Sanal ekiplere liderlik etmek: En iyi uzaktan lider olmak için 5 ipucu

Liderlikle ilgili literatürün büyük çoğunluğu, ekiplerin sanal olarak uzaktan değil, yüz yüze yönetildiğini varsaymaktadır. Önümüzdeki yıllarda uzaktan çalışma ve küresel olarak dağıtılmış konumlara sahip ekipler veya evden uzaktan çalışma bilgi işlerinde daha yaygın hale geldikçe bu durumun değişmesi muhtemeldir. Bu nedenle yöneticilerin ekipleri uzaktan etkili bir şekilde yönetmek için yeni veya farklı beceriler öğrenmeleri gerekecektir.

Bu makalede, Scrum, Agile veya geleneksel şelale yöntemine göre çalışmanız fark etmeksizin, bir yönetici olarak size, doğrudan raporunuzun mükemmel bir Uzak Lideri olmanız için 5 ipucunu göstereceğim.

Ortak bir anlayış oluşturmak için öncelikle uzak bir ekibi yönetmekle neyi kastettiğimiz sorusuna yanıt vermek istiyorum. Kısaca, çeşitli konumlara dağılmış bir ekiptir. Bu lokasyonlar farklı şirket tesisleri ya da bireysel çalışanların ev ofisleri olabilir. Konumlar elbette farklı zaman dilimlerine de yayılabilir.

Sanal liderliğin pek çok güncel uygulama örneği vardır: Yazılım geliştirme alanında, satış alanında ve ayrıca kamu sektöründe ekipler neredeyse varsayılan olarak dağıtık veya hibrit olarak, yani yalnızca kısmen ana lokasyonda çalışmaktadır. Bu durum, uzaktan liderlik için birazdan ele alacağımız bir dizi zorluğu da beraberinde getirmektedir.

Güzel soru: Uzaktan çalışma imkanı sunmak, şirketlerin cazip bir işveren olabilmesi için giderek daha önemli bir argüman haline geliyor. Dağıtılmış çalışma, şirketlerin potansiyel olarak dünya çapında yetenekleri çekmesini de sağlıyor. Bir başka amaç da genellikle işgücü maliyetleri açısından yerel maliyet avantajlarından yararlanmaktır.

Bu faydaların gerçekten hayata geçirilebilmesi için, bu dağıtılmış ekipleri veya uzaktan doğrudan rapor verenleri etkili bir şekilde yönetebilen güçlü uzaktan yöneticilere ihtiyaç vardır: Üretkenliği sürdürürken güven ve psikolojik güvenlikle.

Bu çözüm seviyesine geçmeden önce, sorun alanını kısaca tekrar tanımlayalım: Sanal uzaktan liderliğin tipik zorlukları nelerdir? İşte en büyük zorlukların kısa bir listesi:

• İletişim engelleriSözel olmayan sinyallerin eksikliği ilişkileri anlamayı ve sürdürmeyi zorlaştırır
• İzolasyon ve ekip ruhuÇalışanlar genellikle daha az bağlı ve ilgili hissederler
• Güven inşa etmek: Doğrudan etkileşim olmadan, güvensizlik veya belirsizlik ortaya çıkabilir
• Verimlilik kontrolü: Özerklik ve performans değerlendirmesi arasındaki zor denge
• Zaman dilimleri ve çalışma saatleriFarklı zaman dilimlerindeki koordinasyon, koordinasyonu zorlaştırır
• Teknik zorluklarİstikrarsız bağlantılar, farklı araçlar ve dijital uzmanlık

Eminim bunların bir kısmı size tanıdık gelecektir. Peki uzaktan liderliğin bu zorluklarıyla nasıl başa çıkabilirsiniz? Bu bizi bir sonraki bölüme getiriyor.

Play

2020’lerin başları ne yazık ki birçok yöneticinin dağıtılmış ekipleri uzaktan etkili bir şekilde yönetmekte zorlandığını gösterdi. Bunun nedeni genellikle yöneticilerin eski yöntemler ve liderlik stilleri uygulamasıdır - bu arada, kamu hizmetinde veya yenilikçi bir İnternet girişiminde çalışıyor olmalarından bağımsız olarak. Bkz. ayrıca: Klasik ve Çevik Liderlik - 5 İpucu .

Peki, ev ofisteki veya dağıtık konumlardaki ekipleri nasıl yöneteceğinizi öğrenmek için bir seminere ihtiyacınız var mı? Muhtemelen bir zararı olmayacaktır, ancak gerekli de değildir. Her şeyden önce, uzaktan çalışma için doğru modu bulmak için ekip içinde açıklık, deneyim ve yineleme döngüleri gerekir.

