Jean Michel Diaz

9 oktober 2024

21 Ansvar och arbetsuppgifter för rollen som Team Lead

1:1 möten, Leadership

Som teamledare eller team lead tar du ansvar för teamet och dess resultat utöver personalansvaret. Samtidigt bör du inte definiera dina aktiviteter, din roll och ditt ansvar för brett och eventuellt glida in i "mikrostyrning" av medarbetarna.

Med detta i åtanke vill vi i den här artikeln ge dig en förståelse för de viktigaste ansvarsområdena, kraven och aktiviteterna i Team Lead-rollen – oavsett om du arbetar i ett agilt eller scrum-team, eller i ett annat kunskapsarbetssammanhang.

Viktigt att veta: Vi antar en teamledarroll som ger medarbetarna egenmakt. Förresten, du kan också ladda ner hela listan med 21 punkter som en PDF i slutet av blogginlägget.

Så låt oss komma igång – här är de viktigaste ansvarsområdena och aktiviteterna för en teamledare:

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

8 Teamledarens ansvarsområden

Ansvar #1 i rollen som Team Lead: Tydliga mål och en vision

En bra teamledare har till uppgift att se till att alla teammedlemmar förstår de övergripande målen för projektet och företaget. Och inte bara det – de bästa teamen i världen har till och med en tilltalande vision som de arbetar med med största motivation. Tydliga mål och en gemensam vision ger teamet vägledning och hjälper de direktrapporterande att själva göra korrekta prioriteringar.

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:

Vet alla teammedlemmar hur deras arbete påverkar teamets och företagets mål?
Har teammedlemmarna tillräckligt med sammanhang för att själva kunna fatta beslut?

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #2 i rollen som Team Lead: Avlägsna hinder och säkra resurser

Team Leads finns där för att undanröja hinder som blockerar teamets produktivitet. Oavsett om det handlar om tekniska problem, resursbrist eller oklara krav – så ingriper en team lead aktivt för att hitta lösningar och se till att teamet kan agera. I samband med agilt ledarskap kallas detta också för tjänande ledarskap (Läs mer: Servilt ledarskap).

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:

När frågade jag senast mina direktrapporterande medarbetare vilka hinder som för närvarande håller dem tillbaka?
Vilka interna eller externa faktorer hindrar oss från att prestera som ett team?
Hur kan vi minska samordningsinsatserna och väntetiderna vid gränssnitten mot andra team?

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #3 i rollen som Team Lead: Leda med fokus på styrkor

Varje teammedlem bidrar med olika färdigheter. En bra teamledare tar ansvar för personalen genom att identifiera styrkor och svagheter och använda dem på ett målinriktat sätt. Samtidigt stöder han eller hon teammedlemmarnas personliga och professionella utveckling, t.ex. genom regelbundna personliga feedbackmöten eller möjligheter till vidareutbildning. Det spelar ingen roll om dessa genomförs digitalt eller virtuellt på distans eller personligen på plats.

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:

Vilka olika styrkor finns det i mitt team och hur kan vi lyfta fram dem?
Hur kan jag hjälpa teammedlemmarna att arbeta med sina svagheter och skapa en miljö där effekterna av svagheterna kan dämpas bättre?
Vilka utvecklingsmöjligheter och önskemål ser medarbetarna? Hur kan jag stödja dem i deras utveckling som chef?

"Varför tar mina medarbetare aldrig med sig ämnen till 1:1-mötena?"

"I mina 1:1-möten är det irriterande att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på medarbetaren."

"Medarbetarna öppnar sig helt enkelt inte för mig i 1:1-samtal."

"Medarbetarna optimerar helt enkelt inte sina återkopplingsslingor och arbetsprocesser."

"Ja, 1:1-möten med mina medarbetare borde vara mitt viktigaste möte –, men jag har ingen guide för det."

"Medarbetarna tar inte 1:1-mötena på tillräckligt stort allvar."

"Medarbetarna är helt enkelt inte intresserade av kundens perspektiv."

"Jag vet inte hur jag ska kunna utveckla mina medarbetare i 1:1-möten under en längre tid."

"Medarbetarna genomför åtgärderna från 1:1-mötena för sällan."

"Som chef är jag alltför ofta dåligt förberedd inför 1:1-möten."

"Jag vet inte hur jag ska utveckla medarbetarnas mjuka färdigheter i 1:1-möten."

