Jean Michel Diaz

9 października 2024 r.

21 Obowiązki i zadania lidera zespołu

Spotkania 1:1, Leadership

Jako lider lub kierownik zespołu, oprócz odpowiedzialności personalnej, bierzesz odpowiedzialność za zespół i jego wyniki. Jednocześnie nie powinieneś definiować swoich działań, roli i obowiązków zbyt szeroko i potencjalnie popadać w "mikrozarządzanie" pracownikami.

Mając to na uwadze, w tym artykule chcielibyśmy przybliżyć Ci najważniejsze obowiązki, wymagania i działania związane z rolą Team Lead –, niezależnie od tego, czy pracujesz w zespole zwinnym lub scrumowym, czy też w innym kontekście pracy opartej na wiedzy.

Ważne, aby wiedzieć: Przyjmujemy rolę lidera zespołu, który wzmacnia pozycję pracowników. Przy okazji, możesz również pobrać całą listę 21 punktów w formacie PDF na końcu wpisu na blogu.

Zacznijmy więc od –: oto główne obowiązki i działania Team Lead:

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

8 Obowiązki lidera zespołu

Odpowiedzialność #1 w roli lidera zespołu: Jasne cele i wizja

Dobry lider zespołu ma za zadanie upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją nadrzędne cele projektu i firmy. I nie tylko to – najlepsze zespoły na świecie mają nawet atrakcyjną wizję, nad którą pracują z największą motywacją. Jasne cele i wspólna wizja zapewniają zespołowi orientację i pomagają bezpośrednim podwładnym w samodzielnym ustalaniu priorytetów.

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:

Czy wszyscy członkowie zespołu wiedzą, jak ich praca wpływa na zespół i cele firmy?
Czy członkowie zespołu mają wystarczający kontekst, aby móc samodzielnie podejmować decyzje?

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #2 w roli lidera zespołu: Usuwanie barier i zabezpieczanie zasobów

Liderzy zespołów mają za zadanie usuwać przeszkody, które blokują produktywność zespołu. Niezależnie od tego, czy chodzi o problemy techniczne, brak zasobów czy niejasne wymagania, lider zespołu aktywnie interweniuje, aby znaleźć rozwiązania i umożliwić zespołowi działanie. W kontekście zwinnego przywództwa jest to również określane jako przywództwo służebne (Czytaj więcej: Przywództwo służebne).

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:

Kiedy ostatni raz zapytałem moich bezpośrednich podwładnych, jakie przeszkody obecnie ich powstrzymują?
Jakie wewnętrzne lub zewnętrzne czynniki blokują naszą wydajność jako zespołu?
Jak możemy zmniejszyć wysiłki związane z koordynacją i czas oczekiwania na styku z innymi zespołami?

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #3 w roli lidera zespołu: Przewodzenie z naciskiem na mocne strony

Każdy członek zespołu wnosi do niego inne umiejętności. Dobry lider zespołu bierze odpowiedzialność za personel, rozpoznając mocne i słabe strony i wykorzystując je w ukierunkowany sposób. Jednocześnie wspiera rozwój osobisty i zawodowy członków zespołu, np. poprzez regularne indywidualne spotkania informacyjne lub możliwości dalszego szkolenia. Nie ma znaczenia, czy są one przeprowadzane cyfrowo lub wirtualnie zdalnie, czy też osobiście na miejscu.

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:

Jakie są mocne strony mojego zespołu i jak możemy je podkreślić?
Jak mogę pomóc członkom zespołu pracować nad ich słabościami i stworzyć środowisko, w którym wpływ słabości może być lepiej amortyzowany?
Jakie możliwości rozwoju i życzenia widzą członkowie zespołu? Jak mogę wspierać ich w rozwoju jako menedżer?

"Dlaczego moi pracownicy nigdy nie poruszają tematów na spotkaniach 1:1?"

"Podczas moich spotkań 1:1 irytujące jest robienie notatek i jednoczesne koncentrowanie się na pracowniku".

"Pracownicy po prostu nie otwierają się przede mną w rozmowach 1:1".

