Agile As empresas estão sempre experimentando diferentes métodos de gerenciamento de projetos para desenvolver produtos da forma mais eficiente possível. É ainda mais surpreendente que muitas delas ainda realizem reuniões que não são nada produtivas. O resultado: elas demoram muito, os funcionários ficam entediados e perdem o tempo de que realmente precisam para o desenvolvimento do produto.
Portanto, os eventos com tempo limitado se estabeleceram como uma solução no Scrum. Em particular, as retrospectivas, que geralmente revelam muitas opiniões, dados e feedback, podem ser conduzidas mais rapidamente e com melhores resultados. Mostrarei como funcionam as retrospectivas de sprint com timebox e como você pode se beneficiar delas em seu trabalho diário.
Em outras palavras, explico como tornar as retrospectivas mais eficientes e como sua equipe pode voltar ao desenvolvimento do produto com mais tempo e insights cruciais.
O que é uma Retrospectiva do Time Box Sprint?
Para explicar como funciona uma Retrospectiva do Time Box Sprint, primeiro gostaria de definir os termos individuais da expressão:
O que é um sprint?
No gerenciamento de projetos, um sprint é um período curto de alguns dias ou semanas. Cada sprint é definido por uma série de tarefas atribuídas aos membros da equipe, que são concluídas dentro de um determinado período de tempo. Os sprints dividem etapas de trabalho maiores em fases menores e mais rastreáveis. Se você quiser saber como os sprints funcionam em detalhes, dê uma olhada no Definição de Sprint da Atlassian.
O que é uma retrospectiva?
Com uma retrospectiva, as equipes fazem uma análise honesta do trabalho que realizaram até o momento. Elas examinam o que foi bem e o que não foi tão bem e o que podem fazer melhor no futuro. Dessa forma, a retrospectiva é provavelmente o evento mais importante dos métodos de trabalho ágeis e serve ao propósito de aprimoramento contínuo. O objetivo é remover possíveis obstáculos para que você atinja as metas gerais. Em nosso artigo, mostramos como você deve abordar as retrospectivas para que elas tragam o máximo de sucesso. "Retrospectivas no Scrum e além"..
O que é timeboxing?
Timeboxing refere-se à atribuição de um limite de tempo fixo a uma tarefa específica. Isso garante que a tarefa seja concluída dentro do prazo definido – sem atrasos. O Timeboxing é principalmente uma ferramenta para gerentes de projeto e Scrum Masters. É a única maneira de eles cumprirem os prazos rigorosos de seus projetos. Esta análise detalhada do timeboxing mostra quais são os tipos de timeboxing existentes e como você pode usá-lo. Timeboxing como uma estratégia de gerenciamento de tempo.
O que é uma retrospectiva do Timebox Sprint?
Uma retrospectiva de sprint timebox é a retrospectiva de um sprint cuja execução é claramente definida e limitada no tempo. Dessa forma, as equipes não se perdem em uma avaliação interminável de seu trabalho. Em vez disso, elas se concentram em descobrir os aprendizados decisivos e derivar deles medidas concretas para o próximo sprint.
Tempo de retrospectiva do Sprint: quanto tempo deve durar uma retrospectiva típica?
Até agora, isso foi muito teórico. Vamos à prática: quanto tempo deve durar uma retrospectiva de sprint típica? Basicamente, isso depende de quanto tempo você não realizou uma retrospectiva. Isso, por sua vez, depende da duração do sprint. Para dar a você uma regra geral:
Planeje 30 minutos de retrospectiva para cada semana de "sprint" na equipe.
Isso significa que você deve praticar:
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- Sprints semanais: Retrospectiva de 30 minutos
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- Sprints quinzenais: Retrospectiva de 60 minutos
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- Sprints mensais: Retrospectiva de 120 minutos
Isso também significa que você precisa de uma retrospectiva de 6 horas após um trimestre de sprint? Posso responder a isso claramente com um "não". Porque: uma retrospectiva de timebox se concentra no desenvolvimento de hipóteses para possíveis pequenas melhorias. Ela não define um plano de mudança de longo prazo com muitas medidas importantes. Então, se 6 horas é muito tempo, quanto tempo você deve gastar em uma Retrospectiva Timebox, no máximo?
Qual é a duração máxima de uma Retrospectiva Timebox?
Em nossa experiência, o período de tempo para Uma retrospectiva de sprint não deve durar mais de 3 horas. Ele também inclui um intervalo de 15 minutos no meio. Essa é a única maneira de garantir que você mantenha a atenção e a produtividade da sua equipe.