"Medarbetarna har helt enkelt inte några egentliga utvecklingsmål."

"Alltför ofta har vi inte några meningsfulla åtgärder efter 1:1-möten."

"Jag har inte tid att förbereda 1:1-möten och är därför missnöjd med mina resultat."

"Medarbetarna tar helt enkelt inte ansvar för vårt gruppmål."

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #4 i rollen som Team Lead: Främja kommunikation och modellera konfliktlösning

Som Team Lead är du inte bara en viktig teammedlem, utan också bryggan mellan teamet och ledningen. Du ser till att information förs vidare på ett tydligt sätt och i god tid. Du främjar också dialogen inom teamet, t.ex. genom strukturerade möten eller en öppen feedbackkultur. Som chef föregår du med gott exempel på hur konflikter kan lösas på ett målinriktat och respektfullt sätt och stöttar dina medarbetare i att lösa konflikter så självständigt som möjligt.

💡

I vilka situationer saknade mitt team information? I vilka situationer var informationen ojämnt fördelad inom teamet?
Hur effektiva är våra teammöten? Finns det tillräckligt med utrymme och möjligheter för alla teammedlemmar att bidra med sig själva och sina idéer?
Hur har jag bidragit till en öppen feedbackkultur och respektfullt lösningsfokus i problematiska situationer eller konflikter?

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #5 i rollen som Team Lead: Tar ansvar för resultat

Teamets framgång är ditt ansvar som Team Lead. En bra team lead skapar förutsättningar för att teamet ska kunna leverera resultat och tar ansvar när saker går fel. Misstag analyseras för att man ska kunna lära sig av dem i stället för att skylla på andra. Du skapar ett tryggt ramverk som gör det möjligt för teammedlemmarna att ta risker.

Du håller också ett vakande öga på relevanta nyckeltal, t.ex. kundnöjdhet som mäts i enkäter etc., för att kunna använda dem för att leda teamet.

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:
- Hur visar jag mitt team att jag i slutändan kommer att ta ansvar och skydda dem även om resultaten inte är perfekta?
- Hur kan jag hjälpa till att se till att misstag diskuteras öppet och att man lär sig av dem?
- Hur skapar jag ett tydligt ramverk för medarbetarna så att de vet vilka beslut och risker de kan ta på eget ansvar?
- Vilka nyckeltal kan hjälpa oss som team att arbeta tillsammans på ett effektivt sätt?

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #6 i rollen som Team Lead: Etablera kultur och värderingar

Att främja en positiv teamkultur är en av de viktigaste uppgifterna för en teamledare. En uppskattande och samarbetsinriktad atmosfär utvecklas inte av sig själv – utan behöver aktivt formas. Det finns alltid situationer där spänningar uppstår eller där enskilda medlemmar känner sig exkluderade, och det är här ditt ingripande behövs. Som chef är du ansvarig för att skapa en miljö där tillit råder och där alla vågar bidra med sina perspektiv.

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:
- Främjar jag aktivt dialog och samarbete inom teamet?
- Lämnar jag tillräckligt med utrymme för olika åsikter och arbetsstilar?
- Hur hanterar jag situationer där teammedlemmar inte känner sig respekterade eller uppskattade?

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #7 i rollen som Team Lead: Säkerställa rättvisa

Att se till att det råder rättvisa i teamet är en viktig uppgift för teamledaren. Det finns alltid teammedlemmar som säger ifrån när de känner sig orättvist behandlade och andra som sköter sina uppgifter men har svårt att ta upp orättvist beteende. Som chef måste du hantera dessa situationer på ett empatiskt sätt.

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:
- Är arbetsfördelningen i teamet rättvis?
- Erkänns prestationer i tillräcklig utsträckning och tas bristande prestationer upp öppet?
- Hur kan jag se till att teammedlemmarna kan diskutera sina farhågor om orättvist beteende – och eventuellt även orättvist beteende från min sida – med mig utan några hinder?

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ansvar #8 i rollen som Team Lead: Professionellt ledarskap

Att övervaka den professionella kompetensen i teamet är en viktig uppgift för teamledaren. Du ser till att rätt metoder och verktyg används. Det finns ofta komplexa utmaningar som teamet inte kan lösa på egen hand, och det är då du måste stödja dem med din expertis eller ta in rätt experter för att hjälpa till. Du säkerställer att kvaliteten på arbetsresultaten alltid uppfyller högsta standard.

