Kształtowanie retrospektyw - unikanie nieporozumień w komunikacji
Szczególnie ważne jest prawidłowe zorganizowanie retrospektyw w pracy zespołowej, ponieważ oferują one optymalną podstawę do wymiany w zespole, ale jednocześnie nie są samonapędzające się. Szczególnie ważnym aspektem jest komunikacja między uczestnikami.
Niedawno miałem prywatną sytuację, w której zdałem sobie sprawę, jak szybko ludzie mogą się nawzajem źle zrozumieć.
Mój przyjaciel, Ben, pożyczył ode mnie kabel do ładowania, który należał do innego przyjaciela, Leona. Kiedy chciałem oddać go Leonowi, zapytałem mojego przyjaciela Bena, czy mógłby mi go przynieść. W tej chwili nie mógł i zaproponował, że odda go bezpośrednio Leonowi. Ponieważ sam chciałem ją oddać, powiedziałem mu: “Nie, w porządku, nie potrzebujesz jej. Po prostu daj mi to innym razem.
Następnego dnia przyszła wiadomość od Bena: „Wrzuciłem to do skrzynki Leona” i zastanawiałem się, co to ma znaczyć, bo przecież – moim zdaniem – wyraźnie powiedziałem, żeby mi to dał bezpośrednio.
A morał tej historii jest taki, że Ben po prostu chciał mi zrobić przysługę i myślał, że powiedziałem to, żeby mu nie przeszkadzać.
Pokazuje to, że w komunikacji mogą występować różne interpretacje, a tym samym mogą pojawić się nieporozumienia.
W szczególności z tego powodu ważne jest, aby projektować retrospektywy w taki sposób, aby nieporozumienia z życia codziennego mogły zostać odkryte i przezwyciężone poprzez tworzenie wspólnych, spójnych rozwiązań. modele mentalne nawet z wyprzedzeniem, aby móc skutecznie działać jako zespół.
W zespołach, w których kilku uczestników komunikuje się za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak poczta elektroniczna, telefon lub komunikatory, takie jak Slack & Co, potencjał nieporozumień może się szybko zwielokrotnić. Retrospektywa tworzy chronioną przestrzeń, aby przywrócić zespół na właściwe tory. Dlatego właśnie projektowanie retrospektyw jest szczególnie istotne w takich zespołach.
Projektowanie retrospektyw | Czynnik sukcesu dla komunikacji
Ale czym w ogóle jest definicja retrospektywy? Zasadniczo retrospektywę można zdefiniować następująco: Retrospektywa to regularne spotkanie zespołu w celu omówienia minionych etapów pracy i wyciągnięcia z nich propozycji ulepszeń dla przyszłej współpracy. Więcej informacji znajdziecie w naszych FAQ przeczytaj o tym.
Jak wygląda struktura retrospektywy? Oczywiście projekt retrospektywy musi być dostosowany do potrzeb zespołu, ale istnieją pewne podstawowe ramy lub metody retrospektywne, których należy przestrzegać.
Istnieje kilka Pytaniao których należy pamiętać w retrospektywie, aby zoptymalizować proces pracy, poprawić komunikację i uniknąć lub przynajmniej odkryć nieporozumienia:
- Co zrobiliśmy tak dobrze, że musimy o tym mówić, aby o tym nie zapomnieć?
- Jakie spostrzeżenia uzyskaliśmy?
- Co musimy zrobić inaczej w przyszłości?
- Czego jeszcze nie zrozumieliśmy?
Etapy projektowania retrospektywy
Zasadniczo retrospektywy można podzielić na kilka części Fazy które są podzielone jak pokazano na rysunku:
Teraz pewnie zadajesz sobie pytanie, co konkretnie ma Ci to powiedzieć? Powiemy ci to i jak możesz zaprojektować swoją retrospektywę w dalszej części, oczywiście!
- Wstęp: Wstęp obejmuje powitanie i ocenę aktualnego nastroju. Można to zrobić na przykład poprzez krótką odprawę, w której każdy zgłasza, jak się obecnie czuje.
- Gromadzenie danych: Podczas gromadzenia danych powinieneś zebrać informacje, które umożliwią ci ocenę współpracy. Mogą to być zarówno obiektywne fakty, jak i twoje osobiste wrażenia.
- Uzyskiwanie wglądu: Chodzi o określenie przyczyn. Dlaczego coś idzie dobrze lub nie idzie dobrze? Powyższe pytania mogą Ci w tym pomóc.
