6 åtgärder för att skapa en givande feedbackkultur

I många företag finns det en önskan om en etablerad feedbackkultur. Men vad betyder det egentligen? Eftersom alla älskar definitioner, låt oss börja med en definition av begreppet: 

Definition av en feedbackkultur

Vad kännetecknar en feedbackkultur? Den kännetecknas av ömsesidig  Förtroende  bland alla som arbetar tillsammans, tvärhierarkiskt  Kommunikation  och regelbunden återkoppling om arbetsmetoder, resultat och påverkan på utomstående. 

Betydelse och fördelar med etablering

Man frågar sig ofta vilka fördelar det för med sig att införa en feedbackkultur. Först och främst kan det att ge, acceptera och genomföra konstruktiv feedback förenkla arbetsprocessen och göra den mer effektiv. 

Att förankra detta i en öppen feedbackkultur ger följande fördelar:

• Ändra till en  lärande organisation Feedback som en källa till förståelse och utveckling bidrar till att öka prestationen (jfr Shipper, Hoffman & Rotondo, 2017)
• Att minska stress och konflikter genom regelbunden feedback leder till friskare och nöjdare medarbetare (jfr. Ansel & Lievens, 2007)
• Direkt kommunikation och ökad tillfredsställelse leder till ökat engagemang hos medarbetarna (jfr. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Som ni ser har en feedbackkultur inte bara en positiv effekt på arbetsprocessen, utan också på arbetsklimatet. 

A Studie av Amadeus Fire GmbH visar också att ju nöjdare medarbetarna är med feedbackkulturen, desto nöjdare är de med arbetet i allmänhet.

För att upprätthålla feedbackkulturen integrerar företagen också ofta programvarulösningar som underlättar 360-graders feedback. Det brittiska mjukvarusystemet SenseHR är till exempel en omfattande plattform för sömlös hantering av feedbackprocesser (Läs mer på: Programvarusystemet SenseHR i Storbritannien). Sådana lösningar, som SenseHR, kan hjälpa företag att inte bara samla in feedback från olika källor, utan också effektivt analysera och reagera på den för att få en bättre bild av prestationen.

Och vem vill inte ha nöjda, motiverade och effektiva medarbetare? 

Nu vet vi vad en feedbackkultur är per definition och fördelarna med att etablera den, men hur kan vi veta om den faktiskt efterlevs?

Inventering: Är feedbackkulturen levande?

Även om många människor är medvetna om fördelarna med en etablerad feedbackkultur, är det tyvärr många företag som ännu inte har infört den fullt ut. Den Randstad Arbetsbarometer 2019 visar att endast 35% av de tyska företagen ger feedback varje år. 32% av företagen, å andra sidan, ger aldrig feedback. Om feedback ges sker det ofta på ett olämpligt sätt: 30% av de tillfrågade uppgav att de inte visste hur de skulle reagera på feedback, 24% tog negativ feedback personligt och 21% kände sig obekväma med att ta emot feedback. 

Med tanke på feedbackens betydelse är dessa resultat ganska magra. Hiltrud Werner, styrelseledamot i Volkswagen AG, säger till och med att mer feedback kunde ha förhindrat Volkswagen-utsläppsskandalen (s. Schielke, 2018). 

“Det här är inte lätt för någon. Både för den som ger feedback och den som tar emot feedback. Teamet måste bara förstå att det är värt att tänka efter, diskutera och lita på sin egen magkänsla även i den utsträckning som det är värt att säga ifrån.”
- Hiltrud Werner, styrelseledamot VW

Därför har Volkswagen nu integritetsambassadörer som ska se till att en diskussionskultur lever och implementeras. I framtiden bör det inte finnas några fler skandaler, och regelbunden feedback kan ha en stödjande effekt.

Många företag känner till vikten av en fungerande och etablerad feedbackkultur och har etablerat en sådan kultur i sitt företag eller håller på att utveckla den. 

Ämnet “feedbackkultur” är på modet

Trenden går mot en feedbackkultur: särskilt unga företag utnyttjar detta till sin egen fördel. Många nystartade företag bygger på att etablera en feedbackkultur, eftersom särskilt yngre medarbetare, så kallade “feedbackers”, inte alltid är likadana. MillenniegenerationenDe kräver feedback för att utvecklas optimalt. Feedbackkulturer blir därför allt viktigare för att locka till sig och behålla nya potentiella medarbetare. 

Men inte bara unga företag har insett fördelarna med regelbunden feedback. Även stora företag som SAP, DB och Telekom vill gå ifrån det klassiska årliga medarbetarsamtalet (Armin Trost, s. Schielke, 2018) och söker därför nya vägar. 

