmekten kaçınmalısınız. Basit bir şekilde başlamanız ve daha sonra pratik deneyime dayalı olarak gündemi sürekli olarak uyarlamanız ve kişiselleştirmeniz tavsiye edilir.
Çeşitli bire bir toplantılar için daha ayrıntılı şablonlarla ilgileniyorsanız (örneğin haftalık, yıllık, zor çalışanlarla 1-1...), ilgili makaleye bir göz atın: Düzenlemek için 15 kanıtlanmış 1-1 toplantı şablonu (ücretsiz).
Yeni çalışanlarla ilk bire bir toplantı için 4. ipucu: Paylaşılan notlar / 1'e 1 aracı
Kişisel deneyimlerime dayanarak söyleyebilirim ki, yazılı notların olmadığı bir toplantı yapmak her zaman bağlılıktan ve profesyonellikten uzak hissettirir. Notlar olmadan, bire bir görüşmede en son ne konuştuğunuzu çabucak unutursunuz.
Bu sorunu en başından önlemek için, ilk bire bir veya değerlendirme görüşmesinin hemen başında bire bir görüşmenin gündem maddelerini ve notlarını nereye kaydetmek istediğinizi belirlemenizi öneririm. Aynı anda hem görüntüleyebileceğiniz hem de düzenleyebileceğiniz ortak notlara izin veren bir araç kullanmak en iyisidir.
Bir 1:1 aracı kullanmak, önlemleri birlikte doğrudan formüle etmenizi ve izlemenizi kolaylaştırır. Özellikle 1-1 toplantı yazılımımız Echometer'den bahsetmek istiyorum. 1-1 toplantıları daha zaman verimli, eğlenceli ve üretken hale getirmenize yardımcı olur. Bu web sitesinde daha fazla bilgi bulabilirsiniz. Alternatif olarak, aracı kullanmaya başlamak için aşağıdaki 1-1 toplantı şablonunu da kullanabilirsiniz:
1:1 Toplantı Aracı Şablonu: Hava gibi ruh hali
- Duygusal durumunuzu hava durumu olarak tanımlamanız gerekseydi, şu anda projenizde veya görevlerinizde hava durumu nasıl?
Hava durumunun işvereninizle, özel hayatınızla ve kişisel yaşamınızla ilişkisi nasıl?
1:1 Toplantı Aracı Şablonu: Hava gibi ruh hali
- Duygusal durumunuzu hava durumu olarak tanımlamanız gerekseydi, şu anda projenizde veya görevlerinizde hava durumu nasıl?
Hava durumunun işvereninizle, özel hayatınızla ve kişisel yaşamınızla ilişkisi nasıl?
Paylaşılan notlara ek olarak, elbette çalışanla paylaşılmayan özel notlar da yazabilirsiniz. Bununla birlikte, 1:1 toplantılar veya çalışan değerlendirmeleri için çoğu araç bunun için entegre bir işlev de sunar.
Yeni çalışanlarla ilk birebir toplantı için 5. ipucu: Çalışanları aktif olarak dahil edin
Bir yönetici olarak çalışanınızın geri bildiriminin sizin için önemli olduğu ilk birebir görüşmede zaten netleşmiş olmalıdır.
Bunu tekrar vurgulamak için, ilk birebir görüşmenin sonunda çalışanınızdan geri bildirim istemelisiniz. Örneğin:
- Bire bir toplantılarımızı sizin için daha da keyifli hale getirmek için düzenleyebileceğimiz başka yollar düşünebiliyor musunuz?
- Bundan 2 ay sonrası için bir hatırlatma ayarlamalı ve ardından bire bir formatın sıklık, toplantı süresi ve gündem açısından bizim için uygun olup olmadığını birlikte düşünmeli miyiz?
- Sizce bir sonraki 1-1 toplantılarında veya çalışan değerlendirmelerinde nelere odaklanmalıyız?
Bu arada: Eğer yazılım geliştiricilerin yöneticisiyseniz, aşağıdaki makale ilginizi çekebilir: 6 Yazılım geliştiriciler için geri bildirim örnekleri.
