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Quer que seu chefe ame você? Então leve sua equipe a novos patamares de desempenho. Leve-a de um carro – comum a um foguete explosivo!
Como você pode fazer o download do meu eBook gratuito e psicologicamente sólido sobre o assunto "Em 12 etapas simples para o fluxo da equipe"e leia-o até o fim. Você já sabe de antemão –, mas agora vamos ao tópico real deste texto.
Há muita conversa nas retrospectivas –, mas será que a equipe obtém boas ações a partir da discussão na retrospectiva? A obtenção de boas ações geralmente determina se as retrospectivas são percebidas pela equipe como uma "reunião de conversa" ou como um momento de valor agregado no sprint da equipe. Portanto, elas estão intimamente relacionadas ao quanto a equipe se beneficia dos métodos ágeis: A equipe ágil e a cultura organizacional.
Portanto, neste artigo, gostaríamos de compartilhar 7 dicas práticas sobre como gerar ações realmente significativas de seus retros que realmente ajudem sua equipe. E quais erros você deve evitar. Primeiro, uma coisa:
Se você quiser perguntas mais variadas para suas retrospectivas, confira nosso post sobre isso: 32 novos métodos retrospectivos para iniciantes e profissionais (com, entre outros, o Mario Kart Retro, o Marathon Retro e o Elon Musk Retro).
Dica 1 para boas medidas de retrospectivas: Para medidas, você deve aplicar qualidade em vez de quantidade
O objetivo de uma retrospectiva não é que todos os membros da equipe retirem pelo menos uma tarefa dela. Em vez disso, o objetivo de uma retrospectiva deve ser desenvolver um entendimento comum dentro da equipe sobre quais são os problemas mais importantes para a equipe.
À medida que a quantidade de medidas aumenta, também aumenta o risco de que as medidas sejam de interesse apenas dos indivíduos, mas sejam relativamente insignificantes para a equipe como um todo. Nesses casos, a probabilidade de que a equipe dedique tempo para monitorar a implementação e a eficácia em conjunto diminui. Com o passar do tempo, as medidas caem no esquecimento e surge a sensação de que as medidas das retrospectivas não têm força vinculante.
A melhor abordagem: em sua retrospectiva, procure identificar as três questões mais importantes para as quais vale a pena agir e formule-as de modo que sua implementação seja realmente relevante para a equipe.
Dica 2: Nas retrospectivas, primeiro priorize, depois defina as ações
Então, como você consegue aumentar a qualidade das medidas?
Uma retrospectiva consiste em diferentes fases por um bom motivo: As 5 fases de uma retrô. Não é coincidência que a derivação das medidas venha no final. No entanto, nós também somos regularmente tentados a pensar em termos de medidas no início do esclarecimento do feedback e a querer registrá-las.
O registro de medidas muito cedo em uma retro pode rapidamente se tornar um problema. Isso ocorre porque a importante etapa de priorizar o feedback e os tópicos coletados não é realizada. Somente após a priorização você saberá quais tópicos são os mais urgentes para a equipe e poderá formar uma lista adequada das 3 principais prioridades.
Portanto, nossa dica é que você anote ideias de medidas na primeira metade da retro, SEM definir uma medida final. A definição das medidas só deve ocorrer após a priorização. Um efeito colateral bem-vindo: recusar-se consistentemente a discutir medidas na primeira metade da retroação também é um grande benefício para o timeboxing.
Dica 3: Somente medidas concretas (veja exemplos)
Talvez você já tenha ouvido a mesma coisa: "Bem, vamos colocar como medida 'Todos prestem atenção para serem mais gentis'". Não é de se admirar que as retrospectivas sejam vistas como algo que não agrega valor quando a formulação das medidas é tão vaga e pouco caridosa.
Se um problema for realmente importante o suficiente para estar entre os três primeiros na priorização, você também deve se esforçar para formular a medida SMART. Todos já sabem disso e deveria ser o padrão aplicá-lo também às medidas das retrospectivas: Os critérios SMART.
Com alguns tópicos, pode parecer difícil formular medidas concretas. Aqui estão alguns exemplos do que você deve e não deve fazer ao formular medidas:
Não é bem assim: | Mas assim: |
Todos se esforçam para ser mais gentis uns com os outros. | Na próxima semana: Um check-out após cada consulta para expressar gratidão e refletir sobre a discussão. |
Mais empatia nas chamadas de vídeo | Na próxima semana, todos ligam suas câmeras. |
Melhor descrição do cargo | Na próxima semana, organize um workshop para expandir nossa "Definição de Pronto". |
Vá direto ao ponto mais rapidamente no Daily | Até a próxima retro, tente usar um intervalo de tempo de 2 minutos por pessoa no Daily |
Importante ao formular as medidas:
- As medidas não devem ser excessivamente ambiciosas. Você vê, por exemplo, que o exemplo é apenas sobre "contratar um workshop". Portanto, fica completamente em aberto qual decisão será tomada nesse workshop. O tempo na retro deve ser usado para identificar as questões mais importantes, não para resolvê-las imediatamente. Coordenar uma reunião de acompanhamento (chamada de "breakout session" em nosso caso) também pode ser uma boa medida – 10x melhor do que "Better task description" em qualquer caso 😉
- As medidas também podem ser pequenos experimentos: talvez nem todos concordem que a medida dê frutos. A regra aqui é: "A prova do pudim está em comer". Se não houver motivos importantes contra ela, formule a medida de modo que a mudança seja testada apenas na próxima semana ou no próximo mês.