"Pracownicy po prostu nie optymalizują swoich pętli informacji zwrotnych i procesów pracy".

"Tak, spotkania 1:1 z moimi pracownikami powinny być moim najważniejszym spotkaniem –, ale nie mam do tego przewodnika".

"Pracownicy nie traktują spotkań 1:1 wystarczająco poważnie".

"Pracownicy po prostu nie są zainteresowani perspektywą klienta".

"Nie wiem, jak mogę rozwijać moich pracowników podczas spotkań 1:1 przez dłuższy czas".

"Pracownicy zbyt rzadko wdrażają działania podjęte podczas spotkań 1:1".

"Jako menedżer zbyt często jestem źle przygotowany do spotkań 1:1".

"Nie wiem, jak rozwijać umiejętności miękkie pracowników podczas spotkań 1:1".

"Pracownicy po prostu nie mają wewnętrznych celów rozwojowych".

"Zbyt często nie mamy żadnych znaczących pomiarów po spotkaniach 1:1".

"Nie mam czasu na przygotowywanie spotkań 1:1 i dlatego jestem niezadowolony z moich wyników".

"Pracownicy po prostu nie biorą odpowiedzialności za nasz cel zespołowy".

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #4 w roli lidera zespołu: Promowanie komunikacji i modelowanie rozwiązywania konfliktów

Jako Team Lead jesteś nie tylko kluczowym członkiem zespołu, ale także pomostem między zespołem a kierownictwem. Dbasz o to, by informacje były przekazywane w sposób jasny i terminowy. Promujesz również dialog w zespole, na przykład poprzez zorganizowane spotkania lub otwartą kulturę informacji zwrotnej. Jako menedżer dajesz przykład, w jaki sposób można rozwiązywać konflikty w sposób zorientowany na cel i pełen szacunku, a także wspierasz swoich bezpośrednich podwładnych w rozwiązywaniu konfliktów tak niezależnie, jak to tylko możliwe.

💡

W jakich sytuacjach mojemu zespołowi brakowało informacji? W jakich sytuacjach informacje były nierównomiernie rozłożone w zespole?
Jak efektywne są spotkania naszego zespołu? Czy jest wystarczająco dużo miejsca i możliwości, aby wszyscy członkowie zespołu mogli wnieść swój wkład i swoje pomysły?
W jaki sposób przyczyniłem się do kultury otwartej informacji zwrotnej i pełnego szacunku znajdowania rozwiązań w problematycznych sytuacjach lub konfliktach?

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #5 w roli lidera zespołu: Bierzesz odpowiedzialność za wyniki

Za sukces zespołu odpowiadasz jako jego lider. Dobry lider zespołu tworzy warunki ramowe dla zespołu, aby osiągać wyniki i bierze odpowiedzialność, gdy coś pójdzie nie tak. Błędy są analizowane w celu wyciągnięcia z nich wniosków zamiast obwiniania innych. Tworzysz bezpieczne ramy, które pozwalają członkom zespołu podejmować ryzyko.

Bacznie obserwujesz również istotne kluczowe dane, takie jak zadowolenie klientów mierzone w ankietach itp. w celu wykorzystania ich do zarządzania zespołem.

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:
- Jak pokazać mojemu zespołowi, że w ostatecznym rozrachunku wezmę na siebie odpowiedzialność i będę ich chronić nawet w przypadku mniej niż doskonałych wyników?
- Jak mogę przyczynić się do tego, by o błędach mówiono otwarcie i wyciągano z nich wnioski?
- Jak stworzyć jasne ramy dla członków zespołu, aby wiedzieli, które decyzje i ryzyko mogą podejmować na własną odpowiedzialność?
- Które kluczowe postacie mogą pomóc nam jako zespołowi w efektywnej współpracy?

