De 10 enkla grundreglerna för en agil retrospektiv

Agile Retrospektiv är en viktig del av alla agila team. De ger teammedlemmarna möjlighet att reflektera över sitt arbete, identifiera förbättringsmöjligheter och sätta upp mål för nästa sprint. För att en retrospektiv ska bli effektiv är det dock bra att fastställa några grundregler. De vägleder samtalet och säkerställer att alla blir hörda. Nedan ger jag exempel på tio grundregler för agila retrospektiv. De kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av denna värdefulla möjlighet till teamutveckling.

Vilka är de 10 grundläggande reglerna för agila retrospektiv?

• Grundregel nr 1 – Upprätthålla en säker och öppen miljö
• Grundregel nr 2 – Respekt för andras åsikter och perspektiv
• Grundregel nr 3 – Uppmuntra aktivt deltagande från alla teammedlemmar
• Grundregel nr 4 – Ärlighet och transparens gällande problem och utmaningar
• Grundregel nr 5 – Koncentration på åtgärder och lösningar istället för skuldbeläggning
• Grundregel nr 6 – Prioritera teamets mål
• Grundregel nr 7 – Identifiera och dokumentera åtgärdspunkter
• Grundregel nr 8 – Följ upp åtgärder från tidigare retrospektiver
• Grundregel nr 9 – Uppmuntra teamet att vara förberett
• Grundregel nr 10 – Håll mötet kort och fokuserat

Om du bara har tid och möjlighet att implementera en regel eller riktlinje, låt det då vara den första. Resten kommer nästan att sköta sig självt.

För att upprätthålla en säker och öppen miljö är det viktigt att främja en känsla av delaktighet. Det är också viktigt att se till att alla känner sig bekväma med att dela med sig av sina tankar och sin feedback.
Det råder nog ingen tvekan om att psykologisk säkerhet är mer än bara en trend eller ett modeord. Men om du vill fördjupa dig i ämnet eller behöver lite fakta och siffror, t.ex. för att övertyga någon annan om relevansen av psykologisk säkerhet, så ska du definitivt ta en titt på  denna artikel . Där undersöks och förklaras begreppet och dess relevans mer ingående.

Detta är ytterligare en nästan oumbärlig grundregel för agila retrospektiver. Det är viktigt att aktivt lyssna och undvika att avbryta andra eller avvisa eller värdera deras idéer. Ett sätt att göra detta är att använda tekniker som “Parafrasering” eller “Speglning”. Detta visar att man aktivt lyssnar och det uppmuntrar andra att dela med sig av sina tankar. Dessutom är det bra att använda “Jag”-uttalanden och inte göra antaganden eller dra förhastade slutsatser om andras idéer och uttalanden.

"Många medarbetare vågar inte säga vad de tycker!"

Lös denna utmaning

"Vi upptäcker för många oväntade problem och buggar i ett sent skede!"

Lös denna utmaning

"Varför tar det mig ibland flera timmar att förbereda en enkel retrospektiv?"

Lös denna utmaning

Ett sätt att göra detta är att använda isbrytare eller teambuilding-aktiviteter i början av retrospektiven för att få teammedlemmarna att känna sig mer bekväma och avslappnade. Konkreta metoder och idéer för detta hittar du i vår bloggartikel om incheckningar.

Det är också viktigt att facilitatorn kan uppmuntra tystare teammedlemmar att prata och omdirigera konversationen om en person dominerar samtalet. Du kan läsa mer om hur detta fungerar och vilka tekniker som används i den här artikeln: Moderering av en retrospektiv studie.

Teammedlemmarna bör känna sig bekväma med att prata öppet och ärligt om eventuella problem eller hinder som uppstått under sprinten. Teamet kan använda olika tekniker för att identifiera de bakomliggande orsakerna till problem eller utmaningar som har uppstått och utveckla lösningar på dem. Att diskutera dem tillsammans och vid behov registrera en åtgärdspunkt är legitimt och ofta tillräckligt. Du hittar en översikt över tre olika workshops i den här relaterade artikeln: Mångsidiga retrospektiva metoder & teamworkshops med överraskningseffekt .