A maioria dos ônibus Agile está circulando em círculos....
...e tratar sintomas superficiais. É hora de você usar a psicologia – para uma mudança de mentalidade sustentável.
Dica 4: Defina a meta e meça separadamente (com exemplo)
Muitas vezes, a equipe concorda rapidamente sobre qual é o objetivo comum. As ideias sobre como atingir essa meta podem, é claro, divergir bastante.
Portanto, muitas vezes é útil primeiro chegar a um acordo sobre um objetivo comum. Somente após a definição de uma meta clara é que se deve começar a planejar possíveis medidas.
Na revisão posterior da medida, a meta ajuda como uma âncora para avaliar a eficácia de uma medida. Se uma meta for atingida, a medida poderá ser encerrada. Se a medida tiver sido implementada, mas a meta ainda não tiver sido atingida, pode ser útil definir uma medida de acompanhamento. Se um objetivo se tornar obsoleto devido a novas condições estruturais, uma medida poderá ser descartada, independentemente de já ter sido implementada ou não.
Em termos mais estruturados, o esquema para a revisão da ação poderia ser assim:
| Meta alcançada | Meta não atingida | |
| Medida ainda em aberto | Rejeitar medida | Colocar a medida para reapresentação |
| Medida concluída | Medida completa | Se necessário, planeje uma medida de acompanhamento |
Então, como pode ser um objetivo bem formulado para uma medida? Aqui estão novamente alguns exemplos adequados de medidas e objetivos correspondentes:
| Medida | Destino |
| Na próxima semana: Um check-out após cada consulta para expressar gratidão e refletir sobre a discussão. | Criar um ambiente de trabalho mais agradável nas discussões |
| Na próxima semana, todos ligam suas câmeras. | Melhor integração de todos os participantes em chamadas de vídeo |
| Na próxima semana, organize um workshop para expandir nossa "Definição de Pronto". | Menos consultas e tempos de espera ao implementar tarefas. |
| Tente usar o tempo de 2 minutos por pessoa no Daily | Diários mais curtos com partes de conversas equilibradas. |
Dica 5: Estabeleça a revisão de medidas como um item fixo da agenda nas retrospectivas.
Se você já está se dando ao trabalho de formular medidas concretas e a meta correspondente, então não deve deixar de lado a cereja do bolo: Estabeleça uma revisão regular das ações em seu ciclo de sprint.
Pessoalmente, estou surpreso com o fato de a revisão das ações não ser (ainda) um item fixo da agenda para retrospectivas de sprint no Guia do Scrum. De qualquer forma, minha recomendação seria que você o adicionasse aqui: Guia do Scrum.
Dependendo da frequência das suas retrospectivas, também pode ser útil discutir a revisão da ação na reunião diária/semanal da equipe.
Dica 6: Use timeboxing em retro para criar o espaço necessário para definir uma boa ação
A retrospectiva geralmente consome muita energia e, depois de discussões de 60 minutos, as equipes costumam ter dificuldade para se recompor e reunir a energia necessária para definir boas ações.
Como moderador de uma retrospectiva, você deve, portanto, ficar de olho no tempo de boxe e dar tempo suficiente após a priorização/votação para derivar ações. 5 minutos no final de uma retrospectiva não são suficientes para que você obtenha boas medidas. Especialmente se os membros da equipe já estiverem pensando na próxima reunião.
Minha opinião pessoal: Evite maratonas retroativas de 90 minutos ou mais. Não posso culpar nenhum membro da equipe por não ter concentração suficiente para obter boas medidas após compromissos tão longos. As retrospectivas também podem agregar muito valor em 30, 45 ou 60 minutos. Ao mesmo tempo, em minha experiência, as medidas são melhores.
Pessoalmente, eu sempre preferiria investir 45 minutos em uma retroatividade a cada quinze dias do que 90 minutos uma vez por mês. É claro que isso também tem a ver com o ciclo de sprint da equipe. Talvez sua equipe pense da mesma forma. Pergunte a eles sobre o – e, se você não tiver certeza, experimente 🙂 .