Se você acha que 3 horas não são suficientes, basta realizar retrospectivas com mais frequência. Porque a regra básica para retrospectivas é:
É melhor que você seja mais curto e mais frequente do que mais longo e menos frequente.
As frequências curtas têm a vantagem de criar ciclos de aprendizado rápidos. Isso significa que as equipes podem avaliar, em um estágio inicial, a eficácia das medidas definidas nas retrospectivas passadas e a necessidade de adaptá-las. E: as equipes estão mais familiarizadas com o processo e o funcionamento de uma Retrospectiva do Time Box Sprint. Assim, elas podem participar de forma mais eficaz a cada vez.
Como funciona uma Retrospectiva de Sprint com Timebox?
Agora você sabe o período de tempo que deve usar para um Sprint Retro. Como a retro funciona na prática? E quanto tempo você deve dedicar a cada fase?
1. check-in
Na fase 1 de uma Reunião de Retrospectiva do Sprint com Timebox, você explica aos membros da equipe o objetivo da reunião, o que deseja discutir e quanto tempo tem. Se você tiver planejado uma determinada sequência de discursos, comunique isso com antecedência. Se nem todos os participantes do Sprint Retro Timebox se conhecerem, comece com uma rodada introdutória em que todos se apresentem brevemente com seus nomes e funções no projeto.
Se você planejou apenas um Sprint Retro Timebox curto, por exemplo, 45 minutos, ainda assim não deve prescindir do check-in. O check-in é uma parte essencial da retrospectiva como "preparação do cenário". Ele prepara o caminho para o restante do processo. Sem ele, sua equipe terá dificuldade em se envolver ativamente durante a retrospectiva, e esse é um dos motivos mais importantes pelos quais você a está conduzindo em primeiro lugar.
Para manter o check-in curto, você pode, por exemplo, fazer uma pergunta simples e aberta como esta com uma equipe bem coordenada:
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- Qual foi o seu ponto alto ou baixo da última semana?
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- Em uma escala de 0 para ruim a 10 para ótimo –, como você está se sentindo agora?
Como regra geral para o planejamento do seu tempo: em uma retroatividade de 45 minutos, você não deve gastar mais do que 5 minutos para o check-in.
2. coletar dados e feedback
Na segunda fase da reunião de retrospectiva do sprint com o Timebox, colete todos os dados importantes e feedback abrangente sobre o último sprint com a sua equipe. Certifique-se de que você não discuta nenhuma medida aqui. Inicialmente, trata-se apenas de obter muitas perspectivas diferentes e registrar o feedback. Se você começar a derivar ações com sua equipe na fase 2, isso interromperá a dinâmica. Será difícil para você adotar novas perspectivas.
3. gerar percepções
Dependendo do tamanho da sua equipe e da duração do sprint, o feedback pode ser extremamente extenso. Portanto, é importante que você decida, na fase 3 do Sprint Retro com o Timebox, quais tópicos são particularmente relevantes para que você possa obter medidas a partir deles.
Em termos de tempo, você deve começar a priorizar o feedback a partir da metade da retroação. Dessa forma, você terá tempo suficiente para analisar os problemas e gerar ações. Em uma retroatividade de 45 minutos, por exemplo, é adequado que você colete 20 a 30 minutos de feedback e identifique os problemas mais importantes.
4. derivar medidas
Não há nenhuma arte em derivar 10 ações de uma retrospectiva de timebox. O verdadeiro desafio é identificar de 1 a 3 ações realmente importantes. Por que não apenas 10 medidas? Com tantas ações, não há como sua equipe implementar todas elas. Eles não têm tempo nem motivação.
Em vez disso, eles se concentram nas poucas medidas que realmente melhoram o processo. Na prática, isso significa que você pode definir diretamente apenas essas medidas. Essa é a sua tarefa na fase 4 da Retrospectiva do Timebox Sprint.
Também é importante: não se comprometa imediatamente com sua equipe com a primeira solução que vier à mente. Reserve um tempo para discutir uma ou duas soluções alternativas para cada tópico em foco. De acordo com nossa experiência, as equipes geralmente acabam escolhendo uma solução que não lhes ocorreu inicialmente. Em um Sprint Retro de 45 minutos, você deve encontrar os itens de ação certos em 10 a 15 minutos.
