3 wskazówki + szablony dla zwinnej dokumentacji procesów

Każda retrospektywa musi być udokumentowana w jakiejś formie. Dlatego udostępniam Ci szablon, którego używam do dokumentowania retrospektyw z moim zespołem. Pokazuje on, w jaki sposób dokumentuję rzeczy podczas retrospektywy, a następnie jak zapisuję wyniki mojej retrospektywy na końcu, abyś mógł nadal z niej korzystać w przyszłości.

Zanim omówimy, w jaki sposób dokumentuję moje retrospektywy, chciałbym przedstawić krótki przegląd tego, jak wygląda typowy program retro. Następnie możemy zagłębić się w poszczególne punkty programu i zobaczyć, jak je prawidłowo udokumentować. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o moim idealnym szablonie programu retro, przeczytaj ten artykuł: “ Łatwy w użyciu szablon agendy Retrospektywy Sprintu ”

Porządek obrad Retro:

1. odprawa retro: W tym przypadku wszyscy członkowie zespołu są raz wstrząśnięci i każdy jest raz uwzględniony w retro-checku.

Przegląd pozycji działań: W drugim kroku wszystkie elementy działań z poprzedniego sprintu są poddawane krótkiemu przeglądowi: Gotowe-Kontynuuj-Odrzuć.

3. zbieranie danych: Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, wszyscy członkowie zespołu mogą teraz odpowiedzieć na pytania retrospektywne, aby omówić je później. (Jeśli chcesz zapoznać się z ponad 50 szablonami retrospektyw, kliknij ten link).

4. analizuj + twórz działania: Teraz przyjrzyj się bliżej odpowiedziom na pytania i nadaj im priorytety. W przypadku najważniejszych pytań zazwyczaj opracowujesz punkty działania, nad którymi należy popracować.

Po zapoznaniu się z głównymi elementami składowymi retrospektywy, możemy teraz przyjrzeć się temu, co należy udokumentować i w jaki sposób.

1. odprawa retro: Check-in służy do rozpoczęcia retrospektywy. Nie jest on jednak ważny dla reszty retrospektywy. Zazwyczaj wystarczy tu prosta tablica, karteczki samoprzylepne lub nawet brak dokumentacji. Pomysły na check-in lub icebreaker można znaleźć w tym artykule: “ 21 kreatywnych retrospekcji, które przełamią każdy lód ”.
Tak może wyglądać odprawa:

2. przegląd elementów działań: W tym kroku zazwyczaj udokumentowałeś już odpowiednie punkty działania w ostatniej retrospektywie, więc możesz je teraz sprawdzić. Osobiście używam do tego naszego oprogramowania Echometer. Jeśli jednak chcesz to zrobić samodzielnie, sugeruję zrobienie tego na pasie kanban, abyś mógł łatwo zobaczyć status działania.
Zwykle dobrze jest porozmawiać o tych punktach i wyjaśnić, czy istnieją jakieś przeszkody, czy punkt akcji można wykonać w krótkim czasie. Czasami wskazane jest również odrzucenie punktu działania. Nie trzymaj się punktów akcji zbyt długo, jeśli nowe informacje pokazują, że nie warto inwestować w nie więcej czasu. Uważaj również na duże zaległości produktowe. Chociaż jest to popularny mechanizm przenoszenia elementów w przyszłość, zaległości produktowe odbierają efektywność pracy zwinnej.

3. zbieraj dane: Zazwyczaj układa się różne pytania retrospektywne w kolumnach, do których członkowie zespołu mogą dołączyć swoje odpowiedzi. Zazwyczaj robi się to w formie karteczek samoprzylepnych lub podobnych.
Tutaj masz dobry przegląd wszystkich punktów do omówienia.
Porada eksperta: Poproś wszystkich uczestników o przesłanie odpowiedzi na pytania retrospektywne na kilka godzin przed rozpoczęciem retrospektywy. W ten sposób uczestnicy będą bardziej rozważni i otwarci na swoje punkty widzenia.
Dzięki Echometer możesz wysłać prostą ankietę do wszystkich uczestników jednym kliknięciem myszy przed rozpoczęciem retrospektywy.

4. Oceniaj + twórz działania: W ostatnim kroku powinieneś pozostawić na tablicy tylko te post-ity, o których naprawdę chcesz porozmawiać bardziej szczegółowo. Możesz dowiedzieć się, które to post-ity, dając wszystkim uczestnikom kilka głosów do wyboru, aby przypisać je do post-itów.
Jeśli omawiasz poszczególne punkty bardziej szczegółowo, możesz nawet otworzyć nową tablicę, aby robić notatki lub uzyskać lepszą strukturę omawianych spraw. Kiedy znajdziesz wspólny grunt i stworzysz elementy działania z najważniejszych punktów retro, ważne jest, aby zachować je na później, aby móc je sprawdzić, jak w “Kroku 2 - Sprawdzanie elementów działania” w nadchodzącym retro.

Dokumentacja wyników retro jest ważną częścią procesu zwinnego. Pomaga zespołom śledzić postępy, identyfikować obszary wymagające poprawy i zapewniać kontynuację działań. Jednym z narzędzi, które może w tym pomóc jest Echometer.

Echometer oferuje kilka funkcji, które mogą pomóc zespołom w dokumentowaniu wyników retro. Jedną z nich jest Archiwum retroktóra umożliwia zespołom przechowywanie i pobieranie poprzednich retrospektyw. Może to być przydatne do śledzenia postępów w czasie i identyfikowania wzorców lub powtarzających się kwestii.

Inną przydatną funkcją jest Pulpity nawigacyjne oceny stanu zdrowia. Te pulpity nawigacyjne dają zespołom przegląd ich wydajności i mogą pomóc zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Zespoły mogą korzystać z tych pulpitów, aby śledzić swoje postępy i upewnić się, że osiągają swoje cele.

Wreszcie, Echometer oferuje również Śledzenie elementów akcjiktóre zespoły mogą wykorzystać do monitorowania działań wynikających z retrospektyw. Może to zapewnić, że te punkty są monitorowane i osiągane są postępy.

Ogólnie rzecz biorąc, Echometer zapewnia zespołom szereg narzędzi do dokumentowania wyników retrospektyw i śledzenia ich postępów.
Jeśli jesteś zainteresowany ulepszeniem swojej dokumentacji, zdecydowanie powinieneś ją wypróbować! 😊