Innehållsförteckning
Vill du att din chef ska älska dig? Ta då ditt team till nya prestationshöjder. Ta det från en genomsnittlig –-bil till en explosiv raket!
Ladda ner min kostnadsfria och psykologiskt sunda e-bok om ämnet "I 12 enkla steg till teamflöde"och läs igenom den. Så mycket i förväg – men nu till det faktiska ämnet för denna text.
Det pratas mycket i retrospektiver – men får teamet ut bra åtgärder av diskussionen i retrospektiven? Att komma fram till bra åtgärder avgör ofta om retrospektiven uppfattas av teamet som ett "pratmöte" eller som värdeskapande tid i teamets sprint. De är därför nära kopplade till hur mycket de drar nytta av agila metoder: Det agila teamet och organisationskulturen.
Därför vill vi i den här artikeln dela med oss av 7 praktiska tips om hur du genererar riktigt meningsfulla åtgärder från dina retros som verkligen hjälper ditt team. Och vilka misstag du bör undvika. En sak i taget:
Om du vill ha några mer varierade frågor för dina retrospektiv kan du läsa vårt inlägg om 32 nya retrospektiva metoder för nybörjare och proffs (med bland annat Mario Kart Retro, Marathon Retro och Elon Musk Retro).
Tips 1 för bra åtgärder från retrospektiv: För mått gäller kvalitet istället för kvantitet
Målet med en retrospektiv är inte att varje teammedlem ska ta med sig minst en todo från den. Istället bör målet med en retrospektiv vara att utveckla en gemensam förståelse i teamet för vilka de mest centrala frågorna är för teamet.
När antalet åtgärder ökar, ökar också risken för att åtgärderna endast är av intresse för enskilda personer men är relativt obetydliga för teamet som helhet. I sådana fall minskar sannolikheten för att teamet ska ta sig tid att övervaka genomförandet och effektiviteten tillsammans. Med tiden faller åtgärderna bort och känslan uppstår att åtgärderna från retrospektiven inte har någon bindande kraft.
Det bättre tillvägagångssättet: I din retrospektiv ska du försöka identifiera de tre viktigaste frågorna som det är värt att vidta åtgärder för och formulera dem på ett sådant sätt att deras genomförande faktiskt är relevant för teamet.
Tips 2: I retrospektiv prioritera först och definiera sedan åtgärder
Så hur lyckas ni öka kvaliteten på åtgärderna?
En retrospektiv består av olika faser av goda skäl: De 5 faserna i en retro. Det är ingen slump att härledningen av mått kommer i slutet. Ändå frestas även vi regelbundet att tänka i termer av mått tidigt i klargörandet av återkoppling och att vilja registrera dem.
Att registrera åtgärder för tidigt i en retro kan snabbt bli ett problem. Detta beror på att det viktiga steget att prioritera den insamlade feedbacken och ämnena inte tas. Först när du har prioriterat vet du vilka ämnen som är mest angelägna för teamet och kan skapa en lämplig topp 3-prioriteringslista.
Därför är vårt tips att notera idéer om åtgärder under den första halvan av retrofasen UTAN att definiera en slutlig åtgärd. Definitionen av åtgärder bör endast ske efter prioritering. En välkommen sidoeffekt: att konsekvent vägra att diskutera åtgärder under den första halvan av retro är också en stor fördel för timeboxing.
Tips 3: Endast konkreta åtgärder (se exempel)
Kanske har du hört samma sak: "Ja, låt oss skriva in som ett mått 'Alla är uppmärksamma på att vara trevligare'". Det är inte konstigt att retrospektiv upplevs som att de inte tillför något mervärde när måtten är så vaga och otrevliga.
Om en fråga verkligen är så viktig att den har hamnat bland de tre första i prioriteringen, bör man också anstränga sig för att formulera åtgärden SMART. Alla vet det vid det här laget och det borde vara standard att tillämpa det även på åtgärder från retrospektiv: SMART-kriterierna.