Artık bire bir toplantıların yapılabileceği bazı özel durumlar var. Şimdiye kadarki örneklerde, mevcut ekibinizde mevcut doğrudan raporlarla 1'e 1 veya çalışan değerlendirmeleri yaptığınız varsayıldı. Ancak mevcut bir ekibe yeni bir çalışan katıldığında ne olur? Ya da yeni olan tek kişi sizseniz, ancak geri kalanlar birbirini zaten tanıyorsa bir yönetici olarak nasıl davranabilirsiniz? Şimdi bu konuyu tartışmak istiyorum.
Mevcut bir ekipte yeni bir ekip üyesi ile ilk değerlendirme görüşmesi
Ekipte yeni bir Direkt Rapor başladığında, ekip üyesini başarılı bir şekilde işe alıştırmak için ekibin lideri olarak ilk bire bir toplantınızda göz önünde bulundurmanız gereken birkaç husus vardır.
İşte en önemli 3 ipucu:
Yeni bir ekip üyesiyle ilk bire bir toplantı için 1. İpucu: Rol ve beklentileri netleştirin
Başarılı bir işbirliği için, yeni doğrudan raporlayanın beklentilerin tam olarak ne olduğunu anlaması önemlidir.
Bu nedenle, ilk 1-1 toplantısında veya değerlendirme görüşmesinde şu soruyu yanıtlayın: Yeni çalışanın ekipteki rolü tam olarak ne olacak?
Yeni bir ekip üyesiyle ilk bire bir toplantı veya değerlendirme görüşmesi için 2. İpucu: Ekibi ve kültürü açıklayın
Yeni bir ekip üyesi olarak mevcut yapılara aşina olmanız gerekir. Bir yönetici olarak, ekibin nasıl çalıştığına dair iyi bir genel bakışa sahipsiniz. Bu nedenle, ekipte kimin ne üzerinde çalıştığını ve tipik iletişim kanallarının ve rutinlerinin neye benzediğini daha iyi anlaması için ilk 1'e 1 veya değerlendirme görüşmesinde yeni çalışana yardımcı olun.
Ekip kültürü de burada önemli bir faktördür. Birlikte çalışırken bir ekip olarak nelere değer verdiğinizi paylaşmak için yeni Doğrudan Raporu kullanın. Belki de tartışabileceğiniz belirli çalışma anlaşmaları bile vardır (bu konuda daha fazla bilgi için bkz: Çalışma anlaşmaları: 10 örnek ve şablon).
Ayrıca yeni ekip üyesine diğer ekip üyeleriyle ağ kurma ve onları ortak toplantılara davet etme konusunda destek sunun. Elbette, kendi ekibinizin dışında bir "mentor" organize etmeyi teklif etmek de mantıklıdır.
Yeni bir ekip üyesiyle ilk bire bir toplantı için 3. İpucu: Sorulara yer bırakın
Bir yönetici olarak, yeni doğrudan çalışanın başarılı bir şekilde işe başlatılmasından siz sorumlusunuz. Yeni ekip üyesiyle ilk bire bir görüşmenizde, sorular için yeterli alan yaratın ve destek sunun:
- Alıştırma için en çok neye ihtiyacınız var?
- İntibakınız için bir sonraki en önemli dönüm noktası nedir?
- İntibak programınızı ne zamana kadar tamamladığınızı söylemek istersiniz?
- İndüksiyonunuzun durumunu bir daha ne zaman birlikte gözden geçirmeliyiz?
Yeni ekip üyesinin sorularını ve cevaplarını bire bir toplantınızın veya değerlendirme görüşmenizin notlarına kaydetmek en iyisidir. Bu şekilde onlara daha sonra başvurabilirsiniz.
Tamamen yeni bir ekipte yönetici olarak ilk birebir toplantılar
Mevcut bir ekibe yönetici olarak yeni katıldıysanız, bire bir toplantılar tüm ekip üyeleriyle kişisel bir ilişki kurmanın ve onların farklı güçlü yönlerini ve bakış açılarını tanımanın iyi bir yoludur.
Bu durum için size birkaç özel ipucum var:
Yeni ekiplerdeki yöneticiler için 1. İpucu: Önce ilişki kurmak için ilk bire bir toplantıları kullanın
Başarılı bir işbirliğinin en önemli temeli güvene dayalı bir ilişkidir. Bu nedenle, ilk birebir toplantıları öncelikle yeni ekip üyelerinizi tanımak için kullanın.
Aşağıdaki gibi sorular kullanın:
- Sizi bu göreve getiren neydi?