Sanal bir ekibe liderlik ederken, yöneticiler sahadaki çalışmaları denetleyemedikleri veya “kontrol edemedikleri” için yüksek düzeyde güvene ihtiyaç duyarlar. Bu nedenle giderek daha çevik hale gelen bir yönetim tarzı şarttır. Ayrıca bakınız: Agile Kılavuz ve Hizmetkar Liderlik - 8 Düşünce .

İş yerinde olmasanız bile, bu, bireysel çalışanların çalışma sonuçlarını görselleştiremeyeceğiniz anlamına gelmez. Özellikle bilgi işlerinde, iş ilerlemesini ve gerekirse kilit rakamları en azından haftalık veya hatta günlük olarak paylaşmak genellikle mümkündür.

Yapılan işi şeffaf hale getirerek ve kendi gelişiminizle ilgili hızlı geri bildirim döngüleri aracılığıyla, sanal ekipleri uzaktan bile etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Uzaktan çalışmada hızlı geri bildirim döngüleri, aşağıdaki yöntemler ve araçlar kullanılarak pratikte uygulanabilir:

💡

• Eşli çalışmaBir konu üzerinde ortak çalışma. Bu yöntem yazılım geliştirmede “eşli programlama” olarak zaten yaygın bir şekilde kullanılmaktadır, ancak geri bildirim döngülerinde bekleme sürelerini önlemek ve bilgi alışverişini hızlandırmak için acil ve özellikle önemli konular için bilgi çalışmasında da yararlıdır. 
• Asenkron geri bildirim: …sohbetinizde veya çalışma aracınızda (örn. Jira, Asana, Microsoft…) yorum işlevini kullanarak. Özellikle zaman açısından kritik olmayan konularda, eşzamansız geri bildirim döngüleri genellikle en keyifli iletişim aracıdır. Herkes daha sonra, zaman açısından en uygun olduğunda yanıt verir - konsantrasyon tünelinden koparılmazsınız. Bunun için Çalışma Anlaşmaları da belirleyebilirsiniz (örn. yorumlar günde bir kez yanıtlanmalıdır; daha fazlası için: Çalışma Anlaşmaları: 10 örnek ).
• Günlük Standuplarİlerleme konusunda anlaşmak, ekip olarak koordinasyon sağlamak ve engelleri çözmek için her gün veya haftada en az birkaç kez yapılan kısa bir ekip toplantısı (ekip büyüklüğünden bağımsız olarak genellikle 15 dakika).
• Ekip Retrospektifleri: Her iki haftada bir işbirliğinizi bir bütün olarak değerlendirdiğiniz bir ekip toplantısı (bu konuda daha fazla bilgi: Retrospektif nedir? Bilmeniz gereken her şey ).

Bir ekip henüz dağıtık çalışmaya alışmamışsa, uzaktan çalışırken bile ekip gelişimi ve gayri resmi iletişim için yeterli alan olduğunu göstermek için bu ekip geliştirme araçlarını erken bir aşamada bir kez denemek mantıklı bir ilk adım olabilir.

Sanal liderler belirli yetkinliklere ihtiyaç duyar. Olağanüstü bir uzaktan lider, şeffaf süreçler oluşturarak ve hem ekip içinde hem de bireysel olarak düzenli kontroller – gerçekleştirerek ekipte güven oluşturur. Bu, kişisel bire bir toplantıların yanı sıra ekip toplantılarını da içerir (klasik durum güncellemelerine ek olarak özellikle günlük stand-up’lar ve ekip retrospektifleri).

Büyük uzaktan liderler ayrıca kişisel sorumluluğu teşvik eder, ekip üyelerinin kişisel gelişimini destekler ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi bulmalarına yardımcı olur. Eşzamansız işbirliğini güçlendirmek ve toplantıların verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak için dijital araçları hedefli bir şekilde kullanırlar.

Özetle, aşağıdaki yetkinlikler sanal liderliğin merkezinde yer almaktadır:

💡

• Açık iletişim: şeffaf beklentiler ve düzenli diyalog
• Güven ve kişisel sorumluluk: mikro yönetimden kaçının, sonuçlar önemlidir
• Geri bildirim kültürü: Her iki yönde de açık, yapıcı geri bildirim
• Ekip uyumunun güçlendirilmesi: sanal sosyal etkileşimin desteklenmesi
• Etkili zaman ve öz yönetim: yapı ve esnekliği dengeleme
• Motivasyon ve ilham: çalışanları desteklemek ve geliştirmek

Şimdi uzaktan çalışan liderler için en önemli ipuçlarına geçelim.