Para definir itens de ação eficazes, dê uma olhada em nossa contribuição "8 dicas para uma boa ação das retrospectivas".. Lá você encontrará muitas dicas e exemplos práticos.
5. check-out
Na fase 5, você tem um breve check-out. Há diferentes filosofias aqui. Por exemplo, você pode verificar se todos sabem o que devem fazer. Os tópicos que ainda estão em aberto porque não houve tempo suficiente podem ser adiados em seu check-out até a próxima retro. E: Você pode solicitar um feedback básico sobre a Retro. Isso ajuda você a encontrar a forma e o momento certos para uma Retro do Sprint.
Retrospectiva do Timebox Sprint: a ferramenta certa ajuda
Para que você possa realizar retrospectivas de sprint com sucesso com o Timebox, vale a pena usar uma ferramenta. Nossa ferramenta oferece todas as ferramentas importantes de que você precisa para realizar uma retrospectiva de sprint eficiente com um limite de tempo.
Nossa ferramenta Echometer concentra-se no desenvolvimento holístico de sua equipe e de sua organização nas retrospectivas. Portanto, as retros abordam tanto a produtividade da cooperação quanto o humor da equipe. Explicamos a você como funciona exatamente o Echometer neste vídeo nítido –, fique à vontade para dar uma olhada.
Retrospectiva do Timebox Sprint: benefícios de um cronograma claro
O bom momento em uma retrospectiva de sprint oferece a você essas vantagens:
Aumenta a concentração
O timeboxing de retrospectivas de sprint força sua equipe a se concentrar totalmente na avaliação do último sprint. Isso significa que você é mais produtivo.
Ensina a priorização de tarefas
Um cronograma concreto ensina a sua equipe a priorizar as tarefas. Eles aprendem a decidir quais questões são realmente importantes para o andamento de um projeto. Isso os ajuda a levar o trabalho adiante de forma eficaz.
Melhora a comunicação da equipe
Um sprint retro com timeboxed não só garante que você avalie o último sprint com sua equipe dentro do prazo. Ela também ensina a sua equipe a se comunicar melhor e com mais eficiência. Porque: nas retrospectivas, eles aprendem como devem estabelecer e usar a comunicação para poder entregar resultados em um determinado tempo. Isso ajuda fundamentalmente seu trabalho na equipe e no projeto.
Aumenta o foco no lançamento de produtos
Uma Retrospectiva de Sprint Time Box usa apenas uma pequena janela de tempo na rotina diária ocupada de uma equipe Scrum. Isso ajuda a manter o foco no panorama geral e a nunca perder de vista os objetivos gerais.
Fonte: O que é Timeboxing? | Como o Timeboxing é usado no Scrum? | Scrum Inc.
Que outros eventos do Scrum também podem ter timebox?
Além da Retrospectiva do Sprint, você também pode conduzir com eficiência os outros 4 eventos do Scrum dentro de um limite de tempo:
Timebox Sprint
Um timebox de sprint determina antecipadamente a duração de um sprint. Sua equipe deve, então, atingir as metas do sprint dentro do limite de tempo determinado. Normalmente, o prazo é inferior a um mês.
Planejamento de Sprint Timebox
Um timebox para o planejamento de sprint especifica um período fixo de tempo para a duração do planejamento de um sprint. Basicamente, esse tempo depende da duração planejada do sprint. Por exemplo, se for planejado um sprint curto de uma semana, você não deve gastar mais de duas horas no planejamento. Sprints mais longos exigem um tempo de planejamento maior. No entanto, você não deve usar mais de 8 horas para o planejamento do sprint de timebox.
Timebox diário do Scrum
O Daily Scrum Timebox dá a você e à sua equipe cerca de 15 minutos por dia para relembrar os principais objetivos e se concentrar novamente no progresso do projeto.
Prazo de revisão do Sprint
No intervalo de tempo para uma revisão de sprint, você verifica os elementos do backlog entregues. Você os discute e incorpora o feedback dado até o momento. Depois de um sprint de um mês, você não deve gastar mais de 4 horas com isso. Depois de um sprint de duas semanas, você não deve gastar mais de 2 horas nesse período.
Conclusão
É indispensável que os líderes servidores usem as retrospectivas de sprint do time box. Somente dessa forma eles podem avaliar o trabalho realizado até o momento e derivar medidas para o próximo sprint. O limite de tempo ajuda você e sua equipe a trabalhar os resultados necessários de forma eficiente, sem tomar muito tempo do desenvolvimento ativo do projeto.
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