Förhalning: Hur håller du ett team på distans i schack?

En av utmaningarna som distansarbetare ständigt ställs inför är att upprätthålla sin produktivitet - alla som arbetar hemifrån slutför inte sina uppgifter och når sina mål. Med tanke på den frihet som en flexibel arbetsorganisation erbjuder, tenderar vissa anställda att skjuta upp saker, vilket naturligtvis påverkar deras prestation. 

Hur kan ni uppmuntra distansteam att förbli produktiva och engagerade?

Att förstå förhalning

Vi känner alla till det. Förhalningsprocessen går mer eller mindre till så här: 

 

• • Du går igenom din att-göra-lista för dagen. 

• • Du börjar med den första uppgiften.

• • Du blir distraherad och ägnar dig åt andra, mindre relevanta uppgifter. 

• • Du inser att du måste göra sakerna på din att-göra-lista nu, annars får det konsekvenser, t.ex. förseningar i projektet eller tillrättavisningar från andra. 

• • I slutet, i sista minuten, slutför du uppgiften. 

Kanske lovade du dig själv (som alla vi andra) att nästa gång kommer du inte att vänta till sista sekunden. Men sedan faller du tyvärr alltid in i samma cirkel. 

Varför prokrastinerar människor?

Med tanke på att 88 % av den amerikanska arbetskraften prokrastinerar är det viktigt att förstå varför människor gör det (till källan). 

Låt oss börja med att reda ut några missuppfattningar om prokrastinering. Aktuell forskning tyder dock på att prokrastinering har mer att göra med emotionell hantering och frågor som stress och trötthet. Prokrastinering definieras av forskare som en form av självreglering som i synnerhet omfattar irrationellt uppskjutande av uppgifter, även om detta kan få negativa konsekvenser (till källan). 

Förhalning är inte lathet, utan är ofta förknippat med höga nivåer av ångest och depression (till källan). Människor tenderar att skjuta upp uppgifter som orsakar dem stress. 

De skjuter upp det för att de vill undvika de negativa känslor som är förknippade med den uppskjutna uppgiften. Enkelt uttryckt, om arbetet stressar din kollega är det mer troligt att hon skjuter upp det tills hon inte längre kan undvika det, och sedan skyndar sig att få det gjort under tidspress. 

Bildkälla

Förhalning på jobbet, oavsett om det är på kontoret eller någon annanstans, kan orsaka många problem för anställda och företag. Det påverkar de anställdas arbetsprestationer och deras förmåga att utvecklas yrkesmässigt.

Konsekvenser av prokrastinering för anställda

Enligt forskning från publikationen “Good Therapy” orsakar prokrastinering problem på arbetsplatsen som dåliga prestationer, ekonomisk oansvarighet och mer (till publikationen). 

Studier kopplar också förhalning till stress, utmattning på jobbet och lågt känslomässigt välbefinnande, vilket påverkar känslan av engagemang och samhörighet, vilket sätter igång en cykel av modfälldhet och dåliga prestationer (till källan). Detta påverkar den anställdes arbetsprestation och förmåga att utvecklas professionellt, och påverkar de anställdas motivation att lära sig och utvecklas (till källan).

Bildkälla

Konsekvenserna av prokrastinering för arbetsgivare

Förhalning sänker produktiviteten och påverkar samarbetet. När medarbetare lämnar in sina uppgifter för sent påverkar det resten av arbetsflödet. 

I en distansarbetsmiljö är förhalning ett dubbelt problem. Flexibilitet kan leda till distraktioner, förhalning och till och med att man undviker obehagliga uppgifter helt och hållet. I nästa avsnitt kommer jag att diskutera några strategier som du kan använda för att hålla dina distansarbetare kvar på uppgiften. 

Hur man förhindrar förhalning bland distansarbetare

Distansarbetare känner sig ofta bortkopplade från företaget och kan utveckla negativa känslor kring de uppgifter som de måste utföra. För att främja medarbetarnas engagemang och bygga framgångsrika team måste arbetsgivarna se till att förväntningar och mål är tydliga (Läs mer: Förväntningar i Retros ), samtidigt som man hjälper medarbetarna att knyta an till och uppnå dessa mål. Här är fem tips för att hjälpa medarbetarna att känna sig mer engagerade och sedda, vilket leder till mindre förhalning:

1. Gör en check-in varje vecka eller regelbundna retrospektiver

Som tidigare nämnts känner sig distansarbetare ibland bortkopplade från företaget och har svårt att känna sig sedda. Ett kort möte varje vecka eller varannan vecka kan göra mycket för att få dem att känna sig delaktiga. Här kan de dela med sig av sina tankar och känslor till ledningen eller ledarna. 