İyi ve kişisel ekip toplantıları, bir ekip ruhu yaratmanın anahtarıdır. Aşağıdaki rutin çok faydalıdır, Echometer’de bir yönetim tarzı olarak da uyguladığımız basit bir pratik örnektir. İlk olarak Google tarafından popüler hale getirilmiştir:

🧠

Hafta sonundan sonraki ilk ekip toplantısında herkes önce bir check-in sorusunu yanıtlar:

• Geçen hafta sonu en önemli olayınız neydi?

Olumlu etkiler:

1. Pozitif hava: Herkes haftaya pozitif bir mesajla başlayabilir.
2. İlişki kurma: Ekip üyeleri birbirlerini daha iyi tanır (özel olarak), ilişkiler derinleşir.
3. Sohbet başlatıcı: Hem yönetici olarak siz hem de her bir ekip üyesi, önümüzdeki birkaç gün içinde daha fazla tartışma veya takip soruları için başlangıç noktalarına sahip olursunuz.

Ayrıca, ilerlemeyi, zorlukları ve kişisel endişeleri görüşmek için her ekip üyesiyle iki haftada bir bire bir görüşmeler planlayın. Özellikle burada, toplantıya gayri resmi ve rahat bir şekilde başlamak için hafta sonu Check-In sorusu faydalı olabilir (örn.: Köpeğinizle yürüyüşe çıktınız - uzun zamandır var mı?).

Bire bir toplantınızın geri kalanı için, bu konuşmalarda kullanabileceğiniz örnek bir şablon aşağıda verilmiştir:

Elbette bire bir görüşmeyi dijital veya sanal olarak uzaktan ya da yerinde gerçekleştirebilirsiniz. Mümkünse, güvene dayalı bir ilişkiyi daha da hızlı kurmanızı sağlayacağı için yüz yüze temas tercih edilir. Daha fazla bire bir toplantı şablonuyla ilgileniyorsanız buraya bakın: 15 kanıtlanmış bire bir toplantı şablonu .

Ekip içinde diyaloğu ve işbirliğini teşvik etmek için bu toplantıları günlük stand-up’lar (yukarıya bakın) veya retrospektifler gibi ekip toplantılarıyla destekleyin. Retrospektifler konusunda hala emin değilseniz, buradaki blog yazımıza bir göz atın: Retrospektifleri yönetmek için 6 ipucu . Retros hakkında daha fazla bilgiyi aşağıda açıkça listeledim.

“Çalışanım Kevin şu anda çalışıyor mu?” 

Tipik Kevin… eğlenceli. 

Yukarıdaki soruyu kendinize sık sık soruyorsanız, bu bir uyarı işaretidir. Bir yönetici olarak odak noktanız birinin çalışıp çalışmadığı değil, sonuçların doğru olup olmadığı olmalıdır.

Sonuçlar doğruysa, çalışanınızın öğleden sonra 20 dakika kestirmesi veya alışverişe gitmesi önemli değildir. Evden çalışmak, özel hayatın düzenlenmesi ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi için birçok avantaj sunar. Bu avantajlardan yararlanmak tabu olmamalıdır.

Burada güven çok önemlidir. Ekibinizin beklenen sonuçları vereceğine güvenebildiğiniz sürece, çalışma saatleri konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Bununla birlikte, beklentilerin net bir şekilde iletilmesi ve beklentilerin karşılanmaması halinde bunun doğrudan ele alınması önemlidir. Çalışma saatlerini esnek bir şekilde düzenleme özgürlüğü bu beklentilerin karşılanmasına dayanmaktadır. Bu konuda zorluklar varsa, çalışanla bu konuyu konuşun ve sorunun ne olduğunu birlikte öğrenin.

Bir kez daha, uzaktan işbirliği için çalışma anlaşmalarını ortaklaşa tanımlamak çok yararlı olabilir. Daha fazlasını öğrenin: Çalışma Anlaşmaları: 10 örnek .

Eşzamansız çalışmak, her soru sorulduğunda telefona sarılmak ve böylece diğerlerini konsantrasyon aşamalarından koparmak anlamına gelmez. Bunun yerine, bir yönetici ekip içinde eşzamansız iletişim kanalları (örneğin Slack kanalları veya ekip odaları) olmasını sağlamalıdır. Sohbet odalarının e-postalara göre en büyük avantajı herkes tarafından görülebilmeleri ve bireysel sohbet odaları için bildirimlerin daha kolay özelleştirilebilmesidir.

