Jag arbetade ett tag på ett företag där feedbackkulturen var en central del av företagets uppdragsbeskrivning. I teamens retrospektiv märkte jag dock att det var mycket sällan som riktigt konstruktiv feedback framfördes. Problem tystades ibland ner och medarbetarna utvecklade sällan gemensamma arbetssteg för att undvika kritik om de inte uppnåddes. I motsats till uppdragsbeskrivningen praktiserades inte en öppen feedbackkultur.
Detta fenomen kan observeras i många organisationer. För låt oss vara ärliga: ingen av oss gillar att få kritik. Och om vi inte ger tydlig kritik har vi ingen konkret referenspunkt för nya föresatser.
Reflektioner i retrospektiv
A och O för samarbete är regelbundet informationsutbyte och konstruktiv kommunikation. Men för att undvika kaos och främja effektivitet och medarbetarnas engagemang bör alla komma förberedda till teammötet.
Vid Retrospektiver är det bra om medarbetarna i förväg funderar på vilken feedback de vill ge och vad de behöver feedback på från sina kollegor. Vårt retroverktyg erbjuder stöd till teammedlemmarna: vissa frågor ställs i förväg så att de redan är medvetna om vissa ämnen före mötet.Du vet inte vad retrospektiv är? Ta då en titt på vår Vanliga frågor till det!
Under dessa förhållanden har man en dynamisk, gemensam arbetsprocess och kan förlita sig på allas kunskap för att förfina mål och härleda åtgärder.
Vill du främja öppenhet i ditt team och utveckla det på ett hållbart och mätbart – sätt? Det är precis därför vi har utvecklat vårt teamworkshop-verktyg Echometer för Retros. Mer information hittar du här:
Låter det enkelt? Under vissa omständigheter är det det! Och vi ska visa dig hur.
Att ge öppen feedback – Hur? Varför? Varför?
Feedback är inte bara modernt och på allas läppar, det är faktiskt mycket fördelaktigt för gemensamma och individuella prestationer. Förutsatt att den används på rätt sätt.
För att feedback ska vara konstruktiv bör den följa ett visst mönster (jfr Fiege, Muck & Schuler, 2014). Det första steget är Utvärdering. Detta bör omfatta följande aspekter:
Utvärderingen bör följas upp av en konkret plan Detta följs av en workshop där förslag till förbättringar utvecklas och (nya) arbetssteg tas fram.
Om du har detta i åtanke kommer samarbetet garanterat att fungera bättre. Varje teammedlem har tydliga referenspunkter, kan automatiskt förbereda sig bättre och det finns en öppen feedback på en saklig nivå.
För att alltid vara uppdaterad och ta ett steg mot agilitet bör sådana retrospektiv i bästa fall äga rum var 1 – 2:a vecka. Särskilt i en agil arbetsmiljö arbetar man ofta i heterogena team. För många är detta en utmaning när det gäller samarbete. Men med hjälp av framgångsrika retrospektiver och öppen feedback kan heterogena team fungera som en möjlighet snarare än en utmaning.
Praktiska tips för öppen feedback
I din nästa retro börjar du helt enkelt med den första punkten i schemat – du skulle kunna säga "retroklassikern": diskussion av situationen. Syftet är att reflektera över din arbetsprocess och se över vad som bidrog till framgången och hur du vill gå vidare.
Det är bra om varje gruppmedlem gör en brainstorming om vad som har gjorts sedan den senaste återkopplingen och vad som gick bra och/eller dåligt. Följande frågor kan vara till hjälp (en grov översikt över förfarandet med frågorna finns i figuren):
- På en skala 1-10: Hur långt har vi kommit för att slutföra uppgiften? Och vad är det som saknas till 10?
Du kommer att få se: När du svarar på sådana frågor kommer många fakta fram som du inte var medveten om tidigare.
Efter brainstormingen bör ni diskutera resultaten i plenum. Det är viktigt att alla deltagare känner sig trygga. Du kan läsa mer om detta i vår artikel om Psykologisk säkerhet läsa om det. Jag är säker på att ni kan hjälpa varandra och till och med berömma en eller två konkreta framgångar.
Hur du kan avgöra om ett arbetssteg kan beskrivas som "slutfört" förklaras i artikeln om Definition av Done.
Hur kan vi hjälpa till?
Om regelbunden och öppen feedback fortfarande är en utmaning inom ditt team kan vår Onlineverktyg för retrospektiv vara till stor hjälp. Baserat på psykologisk kunskap har vi utvecklat optimalt anpassade artiklar för team som ditt som förbättrar dina retros och stärker samarbetet. Ge det bara ett försök!
Källor
Klein, C., DiazGranados, D., Salas, E., Le, H., Burke, C. S., Lyons, R., & Goodwin, G. F. (2009). Fungerar teambuilding? Small Group Research, 40(2), 181–222. https://doi.org/10.1177/1046496408328821