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #6 w roli lidera zespołu: Ustanowienie kultury i wartości

Promowanie pozytywnej kultury zespołu jest jednym z kluczowych zadań lidera zespołu. Atmosfera uznania i współpracy nie rozwija się sama – wymaga aktywnej organizacji. Zawsze zdarzają się sytuacje, w których pojawiają się napięcia lub poszczególni członkowie czują się wykluczeni, i wtedy musisz interweniować. Jako menedżer jesteś odpowiedzialny za stworzenie środowiska, w którym panuje zaufanie i każdy ma pewność, że może wnieść swój punkt widzenia.

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:
- Czy aktywnie promuję dialog i współpracę w zespole?
- Czy zostawiam wystarczająco dużo miejsca na różnorodność opinii i stylów pracy?
- Jak radzić sobie z sytuacjami, w których członkowie zespołu nie czują się szanowani lub doceniani?

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #7 w roli lidera zespołu: Zapewnienie sprawiedliwości

Zapewnienie sprawiedliwości w zespole jest ważnym zadaniem dla lidera zespołu. Zawsze są członkowie zespołu, którzy mówią głośno, gdy czują, że są traktowani niesprawiedliwie i inni, którzy sumiennie wykonują swoje zadania, ale mają trudności z odniesieniem się do niesprawiedliwego zachowania. Jako menedżer musisz radzić sobie z takimi sytuacjami z empatią.

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:
- Czy podział pracy w zespole jest sprawiedliwy?
- Czy wyniki są wystarczająco doceniane i czy otwarcie mówi się o ich braku?
- W jaki sposób mogę zapewnić, że członkowie zespołu mogą bez przeszkód omawiać ze mną swoje obawy dotyczące nieuczciwego zachowania –, a nawet nieuczciwego zachowania z mojej strony –?

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Odpowiedzialność #8 w roli lidera zespołu: Profesjonalne przywództwo

Monitorowanie doskonałości zawodowej w zespole jest niezbędnym działaniem lidera zespołu. Upewniasz się, że stosowane są właściwe metody i narzędzia. Często zdarzają się złożone wyzwania, których zespół nie jest w stanie rozwiązać samodzielnie, i wtedy musisz wesprzeć go swoją wiedzą lub sprowadzić odpowiednich ekspertów do pomocy. Zapewniasz, że jakość wyników pracy zawsze spełnia najwyższe standardy.

💡

Pytania dotyczące autorefleksji jako lidera zespołu:
- Czy mam jasny obraz profesjonalnych lub technicznych wymagań i umiejętności zespołu?
- Czy zapewniam mojemu zespołowi wystarczające wsparcie w rozwiązywaniu złożonych problemów, czy przynajmniej kieruję ich do odpowiednich ekspertów?
- Czy poświęcam wystarczające zasoby i czas na rozwój zawodowy zespołu?

Mając na uwadze te obowiązki, istnieją pewne działania, których nie będziesz w stanie uniknąć w swojej pracy jako lider zespołu.

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

5 Typowe, codzienne czynności i zadania lidera zespołu

Team Lead ma wiele zadań i działań, które obejmują zarówno elementy strategiczne, jak i operacyjne. Można je podzielić na następujące kategorie:

1. zadania i działania Lider zespołu: planowanie i ustalanie priorytetów

Wyznaczanie celów zespołowych: Definiowanie i komunikowanie jasnych celów, które zespół powinien osiągnąć.
Ustal priorytety: Organizuj zadania według ważności i pilności oraz upewnij się, że wszyscy bezpośredni podwładni ustalają właściwe priorytety.

2. zadania i działania Lider zespołu: koordynacja i zarządzanie zasobami

Przydział zadań: Przydzielanie zadań odpowiednim członkom zespołu w oparciu o ich mocne strony i możliwości.
Zapewnij zasoby: Upewnij się, że zespół posiada niezbędne narzędzia, informacje i czas do wydajnej pracy.

3. zadania i działania Lider zespołu: spotkania i komunikacja

Spotkania zespołu: Przeprowadzaj regularne aktualizacje i spotkania dotyczące statusu, aby monitorować postępy i identyfikować przeszkody.
Koordynacja z innymi działami: Komunikacja z innymi zespołami lub kierownictwem w celu wymiany informacji lub wyjaśnienia zależności.