För vissa ämnen kan det vara svårt att formulera konkreta åtgärder. Här följer några exempel på vad man bör och inte bör göra när man formulerar åtgärder:
Inte alls: | Men så här: |
Alla ser till att vara trevligare mot varandra. | Nästa vecka: En check-out efter varje möte för att uttrycka uppskattning och reflektera över diskussionen. |
Mer empati vid videosamtal | Nästa vecka sätter alla på sin kamera. |
Bättre arbetsbeskrivning | Nästa vecka anordnar vi en workshop för att utvidga vår "definition av redo". |
Komma till saken snabbare i Daily | Fram till nästa retro, försök med en timeboxning på 2 minuter per person i Daily |
Viktigt vid formuleringen av åtgärderna:
- Åtgärderna bör inte vara överambitiösa. Du ser till exempel att exemplet bara handlar om att "anställa en workshop". Så det förblir helt öppet vilket beslut som kommer att fattas i denna workshop. Tiden i retro bör användas för att identifiera de viktigaste frågorna, inte för att lösa dem omedelbart. Att samordna ett uppföljningsmöte (kallat en "breakout session" i vårt fall) kan också vara en bra åtgärd – 10x bättre än "Bättre uppgiftsbeskrivning" i alla fall 😉
- Åtgärderna kan också vara små experiment: Kanske är inte alla överens om huruvida åtgärden bär frukt. Regeln här är: "Beviset på puddingen är i ätandet". Om det inte finns några viktiga skäl mot det, formulera åtgärden på ett sådant sätt att en förändring bara prövas under nästa vecka eller nästa månad.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
Tips 4: Definiera mål och mät separat (med exempel)
Ofta kommer teamet snabbt överens om vad det gemensamma målet är. Idéerna om hur detta mål ska uppnås kan naturligtvis fortfarande skilja sig mycket åt.
Därför är det ofta bra att först enas om ett gemensamt mål. Först när ett tydligt mål har definierats bör man börja utforma möjliga åtgärder.
I den senare översynen av åtgärden fungerar målet som ett ankare för att utvärdera åtgärdens effektivitet. Om ett mål har uppnåtts kan en åtgärd avslutas. Om åtgärden har genomförts men målet ännu inte har uppnåtts kan det vara lämpligt att definiera en uppföljningsåtgärd. Om ett mål har blivit inaktuellt på grund av nya ramvillkor kan en åtgärd förkastas – oavsett om den redan har genomförts eller inte.
I mer strukturerade termer kan schemat för action review se ut på följande sätt:
| Målet uppnått | Målet inte uppnått | |
| Åtgärden fortfarande öppen | Avvisa åtgärd | Placera åtgärd på nytt inlämnande |
| Åtgärden slutförd | Fullständigt mått | Vid behov, planera en uppföljningsåtgärd |
Hur kan då ett välformulerat mål för en åtgärd se ut? Här följer några lämpliga exempel på åtgärder och motsvarande mål:
| Mått | Destination |
| Nästa vecka: En check-out efter varje möte för att uttrycka uppskattning och reflektera över diskussionen. | Skapa ett trevligare arbetsklimat i diskussioner |
| Nästa vecka sätter alla på sin kamera. | Bättre integration av alla deltagare i videosamtal |
| Nästa vecka anordnar vi en workshop för att utvidga vår "definition av redo". | Färre förfrågningar och väntetider vid implementering av uppgifter. |
| Försök med tidsbegränsning på 2 minuter per person i Daily | Kortare dagstidningar med balanserade konversationsdelar. |
Tips 5: Etablera genomgång av mätningar som en fast punkt på dagordningen för retrospektiv.
Om du redan har gjort dig besväret att formulera konkreta åtgärder och motsvarande mål, bör du inte utelämna pricken över i:et: Inrätta en regelbunden åtgärdsgranskning i sprintcykeln.
Personligen är jag förvånad över att genomgången av åtgärder (ännu) inte är en fast punkt på dagordningen för sprint-retrospektiver i Scrum Guide. I vilket fall som helst skulle min rekommendation vara att lägga till det här: Scrum-guide.
Beroende på hur ofta ni har retrospektiv kan det också vara bra att diskutera åtgärdsgenomgången på det dagliga/veckovisa teammötet.
Tips 6: Använd timeboxning i retro för att skapa det utrymme som krävs för att definiera bra åtgärder
Efter 60 minuters diskussioner har teamen ofta svårt att samla sig igen och få den energi som krävs för att definiera bra åtgärder.
Som moderator för en retrospektiv bör du därför hålla ett öga på tidsboxningen och ge tillräckligt med tid efter prioritering/omröstning för att härleda åtgärder. 5 minuter i slutet av en retrospektiv är inte tillräckligt för att härleda bra åtgärder. Särskilt om teammedlemmarna redan tänker på nästa möte.
Min personliga åsikt: Avstå från retro-maraton på 90 minuter eller mer. Jag kan inte klandra någon teammedlem för att inte ha tillräcklig koncentration för att komma fram till bra åtgärder efter så långa möten. Retros kan också vara mycket värdeskapande på 30, 45 eller 60 minuter. Samtidigt är det min erfarenhet att måtten blir bättre.
Personligen skulle jag alltid föredra att investera 45 minuter i en retro varannan vecka än 90 minuter en gång i månaden. Naturligtvis har detta också att göra med teamets sprintcykel. Kanske känner ditt team på samma sätt. Fråga dem – och om du är osäker, ge det ett försök 🙂 .
