Som teamledare tar du ett stort ansvar för dina medarbetare och ditt team. Den här checklistan för teamledare gör det lättare för dig att hålla överblicken och se till att inget går fel.
Vår mall är lämplig som referens för såväl gamla rävar som för nya teamledare. I synnerhet kan teamledare som är nya i sitt team använda listan som en grund för att göra ett bra första intryck på teamet – oavsett om du arbetar enligt Scrum, Agile eller vattenfall.
Förresten, om du är intresserad kan du också ladda ner checklistan som en chef som en gratis PDF nedan. Låt oss komma igång!
Checklista för teamledare #1: Det gemensamma målet för teamet
Om flera personer bara arbetar parallellt men inte har ett gemensamt mål kallas det för en arbetsgrupp – och inte ett team. En arbetsgrupp blir ett team först när de också arbetar mot ett gemensamt mål.
Din uppgift som teamledare är att så snabbt som möjligt förstå teamets mål i det övergripande sammanhanget för företaget. Därefter bör du se till att alla direktrapporterande medarbetare förstår det aktuella målet och att det råder samförstånd inom teamet. Om så inte är fallet kan det också vara bra att ifrågasätta målet.
Beroende på sammanhanget kan teamets mål vara ett specifikt projektmål eller relatera till vissa nyckeltal (t.ex. nya kunder eller kundnöjdhet) som är viktiga för företaget.
När du har bockat av detta på din checklista kommer vi till den andra punkten, som är nära kopplad till den.
Checklista för teamledare #2: Bygga relationer – 1-till-1-möten
Genom regelbundna personliga möten stärker du din personliga relation till alla teammedlemmar och skapar utrymme för dubbelriktad feedback. Det spelar ingen roll om dessa hålls digitalt eller virtuellt på distans eller på plats personligen
Särskilt i början är personliga möten guld värda för att lära känna varandra, bygga upp förtroende och skapa rätt förväntningar. En-till-en-möten bidrar också till att förverkliga teamets mål och många andra punkter på den här checklistan, till exempel.
För nya direktrapporterande medarbetare, eller om du är ny i teamet som teamledare, bör du inledningsvis ställa in frekvensen till varje vecka eller var fjortonde dag. Senare, eller med erfarna medarbetare, räcker det ofta med varannan vecka eller varje månad som frekvens för enskilda möten. Här är 5 tips för det första personliga mötet med nyanställdaoch Här är 6 allmänna tips för framgångsrika 1-till-1-samtal.
Vårt verktyg Echometer hjälper också till att genomföra produktiva 1 till 1-samtal. Här är ett exempel på en mall som chefer kan använda för att utveckla sina medarbetare på ett målinriktat sätt. Vi har många fler psykologiskt baserade mallar i vårt verktyg:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Checklista för teamledare #3: Delegering av ansvar
Rollen som teamledare kan vara överväldigande, särskilt om du försöker göra allt själv. Men det är inte det som är syftet med rollen. Som teamledare måste du lära dig att delegera ansvar.
Ge ditt team möjlighet att fatta så många beslut som möjligt själva. Ge teammedlemmarna självförtroende att ta på sig vissa ansvarsområden och gör klart att ditt mål är att bygga upp ett självorganiserande team –, inte ett team som är maximalt beroende av dig som teamledare.
Även här är det viktigt att hålla enskilda möten för att förstå hur rollerna i teamet redan är fördelade och vilka teammedlemmar som redan har expertis inom vilka områden. Utifrån detta kan ansvar ges till teammedlemmar på försök, särskilt i början medan du fortfarande håller på att bekanta dig med dig själv. Kanske kan dessa teammedlemmar till och med ta på sig uppgifterna permanent så att du kan fokusera på strategiska ämnen?
Checklista för teamledare #4: Aktivt inhämta feedback
Naturligtvis kommer inte allt alltid att fungera perfekt i teamet. Var öppen för att direktrapporterande medarbetare kan ge dig feedback eller helt enkelt dela med sig av sina åsikter.
Vissa teammedlemmar kommer att vara mer villiga att prata om detta. För andra måste du skapa utrymme för feedback och aktivt be om den. Använd dina 1-till-1-möten för att aktivt be om feedback och medarbetarens perspektiv om och om igen.
För övrigt handlar feedback inte om att hålla med om all feedback och försöka implementera den en-till-en. Snarare handlar det om att visa medarbetarna att du är intresserad av deras åsikter och lyssnar på dem. Huruvida du som teamledare håller med om feedbacken och hur du hanterar den är en annan fråga.
Ditt viktigaste mål som ny ledare i början är att förstå hur teammedlemmarna uppfattar dina initiativ som ledare – jämfört med status quo innan du – för att aktivt kunna hantera förväntningarna även här.
Checklista för teamledare #5: Skapa tydliga förväntningar på rollen
Vet varje direktrapporterande medarbetare vad som förväntas av honom eller henne?
Bara den som känner till och förstår förväntningarna på sin egen roll kan leva upp till dem. Att skapa tydliga rollförväntningar är därför alltid ett av de första stegen som teamledare. I detta ingår naturligtvis också att tydligt kommunicera vilka krav du ställer på dina medarbetares prestationer.
Använd dina personliga möten för att förklara rollförväntningarna individuellt med medarbetarna, klargöra frågor och ge regelbunden feedback om graden av uppfyllelse.
