Você tem um novo funcionário em sua equipe, um novo membro da equipe ou um novo subordinado direto que se reporta a você e agora está planejando sua primeira reunião individual ou entrevista de avaliação? Aqui você encontrará todas as dicas para o convite, a pauta, a moderação de sua reunião individual e tudo o que a acompanha!
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Um estudo mostrou que mais de 50% dos novos funcionários ainda não se sentem suficientemente preparados para suas funções, mesmo após a integração. Em pequenas empresas e equipes remotas, em particular, esse número é superior a 60%.
Portanto, as avaliações individuais ou dos funcionários ainda são extremamente importantes, mesmo após a conclusão da integração.
Fonte: O efeito da má integração nos novos funcionários
Dica 1 para a primeira reunião individual com novos funcionários: O convite e a discussão preliminar
As pessoas que entram na empresa como novos funcionários ou novos membros da equipe geralmente ficam sobrecarregadas com a enxurrada de novas informações. Portanto, a primeira reunião individual com novos funcionários ou membros da equipe deve ser sempre discutida pessoalmente e anunciada por meio de um convite por e-mail.
Se a nova rotina de reuniões individuais não for discutida pessoalmente com antecedência, o novo funcionário ou membro da equipe terá pouca oportunidade de se preparar adequadamente e o convite para a reunião poderá se perder na enxurrada de e-mails e notificações.
Portanto, faça um favor a você e ao seu subordinado direto e faça as reuniões individuais ou entrevistas de avaliação pessoalmente e dê ao funcionário a chance de se preparar para a primeira reunião individual.
Na discussão preliminar da primeira reunião individual com seu subordinado direto, você pode abordar os seguintes pontos:
- Qual é o objetivo da série individual?
- Com que frequência você deve realizar a reunião individual (por exemplo, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente) e quanto tempo deve durar a consulta?
- Em que dia da semana e a que horas você deve marcar a consulta?
- Quais são as expectativas do relatório direto para a primeira reunião individual?
- Quando exatamente ocorrerá a primeira reunião individual?
Após a entrevista, você também pode enviar um e-mail de convite ao funcionário para a primeira reunião individual. Dessa forma, o funcionário poderá ler tudo o que precisa saber sobre a reunião individual por escrito. Aqui você encontra um artigo com exemplos: 5 modelos e exemplos de e-mails de convite para reuniões individuais.
Dica 2 para a primeira reunião individual com novos funcionários: Preparar e criar a estrutura
A primeira reunião individual define o tom de todas as reuniões individuais ou entrevistas de avaliação subsequentes. Portanto, como gerente, é importante que você esteja bem preparado para a primeira reunião individual ou entrevista de avaliação.
Na primeira reunião individual, o gerente deve começar repetindo as expectativas e os benefícios para o funcionário, a fim de criar uma estrutura:
- Expectativas do funcionário:
- Comunicação aberta: O funcionário deve estar preparado para falar honestamente sobre desafios, sucessos e feedback.
- Preparação ativa: O funcionário deve se preparar para as discussões, trazendo tópicos, perguntas ou preocupações.
- Co-projeto proativo: A reunião individual ou a entrevista de avaliação é um espaço compartilhado para discutir ideias, metas ou problemas. Cabe ao funcionário utilizar ativamente esse espaço.
- Responsabilidade pelo desenvolvimento pessoal: O funcionário também deve ver a reunião individual como uma oportunidade de assumir a responsabilidade por seu próprio desenvolvimento, solicitando feedback e definindo metas.
- Benefícios para o funcionário:
- Suporte individualizado: Os funcionários têm uma plataforma clara para discutir suas necessidades, desafios e metas com seu gerente.
- Desenvolvimento de carreira: As entrevistas oferecem uma oportunidade de planejar o desenvolvimento profissional e receber suporte direcionado.
- Clareza e feedback: Os funcionários recebem feedback regular sobre seu próprio trabalho e orientação sobre as expectativas.
- Melhoria da cooperação: A comunicação regular gera maior compreensão e confiança entre funcionários e gerentes.
