Erteleme: Uzaktan çalışan bir ekibi nasıl hizada tutarsınız?

Uzaktan çalışanların sürekli karşılaştığı zorluklardan biri, üretkenliklerini korumaktır - evden çalışan herkes görevlerini yerine getirmez ve hedeflerine ulaşmaz. Esnek bir çalışma düzenlemesinin sunduğu özgürlük göz önüne alındığında, bazı çalışanlar ertelemeye eğilimlidir, bu da doğal olarak performanslarını etkiler. 

Uzaktaki ekipleri üretken ve katılımcı olmaya nasıl teşvik edebilirsiniz?

Ertelemeyi anlamak

Bunu hepimiz biliyoruz. Erteleme süreci aşağı yukarı şöyle işler: 

 

• • O gün için yapılacaklar listeni gözden geçiriyorsun. 

• • İlk görevle başlıyorsunuz.

• • Dikkatiniz dağılır ve daha az ilgili başka işler yaparsınız. 

• • Yapılacaklar listenizdeki maddeleri hemen yapmanız gerektiğini ya da proje gecikmeleri veya başkalarından azar işitmek gibi sonuçlarla karşılaşacağınızı fark edersiniz. 

• • Sonunda, son dakikada görevi tamamlarsınız. 

Belki de kendinize (hepimiz gibi) bir dahaki sefere son saniyeye kadar beklemeyeceğinize dair söz verdiniz. Ama sonra, ne yazık ki, hep aynı döngüye giriyorsunuz. 

İnsanlar neden erteleme yapar?

ABD işgücünün 88 %‘sinin erteleme yaptığı düşünüldüğünde, insanların bunu neden yaptığını anlamak önemlidir (kaynağa). 

Erteleme ile ilgili bazı yanlış anlamaları gidererek başlayalım. Ancak mevcut araştırmalar, ertelemenin daha çok duygu yönetimi ve stres ve yorgunluk gibi konularla ilgili olduğunu göstermektedir. Erteleme, araştırmacılar tarafından, olumsuz sonuçları olsa bile, özellikle görevlerin mantıksız bir şekilde ertelenmesini içeren bir öz düzenleme biçimi olarak tanımlanmaktadır (kaynağa). 

Erteleme tembellik değildir, ancak genellikle yüksek düzeyde kaygı ve depresyonla ilişkilidir (kaynağa). İnsanlar strese neden olan görevleri erteleme eğilimindedir. 

Erteleme yaparlar çünkü ertelenen görevle ilişkili olumsuz duygulardan kaçınmak isterler. Basitçe söylemek gerekirse, eğer iş arkadaşınızı strese sokuyorsa, artık bundan kaçınamayacağı zamana kadar ertelemesi ve daha sonra zaman baskısı altında işi bitirmek için acele etmesi daha olasıdır. 

Resim kaynağı

İster ofiste ister başka bir yerde olsun, iş yerinde erteleme, çalışanlar ve şirketler için birçok soruna neden olabilir. Çalışanların iş performansını ve profesyonel olarak ilerleme becerilerini etkiler.

Ertelemenin çalışanlar için sonuçları

“Good Therapy” yayınında yapılan araştırmalara göre, erteleme iş yerinde kötü performans, mali sorumsuzluk ve daha fazlası gibi sorunlara neden olur (yayına). 

Araştırmalar ayrıca ertelemeyi stres, iş yerinde yorgunluk ve düşük duygusal refah ile ilişkilendirmekte, bu da bağlılık ve bağlantı duygularını etkileyerek cesaret kırma ve düşük performans döngüsünü başlatmaktadır (kaynağa). Bu durum, çalışanın iş performansını ve profesyonel olarak gelişme yeteneğini etkiler ve çalışanların öğrenme ve gelişme motivasyonunu etkiler (kaynağa).

Resim kaynağı

Ertelemenin işverenler için sonuçları

Erteleme üretkenliği düşürür ve işbirliğini etkiler. Çalışanlar görevlerini çok geç teslim ettiklerinde, bu durum iş akışının geri kalanını etkiler. 

Uzaktan çalışma ortamında erteleme iki yönlü bir sorundur. Esneklik dikkatin dağılmasına, ertelemeye ve hatta hoş olmayan görevlerden tamamen kaçınmaya yol açabilir. Bir sonraki bölümde, uzaktan çalışanlarınızı görev başında tutmak için kullanabileceğiniz bazı stratejileri tartışacağım. 

Uzaktan çalışanlar arasında erteleme nasıl önlenir?

Uzaktan çalışanlar genellikle kendilerini şirketten kopuk hisseder ve tamamlamaları gereken görevler hakkında olumsuz duygular geliştirebilirler. Çalışan bağlılığını teşvik etmek ve başarılı ekipler oluşturmak için işverenlerin beklentilerin ve hedeflerin net olmasını sağlamaları gerekir (Devamını okuyun: Retros’ta Beklentiler ) ve çalışanların bu hedeflerle bağlantı kurmasını ve bu hedeflere ulaşmasını destekleyin. İşte çalışanların kendilerini daha ilgili ve görünür hissetmelerine yardımcı olacak ve daha az ertelemeye yol açacak beş ipucu:

1. Haftalık check-in veya düzenli retrospektifler gerçekleştirin

Daha önce de belirtildiği gibi, uzaktan çalışanlar bazen kendilerini şirketten kopuk hisseder ve görüldüklerini hissetmekte zorlanırlar. Haftalık ya da iki haftada bir yapılacak kısa bir toplantı, kendilerini şirkete bağlı hissetmelerini sağlamada önemli bir yol kat edebilir. Burada düşüncelerini ve duygularını yönetimle veya liderlerle paylaşabilirler. 

