O melhor modelo para reuniões trimestrais individuais

Toda equipe bem-sucedida precisa de paradas regulares nos boxes –, não para trocar pneus, mas para feedback, desenvolvimento pessoal e ajustes de metas. As reuniões individuais entre gerentes e funcionários são exatamente isso: paradas curtas, mas extremamente relevantes, que garantem que ninguém seja deixado para trás.

No melhor dos casos, trata-se de algo mais do que apenas “não ficar para trás”: boas reuniões individuais podem impulsionar a sua equipa.

O que nos leva a este tópico: Um modelo para reuniões trimestrais individuais entre gerentes e funcionários.

A propósito, pode ser muito importante se elas ocorrem exatamente trimestralmente ou com outra frequência - falaremos sobre isso em breve.

Seja em uma reunião individual digital ou virtual, as reuniões individuais oferecem espaço para feedback e, portanto, para o desenvolvimento pessoal, o que é essencial no mundo do trabalho atual.

Em primeiro lugar: se você ainda não tem certeza de como são as boas reuniões individuais, dê uma olhada em nosso guia: O guia com 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.

Além disso, se preferir vídeos, você pode encontrar o modelo para o 1:1 trimestral explicado em meu vídeo. Ele ainda contém 7 dicas de bônus 🙂

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Boa pergunta… A frequência das reuniões individuais depende do tamanho da equipa e das necessidades individuais. Por exemplo, se tiver uma equipa com dez subordinados diretos, uma reunião individual mensal é um bom ritmo. Equipas menores ou projetos mais intensivos também podem exigir reuniões semanais ou quinzenais.

Ao mesmo tempo, também conversei com alguns gerentes que têm de 20 a 30, às vezes até mais, subordinados diretos. Nesse caso, é bastante comum falar pessoalmente com os funcionários apenas uma vez por trimestre.

Obviamente, isso também depende de quão bem você já conhece a sua equipe. Em uma fase de familiarização, reuniões semanais individuais são adequadas.

Em equipes Agile ou Scrum, nas quais a comunicação regular desempenha um papel central de qualquer forma, as reuniões devem ser adaptadas ao intercâmbio existente. Pode não haver necessidade de alguma reflexão em nível individual se você discutir como determinados bugs surgiram durante a retrospectiva.

Reuniões individuais regulares, por exemplo, trimestrais, são necessárias apenas para o desenvolvimento individual dos funcionários. É claro que isso também pode ser útil digitalmente ou virtualmente se a equipe estiver trabalhando remotamente.

A propósito, a imagem abaixo enfatiza um ponto importante: uma reflexão mais frequente sobre o status quo também tende a significar um ritmo mais rápido de mudança e aprimoramento. 🙂

O fato de você ter clicado neste artigo me diz que você está procurando um modelo de documento para reuniões trimestrais individuais. É claro que os modelos correspondentes podem ter focos diferentes. 

É por isso que salvei um modelo de documento para você aqui, que deve ser um bom acompanhamento para a clássica entrevista de avaliação trimestral. Mais adiante, darei algumas ideias de como você pode enriquecer a rotina da reunião com outras perguntas. 

Comecemos com o modelo para reuniões individuais trimestrais. A propósito, pode guardá-lo como um documento abaixo do modelo propriamente dito, mas também como um PDF, Google Sheets ou documento Word. Basta clicar no botão de alternância “Mais”.

Como você pode ver, o principal objetivo de uma reunião trimestral individual é fazer o zoom out. Isso geralmente é muito difícil na vida cotidiana, e é por isso que é necessário um bloco de tempo dedicado.

A propósito, não se deixe enganar pela pauta: Basicamente, sua meta deve ser que seus funcionários intrinsecamente motivados tragam a maioria dos tópicos para a mesa.

Vamos agora passar para um modelo que adota uma abordagem um pouco mais criativa para o diálogo trimestral um a um.

Depois de conversar com cerca de 100 gerentes nos últimos meses, notei um padrão. 

Muitos supervisores incorporam pequenas pesquisas em suas reuniões individuais de tempos em tempos. Isso significa que eles simplesmente fazem algumas perguntas de forma descontraída e perguntam ao funcionário a) se ele concorda com uma afirmação (por exemplo, de 1 a 7) e b) por que ele respondeu dessa forma.

Eles esperam o seguinte dessas micropesquisas em 1:1s:

• Mais variedade e envolvimento no diálogo individual
• Adoção de novas perspectivas
• Mensurabilidade de KPIs (flexíveis), como satisfação ao longo do tempo

E, é claro, você também pode usar essa ideia em sua reunião trimestral individual. Reuni aqui cinco afirmações para você que se concentram na reflexão sobre as condições prévias importantes para um funcionário bem-sucedido.

Pode também descarregar este modelo como um documento, mas ainda melhor é o seguinte: No nosso software de reuniões individuais, temos uma ferramenta integrada que torna os resultados visíveis ao longo do tempo como uma métrica e dá-lhe dicas com um assistente de IA - sinta-se à vontade para dar uma olhada sem fazer login através do botão abaixo.

Como você pode ver, as declarações abordam os principais aspectos de um funcionário satisfeito. 

Outro pré-requisito para funcionários saudáveis e produtivos é, obviamente, um bom gerente. Sim, estou falando de você. 

E, é claro, há também declarações que você pode levar para o seu diálogo individual. Especificamente, aqui estão 4 âncoras comportamentais sobre as quais você pode refletir em uma reunião trimestral individual com seu funcionário.

Agora você deve ter uma boa base para sua reunião trimestral individual.

E, no entanto, tenho ainda mais dicas para ti. Porque uma coisa é a tua agenda - outra coisa são as perguntas criativas que fazes no meio da batalha de palavras. Especialmente em conversas individuais trimestrais, vale a pena adotar uma visão geral - e a seguinte lista de perguntas ajuda-te a fazê-lo.

E você mal pode esperar para fazer essas perguntas em sua reunião individual? Muito bem, fico feliz. 

Se você quiser mais informações criativas, recomendo nosso artigo correspondente: 129 Perguntas engenhosas para reuniões individuais (de um psicólogo) .

Você já deve ter adivinhado. É claro que há muitos outros modelos para reuniões individuais de que você precisará mais cedo ou mais tarde. 

Por exemplo, falo sobre modelos para sua reunião individual sobre salário, sua conversa com um funcionário difícil ou com um funcionário completamente novo.

Temos modelos adicionais para todos esses casos de uso, que você pode encontrar neste artigo: Reuniões 1:1: 15 modelos testados e aprovados para você editar (gratuito)

Em primeiro lugar, parabéns: se você realiza conscientemente reuniões trimestrais individuais com seus funcionários, está levando sua função de liderança mais a sério do que a média.

No entanto, o texto aqui presente não te deve fazer esquecer uma sabedoria: Existem inúmeras perguntas que se podem fazer - mas o mais importante é que adaptes a conversa individualmente ao teu colaborador. 

Nosso assistente de reuniões com IA para reuniões individuais também pode ajudá-lo em seu diálogo. Se quiser saber mais, dê uma olhada em nosso site: O melhor software para reuniões individuais .