Dessutom är det viktigt att skapa en skuldfri miljö där teammedlemmarna inte behöver vara rädda för konsekvenser om de delar med sig av sina tankar. Istället kan de fokusera på att identifiera och ta itu med de underliggande problemen.

Att prioritera teamets mål kräver en tydlig förståelse av teamets sprintmål och att retrospektivet anpassas till dem. En metod är att använda “SMART”-mål .
Dessutom är det viktigt att fastställa ett tydligt syfte med retrospektiven och fokusera dialogen på det. Teamet kan också använda metoder som “SWOT-analys” för att identifiera sina styrkor, svagheter, möjligheter och risker för att säkerställa att de är på rätt väg för att uppnå sina mål.

En retrospektiv bör inte bara ha ett mål utan också en tydlig agenda. Ett sätt att uppnå detta är att dokumentera och spåra alla åtgärdspunkter och förbättringar som identifierats under retrospektiven. Läs mer om detta i vår artikel om  Exempel på bra åtgärdspunkter . Dessutom är det viktigt att ge specifika teammedlemmar ansvar för varje åtgärdspunkt. Teamet kan också använda verktyg som Kanban-tavlor för att visuellt spåra framstegen för varje åtgärd. Förresten, detta fungerar också bra i vårt verktyg Echometer. Testa direkt via denna länk: Till retroinställningen.

För att säkerställa att åtgärderna från tidigare retrospektiv genomförs bör ni sätta upp en tydlig tidsram för genomförandet i teamet och utse specifika teammedlemmar som ska ta ansvar för de enskilda åtgärderna. Dessutom är det viktigt att åtgärderna reflekteras över eller diskuteras vid nästa retrospektiv. Kom ihåg: åtgärdspunkter är inte samma sak som uppgifter! Det handlar inte om att genomföra dem. Deras huvudsakliga syfte är att hjälpa dig att iterativt lära dig något och sedan anpassa något baserat på vad du lär dig. Om det här låter överraskande eller nytt, eller om du bara vill ha lite inspiration om hur man använder åtgärder på ett bra och effektivt sätt, är du välkommen att kolla in denna artikel .

Att sätta upp ett tydligt mål för retrospektiven och tillhandahålla en mall eller riktlinje för vilka data eller vilken information som behövs kommer att motivera teammedlemmarna att vara förberedda. Dessutom bör teammedlemmarna helst ha gjort efterforskningar och vara beredda att backa upp sina påståenden med konkreta exempel eller data. Detta gör dialogen mer produktiv och garanterar att teamet gör verkliga framsteg.

Visste du att du med Echometer kan skicka korta enkäter till ditt team före en retrospektiv? Det gör att alla är förberedda och du får mycket mer tid att reflektera snarare än att samla in data. Varför inte testa det med följande retro?

Health Check Retro: De 5 värdena i Agilen

Den agila värderingar och principer tillhör grunderna i en Scrum-kurs. Först när ni lever dessa som ett team kan högre nivåer av agil mognad uppnå. Denna hälsokontroll hjälper dig att reflektera över de 5 agila Scrum-värdena från ett annat perspektiv med ditt team och göra dem mätbara - se nedan för en inblick.

Hur man gör

Health Check Retro: De 5 värdena i Agilen: Så här går retrospektiven till

1. Slumpmässig Icebreaker (2-5 minuter)

   Echometer tillhandahåller en generator för slumpmässiga incheckningsfrågor.

2. Granskning av öppna åtgärder (2-5 minuter)

   Innan man börjar med nya ämnen bör man prata om vad som har hänt med åtgärderna från tidigare retrospektiv för att kontrollera effektiviteten. Echometer listar automatiskt alla öppna åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv.

3. Health Check

   Alla teammedlemmar kan anonymt svara på hälsokontrollerna på en skala. Gå sedan igenom resultaten av hälsokontrollerna tillsammans och notera eventuella ytterligare kommentarer. Om ni använder samma hälsokontroller i flera retrospektiv kan ni också spåra trender över tid i Echometer.