4. lider zespołu ds. zadań i działań: mentoring i coaching

Dyskusje na temat informacji zwrotnych: Regularne sesje konstruktywnej informacji zwrotnej z członkami zespołu w celu omówienia ich wyników i określenia możliwości rozwoju.
Promowanie indywidualnych mocnych stron: Identyfikacja talentów i ukierunkowane wsparcie dalszego rozwoju.

W tym miejscu chciałbym zwrócić twoją uwagę na nasze narzędzie do spotkań indywidualnych Echometer. Pomaga ono liderom zespołów rozwijać ich członków podczas regularnych spotkań indywidualnych. Oto przykładowy szablon spotkania (wirtualnego, zdalnego lub na miejscu). Zapoznaj się z naszym narzędziem:

Szablon narzędzia spotkania 1:1: Nastrój jak pogoda

Lodołamacz

Jaka jest obecnie pogoda w Twoim projekcie / zadaniach?

Tematy dotyczące pracownika

Tematy poruszane przez menedżera

Co poszło dobrze?
Wyzwania?
Następne priorytety?

Sprawdzenie nastroju (ankieta)

Ten szablon 1:1 zamienia nudne aktualizacje statusu w prawdziwe rozmowy rozwojowe 🌱

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?

...

Ten szablon 1:1 zamienia nudne aktualizacje statusu w prawdziwe rozmowy rozwojowe 🌱

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...

Bez zbędnej gadaniny, bez niezręcznych przerw. Ten szablon 1:1 po prostu zawsze działa.

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?

...

Bez zbędnej gadaniny, bez niezręcznych przerw. Ten szablon 1:1 po prostu zawsze działa.

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...

Dzięki temu szablonowi 1:1 możesz zbudować prawdziwą relację ze swoimi pracownikami 🤝

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...

Dzięki temu szablonowi 1:1 możesz zbudować prawdziwą relację ze swoimi pracownikami 🤝

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
...

Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?

...

Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊

💬 Z szablonu:

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?

...

Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊

💬 Z szablonu:

Pogodowy lodołamacz: Gdybyś miał opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, jaka jest obecnie pogoda w twoim projekcie lub zadaniach?

Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?

...

Skorzystaj z tego szablonu 1:1, aby dowiedzieć się, jak naprawdę czują się Twoi pracownicy 📊

💬 Z szablonu:

Pogodowy lodołamacz: Jak opisałbyś swój stan emocjonalny, swój projekt lub swoje zadania jako pogodę?
Mróz, 🌪️ Burzowo, ☁️ Pochmurno, ⛅️ Częściowe zachmurzenie, ☀️ Słonecznie
Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?

...

5. zadania i działania lidera zespołu: rozwiązywanie problemów i usuwanie barier

Rozpoznaj i usuń przeszkody: Identyfikowanie problemów utrudniających przepływ pracy i inicjowanie rozwiązań, czy to trudności technicznych, czy blokad organizacyjnych.
Optymalizacja procesu: Ciągły przegląd i doskonalenie procesów pracy w celu zwiększenia wydajności.

W odniesieniu do tego ostatniego punktu, gorąco polecam organizowanie zwinnych retrospektyw. Retrospektywy zespołu to format spotkania zespołu, podczas którego zespół zbiera się jako całość na 30 do 90 minut, aby zastanowić się nad ostatnią współpracą i opracować środki poprawy.

Retrospektywy zespołowe odgrywają kluczową rolę we wzmacnianiu kultury zespołu i tworzeniu kultury otwartej informacji zwrotnej. Zwłaszcza dla nowych menedżerów mogą one być fantastycznym narzędziem do inicjowania oddolnych zmian w zespole w konstruktywny i pozytywny sposób. Więcej informacji na temat zwinnych retrospektyw znajdziesz tutaj.

Teraz, gdy znasz już działania, zadania i obowiązki lidera zespołu, przejdźmy do wymagań związanych z rolą lidera zespołu.

