Como moldar retrospectivas - evitando mal-entendidos na comunicação
É particularmente importante organizar corretamente as retrospectivas no trabalho em equipe, pois elas oferecem uma base ideal para o intercâmbio dentro da equipe, mas, ao mesmo tempo, não são autopropulsoras. Um aspecto particularmente importante é a comunicação entre os participantes.
Outro dia, tive uma situação particular em que percebi como as pessoas podem entender mal umas às outras rapidamente.
Um amigo meu, Ben, pegou emprestado de mim um cabo de carregamento que pertencia a outro amigo, Leon. Quando quis devolvê-lo ao Leon, perguntei ao meu amigo Ben se ele poderia trazê-lo para mim. Ele não podia no momento e se ofereceu para entregá-lo diretamente a Leon. Como eu queria entregá-lo eu mesmo, disse a ele: “Não, tudo bem, você não precisa dele. Você não precisa dele. Dê-o a mim em outra ocasião.
No dia seguinte, chegou a mensagem de Ben: “Eu coloquei na caixa de correio de Leon.” e eu me perguntei o que isso significava, já que eu - na minha opinião - tinha dito expressamente que ele deveria me dar diretamente.
E a moral da história: Ben só queria me fazer um favor e achou que eu tinha dito isso para não incomodá-lo.
Isso mostra que pode haver diferentes interpretações na comunicação e, portanto, podem surgir mal-entendidos.
Por esse motivo, em particular, é essencial projetar retrospectivas de modo que os mal-entendidos da vida cotidiana possam ser descobertos e superados por meio da criação de um plano de ação conjunto. modelos mentais mesmo com antecedência, para que você possa agir com eficiência como uma equipe.
Em equipes em que vários participantes se comunicam por diferentes canais, como e-mail, telefone ou mensageiros como o Slack & Co, a possibilidade de mal-entendidos pode se multiplicar rapidamente. A retrospectiva cria um espaço protegido para colocar a equipe de volta nos trilhos. É por isso que projetar retrospectivas é particularmente relevante para essas equipes.
Projetando retrospectivas | Fator de sucesso para a comunicação
Mas qual é a definição de uma retrospectiva? Basicamente, uma retrospectiva pode ser definida da seguinte forma: Uma retrospectiva é uma reunião regular de uma equipe para examinar as etapas de trabalho anteriores e, com base nisso, derivar sugestões de melhoria para a colaboração futura. Você pode encontrar mais detalhes em nossos PERGUNTAS FREQUENTES Leia sobre isso.
E como uma retrospectiva é estruturada? É claro que o design da retrospectiva deve ser adaptado às necessidades da equipe, mas há uma determinada estrutura básica ou métodos de retrospectiva que devem ser seguidos.
Existem vários Perguntasque devem ser levados em conta em uma retrospectiva para otimizar o processo de trabalho, melhorar a comunicação e evitar ou, pelo menos, descobrir mal-entendidos:
- O que fizemos de tão bom que precisamos falar sobre isso para não nos esquecermos?
- Que percepções você obteve?
- O que precisamos fazer de diferente no futuro?
- O que você ainda não entendeu?
Fases para projetar sua retrospectiva
Em princípio, as retrospectivas podem ser divididas em várias Fases que são divididos conforme ilustrado na figura:
Agora você deve estar se perguntando o que isso significa para você em termos concretos. Nós lhe diremos isso e como você pode projetar sua retrospectiva a seguir, é claro!
- Introdução: a introdução inclui a saudação e a avaliação do humor atual. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de um breve check-in no qual todos relatam como estão se sentindo no momento.
- Coleta de dados: Na coleta de dados, você deve coletar informações que lhe permitam avaliar sua cooperação. Podem ser fatos objetivos, bem como suas impressões pessoais.
- Obtenção de insights: Trata-se de determinar as causas. Por que algo está indo bem ou não está indo bem? As perguntas acima podem ajudar você a fazer isso.