- Soluções de problemas: Preocupações ou obstáculos podem ser discutidos e resolvidos em um estágio inicial em um ambiente confidencial.
Somente quando essas condições básicas estiverem claras e todas as dúvidas do funcionário sobre o formato 1 para 1 tiverem sido esclarecidas é que você deve começar com a agenda real.
Dica 3 para a primeira entrevista de avaliação com novos funcionários: A pauta (incluindo exemplo de pauta)
A pauta real das reuniões individuais ou das avaliações de funcionários costuma ser muito constante. No entanto, além dos itens recorrentes da pauta, você deve sempre deixar espaço para colocar tópicos individuais e desviar-se do formato usual.
A pauta da primeira reunião individual ou entrevista de avaliação pode ser assim, por exemplo:
- Introdução – Expectativas e benefícios do 1-1 (especialmente para a primeira entrevista de avaliação)
- Progresso: No que você tem trabalhado?
- Bloqueadores e desafios: Com quais bloqueios ou desafios você luta?
- Metas para a(s) próxima(s) semana(s)
- Outros pontos do funcionário (por exemplo, feedback ou ideias)
- Outros pontos do gerente (por exemplo, feedback ou troca de informações pessoais sobre atualizações da empresa)
Os dois últimos pontos do modelo são importantes para que você possa abordar todos os tópicos que não se encaixam nos tópicos anteriores. Isso garante que o funcionário sempre saiba onde pode abordar seus próprios tópicos. Se não houver "pontos adicionais", você pode simplesmente pular essa parte da reunião.
É claro que a pauta da reunião individual pode ser adaptada continuamente junto com o subordinado direto. Entretanto, você deve evitar complicar demais a pauta na primeira reunião individual ou entrevista de avaliação. É aconselhável que você comece de forma simples e depois adapte e individualize continuamente a pauta com base na experiência prática.
Dica 4 para a primeira reunião individual com novos funcionários: Anotações compartilhadas / ferramenta 1 para 1
Por experiência própria, posso dizer que sempre parece descompromissado e pouco profissional ter uma reunião para a qual não há anotações escritas. Sem anotações, é fácil esquecer o que foi discutido pela última vez em uma reunião individual.
Para evitar esse problema desde o início, recomendo que você defina onde deseja registrar os itens da agenda e as anotações da reunião individual logo no início da primeira entrevista individual ou de avaliação. É melhor usar uma ferramenta que permita anotações colaborativas que você possa visualizar e editar ao mesmo tempo.
O uso de uma ferramenta 1:1 facilita para você formular e acompanhar diretamente as medidas em conjunto. Em particular, gostaria de mencionar nosso software de reuniões 1:1 1 Echometer. Ele ajuda você a tornar as reuniões 1:1 mais eficientes em termos de tempo, divertidas e produtivas. Você pode encontrar mais informações neste site. Como alternativa, você também pode usar o seguinte modelo de reunião 1-1 para começar a usar a ferramenta:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Comunicação
Onde você vê a sua equipe: como as contribuições são distribuídas?
Onde você se vê? Que papel você desempenha, dependendo da reunião?
Qual seria a primeira etapa para garantir que as contribuições sejam distribuídas de forma mais uniforme na equipe?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Reprovação
Quando foi a última vez que você teve a sensação de que havia cometido um erro em alguma coisa?
Como você reagiu a esse erro?
Qual seria uma visão construtiva desse "erro"?
Quais são os próximos erros importantes que você precisa cometer para se aproximar de suas metas?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Aprenda com os melhores
Em quem da sua equipe você se espelha e por quê?
Quais são as coisas que você quer aprender quando pensa em seus colegas na empresa e fora dela?
Entre em contato com as pessoas com quem você quer aprender.
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Tipos de conflito
Cite um conflito recente que você teve em sua equipe.
Dê uma olhada nos 5 estilos de conflito diferentes: seu comportamento e atitude podem ser classificados em um ou mais dos estilos de conflito?
Como você poderia ter lidado melhor com o conflito?
Além das anotações compartilhadas, é claro que você também pode escrever anotações particulares que não são compartilhadas com o funcionário. Entretanto, a maioria das ferramentas para reuniões individuais ou avaliações de funcionários também oferece uma função integrada para isso.