Jeśli chcesz, możesz pobrać całą listę z 21 punktami w formacie PDF tutaj. Po prostu kliknij przycisk:

Lider zespołu: rola, działania, zadania i obowiązki

Cechy przywódcze: 8 wymagań dla lidera zespołu

Istnieją różne wymagania dla nowoczesnego lidera zespołu (Scrum), który musi posiadać wiele cech przywódczych. Musi on posiadać różnorodne umiejętności i cechy, aby skutecznie kierować zespołem i z powodzeniem wypełniać swoje obowiązki. Najważniejsze wymagania dotyczące umiejętności przywódczych można podzielić na następujące kategorie:

1. cechy przywódcze i wymagania lider zespołu: umiejętności przywódcze

Myślenie strategiczne: Umiejętność wyznaczania długoterminowych celów i dostosowywania do nich zespołu.
Zdecydowanie: Bądź w stanie podejmować jasne i uzasadnione decyzje.
Motywacja: Inspirowanie zespołu i utrzymywanie motywacji nawet w trudnych momentach.

2. cechy przywódcze i wymagania lider zespołu: umiejętności komunikacyjne

Przejrzysta komunikacja: Przekazywanie informacji w sposób przejrzysty i zrozumiały.
Empatia: Reaguj na potrzeby i obawy bezpośrednich podwładnych i aktywnie ich słuchaj.
Kultura przekazywania informacji zwrotnych: Udzielanie i otrzymywanie regularnych, konstruktywnych informacji zwrotnych.

3. cechy przywódcze i wymagania wobec lidera zespołu: budowanie zaufania i uczciwości

Stwórz zaufanie: Stwórz atmosferę zaufania, w której członkowie zespołu mogą otwarcie komunikować się ze sobą.
Funkcja wzorca do naśladowania: Wykaż się etyczną, odpowiedzialną postawą jako menedżer i działaj autentycznie.

4. cechy przywódcze i wymagania lider zespołu: zdolność adaptacji i elastyczność

Szybka reakcja na zmiany: Być w stanie działać elastycznie i w sposób zorientowany na rozwiązania w dynamicznym środowisku.
Otwartość na nowe pomysły: Gotowość do ciągłego rozwoju i adaptacji do nowych technologii i metod.

5. cechy przywódcze i wymagania wobec lidera zespołu: autorefleksja

Dostrzegaj błędy i ucz się: Umiejętność refleksji, rozpoznawania błędów i wyciągania z nich wniosków.
Rozwój osobisty: Ciągłe doskonalenie własnych umiejętności przywódczych i wiedzy zawodowej.

6. cechy przywódcze i wymagania lidera zespołu: orientacja na rozwiązania

Umiejętności rozwiązywania problemów: Zachowanie zimnej krwi w trudnych sytuacjach i znajdowanie rozwiązań.
Kreatywność: Rozwijaj innowacyjne podejścia do pokonywania wyzwań.

7. cechy przywódcze i wymagania lider zespołu: wizja i cele

Jasna wizja: Opracuj inspirującą wizję i dostosuj do niej zespół.
Orientacja na cel: Jasno określ długoterminowe cele firmy i dostosuj do nich codzienne zadania.

8. cechy przywódcze i wymagania lidera zespołu: wiedza techniczna

Ekspertyza: Posiadaj odpowiednią wiedzę techniczną, aby wspierać zespół w złożonych wyzwaniach.
Mentoring: Wspieraj zespół w rozwijaniu umiejętności technicznych i wiedzy specjalistycznej.

W porządku. Jeśli jesteś w stanie w pełni zintegrować tę listę wymagań, działań i obowiązków ze swoim codziennym życiem, gratulacje: najprawdopodobniej będziesz ponadprzeciętnym liderem zespołu dla swoich pracowników. Nie jest to jednak łatwe.

Dlatego zalecamy wdrożenie zasady ciągłego doskonalenia zarówno w zarządzaniu sobą, jak i zarządzaniu zespołem –, na przykład poprzez przeprowadzanie zwinnych retrospektyw. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: Czym jest retrospektywa? i Wskazówki dotyczące retrospektyw zespołowych.