- İşinizde özellikle nelerden hoşlanıyorsunuz, sizi ne motive ediyor?
- İş dışında neler yaparsınız? (Bu soruyu ancak özel hobileriniz hakkında bir şeyler paylaştıktan sonra sormak en iyisidir)
- Bir yöneticide ve ekip çalışmasında sizin için özellikle önemli olan nedir?
Kendinizle ilgili kişisel bilgileri de paylaştığınızdan emin olun. Sonuçta, bir ilişki kurmak tek yönlü bir yol değildir.
Lütfen kendinize bir iyilik yapın ve bu adımı atlamayın. İnanın bana, bir ilişki kurmak için harcanan zaman iyi bir yatırımdır.
Yeni ekiplerdeki yöneticiler için 2. ipucu: Güçlü ve zayıf yönleri ele alın
Başlangıçta her şey güllük gülistanlık görünse bile, bir noktada ekibinizin de tıpkı bir yönetici olarak sizin gibi hem güçlü hem de zayıf yönleri – olduğu ortaya çıkacaktır.
Ekipteki hataları ve zayıflıkları açıkça dile getirebilmek önemlidir. Bir yönetici olarak iyi bir örnek teşkil etmelisiniz.
Kendi hatalarınız ve zayıflıklarınız hakkında açıkça konuşabildiğinizi kanıtladıktan sonra, iş arkadaşlarınızla ve ekiple hatalar hakkında konuşmak çok daha kolay olacaktır.
Açık bir hata kültürünün sizin için ne kadar önemli olduğunu tekrar tekrar söyleyin ve ardından kendi hatalarınızı veya davranışlarınızı ve kendinizden memnun olmadığınız durumları paylaşarak iyi bir örnek oluşturun.
Yeni ekiplerdeki yöneticiler için 3. ipucu: Çatışmalarda dürüstlük
Ekiplerde çatışmalar ortaya çıktığında, bire bir görüşmeler size ekip üyelerinin farklı bakış açılarını tanıma şansı verir. Ancak, her zaman objektif ve tarafsız kalmalısınız. Bire bir görüşmelerde veya değerlendirme görüşmelerinde asla bir kişinin tarafını tutmayın, amacınızın objektif ve makul bir çözüm bulmak olduğunu açıkça belirtin.
Bire bir görüşmede Peter ve Sabine arasında bir çatışma varsa, kendinizi bireylerle aynı fikirde bulmamalısınız.
Er ya da geç bu çelişki ortaya çıkacak ve bir yönetici olarak dürüstlüğünüz sorgulanacaktır. En kötü senaryoda, ekibinizin güvenini kaybedeceksiniz.
Bu nedenle: bire bir toplantılarda veya değerlendirme görüşmelerinde bile her zaman tarafsız kalın.
Ekipteki çatışmalarla başa çıkmanın daha iyi yolu: Çatışmayı bire bir toplantılarda değil, etkilenen herkesle (örneğin ekip retrospektifinizde) konuşun.
Yeni Direkt Raporunuzla ilk bire bir toplantıya veya değerlendirme görüşmesine hazır olun
Sadece bu yazıyı okumuş olmanız bile, yönetici olarak rolünüzü iyi bir şekilde yerine getirmenin sizin için önemli olduğunu gösteriyor. Çalışanlarınız sizinle birebir görüştükleri için minnettar olabilirler! 😊
1-1 toplantılarınızı geliştirmenin kolay bir yolunu arıyorsanız, size şunları önerebilirim: Echometer aracını ücretsiz olarak deneyin, örneğin aşağıdaki şablonu kullanarak:
1:1 Toplantı Aracı Şablonu: Hava gibi ruh hali
- Duygusal durumunuzu hava durumu olarak tanımlamanız gerekseydi, şu anda projenizde veya görevlerinizde hava durumu nasıl?
Hava durumunun işvereninizle, özel hayatınızla ve kişisel yaşamınızla ilişkisi nasıl?
1:1 Toplantı Aracı Şablonu: Hava gibi ruh hali
- Duygusal durumunuzu hava durumu olarak tanımlamanız gerekseydi, şu anda projenizde veya görevlerinizde hava durumu nasıl?
Hava durumunun işvereninizle, özel hayatınızla ve kişisel yaşamınızla ilişkisi nasıl?