💡

Frågor om självreflektion som teamledare:
- Har jag en tydlig bild av teamets professionella eller tekniska krav och färdigheter?
- Ger jag mina medarbetare tillräckligt med stöd för att lösa komplexa problem, eller hänvisar jag dem åtminstone till rätt experter?
- Avdelar jag tillräckligt med resurser och tid till teamets professionella utveckling?

Med detta ansvar i åtanke finns det vissa aktiviteter som du inte kommer att kunna undvika i ditt jobb som teamledare.

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

5 Typiska, vardagliga aktiviteter och uppgifter för en team lead

En Team Lead har en mängd olika uppgifter och aktiviteter som omfattar både strategiska och operativa element. Dessa kan delas in i följande kategorier:

1. Uppgifter & aktiviteter Teamledare: planering och prioritering

Sätta upp mål för teamet: Definition och kommunikation av tydliga mål som teamet ska uppnå.
Gör prioriteringar: Organisera arbetsuppgifterna efter hur viktiga de är och hur brådskande de är och se till att alla direktrapporterande gör rätt prioriteringar.

2. Uppgifter & aktiviteter Teamledare: samordning och resurshantering

Fördelning av uppgifter: Tilldela uppgifter till rätt teammedlemmar baserat på deras styrkor och förmågor.
Säkerställa resurser: Se till att teamet har de verktyg, den information och den tid som krävs för att arbeta effektivt.

3. Uppgifter & aktiviteter Teamledare: möten och kommunikation

Gruppmöten: Genomföra regelbundna uppdateringar och statusmöten för att övervaka framsteg och identifiera hinder.
Samordning med andra avdelningar: Kommunikation med andra team eller ledningen för att utbyta information eller klargöra beroenden.

4. uppgifter och aktiviteter teamledare: mentorskap och coachning

Diskussioner om återkoppling: Regelbundna, konstruktiva feedbackmöten med teammedlemmarna för att diskutera deras prestationer och identifiera utvecklingsmöjligheter.
Främjande av individuella styrkor: Identifiering av talanger och riktat stöd för vidareutveckling.

Här vill jag uppmärksamma er på vårt verktyg för en-till-en-möten, Echometer. Det hjälper teamledare att utveckla sina teammedlemmar i regelbundna personliga möten. Här är ett exempel på en mall för ett personligt möte (virtuellt, på distans eller på plats). Ta en titt på vårt verktyg:

1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder

👋 Isbrytare

Hur är vädret i ditt projekt/dina arbetsuppgifter just nu?

👈 Ämnen som berör den anställde

👉 Ämnen som behandlas av chefen

Vad gick bra?
Utmaningar?
Nästa prioritering?

❓ Humörkontroll (enkät)

Denna 1:1-mall förvandlar tråkiga statusuppdateringar till verkliga utvecklingssamtal 🌱

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?

...

Denna 1:1-mall förvandlar tråkiga statusuppdateringar till verkliga utvecklingssamtal 🌱

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...

Inget småprat, inga besvärliga pauser. 🥱 Den här 1:1-mallen fungerar helt enkelt alltid.

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?

...

Inget småprat, inga besvärliga pauser. 🥱 Den här 1:1-mallen fungerar helt enkelt alltid.

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...

Med denna 1:1-mall kan du bygga upp en verklig relation med dina medarbetare 🤝

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...

Med denna 1:1-mall kan du bygga upp en verklig relation med dina medarbetare 🤝

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...

Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?

...

Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊

💬 Från mallen:

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?

...

Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊

💬 Från mallen:

Väder-isbrytare: Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som väder, hur ser vädret ut i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?

Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?

...

Använd denna 1:1-mall för att ta reda på hur dina medarbetare verkligen känner 📊

💬 Från mallen:

Icebreaker om väder: Hur skulle du beskriva ditt känslomässiga tillstånd, ditt projekt eller dina arbetsuppgifter som väder?
❄ isande kallt, 🌪️ stormigt, ☁️ molnigt, ⛅️ delvis molnigt, ☀️ soligt
Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?

...

5. Arbetsuppgifter och aktiviteter Teamledare: Problemlösning och undanröjande av hinder

Identifiera och undanröja hinder: Identifiera problem som hindrar arbetsflödet och ta initiativ till lösningar, oavsett om det handlar om tekniska svårigheter eller organisatoriska blockeringar.
Processoptimering: Kontinuerlig översyn och förbättring av arbetsprocesser för att öka produktiviteten.