En feedbackkultur är mer än ett årligt medarbetarsamtal, säger psykolog Armin Trost (s. Schielke, 2018). Det handlar snarare om regelbundet utbyte och ständig återkoppling. Feedbackkulturen måste därför levas och framför allt implementeras på ett effektivt sätt. Men hur?

Hur man gör: Etablera en feedbackkultur

Först och främst är det viktigt att komma ihåg att feedback inte är detsamma som kritik. Återkoppling är snarare, som ordet antyder, återkoppling. Och den bör användas som sådan. Det finns olika Tipssom visar dig rätt sätt att införa en feedbackkultur. 

Våra tips är: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Om du själv inte är tydlig med vad ditt budskap är, är det relativt säkert att det inte kommer att nå din motpart på det sätt som du hade planerat. Var därför tydlig i förväg med vad kärnbudskapet i din feedback ska vara.
2. Sage immer auch etwas Positives  Återkopplingen är till för att se på arbetsprocessen från alla håll. Ta därför alltid upp de saker som gick bra. I bästa fall använder du Sandwich-metod: Beröm, kritik, beröm. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  Att regelbundet berömma saker som har gått bra är också en del av en bra feedbackkultur. Även om det inte finns något att kritisera kan och bör du ge feedback: Ge då bara positiv feedback.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Formulera inte återkopplingen som en anklagelse, t.ex. “Du har …”, utan formulera ett jag-budskap “Jag upplever/lägger märke till …”. Återkoppling är alltid subjektivt och detta bör också framgå av formuleringen. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Det finns två sidor av nästan varje historia. Fråga därför alltid den andra personen hur den upplevde situationen. Det hjälper er att hitta en gemensam grund och skapa ömsesidig förståelse.
6. Initiativ nach Feedback fragen Du behöver inte alltid vänta på feedback! Feedback hjälper inte bara hela teamet, utan också varje individ i deras personliga utveckling. Sök aktivt feedback för att ständigt växa.

Det hela bör ske med korta intervall, till exempel 1 till 2 gånger i veckan. 

Ta dig medvetet tid att göra detta. Att införa en feedbackkultur är inte en bestraffande eller kontrollerande funktion för någon, utan är avsett att hjälpa alla, både individuellt och kollektivt, att utvecklas. 

Feedbackkultur genom 1 till 1-möten

Många chefer håller regelbundna enskilda möten med sina medarbetare – men får inte ut allt av samtalen. Detta möte lämpar sig utmärkt för att föregå med gott exempel när det gäller en aktiv återkopplingskultur.

Jag vill därför ta tillfället i akt att uppmärksamma er på vårt 1:1-mötesverktyg Echometer (se webbplats). Det kombinerar korta Health Check-enkäter med en AI-assistent som gör medarbetarutvecklingen mycket enklare för dig. Verktyget kan ge en fantastisk multiplikatoreffekt genom att ge ledarna i din organisation möjlighet att regelbundet ge konstruktiv feedback.

Följande mall ger dig en känsla för vilken typ av frågor du kan reflektera över och mäta med Echometer i dina 1 till 1-möten. Testa den med hjälp av knappen utan att logga in:

Etablera en feedbackkultur på ett enkelt sätt

En annan metod för att etablera en sund feedbackkultur är att införa regelbundna retrospektiv.

Vad är retrospektiv? En retrospektiv är ett regelbundet möte i ett team för att analysera tidigare arbetssteg och ta fram förbättringsförslag för framtida samarbete. Du kan läsa mer om detta i vår FAQ (se VANLIGA FRÅGOR).

Ge det bara ett försök, för som också Henry Ford redan visste:

De som alltid gör vad de redan kan göra förblir alltid vad de redan är.

 Källor 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, hämtat från: https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Anseel, F., & Lievens, F. (2007). Feedbackmiljöns långsiktiga inverkan på arbetstillfredsställelsen: En fältstudie i ett belgiskt sammanhang. Tillämpad psykologi, 56(2), 254-266.

Benz, J. (2018), 10 tips för en bättre feedbackkultur, hämtat från: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Müller, C. (2018), Feedback Culture & New Work: How Good Communication Moves Teams Forward, hämtat från: https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Ge feedback – men rätt: Så här etablerar du en stark feedbackkultur, hämtad från: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), Tyska chefer ger ofta värdelös feedback, hämtat från: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Rosen, C. C., Levy, P. E., & Hall, R. J. (2006). Att placera uppfattningar om politik i samband med feedbackmiljön, anställdas attityder och arbetsprestationer. Journal of Applied Psychology, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Schielke, M. (2018), Vi behöver en ny feedbackkultur!, hämtad från: https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Shipper, F., Hoffman, R.C. & Rotondo, D.M. (2007), Skapar 360-feedbackprocessen användbar kunskap på samma sätt i alla kulturer?, AMLE, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Varför många chefer beter sig som Bernd Stromberg, hämtad från: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org