Dica 5 para a primeira reunião individual com novos funcionários: Envolva ativamente os funcionários
Na primeira reunião individual, já deve ter ficado claro que, como gerente, o feedback do funcionário é importante para você.
Para enfatizar isso novamente, você deve pedir feedback ao seu funcionário no final da primeira reunião individual. Por exemplo:
- Você consegue pensar em alguma outra maneira de organizarmos nossas reuniões individuais para torná-las ainda mais agradáveis para você?
- Devemos marcar um lembrete para daqui a dois meses e depois refletir juntos se o formato individual funciona para nós em termos de frequência, duração da reunião e agenda?
- Em que você acha que devemos nos concentrar nas próximas reuniões 1-1 ou avaliações de funcionários?
Agora existem algumas situações especiais em que você pode realizar reuniões individuais. Os exemplos até agora presumiram que você está introduzindo avaliações individuais ou de funcionários em sua equipe existente com subordinados diretos. Mas o que acontece quando um novo funcionário se junta a uma equipe existente? Ou como você pode se comportar como gerente se você é a única pessoa nova, mas os demais já se conhecem? Gostaria de falar sobre isso agora.
A primeira entrevista de avaliação com um novo membro da equipe em uma equipe existente
Quando um novo subordinado direto começa a trabalhar na equipe, há algumas coisas que você deve considerar em sua primeira reunião individual como líder da equipe para integrar o membro da equipe com sucesso.
Aqui estão as três dicas mais importantes:
Dica 1 para a primeira reunião individual com um novo membro da equipe: Esclareça a função e as expectativas
Para que a colaboração seja bem-sucedida, é importante que o novo subordinado direto entenda exatamente quais são as expectativas.
Portanto, responda à seguinte pergunta na primeira reunião individual ou entrevista de avaliação: Qual será exatamente a função do novo funcionário na equipe?
Dica 2 para a primeira reunião individual ou entrevista de avaliação com um novo membro da equipe: Explique a equipe e a cultura
Como um novo membro da equipe, você precisa se familiarizar com as estruturas existentes. Como gerente, você tem uma boa visão geral de como a equipe funciona. Portanto, ajude o novo funcionário na primeira entrevista individual ou de avaliação a entender melhor quem trabalha em quê na equipe e como são os canais de comunicação e as rotinas típicas.
A cultura da equipe também é um fator importante aqui. Use o novo relatório direto para compartilhar o que vocês valorizam como equipe quando trabalham juntos. Talvez haja até certos acordos de trabalho que vocês possam discutir (mais sobre isso: Acordos de trabalho: 10 exemplos e modelos).
Ofereça também apoio ao novo membro da equipe para que ele faça contatos com outros membros da equipe e convide-os para reuniões conjuntas. É claro que também faz sentido se oferecer para organizar um "mentor" fora da sua própria equipe.
Dica 3 para a primeira reunião individual com um novo membro da equipe: deixe espaço para perguntas
Como gerente, você é responsável pela indução bem-sucedida do novo subordinado direto. Em sua primeira reunião individual com o novo membro da equipe, crie espaço suficiente para perguntas e ofereça apoio:
- O que você mais precisa para a sua familiarização?
- Qual é o próximo marco mais importante para sua indução?
- Quando você gostaria de poder dizer que concluiu seu programa de indução?
- Quando devemos revisar juntos o status da sua indução?
É melhor registrar as perguntas e respostas do novo membro da equipe nas anotações da reunião individual ou da entrevista de avaliação. Dessa forma, você poderá consultá-las mais tarde.
As primeiras reuniões individuais como gerente de uma equipe completamente nova
Se você for novo em uma equipe existente como gerente, as reuniões individuais são uma boa maneira de construir um relacionamento pessoal com todos os membros da equipe e conhecer seus diferentes pontos fortes e perspectivas.
Tenho algumas dicas especiais para você nessa situação:
Dica 1 para gerentes de novas equipes: use reuniões iniciais individuais para construir o relacionamento primeiro
A base mais importante para uma colaboração bem-sucedida é um relacionamento de confiança. Portanto, use as primeiras reuniões individuais principalmente para conhecer os novos membros da equipe.