Checklista för teamledare #6: Reflektera över processer i retrospektiva team
Teamretrospektiver är ett format för teammöten där teamet samlas i sin helhet under 30 till 90 minuter för att reflektera över det senaste samarbetet och komma fram till förbättringsåtgärder. De har blivit mest kända genom Scrum-ramverket.
Teamretrospektiv spelar en viktig roll när det gäller att stärka teamkulturen och skapa en öppen feedbackkultur. Särskilt som ny chef kan de vara ett fantastiskt verktyg för att initiera bottom-up-förändringar i teamet på ett konstruktivt och positivt sätt. Du hittar mer information om agila retrospektiv här.
Jag rekommenderar att man genomför retros varannan till högst var fjärde vecka för att göra principen om ständiga förbättringar till en vana.
Checklista för teamledare #7: Främja en felkultur
Prata själv om dina misstag! Uppmuntra teammedlemmarna att också prata om sina misstag. Du kanske vill prata om misstagen i ett tryggt rum i ett enskilt möte först, innan du eventuellt kommunicerar dem till teamet.
Om felkulturen i teamet är tillräckligt stark kan du göra det till en vana att teamet lär sig av tidigare misstag – till exempel i teamretrospektiv. Se alltid till att syftet aldrig är att skylla på den skyldiga parten, utan att hylla dem för att de erkänner sina misstag och lär sig av dem.
Varför är en bra felkultur så viktig? Den är en indikator på hur friskt ditt team är och hur tryggt det känner sig. Enkelt uttryckt: det är först när teamet är friskt som det kan uttrycka sina idéer fritt. Först då kan ni bli ett riktigt högpresterande team.
Checklista för teamledare #8: Aktiv utformning av teamrutiner
Vilka rutiner behövs verkligen i teamet? Vilka teammöten tillför för närvarande lite värde (även om det bara är för enskilda personer)?
Som teamledare är du huvudansvarig för att ditt team har fungerande rutiner och möten.
Tips: Använd teamets retrospektiv för att ifrågasätta teamets rutiner och mötesformat. På så sätt kan teamet ta ansvar för att hjälpa till att forma sina egna rutiner och format. Du kan läsa mer om de 5 faserna i en retrospektiv workshop här.
En extrem åtgärd skulle till och med kunna vara att ställa in alla möten under 1-2 veckor och sedan ta en titt: Vilka möten behöver vi verkligen? Ja, vi har redan provat detta internt med framgång 🙂 .
Checklista för teamledare #9: Hantera konflikter och undanröja hinder
Om du som teamledare inte vågar ta upp en konflikt öppet är det inte troligt att någon annan gör det. Konflikten kommer att sänka teamets moral och i värsta fall kommer du att förlora viktiga teammedlemmar på grund av frustrationen.
Som teamledare måste du därför kunna hantera alla konflikter öppet –, även eller särskilt när de berör dig. Ditt mål är att skapa en arbetsmiljö där de direktrapporterande kan prestera sitt bästa. Detta är dock inte möjligt om konflikterna skymmer allas uppmärksamhet.
Checklista för teamledare #10: Fira teamets framgångar och framhäva individuella bidrag
Värdefulla milstolpar och mål som uppnås tillsammans med teamet. Nu mer än någonsin söker medarbetarna tillfredsställelse i sitt arbete och känslan av att ha skapat något betydelsefullt. Som teamledare bidrar du till detta genom att fira framgångar.
Fokusera i första hand på lagets prestation, men lyft även fram enskilda personer om de har bidragit särskilt till resultatet. Det får inte uppstå en "free-rider-effekt" där några få personer gör en oproportionerligt stor insats för laget, men där alla i slutändan får lika mycket beröm.
Beröm enskilda personers särskilda insatser inför hela teamet så att alla ser och förstår vad du värdesätter som teamledare (på ett sunt och rättvist sätt, förstås). På så sätt uppmärksammas individuella prestationer, toppresterande medarbetare känner sig inte uppskattade och andra medarbetare uppmuntras att också vilja berömma sig själva i framtiden. Om du är osäker bör feedback först kommuniceras i en dialog mellan två personer. Här finns mer information om hur du ger effektiv feedback.
Checklista för teamledare #11: Självförvaltning
Som teamledare är det viktigt att planera sin egen tid effektivt genom att prioritera och skapa fasta tidsluckor för ledarskapsuppgifter, strategiskt tänkande och personlig reflektion.
Se till att hålla stressnivån under kontroll genom att ta regelbundna pauser, använda mindfulness eller motionera för att kunna vara produktiv på lång sikt. I bästa fall kan du aktivt söka stöd, t.ex. genom att diskutera med andra teamledare, få feedback eller arbeta med en mentor för att kontinuerligt utveckla dig själv.
Förhoppningsvis har vår checklista för chefer gett dig en bra bild av vad du behöver tänka på som teamledare. Om du är intresserad kan du ladda ner den kostnadsfritt som PDF från följande länk.
Slutsats: De 10 bästa checklistorna för teamledare
Naturligtvis finns det otaliga andra saker som du kan eller bör göra som teamledare. Men om du samvetsgrant implementerar de 10 bästa på den här checklistan är du förmodligen redan en av de bästa agila teamledarna i ditt företag.
Om du fortfarande är osäker kan det digitala onlineverktyget Echometer hjälpa dig att införa de viktigaste ledarskapsrutinerna, som agila retrospektiver och 1 till 1-möten med dina medarbetare. Du kan ta reda på mer om Echometer-appen här.
Om du är intresserad kan du också testa en av våra mallar för enskilda möten här och prova den kostnadsfritt med en av dina teammedlemmar inom kort:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