   • Mod: Vi uppskattar när någon visar mod.
   • Respekt: Vi värdesätter varandras idéer, även om vi inte håller med.
   • Åtagande: Varje teammedlem strävar efter att hålla sina löften.
   • Fokus: Vi låter oss inte distraheras från vår strävan att nå sprintmålet.
   • Öppenhet: Vi är öppna för konstruktiv feedback och kan växa av den.

4. Diskutera retro-ämnen

   Använd följande öppna frågor för att samla in era viktigaste insikter. Först i hemlighet för var och en. Echometer tillåter att varje kolumn i retro-tavlan avslöjas individuellt för att sedan presentera och gruppera feedbacken.

5. Catch-all fråga (Rekommenderas)

   Så att även andra ämnen har en plats:

   • Vad mer vill du prata om i retrospektiven?

6. Prioritering / Omröstning (5 minuter)

   På retro-tavlan i Echometer kan ni enkelt prioritera feedbacken med hjälp av omröstning. Omröstningen är naturligtvis anonym.

7. Definiera åtgärder (10-20 minuter)

   Via plussymbolen på en feedback kan du skapa en länkad åtgärd. Är du inte säker på vilken åtgärd som är rätt? Öppna då istället en whiteboard om ämnet via plussymbolen för att brainstorma kring grundorsaker och möjliga åtgärder.

8. Checkout / Avslutning (5 minuter)

   Echometer låter dig samla in anonym feedback från teamet om hur hjälpsam retrospektiven var. Detta resulterar i ROTI-poängen ("Return On Time Invested"), som du kan spåra över tid.

Health Check Retro: De 5 värdena i Agilen

Hälsofrågor (skala)

Mod: Vi uppskattar när någon visar mod.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Respekt: Vi värdesätter varandras idéer, även om vi inte håller med.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Åtagande: Varje teammedlem strävar efter att hålla sina löften.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Fokus: Vi låter oss inte distraheras från vår strävan att nå sprintmålet.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Öppenhet: Vi är öppna för konstruktiv feedback och kan växa av den.

Håller inte alls med Instämmer helt och hållet

Öppna denna retro nu

Observera: Detta format frågar efter överensstämmelse med Health Check-frågorna på en skala.

För att hålla retrospektiven kort och fokuserad är det bra att ha en tydlig dagordning och ett tydligt mål för mötet och att hålla sig till ämnet. Dessutom är det viktigt att ha en modererande person som håller samtalet på rätt spår och omdirigerar diskussionen om den avviker från kursen. För att fastställa specifika tidsgränser för varje dagordningspunkt kan teamet också använda tekniker som “Time-Boxing” . Detta är särskilt användbart om du upptäcker att du ofta behöver längre tid än planerat för vissa punkter eller hela retro. Nyligen fick vi också reda på hur lång tid en retro egentligen bör ta och vad för kort eller för lång tid betyder i detta sammanhang: Analys av 30 000 retros .

Kanske har du också hört talas om akronymen E.L.M.O.? Det har inte mycket att göra med den lilla röda kompisen från Sesamgatan, utan står för:

Alltså: Nog, låt oss gå vidare.

Vi på Echometer kallar det internt för en “jelly fish” och varje gång någon i teamet känner att ett ämne går för mycket på djupet eller för långt bort, “kastar vi en jelly fish”. Varför jelly fish? De är neutrala, opersonliga och det finns något roligt med det.

Slutsats: Bra retrospektiver tack vare enkla grundregler

I en anda av att hålla det kort och fokuserat: Jag hoppas att dessa 10 grundläggande regler för agila retrospektiv kommer att hjälpa dig att få ut det mesta av denna värdefulla möjlighet till teamutveckling. Genom att följa dessa regler och använda de tekniker och verktyg som beskrivs ovan kommer ditt team lättare att kunna identifiera förbättringsområden och sätta upp mål för nästa sprint. Detta kommer att hjälpa teamet att kontinuerligt förbättras och utvecklas. Vi önskar dig mycket nöje!

"Många medarbetare vågar inte säga vad de tycker!"

Lös denna utmaning

"Vi upptäcker för många oväntade problem och buggar i ett sent skede!"

Lös denna utmaning

"Varför tar det mig ibland flera timmar att förbereda en enkel retrospektiv?"

Lös denna utmaning