- Określ działania: Na tym etapie należy podjąć decyzję o konkretnych krokach, przydzielić obowiązki i określić przydział czasu.
- Zakończenie: Na koniec powinieneś ocenić samą retrospektywę i przekazać informacje zwrotne na jej temat. Pomoże Ci to zoptymalizować kolejne retrospektywy. Możesz skorzystać z naszego Narzędzie do retrospektyw zespołowych mogą być pomocne. Ukierunkowane elementy są wykorzystywane do refleksji nad współpracą i tworzenia wspólnego konsensusu.
Korzystaj z narzędzi retrospektywnych
Nawiasem mówiąc, narzędzia retrospektywne mogą pomóc w projektowaniu i moderowaniu retrospektywy (zobacz naszą listę narzędzi retrospektywnych). 14 Porównanie narzędzi retro ).
W szczególności chciałbym Echometer nazywać, w którego rozwoju sam brałem udział. Łączy on spostrzeżenia z psychologii z Agile Best Practices, aby wydobyć to, co najlepsze z Team Health Checks & Retros dla rozwoju zespołu.
Możesz zaprojektować retrospektywę bez logowania się Ty lub Twój zespół - narzędzie przejmuje całą strukturę i pomaga w timeboxingu itp.
Za pomocą tego przycisku możesz bezpośrednio otworzyć narzędzie, wybrać metodę retro i zaprosić zespół za pośrednictwem linku (istnieją następujące opcje ponad 30 retrospektyw możliwe metody):
Gdy dotrzesz do końca retro, możesz opcjonalnie utworzyć bezpłatne konto, aby zapisać swoje wyniki.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub od razu rozpocząć prawdziwą wersję próbną - tutaj możesz dowiedzieć się więcej i Rozpocznij bezpłatnie.
Unikaj nieporozumień w komunikacji
Wróćmy do mojej początkowej historii: Co nieporozumienia i komunikacja mają wspólnego z projektowaniem metod retrospektywnych?
Jak łatwo zauważyć na podstawie faz i odpowiednich pytań, retrospektywy polegają na wzajemnej komunikacji i pracy nad wspólnymi procesami. Podobnie jak w innych codziennych sytuacjach, mogą wystąpić nieporozumienia. Dlatego warto przyjrzeć się modelom komunikacji, aby uwrażliwić ludzi na przyczyny nieporozumień.
Zasadniczo należy pamiętać, że każde stwierdzenie jest 4 strony (por. Schulz von Thun, 1981):
Kwadrat komunikacji – bardzo znany model komunikacji – pomaga zrozumieć, dlaczego tak wiele interpretacji pozornie jednoznacznego stwierdzenia jest możliwych.
Jeśli weźmiesz to pod uwagę w retrospektywach, z pewnością będziesz w stanie szybko odkryć, dlaczego w przeszłości dochodziło do nieporozumień.
Zwłaszcza w zwinnym świecie pracy ważne jest, aby komunikacja przebiegała pomyślnie, tak abyś mógł reagować na dynamiczne wymagania pracowników. Świat VUCA reaguj szybko i odpowiednio.
Kwadrat komunikacji w projektowaniu retrospektywnym
Staraj się stale uczyć, aby nie akceptować po prostu oświadczeń składanych na wszystkich etapach retrospektywy. Zamiast tego zadawaj pytania i rozważaj wszystkie cztery strony kwadratu komunikacji. Zadawaj pytania i parafrazuj (tj. podsumowuj własnymi słowami) wypowiedzi swojego rozmówcy, aby sprawdzić, czy masz na myśli to samo.
Na początku z pewnością wyda Ci się to dziwne. Z czasem jednak zdasz sobie sprawę, że nieporozumień można uniknąć, a procesy przebiegają sprawniej.
Echometer jako wsparcie dla projektowania retrospektywnego
W Echometer rozumiemy, jak przekształcić pracę zespołową i promować ją w perspektywie długoterminowej. Z pomocą psychologicznego know-how i naszych Narzędzie do retrospektyw zespołowych Opracowaliśmy optymalnie dostosowane elementy dla zespołów takich jak Twój, które zapewniają, że zadajesz właściwe pytania i dochodzisz do wspólnego mianownika w celu optymalizacji komunikacji i uniknięcia nieporozumień.
Źródła
Friedemann Schulz von Thun: Rozmawianie ze sobą 1 – Zakłócenia i wyjaśnienia. Ogólna psychologia komunikacji. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
