5 faz samej retrospektywy nie wystarczy: model podwójnego diamentu

Wiele zespołów często zmienia format i wygląd faz swojej retrospektywy, aby zapewnić różnorodność i stymulować kreatywność członków zespołu. Ale ostatecznie, co jest decydującym czynnikiem udanej retrospektywy? Zwycięskie spojrzenie na fazy retrospektywy oferuje model “podwójnego diamentu”.

Zwłaszcza jeśli Twój zespół jest niezadowolony z retrospektyw, model ten może być ekscytującym podejściem do poprawy struktury, efektywności czasowej i, co najważniejsze, wyników retrospektyw.

Istnieją tysiące kreatywne pomysły , z jakich metafor można skorzystać, przeprowadzając retrospektywy: Od Starfish- do Sailboat-Metoda. Chociaż te „motywy” mogą być świetną inspiracją do urozmaicenia retrospektywy i pomóc członkom zespołu w generowaniu nowych pomysłów i zmianie perspektywy, to jednak samo to nie wystarczy.

Ich skuteczność w dużym stopniu zależy od jednego aspektu, który łączy wszystkie udane retrospektywy. To prowadzi nas z powrotem do “podwójnego diamentu”.

Model ten wywodzi się z opublikowanego już w 1996 r. Model dywergencja-konwergencjaopracowany przez Bélę H. Bánáthy’ego, profesora UC Berkeley i San Jose State University. Model ten zasadniczo rozróżnia “myślenie rozbieżne” i “myślenie łączące” i stał się szczególnie popularny w społeczności design thinking. Proces projektowania zorientowany na użytkownika ustalone.

Na diagramie model dywergencja-konwergencja wygląda jak dwa diamenty (stąd nazwa “podwójny diament”):

Dokładnie ta perspektywa “rozbieżności” i “zbieżności” może być wspaniale przeniesiona na retrospektywy. Również w tym przypadku celem jest zebranie jak największej liczby perspektyw w fazie “zbierania danych” poprzez rozbieżne myślenie (rozbieżne), które następnie są ponownie łączone w fazie “generowania spostrzeżeń” (zbieżne). Oddzielenie tych dwóch etapów jest szczególnie ważne: 

• Jeśli nie zapewni się wystarczającej przestrzeni dla rozbieżnego myślenia, ważne perspektywy mogą zostać utracone. Albo problemy, o których nie wspomina się na samym początku, nie są brane pod uwagę.
• Jeśli zaniedbasz łączenie i ustalanie priorytetów, pozostanie zbyt wiele indywidualnych problemów. Wtedy mamy tendencję do określania miar dla wszystkiego, co prowadzi do Zarządzanie czasem w stylu retro nie mogą być przestrzegane.

Podczas gdy pierwsza połowa 4-fazowego modelu Double Diamond jest zatem klasyczna 5 faz retro jest brany pod uwagę, drugi diament (tj. druga połowa) jest często pomijany zarówno w modelu fazowym, jak i w praktyce.

Czwarta faza retrospektywy nosi nazwę “Zdecyduj, co zrobić”, a nie “Odkryj, co można zrobić” (co byłoby lepsze z perspektywy modelu podwójnego diamentu). Problem z “Zdecyduj, co zrobić” polega na tym, że “przestrzeń rozwiązań” nie jest wystarczająco zbadana i istnieje pokusa, aby trzymać się pierwszego rozwiązania z powodu dodatkowej presji czasu. Jeśli czas na to pozwala, należy świadomie rozróżniać “Odkryj, co można zrobić” (rozbieżne) i “Zdecyduj, co zrobić” (zbieżne).

To tyle, jeśli chodzi o teorię. Co możesz z tego wynieść dla praktyki? Oto moje wskazówki dotyczące zastosowania modelu “podwójnego diamentu” w poszczególnych fazach twojej następnej retrospektywy:

1. brak akcji w pierwszej połowie

Dla niektórych zespołów nieatrakcyjnym nawykiem stała się chęć przechwytywania wszelkich środków, które są wrzucane do pokoju bezpośrednio w fazie “gromadzenia danych”.

Skutek: Dynamika niezbędna do myślenia rozbieżnego jest zaburzona i trudniej jest uzyskać nowe perspektywy. Zamiast tego spróbuj świadomie zapisywać pomysły na działania jako pomysł – a nie jako ostateczne działanie retro.

2. zagłębianie się w problemy (otwieranie pierwszego diamentu)

Informacje zwrotne na karteczkach Post-It są często krótkie, a zatem wymagają interpretacji. Jeśli informacje zwrotne nie są do końca jasne lub wydają się nietypowe, aktywnie zadawaj pytania sprawdzające zrozumienie – lepiej jedno pytanie za dużo niż za mało. Od czasu do czasu zauważysz, że twoje początkowe zrozumienie informacji zwrotnej ulega zmianie.

Kolejna zaleta: Twoje pytania prawdopodobnie pomogą także innym członkom zespołu w lepszym zrozumieniu tematu.

3. zdecyduj, co jest naprawdę ważne (zamknięcie pierwszego diamentu).

W zależności od wielkości zespołu liczba informacji zwrotnych może być przytłaczająca. Dlatego przed opracowaniem miar należy podjąć decyzję, które tematy są warte osobnego przedziału czasowego na opracowanie miar.

Dopiero gdy jest jasne, które tematy najlepiej omówić z całym zespołem, należy otworzyć drugi diament.

4. zbadaj pomieszczenie z rozwiązaniem (otwórz drugi diament)

Nie dajcie się zwieść, by po prostu forsować pierwsze lepsze rozwiązanie. Oto zasada: Poświęćcie na każdy temat przewodni co najmniej tyle czasu, aby przemyśleć przynajmniej 1 lub 2 alternatywne rozwiązania. Nierzadko zdarza się, że ostatecznie preferowane jest jedno z alternatywnych rozwiązań – wtedy możecie pomyśleć o Echometer :-)

5. tylko środki o dużym znaczeniu

Nie jest trudno po prostu nagrać 10 pomiarów z retrospektywy. To, co jest trudne, to zapisanie od 1 do 3 właściwych pomiarów. Nikt nie jest w stanie zapamiętać 10 miar i nikt nie ma motywacji do śledzenia tak wielu miar. Jeśli zapiszesz 10 działań, 5 z nich prawdopodobnie przejdzie na dalszy plan, 3 będą miały niewielki lub żaden wpływ, a tylko 2 zostaną zapamiętane i popchną zespół do przodu.

Sztuką jest więc skupienie się na rzeczach, które naprawdę mają namacalny wpływ na jak największą liczbę członków zespołu.

Nawiasem mówiąc, narzędzie od Echometer, które zostało specjalnie opracowane do przeprowadzania prawdziwie tworzących wartość retrospektyw, może być również pomocne. Więcej informacji na jego temat znajdziesz w ramce poniżej.

Dla mnie ten model był bardzo pomocny w zrozumieniu, co sprawia, że retro jest udane. Dlatego mam nadzieję, że “Podwójny Diament” dostarczy wam również wspólnego wątku, który sprawi, że każde retro będzie sukcesem, pomimo całej różnorodności w waszych retrospektywach.