- Determinar medidas: Nessa fase, devem ser decididas etapas concretas, alocadas responsabilidades e determinado um prazo.
- Encerramento: No final, você deve avaliar a própria retrospectiva e dar feedback sobre ela. Isso ajudará você a otimizar as próximas retrospectivas. Você pode usar nosso Ferramenta para retrospectivas de equipe pode ser útil. Itens específicos são usados para refletir sobre a cooperação e criar um consenso comum.
Use ferramentas de retrospectiva
A propósito, as ferramentas de retrospectiva podem ajudar você a projetar e moderar sua retrospectiva (consulte nossa lista de ferramentas de retrospectiva). 14 Ferramentas retrô em comparação ).
Em particular, eu gostaria de Echometer chamar, no desenvolvimento do qual eu mesmo participei. Ele combina insights da psicologia com as melhores práticas ágeis para obter o melhor dos Health Checks de equipe e retros para o desenvolvimento da equipe.
Você pode criar uma retrospectiva sem um login seu ou de sua equipe - a ferramenta cuida de toda a estruturação e ajuda com o timeboxing, etc.
Com esse botão, você pode abrir a ferramenta diretamente, escolher seu método retro e convidar uma equipe por meio de um link (há mais de 30 Retrospectivas métodos possíveis):
Quando chegar ao final da retro, você poderá criar uma conta gratuita para salvar seus resultados.
Se você quiser saber mais antes ou iniciar um teste adequado diretamente - aqui você pode saber mais e Comece gratuitamente.
Evitar mal-entendidos na comunicação
Vamos voltar à minha história inicial: O que os mal-entendidos e a comunicação têm a ver com o design de métodos retrospectivos?
Como você pode ver facilmente nas fases e nas perguntas relevantes, as retrospectivas têm tudo a ver com a comunicação entre as pessoas e o trabalho em processos comuns. Como em outras situações cotidianas, podem ocorrer mal-entendidos. Portanto, faz sentido que você dê uma olhada nos modelos de comunicação para sensibilizar as pessoas sobre as causas dos mal-entendidos.
Basicamente, é importante ter em mente que toda declaração é 4 páginas (cf. Schulz von Thun, 1981):
O quadrado da comunicação - um modelo de comunicação muito conhecido - ajuda a entender por que tantas interpretações de uma declaração supostamente clara são possíveis.
Se você levar isso em conta nas retrospectivas, certamente conseguirá descobrir rapidamente por que, às vezes, ocorreram mal-entendidos no trabalho anterior.
Especialmente no mundo ágil do trabalho, é importante que haja uma comunicação bem-sucedida para que você possa responder às demandas dinâmicas da empresa. Mundo VUCA responder prontamente e de forma adequada.
O quadrado de comunicação no design retrospectivo
Tente aprender continuamente a não aceitar simplesmente as declarações feitas em todos os estágios da retrospectiva. Em vez disso, questione e considere todos os quatro lados do quadrado da comunicação. Continue questionando e parafraseando (ou seja, resumindo com suas próprias palavras) a declaração do seu colega para verificar se você quer dizer a mesma coisa.
No início, isso certamente parecerá estranho para você. Com o tempo, no entanto, você perceberá que os mal-entendidos podem ser evitados e descobertos, e que os processos são executados com mais tranquilidade.
Echometer como suporte para projeto retrospectivo
Na Echometer, sabemos como transformar o trabalho em equipe e promovê-lo a longo prazo. Com a ajuda do conhecimento psicológico e de nosso Ferramenta para retrospectivas de equipe Desenvolvemos itens sob medida para equipes como a sua, que garantem que você faça as perguntas certas e chegue a um denominador comum para otimizar sua comunicação e evitar mal-entendidos.
Fontes
Friedemann Schulz von Thun: Conversando uns com os outros 1 – Interrupções e esclarecimentos. Psicologia geral da comunicação. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