Ancak bazı senaryolar için sohbet odası eşzamansız iletişim için doğru seçim değildir. Birçok araç doğrudan bir belgede yorum işlevi de sunar (örneğin Google Docs veya Microsoft Word). Bu yorumların bağlam içinde atanması çok daha kolaydır. Bu nedenle, yorumları her zaman gerçek çalışmaya mümkün olduğunca yakın bırakmak önemlidir.

İlgili senaryolar için hangi eşzamansız iletişim kanallarını kullanmayı tercih edeceğinizi ekip olarak tartışın. Kararları düzenli olarak ekip retrospektiflerinizde değerlendirin.

Eşzamansız iletişim pratiktir, ancak bazen hızlı geri bildirime ihtiyaç duyarsınız. Hayal kırıklığı ve belirsizlikten kaçınmak için, ekip içinde iletişim için net kurallar veya çalışma anlaşmaları tanımlamalısınız.

Örnek:

• İş arkadaşlarını aramak ne zaman uygundur? Bir şey ne zaman acil bir durumdur? Aksaklıkları en aza indirmek için odaklanma zamanları takvimde işaretlenebilir.
• Mesajlara ne kadar çabuk cevap verilmelidir? Ortak bir kural, örneğin mesai saatleri içinde 3 saat içinde, her iki tarafa da planlama konusunda yardımcı olur.

Ekip farklı zaman dilimlerinde çalışıyorsa, anlaşmalarınızda bunu göz önünde bulundurun. Net kurallar güvenilirlik yaratır ve işbirliğini geliştirir. Çalışma anlaşmaları yine bu noktada yardımcı olabilir (daha fazlası için: Çalışma Anlaşmaları ): Beklentilerinizi açık hale getirerek tartışmayı ve geliştirmeyi kolaylaştırırlar.

Daha önce birçok kez bahsedildi, ancak burada tekrar özetleniyor: Sanal Agile retrospektifleri, sanal ekiplerde ekip ruhunu biraz eğlence ve hızlı başarı anlarıyla geliştirmenin harika bir yoludur.

Temel fikir basittir: Her iki ila dört haftada bir, birkaç soru üzerinde düşündüğünüz çevrimiçi bir ortak ekip çalıştayı düzenlersiniz. Retros’taki tipik sorular: Son birkaç haftada neler iyi gitti? Son birkaç haftada neler o kadar iyi gitmedi? Neyi daha iyi yapabiliriz? 

Bu sorular zaman içinde retro’yu daha yaratıcı ve eğlenceli hale getirmek için değiştirilebilir (ayrıca bkz: 54 eğlenceli retrospektif yöntemler ). Ancak başlangıçta yukarıdaki sorular yeterlidir.

Birçok ekip üyesi, ekip retrospektifleri sırasında yalnızca çok spesifik olgusal konuları düşünür. Daha geniş bir perspektiften bakmayı ve ekibi bir bütün olarak yansıtmayı zor bulurlar. Echometer yazılımımız retrospektiflerin başlatılmasına ve geliştirilmesine yardımcı olabilir. Ücretsiz olarak deneyebilirsiniz. İşte oturum açmadan uzaktan liderlik aracımızda da görüntüleyebileceğiniz örnek bir şablon:

Sanal ekiplerde veya uzaktan çalışmada başarılı liderlik sihir değil, bilinçli kararların ve sürekli gelişimin sonucudur. En iyisi bugün başlamaktır:

• Hangi geri bildirim döngüleri ve iletişim asenkron olarak gerçekleşmeli? Hangi toplantıların bizim için katma değeri yok?
• Ekip içinde işin ilerleyişine ilişkin şeffaflık eksikliği nerede hala var?
• İyi bir uzaktan lider olmak için bir yönetici olarak hangi zihniyeti benimsemeliyim?
• Direkt raporlarımla güvene dayalı bir ilişki kurmak için yeterince bire bir toplantı yapıyor muyum?
• Ne sıklıkla bir ekip retrospektifi yapmalıyız?

Hala emin değilseniz, dijital çevrimiçi yazılım aracı Echometer, çalışanlarınızla çevik retrospektifler ve bire bir toplantılar gibi en önemli liderlik rutinlerini tanıtmanıza yardımcı olabilir. Echometer uygulaması hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.

İlgileniyorsanız, bire bir toplantılar için şablonlarımızdan birini buradan inceleyebilir ve yakında ekip üyelerinizden biriyle ücretsiz olarak deneyebilirsiniz: