Skuteczne spotkania 1 na 1 są ważnym narzędziem dla menedżerów do budowania silnych relacji z pracownikami oraz promowania i rozwijania pracowników. W tym artykule otrzymasz kompleksowy przewodnik, który wyjaśnia, czym są rozmowy 1 na 1, jaki jest ich cel, jak je prowadzić i o jakich wskazówkach należy pamiętać.
Czym jest spotkanie indywidualne z pracownikami?
Czym w ogóle jest spotkanie jeden na jeden z pracownikami? Spotkanie 1 na 1 to regularna, bezpośrednia rozmowa między kierownikiem lub liderem zespołu a indywidualnym pracownikiem. Spotkania te zapewniają przestrzeń, w której można omówić obawy, wymienić się informacjami zwrotnymi i zdefiniować wspólne cele.
Skupiają się one na indywidualnym rozwoju pracownika, a także na wyjaśnianiu przeszkód i ustalaniu priorytetów. W przeciwieństwie do ogólnych spotkań zespołu, (przynajmniej udane) spotkania jeden na jeden lub oceny pracowników są zindywidualizowane i dostosowane do potrzeb danej osoby.
Ważne: Spotkanie indywidualne jest nadal spotkaniem biznesowym. Oczywiście czasami może być bardziej nieformalne, ale zawsze powinno być jasne, jaką wartość dodaną osiągasz dzięki formatowi one-to-one.
Teraz powinieneś już wiedzieć, czym jest spotkanie indywidualne. Przejdźmy do kolejnego kroku w naszym przewodniku po udanych spotkaniach 1 na 1: cel i przeznaczenie spotkań 1 na 1.
Wartość dodana, cele i przeznaczenie spotkań indywidualnych
Cel spotkań indywidualnych
Celem udanego spotkania jeden na jeden jest stworzenie prywatnego i opartego na zaufaniu formatu dialogu między pracownikiem a menedżerem lub kierownikiem zespołu. Gdy istnieje zaufanie, pracownicy są znacznie bardziej skłonni do otwartego komunikowania swoich pomysłów i przeszkód.
Regularność spotkań indywidualnych znacznie przyspiesza również komunikację na temat bieżących zadań w zespole, a wszelkie błędne inicjatywy pracowników są rozpoznawane na wczesnym etapie. Częścią udanych spotkań one-to-one jest zatem również regularna kadencja –, o której więcej poniżej.
Cel rozmów indywidualnych
Oprócz ogólnego celu, cel spotkania indywidualnego zależy od indywidualnej sytuacji. Typowe cele udanego spotkania indywidualnego lub regularnego spotkania oceniającego to
- Wprowadzenie nowego pracownika
- Wiązanie pracownika z firmą (lub zespołem)
- Rozwiązywanie problemów z wydajnością (patrz "Plan poprawy wydajności")
- Promowanie rozwoju pracowników w firmie
- Informacje zwrotne i ogólna poprawa współpracy
Skuteczne spotkania indywidualne powinny koncentrować się zarówno na indywidualnych potrzebach pracownika, jak i przyczyniać się do osiągnięcia celów firmy, jeśli mają być zgodne ze wszystkimi zasadami sztuki.
Wartość dodana rozmów indywidualnych
Niezależnie od konkretnego celu spotkań indywidualnych lub rozmów oceniających, istnieje wiele wartości dodanych, z których możesz skorzystać:
- Budowanie relacji: Bliska więź między menedżerem lub kierownikiem zespołu a pracownikiem tworzy zaufanie i znacznie poprawia komunikację.
- Zwiększ motywację: Regularna uwaga sygnalizuje uznanie i wzmacnia zaangażowanie.
- Poznaj satysfakcję i zamiar anulowania: W czasach "wojny o talenty" bardzo cenne jest poznanie satysfakcji pracowników, aby móc przeciwdziałać zamiarom zwolnienia na wczesnym etapie.
- Możliwość coachingu: Menedżerowie i liderzy zespołów mogą wykorzystywać oceny pracowników do coachingu i dawać pracownikom impuls do rozwoju.
W porządku, teraz nadchodzi kolejny krok w naszym przewodniku po rozmowach 1 na 1: Jak prowadzić udane rozmowy 1 na 1? Zacznijmy od prostego pytania: Jaka jest właściwie dobra kadencja rozmów jeden na jeden, jak często powinny się one odbywać?
Wskazówka 1: Częstotliwość spotkań indywidualnych: Jak często powinieneś odbywać spotkania indywidualne?
Zacznijmy od odpowiedzi na pytanie, jak prowadzić rozmowy indywidualne, pytając, jak często powinny się one odbywać.
To, jak często powinna odbywać się regularna ocena lub spotkanie indywidualne, zależy od różnych czynników, takich jak wielkość zespołu i potrzeba koordynacji pod względem treści. Nie ma na to jednoznacznej reguły. Oto typowe zalecenia dotyczące udanych spotkań indywidualnych, które spełniają swój cel:
- Co tydzień: Idealny do pracy w szybkim tempie lub dla nowych pracowników.
- Co dwa tygodnie: Często zrównoważony interwał dla większości zespołów. Dobry punkt wyjścia do rozmów indywidualnych.
- Miesięcznie: Dla doświadczonych pracowników z jasnymi celami i stabilnymi wynikami.
Nawiasem mówiąc, w ankiecie zapytano, jak często pracownicy chcieliby odbywać spotkania 1 na 1 ze swoimi menedżerami. Odpowiedź brzmi: co tydzień! Źródło: Ankieta dotycząca częstotliwości spotkań 1:1
Zasadniczo, następująca wskazówka jest oczywista: częstsze spotkania 1 na 1 mogą mieć wykładniczo pozytywny wpływ na rozwój pracowników, jak pokazuje ta grafika:
Menedżerowie powinni zdefiniować stałą kadencję regularnych spotkań z pracownikami lub spotkań indywidualnych, a następnie stale dostosowywać tę kadencję do sytuacji w dialogu z pracownikiem, tak aby cel spotkań indywidualnych mógł być optymalnie realizowany.
Jako menedżer wiesz już, jak często powinny odbywać się rozmowy 1 na 1. Kolejny krok w naszym przewodniku "Jak prowadzić udane rozmowy 1 na 1" dotyczy właściwego czasu trwania takiej rozmowy.
Wskazówka 2: Jak długo powinno trwać spotkanie jeden na jeden?
Ponownie, nie ma jasnej reguły dla udanych spotkań 1-1. Typowy czas trwania udanego spotkania indywidualnego wynosi od 15 do 60 minut:
- 15 minut: Wystarczająca ilość czasu na regularną odprawę w znanym formacie z ustaloną agendą. W razie potrzeby należy wyznaczyć osobne terminy dla specjalnych tematów wykraczających poza ustalony porządek obrad.
- 60 minut: Pozostawia miejsce na bardziej dogłębne dyskusje, takie jak tematy związane z rozwojem lub karierą, oprócz ustalonej agendy.
Jasna agenda i efektywne notatki do przygotowania pomagają w jak najlepszym wykorzystaniu czasu. Nasza rada jest taka, aby zaplanować nieco więcej czasu na pierwsze regularne rozmowy oceniające, a następnie w razie potrzeby skrócić czas ich trwania.
💡
Według ankiety średni czas trwania spotkań 1 na 1 wynosi 43 minuty –, ale nie możemy ocenić, czy są one średnio udane.
Źródło: Zgłoś statystyki spotkań 1:1
Istnieje duże zapotrzebowanie na szablony rozmów indywidualnych. Dlatego w następnym kroku naszego przewodnika przedstawię Ci krótki szablon, dzięki któremu cel Twojej rozmowy w cztery oczy będzie optymalnie spełniony. To również przybliża nas do sedna pytania, jak prowadzić udane rozmowy jeden na jeden.
Wskazówka 3: Prosty szablon początkowy dla agend spotkań indywidualnych
Zasadniczo masz swobodę, jeśli chodzi o szablon, ale istnieje kilka zasad udanych spotkań 1-1. Aby pomóc Ci zacząć, oto wypróbowany i przetestowany szablon udanych spotkań jeden na jeden i ich program:
- Zamelduj się: Jak się masz? Nieformalna wymiana zdań również na tematy osobiste.
- Recenzja: Nad czym ostatnio pracowałeś? Nad jakimi tematami obecnie pracujesz?
- Blokady i wyzwania: Z jakimi blokadami lub wyzwaniami się zmagasz? Jak mogę cię wesprzeć?
- Cele: Jakie cele wyznaczyłeś sobie na następny tydzień?
- Dalsze punkty pracownika lub bezpośredni raport (np. informacje zwrotne lub pomysły)
- Dalsze punkty menedżera lub lidera zespołu (np. informacje zwrotne lub osobista wymiana informacji o aktualizacjach od firmy)
- Sondaż nastrojów (opcjonalnie): Regularne badanie satysfakcji członków zespołu w różnych aspektach (np. ogólne zadowolenie, kultura informacji zwrotnej, przywództwo) w liczbach i uczynienie go mierzalnym profesjonalizuje twoje przywództwo.
Korzystanie z agendy tworzy strukturę i zapewnia bezpieczeństwo obu stronom w przygotowaniu spotkania indywidualnego lub oceniającego. Znacznie zwiększa to prawdopodobieństwo udanej dyskusji, która spełnia rzeczywisty cel spotkania.
Przy okazji, narzędzie do spotkań 1 na 1 Echometer oferuje różne szablony dla Twojej rutyny spotkań. Oto tylko jeden z wielu przykładów – - zapoznaj się z naszym narzędziem:
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda
- Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, życia osobistego i prywatnego?
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Komunikacja
Gdzie widzisz swój zespół: Jak rozkłada się wkład?
Gdzie widzisz siebie? Jaką rolę odgrywasz w zależności od spotkania?
Jaki byłby pierwszy krok, aby zapewnić bardziej równomierny podział pracy w zespole?
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Niepowodzenie w przyszłości
Kiedy ostatnio miałeś wrażenie, że popełniłeś błąd?
Jak zareagowałeś na ten błąd?
Jakie byłoby konstruktywne spojrzenie na ten "błąd"?
Jakie są kolejne ważne błędy, które musisz popełnić, aby zbliżyć się do swoich celów?
Szablon narzędzia do spotkań 1:1: ucz się od najlepszych
Na kim z zespołu się wzorujesz i dlaczego?
Jakich rzeczy chcesz się nauczyć, gdy myślisz o swoich współpracownikach w firmie i poza nią?
Skontaktuj się z ludźmi, od których chcesz się uczyć.
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Rodzaje konfliktów
Wymień niedawny konflikt w swoim zespole.
Zapoznaj się z 5 różnymi stylami konfliktu: Czy Twoje zachowanie i postawę można zaklasyfikować do jednego lub więcej stylów konfliktu?
Jak mogłeś lepiej poradzić sobie z konfliktem?
Dwie bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące agendy one-to-one, jeśli rozważasz dostosowanie szablonu one-to-one:
- Jeśli chcesz odnieść sukces, nie pomijaj odprawy podczas rozmowy indywidualnej. Prawdopodobnie oboje właśnie wróciliście z innych spotkań lub kontekstów i potrzebujecie kilku minut, aby mentalnie dostosować się do spotkania w cztery oczy. Odprawa jest również dobrą okazją do wzmocnienia relacji z pracownikiem i przekazania wzajemnego zainteresowania i uznania.
- Punkt porządku obrad "Inne uwagi od pracownika" na spotkaniu indywidualnym ma służyć jako punkt zaczepienia, aby Twój pracownik mógł poruszyć tutaj wszelkie tematy, co do których nie ma pewności, gdzie je umieścić. Dlatego radzę nie usuwać tego punktu z agendy i zawsze proaktywnie pytać, czy są jakieś tematy w tym zakresie. Jeśli nie, zawsze możesz pominąć ten punkt w spotkaniu biznesowym i przynajmniej ten punkt nie stanie na drodze do sukcesu twojego spotkania 1 na 1.
Dobry przewodnik działa również z ramami. Dlatego nie chcę pozbawiać cię naszego krótkiego schematu spotkań indywidualnych. Pomoże Ci on optymalnie zrealizować cel Twojej nowej rutyny spotkań.
Wskazówka 4: Jak prowadzić spotkania indywidualne zorientowane na rozwój: Proste ramy dla spotkań jeden na jeden
Jeśli twoje spotkania indywidualne lub z pracownikami wydają ci się stratą czasu i nie są udane, poniższa sekcja jest dla ciebie.
Wiele spotkań one-to-one lub ocen pracowniczych kończy się jednostronnymi aktualizacjami statusu od pracowników do ich menedżerów lub liderów zespołów. Takie indywidualne spotkania o charakterze sprawozdawczym często mają niewielką wartość dodaną dla pracownika, nie spełniają swojego celu, a przede wszystkim oznaczają dodatkową pracę. Naszym zdaniem takie "spotkania 1-1" są stratą czasu i nie spełniają wymagań nowoczesnego menedżera jako "przywódcy służebnego".
Zobacz także: Przywództwo służebne w kontekście pracy zwinnej
Dlatego też zdecydowanie opowiadamy się za tym, aby udane spotkania indywidualne zawsze koncentrowały się na rozwoju, aby w pełni spełnić swój cel.
Zorientowane na rozwój spotkania jeden na jeden lub oceny pracowników opierają się na jasnych ramach, aby zmaksymalizować sukces:
- Ciągła refleksja: Wspólna refleksja nad przeszłymi sukcesami i wyzwaniami. Identyfikuj wzorce wspólnie z pracownikami.
- Cele rozwojowe: Opracowanie atrakcyjnych, indywidualnych celów rozwojowych, które odpowiadają celom zawodowym pracownika, zwiększa jego lojalność i motywację.
- Środki rozwoju: Zdefiniuj i aktywnie wspieraj konkretne kroki w celu rozwijania umiejętności pracownika, aby mógł on osiągnąć swoje cele.
Takie ramy dla udanych spotkań jeden na jeden zapewniają orientację i promują dalszy rozwój. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu rozwojowego –, który jest kolejną częścią naszego przewodnika po dialogu one-to-one.
Wskazówka 5: Jak definiować i śledzić cele dla pracowników podczas indywidualnych spotkań?
Cele rozwojowe mogą być kolejnym narzędziem nadającym strukturę i kierunek Twoim spotkaniom indywidualnym lub spotkaniom oceniającym, a tym samym maksymalizującym ich sukces. Cele rozwojowe powinny zawsze pasować do kontekstu, aby spełnić swoje zadanie:
- W jakim stopniu cel rozwojowy pracownika pokrywa się z celami zespołu lub firmy? Jeśli ten aspekt zazębiających się celów jest dla Ciebie istotny, mogę polecić ramy "Cele i kluczowe wyniki" jako wskazówkę.
- W jaki sposób cel rozwojowy odpowiada osobistym zainteresowaniom i motywacji pracownika?
Badania pokazują, że jasne cele rozwojowe – mogą zwiększyć wydajność pracowników o 12% do 15% bez żadnej rekompensaty finansowej –. Zobacz: Wpływ celów na wydajność pracy
Podstawa udanych spotkań indywidualnych: określenie celu rozwojowego dla pracowników
Dlatego przed zdefiniowaniem celów rozwojowych podczas spotkań 1-1 powinieneś również wyjść poza codzienne życie, aby porozmawiać o długoterminowej wizji pracownika i roli, w jakiej pracownik widzi siebie w perspektywie średnio- lub długoterminowej. Postaraj się dobrze zrozumieć motywatory pracownika, zanim zaczniecie wspólnie definiować cele rozwojowe.
Cele rozwojowe powinny być jasne, mierzalne i osiągalne, aby spełniały swój cel. Możesz użyć metody SMART, aby sprawdzić sformułowanie:
- Specyficzne: Czy cel rozwoju jest wystarczająco jasny i konkretny? Jeśli wydaje się on zbyt odległy w czasie, czy można zdefiniować wcześniejszy cel pośredni?
- Mierzalne: Powinny istnieć wymierne wskaźniki do oceny postępów. W jaki sposób zintegrujesz te pomiary z indywidualnymi spotkaniami lub regularnymi ocenami pracowników?
- Atrakcyjny: Cel powinien być znaczący i motywujący dla pracownika.
- Realistyczny: Cel rozwojowy musi być osiągalny dla pracownika. Czy realistyczne jest osiągnięcie tego celu przy obecnym obciążeniu pracą, czy też konieczna byłaby zmiana obszarów odpowiedzialności?
- Zakończone: Powinny istnieć jasne ramy czasowe i, najlepiej, kamienie milowe, tak aby postępy można było osiągnąć już podczas nadchodzących spotkań indywidualnych lub spotkań z pracownikami.
Śledź cele rozwojowe podczas indywidualnych spotkań
Zadbaj o to, by cel rozwojowy był jak najbardziej widoczny w twoich notatkach One-On-One, tak by regularnie o nim przypominać.
Cel rozwojowy jest regularnie sprawdzany podczas udanych spotkań "jeden na jeden" lub ocen pracowniczych i w razie potrzeby dostosowywany. Ponadto z celu rozwojowego powinny wynikać środki, które można wdrożyć tak szybko, jak to możliwe, aby postęp był stale odczuwalny, a cel spotkań indywidualnych mógł zostać osiągnięty.
Idealnie byłoby, gdybyś zawsze miał jeden lub dwa aktywne mierniki dla celu rozwojowego, które możesz omówić w ramach oceny indywidualnej lub oceny pracownika.
Wskazówka 6: Narzędzia do indywidualnych spotkań biznesowych
Czy nadal czujesz się niepewnie jako menedżer lub lider zespołu i tak naprawdę nie wiesz, jak prowadzić udane rozmowy indywidualne? Wskazałem już powyżej, że istnieje oczywiście oprogramowanie do prowadzenia spotkań jeden na jeden. Piękno narzędzi online 1 na 1 polega na tym, że naturalnie uwzględniają one podstawy tego przewodnika.
Jeśli jesteś zainteresowany istniejącymi narzędziami w szczegółach, mogę polecić nasz artykuł jako dodatkową wskazówkę: Porównanie 3 najlepszych narzędzi do spotkań 1 na 1. Jeśli chcesz wypróbować najlepsze naszym zdaniem narzędzie do udanych spotkań 1 na 1, możesz zacząć od razu, korzystając z poniższego szablonu. Narzędzie to może zrobić znacznie więcej niż tylko nagrywać notatki ze spotkań –, ma wiele szablonów, automatyzacji, sugerowanych działań i pomaga Ci mieć KPI dla rozwoju pracowników:
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda
- Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, życia osobistego i prywatnego?
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Komunikacja
Gdzie widzisz swój zespół: Jak rozkłada się wkład?
Gdzie widzisz siebie? Jaką rolę odgrywasz w zależności od spotkania?
Jaki byłby pierwszy krok, aby zapewnić bardziej równomierny podział pracy w zespole?
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Niepowodzenie w przyszłości
Kiedy ostatnio miałeś wrażenie, że popełniłeś błąd?
Jak zareagowałeś na ten błąd?
Jakie byłoby konstruktywne spojrzenie na ten "błąd"?
Jakie są kolejne ważne błędy, które musisz popełnić, aby zbliżyć się do swoich celów?
Szablon narzędzia do spotkań 1:1: ucz się od najlepszych
Na kim z zespołu się wzorujesz i dlaczego?
Jakich rzeczy chcesz się nauczyć, gdy myślisz o swoich współpracownikach w firmie i poza nią?
Skontaktuj się z ludźmi, od których chcesz się uczyć.
Szablon narzędzia spotkania 1:1: Rodzaje konfliktów
Wymień niedawny konflikt w swoim zespole.
Zapoznaj się z 5 różnymi stylami konfliktu: Czy Twoje zachowanie i postawę można zaklasyfikować do jednego lub więcej stylów konfliktu?
Jak mogłeś lepiej poradzić sobie z konfliktem?
Podsumowanie 5 najważniejszych wskazówek dotyczących udanych spotkań jeden na jeden
Podsumujmy więc to, czego mam nadzieję, że jako menedżer nauczyłeś się o udanych rozmowach indywidualnych i ich celu (oprócz wiedzy o tym, czym jest rozmowa 1 na 1):
- Zadbaj o regularność: Niezbędna jest stała częstotliwość, np. co tydzień lub co dwa tygodnie.
- Przygotowanie i czysta dokumentacja: Jasna agenda i uporządkowane notatki sprawiają, że spotkania indywidualne są bardziej efektywne.
- Posłuchaj: Daj pracownikowi przestrzeń do wyrażenia swoich obaw.
- Promuj rozwój: Wykorzystaj spotkania "jeden na jeden" i regularne oceny pracownicze, aby zdefiniować długoterminowe cele rozwojowe dla pracowników i aktywnie wspierać ich osiągnięcie.
- Śledzenie: Zapisz wyniki i zadania na piśmie i stwórz wspólne zobowiązanie do wdrożenia działań następczych.
Dzięki tym wskazówkom i wytycznym Twoje indywidualne spotkania i regularne oceny pracowników staną się cennym narzędziem przywództwa i rozwoju.