Att genomföra regelbundna incheckningar eller agila retrospektiver med ett enkelt verktyg som Echometer har flera fördelar för dina distansarbetare: 

 

• • Det öppnar en kommunikationskanal och hjälper oss att förstå deras arbete ur deras synvinkel. 

• • Det ökar förtroendet och det ömsesidiga stödet genom att förbättra kommunikationen och stärka relationen med dina teammedlemmar. 

• • Du ger personalen en röst och modet att komma till dig med idéer, frågor och funderingar. 

• • Du väcker ansvarskänslan och ökar produktiviteten.

2. Dela upp målen

Ge dina kollegor hanterbara mål. Det är lättare för alla att slutföra en uppgift om den delas upp i mindre mål. 

Dessutom bör målen vara uppnåeliga och tydliga. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) är ett vanligt ramverk för att definiera mål. När du tilldelar uppgifter, se till att de följer SMART-ramverket (Läs mer: Sätt upp bra mål ). 

Överväldiga inte medarbetarna med för många uppgifter. En enorm lista med saker att göra är avskräckande för alla. Ge bara de uppgifter som medarbetarna kan utföra inom en rimlig tidsperiod. 

3. Fira små framgångar

En av orsakerna till förhalning är känslan av att vara undervärderad eller ouppskattad. Erkännande, även för en liten framgång, kan göra mycket för att få kollegor att känna sig uppskattade. 

Ett kort tack eller ett “Bra jobbat” kan vara en bra motivator för att få fler uppgifter gjorda. Detta kan också göras med hjälp av digitala verktyg (mer om detta:  Arbetskraftsanalys och resultatstyrning).

4. Mätning av emotionellt välbefinnande

Att kontrollera det känslomässiga välbefinnandet hos ditt distansteam är viktigt för att upprätthålla produktiviteten och undvika förhalning. Medan det är lätt för interna team att checka in personligen, har fjärrteam färre möjligheter att diskutera och lösa problem utan att känna sig utsatta. 

Att införa en stämningsenkät kan hjälpa ditt företag att öka engagemanget. Stämningsenkäter är vanligtvis korta och innehåller frågor om hur de anställda känner för sitt arbete och hur de upplever arbetsbelastningen. De gör det också möjligt för de anställda att dela med sig av sina tankar och känslor (eventuellt anonymt) utan att behöva stressen av ett personligt samtal med en chef. Verktyget Echometer hjälper till att genomföra stämningsenkäter - i kombination med korta möten för att direkt härleda åtgärder från resultaten och öka de anställdas egenmakt (Mer om Echometer).

5. främja resiliens eller resiliensförmåga 

Att övervinna vardagliga och mindre vardagliga utmaningar är en normal del av varje medarbetares jobb, vilket gör motståndskraft till en viktig egenskap i ett framgångsrikt team. För att se till att dina kollegor håller ut när det blir tufft måste ledarna uppmuntra uppfinningsrikedom och bygga relationer mellan teammedlemmarna. Psykologisk säkerhet ). Motståndskraft börjar med självkännedom, dvs. medarbetarna måste först erkänna de omständigheter som leder till deras förhalning. Om det finns ett område eller en uppgift som de kämpar med behöver de en miljö där de kan vara ärliga och få stöd utan rädsla för repressalier.

Hur programvara kan hjälpa till att övervinna förhalning

Att förebygga förhalning i distansteam underlättas av tekniska verktyg som möjliggör samarbete och engagemang med teammedlemmarna. 

Det finns en mängd olika verktyg och appar som kan hjälpa anställda att övervinna prokrastinering. Vissa tillägg, som Pomodoro Timer, kan stödja effektiv tidshantering, men de har sina begränsningar. Organisationer med mobila och hybrida arbetsstyrkor bör ha ett robust, företagsomfattande tidshanteringssystem på plats. System för tidsregistrering Använd med inbyggda meddelande- och samarbetsfunktioner för att engagera all personal i att diskutera dagliga uppgifter. 

Med ett engagemang från chefer och andra ledare, lämpligt erkännande, användning av teknik och uppbyggnad av motståndskraft kan du hjälpa dina mobila medarbetare att undvika förhalning. 

Om författaren

Dean Mathews är grundare och VD för OnTheClock, en app för Registrering av tid för anställda, som tillhandahåller stöd för tidrapportering till över 15 000 företag runt om i världen. 

Dean Mathews har mer än 20 års erfarenhet av design och utveckling av programvara för företag. Han ser programvaruutveckling som en form av konst. När konstnären skapar ett mästerverk förändras många människors liv till det bättre. 

När Dean Mathews inte håller på med perfekt tidtagning gillar han att fördjupa sig i sin tro, umgås med sin familj och sina vänner och försöka hitta sätt att göra världen lite bättre.