När det gäller den sista punkten rekommenderar jag starkt att man anordnar agila retrospektiv. Teamretrospektiv är ett mötesformat där teamet samlas i sin helhet under 30-90 minuter för att reflektera över det senaste samarbetet och komma fram till förbättringsåtgärder.

Teamretrospektiv spelar en viktig roll när det gäller att stärka teamkulturen och skapa en öppen feedbackkultur. Särskilt som ny chef kan de vara ett fantastiskt verktyg för att initiera bottom-up-förändringar i teamet på ett konstruktivt och positivt sätt. Du hittar mer information om agila retrospektiv här.

Nu när du vet vilka aktiviteter, uppgifter och ansvarsområden en teamledare har, ska vi gå vidare till kraven för rollen som teamledare.

Om du vill kan du ladda ner hela listan med de 21 punkterna som en PDF här. Klicka bara på knappen:

Teamledare: roll, aktiviteter, uppgifter och ansvar

Ledaregenskaper: 8 krav på en teamledare

Det finns olika krav på den moderna (Scrum) Team Lead, som därför måste ha många ledaregenskaper. Han eller hon måste ha en mängd olika färdigheter och egenskaper för att kunna leda teamet på ett effektivt sätt och framgångsrikt uppfylla sina skyldigheter. De viktigaste kraven på ledarskapsförmåga kan delas in i följande kategorier:

1. ledaregenskaper och krav teamledare: ledaregenskaper

Strategiskt tänkande: Förmågan att sätta upp långsiktiga mål och anpassa teamet efter dem.
Beslutsamhet: Kunna fatta tydliga och välgrundade beslut.
Motivation: Inspirera teamet och upprätthålla motivationen även i svåra skeden.

2. ledaregenskaper och krav teamledare: kommunikationsförmåga

Tydlig kommunikation: Förmedling av information på ett öppet och begripligt sätt.
Empati: Svara på direktrapporternas behov och problem och lyssna aktivt.
Återkopplingskultur: Ge och ta emot regelbunden, konstruktiv feedback.

3. ledaregenskaper och krav teamledare: bygga förtroende och integritet

Skapa förtroende: Skapa en atmosfär av förtroende där teammedlemmarna kan kommunicera öppet med varandra.
Rollmodellfunktion: Uppvisa ett etiskt och ansvarsfullt förhållningssätt som chef och agera autentiskt.

4. ledaregenskaper och krav teamledare: anpassningsförmåga och flexibilitet

Snabb reaktion på förändringar: Kunna agera flexibelt och lösningsorienterat i en dynamisk miljö.
Öppenhet för nya idéer: Vilja att kontinuerligt utveckla och anpassa sig till ny teknik och nya metoder.

5. ledaregenskaper och krav teamledare: självreflektion

Erkänna misstag och lära sig: Förmåga att reflektera, erkänna misstag och lära av dem.
Personlig utveckling: Kontinuerlig förbättring av egna ledaregenskaper och professionell kunskap.

6. ledaregenskaper och krav teamledare: lösningsorienterad

Förmåga till problemlösning: Hålla huvudet kallt i svåra situationer och hitta lösningar.
Kreativitet: Utveckla innovativa metoder för att övervinna utmaningar.

7. ledaregenskaper och krav teamledare: vision och mål

Tydlig vision: Ta fram en inspirerande vision och anpassa teamet efter den.
Målinriktning: Gör företagets långsiktiga mål tydliga och anpassa de dagliga arbetsuppgifterna till dem.

8. ledaregenskaper och krav teamledare: teknisk expertis

Expertis: Har relevant teknisk kunskap för att stödja teamet med komplexa utmaningar.
Mentorskap: Stödja teamet i att utveckla tekniska färdigheter och expertis.

Då så. Om du kan integrera den här listan med krav, aktiviteter och ansvar helt och hållet i din vardag, grattis: då kommer du troligen att vara en teamledare över genomsnittet för dina medarbetare. Men det är inte lätt.

Vi rekommenderar därför att man implementerar principen om kontinuerlig förbättring i både självhantering och teamhantering –, till exempel genom att genomföra agila retrospektiver. Du hittar mer information om detta ämne här: Vad är en retrospektiv och Tips för team-retrospektiver.