Echometer gibi basit bir araçla düzenli kontroller veya çevik retrospektifler gerçekleştirmenin uzaktan çalışanlarınız için çeşitli faydaları vardır: 

 

• • Bir iletişim kanalı açar ve çalışmalarını onların bakış açısından anlamaya yardımcı olur. 

• • İletişimi geliştirerek ve ekip üyelerinizle ilişkinizi güçlendirerek güveni ve karşılıklı desteği artırır. 

• • Personele fikirleri, soruları ve endişeleri ile size yaklaşmaları için bir ses ve cesaret veriyorsunuz. 

• • Sorumluluk duygusunu uyandırır ve üretkenliği artırırsınız.

2. hedefleri parçalara ayırın

Çalışma arkadaşlarınıza yönetilebilir hedefler verin. Bir görev daha küçük hedeflere bölündüğünde herkes için tamamlanması daha kolay olur. 

Ayrıca, hedefler ulaşılabilir ve net olmalıdır. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) hedefleri tanımlamak için yaygın bir çerçevedir. Görevleri atarken, SMART çerçevesini takip ettiklerinden emin olun (Daha fazla bilgi edinin: İyi hedefler belirleyin ). 

Çalışanları çok fazla görevle bunaltmayın. Yapılacak işlerin büyük bir listesi herkes için cesaret kırıcıdır. Çalışanlara sadece makul bir süre içinde başarabilecekleri işleri verin. 

3. küçük başarıları kutlayın

Ertelemenin nedenlerinden biri de değer verilmediği veya takdir edilmediği hissidir. Küçük bir başarı için bile olsa takdir, iş arkadaşlarının kendilerini değerli hissetmelerini sağlamada uzun bir yol kat edebilir. 

Kısa bir teşekkür veya “Aferin” daha fazla görev tamamlamak için iyi bir motivasyon kaynağı olabilir. Bu da örneğin dijital araç desteğiyle yapılabilir (daha fazlası için:  İşgücü analizi ve performans yönetimi).

4. duygusal esenliğin ölçülmesi

Uzaktan çalışan ekibinizin duygusal refahını kontrol etmek, üretkenliği korumak ve ertelemeyi önlemek için önemlidir. Dahili ekipler için kişisel olarak kontrol etmek kolay olsa da, uzaktaki ekiplerin kendilerini açıkta hissetmeden sorunları tartışmak ve çözmek için daha az fırsatı vardır. 

Bir duygu anketi uygulamak, şirketinizin bağlılığı artırmasına yardımcı olabilir. Duygu anketleri genellikle kısadır ve çalışanların işleriyle ilgili duyguları ve iş yükünü nasıl algıladıkları hakkında sorular içerir. Ayrıca, çalışanların düşüncelerini ve duygularını (isteğe bağlı olarak anonim olarak) bir yöneticiyle yüz yüze görüşmenin stresi olmadan paylaşmalarına olanak tanır. Echometer aracı, duygu anketleri yapılmasına yardımcı olur - sonuçlardan doğrudan eylemler türetmek ve çalışanların öz yeterliliğini artırmak için kısa toplantılarla birlikte (Daha fazlası Echometer).

5. dayanıklılığın veya dayanıklılık kapasitesinin desteklenmesi 

Gündelik ve gündelik olmayan zorlukların üstesinden gelmek her çalışanın işinin normal bir parçasıdır, bu da esnekliği başarılı bir ekibin kritik bir niteliği haline getirir. İşler zorlaştığında çalışma arkadaşlarınızın sebat etmesini sağlamak için liderlerin becerikliliği teşvik etmesi ve ekip üyeleri arasında ilişkiler kurması gerekir. Psikolojik güvenlik ). Dayanıklılık öz farkındalıkla başlar, yani çalışanlar öncelikle ertelemelerine yol açan koşulların farkına varmalıdır. Zorlandıkları bir alan veya görev varsa, dürüst olabilecekleri ve misilleme korkusu olmadan destek alabilecekleri bir ortama ihtiyaçları vardır.

Yazılım ertelemenin üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olabilir?

Uzaktaki ekiplerde ertelemenin önlenmesi, ekip üyeleriyle işbirliği ve katılımı sağlayan teknolojik araçlarla kolaylaştırılır. 

Çalışanların ertelemenin üstesinden gelmesine yardımcı olabilecek çeşitli araçlar ve uygulamalar vardır. Pomodoro Timer gibi bazı uzantılar etkili zaman yönetimini destekleyebilir, ancak sınırlamaları vardır. Mobil ve hibrit işgücüne sahip kuruluşların sağlam, kurumsal çapta bir zaman yönetimi sistemine sahip olması gerekir. Zaman kayıt sistemi Tüm personelin günlük görevleri tartışmasını sağlamak için yerleşik mesajlaşma ve işbirliği özellikleriyle birlikte kullanın. 

Yöneticilerin ve diğer liderlerin taahhüdü, uygun takdir, teknoloji kullanımı ve direnç geliştirme ile mobil çalışanlarınızın ertelemeden kaçınmasına yardımcı olabilirsiniz. 

Yazar hakkında

Dean Mathews, OnTheClock uygulamasının kurucusu ve CEO’sudur. Zaman kaydı Dünya çapında 15.000’den fazla şirkete zaman takibi desteği sağlayan çalışanlar için. 

Dean Mathews, kurumsal yazılım tasarımı ve geliştirilmesinde 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Yazılım geliştirmeyi bir sanat biçimi olarak görüyor. Sanatçı bir başyapıt yarattığında, birçok insanın hayatı daha iyi hale gelir. 

Dean Mathews, zaman tutmayı mükemmelleştirmediği zamanlarda kendini inancına vermeyi, ailesi ve arkadaşlarıyla vakit geçirmeyi ve dünyayı biraz daha iyi hale getirmenin yollarını aramayı seviyor.