Jag skulle vilja tillägga en sak, oavsett retros: regelbundna 1 till 1-möten eller coachningssessioner med dina kollegor kan ha en avgörande effekt på teamets resultat. Och de kan till och med vara datadrivna! Om du är intresserad av ämnet i mer detalj, ta en titt här: Här hittar du 129 frågor om enskilda möten (eller medarbetarsamtal) och Här är de 3 bästa verktygen för en-till-en-möten i jämförelse.
Tips 7: I retrospektiv skapa inte en backlog för åtgärder
"Åh, vi hade så många bra idéer om åtgärder som inte kom med i topp 3 – ska jag skapa en backlog för oss för det?" – Nej.
Retrospektiv börjar alltid med att få ny feedback från teamet av en bra anledning. Så om ett ämne är riktigt viktigt kommer det automatiskt tillbaka på agendan för ett retrospektiv via feedback i teamet. Enligt vår erfarenhet är det kontraproduktivt att ha en separat backlog. I retrospektiven vill du placera dina nya idéer och feedback i rundan. Vid en retrospektiv vill ingen titta på en lång lista med tidigare idéer om åtgärder som ofta har lite att göra med teamets nuvarande utmaningar.
Regeln är: det som är viktigt för teamet kommer tillbaka på agendan för en retrospektiv enbart genom teamets feedback. Retrospektiv behöver inte en eftersläpning av åtgärder.
Tips 8: Reflektera över kvaliteten på åtgärdspunkterna med teamet
Du bör regelbundet, t.ex. en gång i kvartalet, medvetet reflektera över kvaliteten på åtgärdspunkterna och återkoppla tillsammans med teamet.
Har åtgärdspunkterna och retrosystemet som helhet fört oss framåt? Om inte, varför inte? Vilka är orsakerna (5 Why-metoden kan användas för detta)?
En Health Check-retrospektiv om detta ämne kan också vara användbar. I Health Check-retrospektiver frågar du teamet om de håller med om ett påstående på en skala från 1 till 7. Du behöver bara exakta påståenden för att få giltig feedback från teamet.
I vårt verktyg (mer om detta nedan) ser det till exempel ut ungefär så här. Naturligtvis kan du också anpassa uttalandena. Ta gärna en titt – kanske testar du det med ditt team: Echometer – utan inloggning
Observera: Detta format frågar efter överensstämmelse med Health Check-frågorna på en skala.
- Kontinuerlig förbättring: I vårt team genomför vi betydande kontinuerliga förbättringar.
- RO(T)I: Den tid och kraft vi lägger på våra retrosystem är väl investerad.
- Fokus: De ämnen som diskuteras i Retro är relevanta för alla och ämnen som endast berör ett fåtal läggs konsekvent ut på entreprenad.
- Process: Vi lyckas genomföra åtgärder från retrospektiv.
Tips 9: Försök med Echometer
Retroverktyg är ett enkelt stöd för att ta fram bra mått. De kan spara dig mycket arbete – inklusive granskning av åtgärder, timeboxing, men också kvalitativ härledning av åtgärder. Retro är inte längre en monolog utan en livlig diskussion – och du kan glänsa som moderator. 
Vi ger dig konkreta råd i verktyget om hur man härleder bra åtgärder – och det kan användas både online på distans och offline. Om du behöver mer information kan du läsa vår artikel om "7 Smart Retro Boards i jämförelse".
Förresten kan du utföra en retro med vårt verktyg utan inloggning från dig eller ditt team.
Med den här knappen kan du öppna verktyget direkt, välja din retro-metod och bjuda in ett team via länk:
Många olika metoder är möjliga om du är intresserad: Mer än 30 retrospektiva metoder.
Om du fortfarande är osäker kan du låta en av våra användare övertyga dig här: Agile Coach Holgers erfarenhet av vårt verktyg.
Slutsats: Bra åtgärder, bra retrospektiv
Om du och ditt team behärskar konsten att härleda bra åtgärder från retrospektiver kommer du att bli förvånad över hur mycket ditt team kommer att uppskatta retrospektiverna.
I Echometer frågar vi teamen om "avkastning på investerad tid" efter varje retrospektiv och kan dra slutsatsen: Välformulerade åtgärder ökar teamens nöjdhet med retrospektiverna avsevärt.
Om du följer tipsen ovan kan ingenting gå fel! Så lycka till med att ta fram åtgärder för din nästa retrospektiv!
Förresten, ett av de bästa sätten att hållbart utveckla det agila tänkesättet hos teammedlemmarna är att genomföra en agil Health Check. Vårt kostnadsfria team Health Check-kit kan hjälpa dig att ställa rätt frågor – klicka bara igenom: Team-Health Check Byggsats
Krediter
Foto av "Luis Villasmil på Unsplash"