Use perguntas como:
- O que levou você a essa função?
- O que você mais gosta em seu trabalho, o que o motiva?
- O que você faz fora do trabalho? (É melhor fazer essa pergunta somente depois que você tiver compartilhado algo sobre seus hobbies particulares)
- O que é particularmente importante para você em um gerente e no trabalho em equipe?
Certifique-se de que você também compartilhe detalhes pessoais sobre si mesmo. Afinal de contas, a construção de um relacionamento não é uma via de mão única.
Faça um favor a você mesmo e não pule esta etapa. Acredite em mim, o tempo que você leva para construir um relacionamento é bem investido.
Dica 2 para gerentes de novas equipes: Aborde os pontos fortes e fracos
Mesmo que tudo pareça cor-de-rosa no início, em algum momento ficará claro que sua equipe tem pontos fortes e fracos – assim como você como gerente.
É importante que você seja capaz de abordar abertamente os erros e os pontos fracos da equipe. Como gerente, você deve dar um bom exemplo.
Depois que você provar que pode falar abertamente sobre seus próprios erros e pontos fracos, será muito mais fácil falar sobre erros com os colegas e a equipe.
Repita várias vezes a importância que uma cultura de erros aberta tem para você e, em seguida, dê um bom exemplo compartilhando seus próprios erros ou comportamentos e situações em que você ficou insatisfeito consigo mesmo.
Dica 3 para gerentes de novas equipes: Integridade nos conflitos
Quando surgem conflitos nas equipes, as discussões individuais dão a você a oportunidade de conhecer as diferentes perspectivas dos membros da equipe. Entretanto, você deve sempre permanecer objetivo e neutro. Nunca tome o partido de uma pessoa nas entrevistas individuais ou de avaliação, mas deixe claro que o seu objetivo é encontrar uma solução objetiva e razoável.
Se houver um conflito entre Peter e Sabine em uma reunião individual, você não deve concordar com as pessoas.
Mais cedo ou mais tarde, essa contradição será exposta e sua integridade como gerente será questionada. Na pior das hipóteses, você perderá a confiança da sua equipe.
Portanto: mantenha-se sempre neutro, mesmo em reuniões individuais ou entrevistas de avaliação.
A melhor maneira de lidar com conflitos na equipe: fale sobre o conflito com todas as pessoas afetadas (por exemplo, na retrospectiva da equipe) e não em reuniões individuais.
Você está pronto para a primeira reunião individual ou entrevista de avaliação com seu novo subordinado direto?
Só o fato de você ter lido este artigo já mostra que é importante para você desempenhar bem o seu papel de gerente. Seus funcionários podem ficar gratos por terem reuniões individuais com você! 😊
Se você quiser uma maneira fácil de melhorar suas reuniões individuais, posso recomendar o seguinte: Experimente a ferramenta Echometer gratuitamente, por exemplo, usando o modelo abaixo:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Comunicação
Onde você vê a sua equipe: como as contribuições são distribuídas?
Onde você se vê? Que papel você desempenha, dependendo da reunião?
Qual seria a primeira etapa para garantir que as contribuições sejam distribuídas de forma mais uniforme na equipe?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Reprovação
Quando foi a última vez que você teve a sensação de que havia cometido um erro em alguma coisa?
Como você reagiu a esse erro?
Qual seria uma visão construtiva desse "erro"?
Quais são os próximos erros importantes que você precisa cometer para se aproximar de suas metas?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Aprenda com os melhores
Em quem da sua equipe você se espelha e por quê?
Quais são as coisas que você quer aprender quando pensa em seus colegas na empresa e fora dela?
Entre em contato com as pessoas com quem você quer aprender.
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Tipos de conflito
Cite um conflito recente que você teve em sua equipe.
Dê uma olhada nos 5 estilos de conflito diferentes: seu comportamento e atitude podem ser classificados em um ou mais dos estilos de conflito?
Como você poderia ter lidado melhor com o conflito?