Gostaria de acrescentar uma coisa, independentemente dos retrospectos: reuniões individuais regulares ou sessões de coaching com seus colegas podem ter um efeito decisivo no desempenho da sua equipe. E elas podem até ser orientadas por dados! Se você estiver interessado em saber mais detalhes sobre o assunto, dê uma olhada aqui: Aqui você encontrará 129 perguntas para reuniões individuais (ou entrevistas de avaliação) e Aqui estão as 3 melhores ferramentas de reunião individual em comparação.
Dica 7: Nas retrospectivas, não crie uma lista de pendências para ações
"Ah, tivemos tantas ideias legais para medidas que não entraram no top 3. – Será que devo criar uma lista de pendências para isso?" – Não.
As retrospectivas sempre começam com a obtenção de novos feedbacks da equipe por um bom motivo. Portanto, se um tópico é realmente importante, ele é automaticamente trazido de volta à agenda de uma retrospectiva por meio do feedback da equipe. Em nossa experiência, manter um backlog separado é contraproducente. Na retrospectiva, você quer colocar suas novas ideias e feedbacks na rodada. Em uma retrospectiva, ninguém quer ver uma longa lista de ideias passadas para medidas que geralmente têm pouco a ver com os desafios atuais da equipe.
A regra é: o que é importante para a equipe volta para a agenda de uma retrospectiva apenas com o feedback da equipe. As retrospectivas não precisam de uma lista de pendências de medidas.
Dica 8: Reflita sobre a qualidade dos itens de ação com a equipe
Você deve, regularmente, por exemplo, uma vez por trimestre, refletir conscientemente sobre a qualidade dos itens de ação e retrospectivas junto com a equipe.
Os itens de ação e os retros como um todo nos fizeram avançar? Se não, por que não? Quais são as causas (o método dos 5 Porquês pode ser usado para isso)?
Uma retrospectiva Health Check sobre esse tópico também pode ser útil. Nas retrospectivas Health Check, você pede à equipe que concorde com uma declaração em uma escala de 1 a 7. Você só precisa de declarações precisas para obter um feedback válido da equipe.
Em nossa ferramenta (mais sobre isso a seguir), por exemplo, ela tem a seguinte aparência. É claro que você também pode adaptar as declarações. Fique à vontade para dar uma olhada no – e talvez você o experimente com sua equipe: Echometer – sem login
Observação: Esse formato solicita que você concorde com os itens do Health Check em uma escala.
- Melhoria contínua: em nossa equipe, implementamos melhorias contínuas significativas.
- RO(T)I: O esforço e o tempo que gastamos em nossos retros são bem investidos.
- Foco: os tópicos discutidos na Retro são relevantes para todos e os tópicos que afetam apenas alguns são consistentemente terceirizados.
- Processo: conseguimos implementar medidas a partir de retrospectivas.
Dica 9: Experimente o Echometer
As ferramentas Retro são um suporte simples para você derivar boas medidas. Elas podem economizar muito trabalho para você, incluindo a revisão de medidas, o timeboxing, mas também a derivação qualitativa de medidas. A retro não é mais um monólogo, mas uma discussão animada – e você pode brilhar como moderador. 
Na ferramenta, fornecemos a você orientações concretas sobre como obter boas medidas – e ela pode ser usada on-line, remotamente e off-line. Se você precisar de mais informações, dê uma olhada em nosso artigo sobre "7 Quadros retro inteligentes em comparação".
A propósito, você pode realizar uma retroação com nossa ferramenta sem um login seu ou de sua equipe.
Com esse botão, você pode abrir a ferramenta diretamente, escolher seu método retro e convidar uma equipe por meio de um link:
Muitos métodos diferentes são possíveis se você estiver interessado: Mais de 30 métodos retrospectivos.
Se ainda não tiver certeza, você pode deixar que um de nossos usuários o convença aqui: Experiência do treinador Holger do Agile com nossa ferramenta.
Conclusão: Boas medidas, boas retrospectivas
Se você e sua equipe dominarem a arte de extrair boas ações das retrospectivas, você ficará surpreso com o quanto sua equipe apreciará as retrospectivas.
No Echometer, perguntamos às equipes sobre o "retorno do tempo investido" após cada retrospectiva e podemos concluir: Medidas bem formuladas aumentam significativamente a satisfação da equipe com as retrospectivas.
Se você seguir as dicas acima, nada pode dar errado! Portanto, boa sorte na obtenção de medidas para sua próxima retrospectiva!
A propósito, uma das melhores maneiras de desenvolver de forma sustentável a mentalidade ágil dos membros da equipe é implementar um Health Check ágil. Nosso kit Health Check gratuito para equipes pode ajudar você a fazer as perguntas certas – basta clicar aqui: Kit de construção Team-Health Check
Créditos
Foto de "Luis Villasmil em Unsplash"
